Acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint

Acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint

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Flujos de trabajo de SharePoint son preprogramadas mini-aplicaciones optimizan y automatizan una amplia variedad de procesos empresariales. Flujos de trabajo pueden variar de recopilar firmas, comentarios o las aprobaciones para un plan o documento, realizar un seguimiento del estado actual de un procedimiento rutinario. Flujos de trabajo de SharePoint están diseñados para ahorrar tiempo y esfuerzo y para que aparezca la coherencia y la eficacia a las tareas que realiza de forma regular.

¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint?

Probablemente ya sepa lo que es un diagrama de flujo. Es un mapa gráfico de un proceso, con instrucciones sobre lo que sucede en cada paso.

Proceso del flujo de trabajo

Un flujo de trabajo de SharePoint es como un diagrama de flujo automatizado que elimina mucho trabajo, conjeturas y aleatoriedad de los procesos de trabajo estándar.

Por ejemplo, mire el proceso de aprobación de documentos de la ilustración. Ejecutar este proceso manualmente puede conllevar un gran número de comprobaciones, seguimientos, reenvíos de documentos y envíos de recordatorios, tareas que deberían realizar usted o sus compañeros. Esto significa una gran carga de trabajo adicional e, incluso peor, constantes interrupciones.

Pero cuando usa el flujo de trabajo de aprobación de documentos de SharePoint para ejecutar el proceso de todos que comprobación y seguimiento y recuerde y reenvío se realizan automáticamente el flujo de trabajo. Si alguien está retrasada en completar una tarea, o si surgen algún otros problemas, la mayoría de los flujos de trabajo incluidos genera una notificación para informarle acerca de él. Nadie en el grupo tiene supervisar el proceso de forma proactiva porque con un flujo de trabajo de SharePoint, el proceso siempre supervisión proactiva propiamente dicho.

Además, ejecutar un flujo de trabajo de SharePoint es muy sencillo. Solo tiene que elegir el tipo de flujo de trabajo que desea, especificar las opciones más adecuadas para su situación y dejar el flujo de trabajo. Por supuesto, puede cancelar o finalizar un flujo de trabajo siempre que lo necesite.

Cada uno de los tipos de flujo de trabajo incluye ley como una plantilla. Agregar una versión del flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, o para una colección de sitios completa utilizando un formulario de inicio para especificar las opciones y selecciones que desee para esta versión. Estas opciones y selecciones incluyen que el flujo de trabajo asigna tareas a fechas límite de tareas, cómo se puede iniciar el flujo de trabajo y a quién, instrucciones para incluirse en las notificaciones de tarea y así sucesivamente.

Importante:  De forma predeterminada, los flujos de trabajo para la aprobación, para recopilar comentarios y recopilar firmas no están activados y no están incluidos en la lista del cuadro de lista Elija una plantilla de flujo de trabajo del formulario asociado. Para poder usarlos, debe activarlos un administrador del sitio en el nivel de colección de sitios.

Hay cinco tipos de flujo de trabajo preprogramados.

Marca de verificación Un flujo de trabajo de aprobación distribuye un documento u otro elemento a las personas para su aprobación o rechazo que designe. También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para controlar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. Para obtener más información e instrucciones paso a paso, vea todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

Flujo de trabajo para recopilar comentarios Un flujo de trabajo de recopilar comentarios distribuye un documento u otro elemento a personas designados para sus comentarios. El flujo de trabajo de recopilar comentarios consolida todos los comentarios de los participantes para el propietario del flujo de trabajo y proporciona un registro del proceso de revisión. Para más información e instrucciones detalladas, vea todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

Flujo de trabajo para recopilar firmas El flujo de trabajo para recopilar firmas enruta un documento de Microsoft Office a las personas designados para sus firmas digitales. Tenga en cuenta que el flujo de trabajo para recopilar firmas funciona sólo con documentos de Word, libros de Excel y los formularios de InfoPath. Para más información e instrucciones detalladas, vea todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas.

Flujo de trabajo con tres estados El flujo de trabajo de tres estados está diseñado para realizar un seguimiento del estado de un elemento de lista a través de tres estados (fases). Se puede utilizar para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones a realizar un seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, atención al cliente problemas, clientes potenciales o las tareas del proyecto, por ejemplo.

Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y le envía una alerta por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo con tres estados está diseñado para trabajar con la plantilla de la lista Seguimiento de asuntos, pero puede utilizarlo con cualquier lista que contenga una columna Opción con al menos tres valores.

Para más información e instrucciones detalladas, vea Usar un flujo de trabajo con tres estados.

Flujo de trabajo de aprobación de disposición Un flujo de trabajo de aprobación de publicación es similar a otros flujos de trabajo de SharePoint automatización el enrutamiento de contenido a expertos y las partes interesadas para revisión y aprobación. ¿Qué hace el flujo de trabajo de aprobación publicación únicos es que está diseñado específicamente para la publicación de sitios donde controla estrictamente la publicación de páginas web nuevas y actualizadas. En estos tipos de sitios, no se puede publicar contenido de nuevo hasta que se ha aprobado por cada aprobador del flujo de trabajo. Para más información e instrucciones detalladas, vea trabajar con un flujo de trabajo de aprobación de publicación.

Para agregar o iniciar un flujo de trabajo, debe tener el permiso correcto para la lista, biblioteca o colección de sitios donde desea ejecutar dicho flujo:

  • Para agregar un flujo de trabajo    De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. (El grupo de propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y el grupo de visitantes no).

  • Para iniciar un flujo de trabajo    También de forma predeterminada, debe tener permiso para editar elementos para Iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo de miembros y propietarios del grupo tienen permiso para editar elementos de forma predeterminada, el grupo de visitantes no).
    Como alternativa, pueden elegir propietarios configurar flujos de trabajo específicos para que se pueden comenzar solo por miembros del grupo propietarios.

El siguiente diagrama proporciona una vista de alto nivel de las fases básicas de planeación, adición, ejecución y modificación de un flujo de trabajo de SharePoint. A continuación puede ver las secciones individuales de cada uno de los pasos.

Proceso del flujo de trabajo

  • Plan    Compruebe de qué opciones e información desea disponer cuando use el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo.

  • Adición    Rellene el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo a una lista, biblioteca o colección de sitios.

  • Inicio    Inicie el nuevo flujo de trabajo, manual o automáticamente, en un documento u otro elemento de una lista o biblioteca. Si lo inicia manualmente, tendrá la oportunidad de cambiar algunos valores del formulario de asociación del flujo de trabajo en un formulario de iniciomás breve. Cuando inicie el flujo de trabajo, creará las tareas, enviará mensajes de notificación y empezará a realizar un seguimiento de las acciones y los eventos.

  • Supervisión    Mientras el flujo de trabajo está en ejecución, puede ver la página de estado del flujo de trabajo para averiguar las tareas que están completas y las acciones que se han producido. Si es necesario, desde aquí puede ajustar tareas actuales y futuras, e incluso cancelar o finalizar la ejecución del flujo de trabajo.

  • Revisión    Una vez completado el flujo de trabajo, puede revisar el historial completo en la página de estado del flujo de trabajo. También desde esta página, puede crear informes estadísticos del rendimiento general de este flujo de trabajo.

  • Cambio    Si el flujo de trabajo no funciona exactamente como desea, puede abrir el formulario de asociación original que ha usado para agregar el flujo de trabajo y realizar los cambios que considere oportunos.

Si necesita más flexibilidad con un flujo de trabajo integrado, puede personalizarlo más con una herramienta como SharePoint Designer 2013. También puede crear su propio flujo de trabajo desde cero.

Con el Diseñador de flujo de trabajo puede crear reglas para asociar condiciones y acciones con elementos de las listas y bibliotecas de SharePoint, de modo que los cambios que realice en los elementos de estas listas o bibliotecas desencadenen acciones en el flujo de trabajo.

Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo que inicie un flujo de trabajo de aprobación adicional si el costo de un elemento supera un importe específico.

También puede definir un flujo de trabajo para un conjunto de documentos relacionados. Por ejemplo, si su flujo de trabajo está asociado con una biblioteca de documentos o si está filtrado por el tipo de contenido Documento, aparecerá un grupo de acciones contextuales de Conjunto de documentos. Conjunto de documentos permite tratar como una sola unidad a un grupo de documentos, de forma que puede iniciarse una acción del flujo de trabajo para un Conjunto de documentos en cada uno de los elementos que componen dicho conjunto.

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