Anexo a la Declaración de privacidad de Microsoft Access 2010

Usar Office.com plantillas

La pestaña Nuevo de la vista Backstage de Microsoft Office (haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo)puede proporcionarle asistencia actualizada descargada desde Office.com para documentos basados en plantillas. También puede enviar comentarios sobre las plantillas y proporcionar una clasificación numérica para cada plantilla que descargue.

Al abrir una plantilla o un archivo basado en una plantilla, Access 2010, según la configuración de la Ayuda en línea, los contactos Office.com. Envía el id. de esa plantilla, el programa y la versión que está usando actualmente, junto con la información estándar del equipo.

El id. de plantilla se usa para identificar la plantilla original tal como se descarga Office.com o se incluye en la instalación de Access 2010. No identifica de forma exclusiva la base de datos de Access. El id. es el mismo para todos los usuarios de la misma plantilla.

Vincular a orígenes de datos

Las tablas vinculadas y otros orígenes de datos se guardan en metadatos como parte de la base de datos de Access 2010. En algunos casos, el vínculo puede incluir su nombre de usuario o información sobre los servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, puede elegir guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, si tiene bases de datos asociadas, la ubicación de la base de datos asociada se guarda en la base de datos de Access.

Impresión

Al imprimir un archivo de Access 2010 y, después, guardar ese archivo, Access 2010 guarda la ruta de acceso a la impresora con el archivo. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir un nombre de usuario o un nombre de equipo.

Sitios del área de trabajo de documento

Access 2010 le permite acceder a un sitio área de trabajo de documento en un sitio de Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un sitio área de trabajo de documento es un espacio compartido en el que puede colaborar con otros miembros del equipo en una o varias bases de datos de Access.

Al obtener acceso a un sitio área de trabajo de documento, Access 2010 descarga datos del sitio área de trabajo de documento para proporcionarle información sobre ese sitio. Estos datos incluyen:

• Nombre del sitio de SharePoint Foundation

• Dirección URL o dirección del sitio

• Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

• Listas de los documentos, tareas y otra información disponible en el sitio

Access 2010 también almacena una lista de los sitios de SharePoint Foundation que ha visitado en su equipo, en forma de cookies. Esta lista se usa para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado anteriormente. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no está expuesta a Internet a menos que elija hacer que la lista esté más disponible.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona sitios de área de trabajo compartidos basados en web en los que puede colaborar en documentos o reuniones.

Al obtener acceso a un sitio de SharePoint, mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda una cookie en el equipo si tiene permisos para crear un subsitio nuevo en ese sitio. Estas cookies constituyen una lista de sitios para los que dispone de permisos. Varios programas de Office usan esta lista para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado anteriormente.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no está expuesta a Internet a menos que elija hacer que la lista esté más disponible.

En SharePoint Foundation, al crear un nuevo sitio web o lista, o agregar o invitar a personas a un sitio web o lista existentes, el sitio guarda lo siguiente para cada persona, incluido el siguiente:

• Nombre completo

• Dirección de correo electrónico

Se agrega un id. de usuario a todos los elementos que usted o los demás usuarios del sitio agreguen o modifiquen en el sitio. Al igual que con todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores y los miembros del propio sitio deben tener acceso a esta información.

Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó originalmente el elemento y la fecha en que se creó. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez la base de datos de Access 2010 y la fecha en que se modificó por última vez.

Los administradores de los servidores donde se hospedan los sitios de SharePoint tienen acceso a algunos datos de estos sitios, que se usan para analizar los patrones de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo que el sitio está disponible. Estos datos solo están disponibles para los administradores del servidor y no se comparten con Microsoft a menos que Microsoft hospeda el sitio de SharePoint. Los datos capturados específicamente incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.

Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Auditoría

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona características de auditoría que permiten a los administradores mantener una pista de auditoría confiable de cómo trabajan los usuarios con determinado contenido.

Cuando los administradores de SharePoint Foundation habilitan la característica Auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint determinadas acciones realizadas por el usuario. Estas acciones incluyen la vista, edición, des check-in y des check-out. Por cada acción grabada, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el id. de SharePoint del usuario. No se envía ningún dato a Microsoft como parte de esta característica.

Esta característica está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible para los administradores de los sitios de SharePoint donde se almacena el contenido.

Recopilación de datos en Access

Access 2010 le permite recopilar datos por correo electrónico enviando formularios basados en HTML o basados en Microsoft InfoPath 2010. Al enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos, las direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios se recopilan y almacenan en la base de datos de Access. Puede usar esta información para realizar un seguimiento de los datos recibidos de los destinatarios y para enviarles mensajes de correo electrónico en el futuro. Puede elegir que los datos se envían por correo electrónico almacenados en la base de datos de forma automática o manual.

Dónde se puede almacenar su nombre

En algunos casos, Access 2010 almacena su nombre para proporcionarle una mejor experiencia al usar algunas características. Por ejemplo, su nombre se almacena en estas ubicaciones:

• Campos de autor

• Propiedad de archivo AuthorName

Puede quitar su nombre de estos campos y propiedades haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En Ayuda,haga clic en Opcionesy, a continuación, haga clic en Base de datos actual.

3. En Opciones de aplicación,active la casilla Quitar información personal de las propiedades del archivo al guardar.

Puede quitar el nombre y las iniciales de los campos Nombre e Iniciales.

Microsoft Office soluciones creadas por otras empresas también pueden incluir su nombre u otra información personal en las propiedades personalizadas asociadas con el archivo.

Si usa el control web Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc u otras características que le permiten conectarse directamente a otro origen de datos, es posible que la información de autorización (id. de usuario y contraseña) se guarde en la base de datos de Access. Para cambiar o eliminar esta información de autorización, debe cambiar las propiedades de la conexión correctamente.

Firmas digitales

Una firma digital es una característica opcional que puede ayudarle a autenticar la identidad de la persona que le envió una base de datos de Access. Una firma digital es un valor cifrado único de los datos de la base de datos de Access que está firmando. Cuando envía una base de datos de Access con una firma digital, la firma se envía al destinatario, junto con los datos de la base de datos de Access y un certificado digital de confianza de usted (el remitente). El certificado digital lo emite una entidad de certificación, como VeriSign, y contiene información para autenticar al remitente y comprobar que el contenido original de la base de datos de Access no se ha modificado. Access podría ponerse en contacto automáticamente con la entidad de certificación en línea para comprobar la firma digital.

Al firmar una base de datos de Access, verá un cuadro de diálogo que muestra la información que se incluye en la firma digital, como la fecha y hora del sistema, el número de versión del sistema operativo, el número de versión Microsoft Office y el número de versión de Access 2010.

Protección de bases de datos

Protección de base de datos le ayuda a proteger su base de datos de Access 2010 cifrándose con una contraseña.

Para cifrar la base de datos con una contraseña, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Informacióny, a continuación, haga clic en Cifrar con contraseña.

3. Escriba una contraseña en los cuadros Contraseñay Comprobar.

La contraseña que escriba no se almacena con el archivo y se usa para generar claves para cifrar el archivo. Tiene la opción de quitar la contraseña y el cifrado en la base de datos. Para quitar el cifrado, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Informacióny, a continuación, haga clic en Descifrar base de datos.

3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña.

Almacenamiento en caché y sincronización de datos

La información contenida en las bases de datos de Access 2010 o en tablas externas vinculadas a las bases de datos de Access puede almacenarse localmente en el equipo como una tabla de Access en la base de datos. Esto se hace para ayudar a mejorar el rendimiento de Access 2010. Puede deshabilitar esta característica mediante:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en la pestaña Base de datos actual.

4. Haga clic en Nunca almacenar en caché.

Microsoft Office archivos de aplicación web

Algunos archivos de Access 2010 descargan información de Internet o de una intranet. Esto envía información estándar del equipo al origen de la información. Un cuadro de diálogo le preguntará si desea enviar esta información la primera vez que abra una aplicación publicada. Puede descartar este cuadro de diálogo para futuras solicitudes haciendo clic en la casilla No volver a mostrar este mensaje.

Control del explorador web

Al abrir un formulario en un archivo de Access 2010 que tiene un control de explorador web, es posible que los datos de la aplicación se envíen a un sitio web de Internet identificado por el control del explorador web.

Funciones de Access

Al abrir un archivo de Access 2010, es posible que ese archivo tenga una expresión que use funciones, como CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups o IsCurrentWebUserInGroup. El archivo puede incluir funciones que recuperan nombre de usuario, nombre de inicio de sesión, dirección de correo electrónico o información sobre qué grupos de usuarios de un sitio de SharePoint. De forma predeterminada, esta información se almacena en el archivo de Access 2010 en modo sin conexión. Puede elegir no almacenar esta información en el archivo haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Base de datos activa.

4. En Servicio web de almacenamiento en caché y tablas de SharePoint,active la casilla Usar el formato de caché compatible con Microsoft Access 2010 o posterior y, después, active la casilla Borrar caché al cerrar o la casilla Nunca caché.

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