Abrir y usar un buzón de correo compartido en Outlook Web App

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Si tiene permiso de acceso total a un buzón compartido que aparece en la libreta de direcciones, puede usar Outlook Web App o una versión de escritorio de Outlook para abrir el buzón de correo.

¿Por qué usar buzones compartidos? Un buzón compartido facilita a un grupo específico de personas para supervisar y enviar correo electrónico desde una dirección de correo electrónico pública como info@contoso.com o contact@contoso.com. Cuando una persona en el grupo se responde a un mensaje enviado al buzón de correo compartido, la respuesta parece ser el buzón de correo compartido, no desde la persona individual. También puede usar el buzón compartido como un calendario de grupo compartido.

Importante: El Administrador de su organización tiene que crear el buzón compartido y agregarle al grupo de usuarios antes de poder usarla. Para obtener más información, vea crear un buzón compartido, que describe lo que debe hacer el administrador.

¿Quiere abrir un buzón de correo compartido con Outlook, en lugar de Outlook Web App? Consulte Administrar el correo y los elementos de calendario de otra persona.

Este artículo trata sobre Outlook Web App, que usan las organizaciones que administran servidores de correo electrónico con Exchange Server 2013 o 2010. Si usa Office 365 o Exchange Server 2016, el programa de correo electrónico es Outlook en la web. Para obtener ayuda con Outlook en la web, consulte Obtener ayuda con Outlook en la web.

Abrir un buzón compartido

Hay dos maneras de abrir un buzón de correo compartido mediante Outlook Web App. Es posible que quiera probar ambos métodos y ver cuál es mejor para usted.

Si desea supervisar el correo electrónico desde el buzón principal y el buzón compartido al mismo tiempo, use este método. Además, después de completar esta tarea, el buzón compartido y sus carpetas se muestran en el panel de navegación izquierdo cada vez que abra Outlook Web App.

  1. Inicie sesión con su cuenta de Outlook Web App.

  2. Haga clic en el buzón principal en el panel de navegación izquierdo y, a continuación, elija Agregar carpeta compartida. (Su nombre está en el buzón principal.)

  3. En el cuadro de diálogo Agregar carpeta compartida, escriba el nombre o dirección de correo de alguien que ha compartido un buzón con usted y, a continuación, haga clic en Agregar.

El buzón compartido que se muestra en la lista de carpetas en Outlook Web App. Puede expandir o contraer las carpetas del buzón compartido como sea posible con el buzón principal. También puede quitar el buzón compartido desde la lista de carpetas. Para quitarlo, haga clic en el buzón compartido y, a continuación, haga clic en Quitar carpeta compartida.

Use este método si desea ver y administrar el correo electrónico para el buzón compartido en su propia ventana del explorador.

  1. Inicie sesión con su cuenta de Outlook Web App.

  2. En la barra de navegación Outlook Web App, haga clic en su nombre. Aparece una lista.

  3. Haga clic en Abrir otro buzón de correo.

  4. Escriba la dirección de correo electrónico del buzón que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir. Otra sesión de Outlook Web App se abre en una ventana independiente, que permite el acceso a otro buzón.

Sugerencia: Si escribe la dirección de correo electrónico del buzón de correo, el resultado es "No encontrado". Intente volver a escribir la dirección de correo electrónico.

Enviar correo electrónico desde el buzón compartido

  1. Haga clic en nuevo correo encima de la lista de carpetas. Se abre un formulario de mensaje nuevo en el panel de lectura.

  2. Haga clic en más Icono Mas o de más opciones y, a continuación, seleccione Mostrar desde. Esta opción muestra que vean las personas que reciban el mensaje de correo electrónico que viene desde el buzón compartido y no desde su cuenta de correo electrónico.

    Nota: La primera vez que use un buzón compartido para enviar un correo electrónico, no verá el nombre de la cuenta de buzón de correo compartido en la Muestra de lista desplegable. Para su uso de la primera vez, eliminar el nombre, escriba el nombre del buzón compartido en lugar de su nombre y, a continuación, envíe el mensaje. En el futuro, se mostrará el nombre del buzón compartido en la lista desplegable situada junto a Mostrar desde y puede seleccionar.

  3. Para agregar a destinatarios, escriba el nombre de cualquier persona que se encuentra en la carpeta Contactos o lista de direcciones de la organización o escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro para o Cc. La primera vez, escriba el nombre de una persona, Outlook Web App busca la dirección de la persona. En el futuro, el nombre se almacena en caché para que resuelve rápidamente.

  4. Escriba a un asunto.

  5. Escriba el mensaje que desee enviar.

  6. Cuando el mensaje esté listo, haga clic en Enviar.

Usar el calendario compartido

Una de las ventajas de usar un buzón de correo compartido es que cualquier persona que tenga acceso a él también tiene acceso total al calendario. Puede crear, editar y eliminar eventos del calendario. Use el calendario compartido como usaría su propio calendario. Aquí tiene una breve lista de cosas que puede hacer con el calendario del buzón de correo compartido:

  • Comunicar al equipo que se va de vacaciones o cuando estará fuera de la oficina.

  • Crear una reunión de grupo.

  • Editar un evento de calendario que otra persona ha creado.

  • Cancelar una reunión que otra persona ha creado.

Para acceder al calendario compartido, haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en su buzón con Outlook Web App y, a continuación, seleccione calendario.

  2. Haga clic con el botón secundario en OTROS CALENDARIOS y, a continuación, haga clic en Abrir calendario.

    Menú Abrir calendario de Outlook Online

  3. En Del directorio, busque el calendario compartido que quiere abrir. Seleccione el buzón de correo compartido que quiere abrir y luego haga clic en Abrir.

    Cuadro de diálogo Abrir calendario de Outlook Online

  4. El calendario compartido se muestra en la lista de carpetas de Calendario.

    Outlook Online con un calendario de buzón de correo compartido seleccionado

Para obtener información general acerca de cómo usar el calendario en Outlook Web App, ver el calendario en Outlook Web App.

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