Abrir y cerrar Archivos de datos de Outlook (.pst)

Abrir y cerrar Archivos de datos de Outlook (.pst)

Outlook forma parte de tu rutina diaria. Se usa para enviar mensajes de correo electrónico, para configurar eventos de calendario y para crear tareas y otros elementos. Pero, ¿cómo y dónde se almacenan estos elementos? Para las cuentas Office 365, Exchange y Outlook.com, toda la información se almacena en el servidor, pero también se almacena una copia sin conexión en el equipo local en un archivo de datos de Outlook sin conexión (. OST).

En el caso de las cuentas POP e IMAP, puede almacenar los elementos de Outlook en un archivo de datos de Outlook (. pst). Si desea abrir o cerrar un archivo de datos de Outlook (. pst), puede hacerlo con unos sencillos pasos.

Nota: Si su organización tiene directivas en el lugar donde se archivan automáticamente los mensajes de correo electrónico, es posible que los mensajes de correo electrónico, los eventos y las tareas anteriores se almacenen en un archivo de datos de Outlook (. pst). Incluso si su cuenta usa un archivo de datos de Outlook sin conexión (. OST) para toda su información diaria, es posible que aún tenga un archivo. pst de almacenamiento que contenga información anterior.

  1. Seleccione archivo> abrir & exportar > Abrir archivo de datos de Outlook.

    Abrir un archivo de datos de Outlook

    Nota: En función de cómo se configure Outlook, es probable que la carpeta en la que está almacenado el archivo. pst se abra automáticamente. Si no es así, vaya a la ubicación del archivo. Si no está seguro de dónde se encuentra su Outlook archivo de datos, vea ubicar los archivos de datos de Outlook.

  2. Seleccione el Archivo de datos de Outlook (.pst) y, a continuación, seleccione abrir.

  3. Una vez que abra el archivo de datos de Outlook (. pst), el archivo aparecerá en el panel de carpetas. Por lo general, lo encontrará en la parte inferior de la lista de carpetas. La imagen siguiente es un ejemplo. Es probable que el nombre del archivo de datos de Outlook (. pst) no sea un archivo de datos de Outlook. Normalmente, el nombre se basa en la cuenta a la que está asociado el archivo. Por ejemplo, un archivo de datos de Outlook para el Cheryl.Parsons64@yahoo.com de cuenta probablemente tendrá el nombre Cheryl Parsons o Cheryl.Parsons64@yahoo.com.

    Para abrir el archivo de datos de Outlook, elija la flecha situada junto a él.

Puede quitar un Outlook archivo de datos del panel de carpetas cerrando el archivo. Sin embargo, esto no elimina el archivo del equipo.

  • En el panel de carpetas, haga clic con el botón secundario en el nombre del archivo de datos de Outlook y, a continuación, elija Cerrar "archivo de datos de Outlook".

¿Qué desea hacer?

Si tiene una Archivo de datos de Outlook (.pst) que no aparece en la Panel de navegación, puede agregarla para poder trabajar con los elementos del archivo de datos.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.

    Configuración de la cuenta en la vista Backstage

  2. En la pestaña archivos de datos , haga clic en Agregar.

  3. Haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) archivo que desea abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

losArchivo de datos de Outlook (.pst) creados con Outlook 2010 se guardan en la carpeta archivos de Documentos\archivos en el equipo. Si está usando Windows XP, estos archivos se crean en la carpeta Mis archivos de Documentos\archivos.

Los archivos creados en versiones anteriores de Outlook se guardan en una ubicación diferente en una carpeta oculta.

  • Windows 7 y Windows Vista
    unidad: \ Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows XP
    unidad: \ Documents and Settings \ configuración Local\datos de Programa\microsoft\outlook

Sugerencia: Para obtener información sobre las carpetas ocultas en Windows, vea la Ayuda y soporte técnico de Windows.

El nombre de archivo que especifique para un Archivo de datos de Outlook (.pst) aparece en el panel de navegación. Antes de Outlook 2010, el nombre para mostrar predeterminado para Archivo de datos de Outlook (.pst) fue carpetas personales. Esto puede resultar confuso si trabaja con varios archivos de datos de Outlook (. pst) creados en versiones anteriores de Outlook. Le recomendamos que use un nombre descriptivo para mostrar para cada Archivo de datos de Outlook (.pst).

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.

  2. En la pestaña archivos de datos , haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) archivo > configuración.

  3. En el cuadro nombre , escriba un nombre descriptivo para el Archivo de datos de Outlook (.pst).

    Cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook

    Nota: Cambiar el nombre para mostrar no cambia el nombre del archivo. Solo cambia el nombre tal y como aparece en el panel de navegación.

Cuando ya no necesite tener acceso frecuente a una Archivo de datos de Outlook (.pst), puede cerrar el archivo. Un archivo cerrado ya no aparece en el panel de navegación, pero no se elimina del equipo.

  • Haga clic con el botón secundario en el nombre de la Archivo de datos de Outlook (.pst) que desea quitar del panel de navegación y, a continuación, haga clic en cerrar nombre.

    Comando Cerrar archivo de datos de Outlook (.pst)

Precaución: Si el comando cerrar no está disponible, es probable que esté intentando quitar el archivo de Archivo de datos de Outlook (.pst) predeterminado que se usa para guardar los mensajes nuevos. Si desea quitar ese archivo de datos, los nuevos mensajes no tendrían ninguna.

Si ha creado un archivo. pst que no aparece en el panel de navegación, agregue el archivo. pst a Outlook para poder trabajar con los elementos que contiene.

  1. En el menú archivo , seleccione abriry, a continuación, haga clic en archivo de datos de Outlook.

  2. Haga clic en el archivo. pst que desea abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: El nombre de la carpeta asociada al archivo de datos aparece en la lista de carpetas. Para ver la lista de carpetas, en el menú ir , haga clic en lista de carpetas. De forma predeterminada, la carpeta se denominará carpetas personales.

A continuación se muestra una lista de la ubicación en la que se guardan los archivos de datos de Outlook en el equipo. Algunas de las carpetas pueden estar ocultas. Para verlos, siga uno de estos procedimientos:

  1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  2. Haga clic en Opciones de carpeta.

    Cuadro de diálogo Opciones de carpeta

  3. Haga clic en la pestaña vista y, a continuación, haga clic en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos .

Ubicaciones de archivos en Windows Vista

Archivos de datos de Outlook (. pst)    unidad: \ User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Archivo de carpetas sin conexión (. OST)    unidad: \ User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Ubicaciones de archivos en Windows XP

Archivos de datos de Outlook (. pst)    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Archivo de carpetas sin conexión (. OST)    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Tenga en cuenta estos puntos:

  • Puede guardar, copiar o mover un archivo de datos (que no sea el archivo que se usa como ubicación de entrega predeterminada) a otra ubicación en el disco duro o a un recurso compartido de la red. Recuerde que debe disponer de permisos de lectura y escritura para abrir un archivo de carpetas personales (. pst) desde un recurso compartido de red.

  • Si necesita acceder a cualquier archivo de datos almacenado en un recurso compartido de red o en otro equipo, cierre todos los programas que puedan estar usando ese archivo. Solo un usuario o programa puede obtener acceso a un archivo de datos a la vez.

  • El archivo de datos. pst no es compatible con medios de solo lectura, como CDs y DVDs.

Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, normalmente los mensajes de correo electrónico, el calendario, los contactos y otros elementos se envían a su buzón en el servidor y se almacenan en él. Cuando instale Outlook en un equipo nuevo y configure una cuenta de Exchange, todos los elementos del servidor estarán disponibles de nuevo. La información restante de este artículo no se aplica a usted, a menos que haya archivado archivos de datos locales o especificado que los mensajes de correo electrónico de Exchange se entreguen en un archivo de datos local.

Si usa una cuenta de correo electrónico POP3, que es uno de los tipos más comunes de cuenta de correo electrónico personal, los mensajes de correo electrónico se descargan desde el servidor de correo electrónico POP3 de su proveedor de servicios de Internet (ISP) a su equipo y se envían a su equipo y se almacenan localmente en un equipo personal Archivo de carpetas (. pst) denominado Outlook. pst (el nombre de archivo de datos predeterminado). Outlook. pst se almacena en la carpeta unidad: \ Documents and Settings \ configuración Local\datos de Programa\microsoft\outlook.

Notas: La ubicación predeterminada del archivo. pst es una carpeta oculta. Para usar el explorador de Windows para desplazarse a esta carpeta, primero debe activar la visualización de las carpetas ocultas.

  • En el explorador de Windows, en el menú herramientas , haga clic en Opciones de carpeta.

  • En la pestaña vista , en Configuración avanzada, en archivos y carpetas, en archivos y carpetas ocultos, haga clic en Mostrar todos los archivosy carpetas ocultos.

  • Si desea ver todas las extensiones de nombre de archivo, desactive la casilla ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos , en archivos y carpetas.

    Las carpetas ocultas aparecen atenuadas para indicar que no se trata de carpetas típicas.

Puede mover cualquier archivo Outlook. pst a cualquier ubicación de su equipo. Por ejemplo, algunas personas desean mantener sus Outlook archivos de datos en la unidad D o en mis documentos, de modo que sea más fácil crear archivos de copia de seguridad.

Antes de mover el archivo. pst, es posible que desee cambiar su nombre para mostrar de carpetas personales a algo más significativo para usted. Cambiar el nombre le ayuda a distinguir entre diferentes Outlook archivos de datos al trabajar con más de un archivo. pst.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en carpetas personalesy, a continuación, haga clic en propiedades de "carpetas personales".

    Menú contextual de Carpetas personales

    Carpetas personales es siempre una carpeta de nivel superior en el panel de navegación, en correo.

    Cuadro de diálogo Propiedades de carpetas personales

  2. Haga clic en Avanzadas.

  3. En el cuadro de texto nombre , escriba un nombre que sea significativo para usted, como datos de Outlook de Greta.

    Cuadro de diálogo Carpetas personales

  4. Haga clic dos veces en Aceptar.

Ahora puede empezar a mover archivos de datos de Outlook a otra ubicación en el equipo.

  1. En Outlook, anote el nombre y la ubicación del archivo.

    • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en carpetas personales o en el nombre que aparece para el archivo. PST y, a continuación, haga clic en propiedades de nombre de carpeta.

    • Haga clic en Avanzadas.

    • En el cuadro de texto nombre de archivo , anote la ruta de acceso completa y el nombre del archivo. pst.

  2. Salga de Outlook y, a continuación, mueva el archivo.

    • Use el explorador de Windows para copiar cada archivo. pst de su ubicación predeterminada en la carpeta unidad: \ Documents and Settings \ usuario \ configuración Local\datos de Programa\microsoft\outlook a cualquier carpeta del equipo que desee.

      Notas: La ubicación predeterminada es una carpeta oculta. Para usar el explorador de Windows para desplazarse a esta carpeta, primero debe activar la visualización de las carpetas ocultas.

      • En el explorador de Windows, en el menú herramientas , haga clic en Opciones de carpeta.

      • En la pestaña vista , en Configuración avanzada, en archivos y carpetas, en archivos y carpetas ocultos, haga clic en Mostrar todos los archivosy carpetas ocultos.

      • Si desea ver todas las extensiones de nombre de archivo, desactive la casilla ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos , en archivos y carpetas.

        Las carpetas ocultas aparecen atenuadas para indicar que no son carpetas típicas.

  3. En el panel de control, haga clic en cuentas de usuarioy después en correo.

    Nota: Si está usando la vista clásica en el panel de control, haga doble clic en correo.

  4. Haga clic en Mostrar perfilesy, a continuación, elija el perfil que contiene el archivo. pst.

  5. Haga clic en propiedadesy, a continuación, en archivos de datos.

  6. Seleccione el archivo de datos de la lista y, a continuación, haga clic en configuración.

  7. Cuando aparezca un mensaje que le notifique que no se puede encontrar el archivo de datos en la ubicación anterior, haga clic en Aceptar.

  8. Vaya a la nueva ubicación de la carpeta, seleccione el archivo de datos y, a continuación, haga clic en abrir.

  9. Haga clic en Aceptary, después, haga clic en cerrar dos veces.

  10. Haga clic en Aceptar y reinicie Outlook.

Si trabaja sin conexión con Outlook o usa Exchange con el modo de intercambio en caché, puede cambiar la ubicación del archivo de carpeta sin conexión (. OST) local a una carpeta o unidad de disco duro diferente.

  1. Salir Outlook.

  2. Haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de control.

  3. Haga doble clic en correoy, a continuación, haga clic en cuentas de correo electrónico.

  4. Haga clic en Mostrar perfilesy, a continuación, seleccione el perfil que contiene el archivo. pst.

  5. Haga clic en propiedadesy, a continuación, en archivos de datos.

  6. Seleccione la cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en configuración.

  7. En la pestaña avanzadas , desactive la casilla de verificación usar el modo caché de Exchange .

    Nota: Cuando vea este mensaje: debe reiniciar Outlook para que estos cambios surtan efecto, haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic en configuracióny, en la pestaña avanzado , haga clic en configuración del archivo de carpeta sin conexión.

  9. Haga clic en Deshabilitar usuarios sin conexión y, luego, en en el cuadro de diálogo que aparece.

  10. Haga clic en configuración del archivo de carpeta sin conexión.

  11. Haga clic en examinar, vaya a la ubicación donde desea guardar el archivo. Ost, escriba un nombre en el cuadro nombre de archivo y, a continuación, haga clic en abrir.

  12. Haga clic en Aceptary, a continuación, active la casilla de verificación usar el modo caché de Exchange .

  13. Haga clic en Aceptar. Cuando vea este mensaje: debe reiniciar Outlook para que estos cambios surtan efecto, haga clic en Aceptar.

  14. Haga clic en Cerrar.

    La próxima vez que inicie Outlook, el nuevo archivo. Ost se sincronizará con el buzón en el servidor que ejecuta Exchange.

Por el momento, no hay ninguna forma de proteger Outlook con contraseña en el inicio o para bloquear Outlook si necesita alejarse rápidamente de su equipo, en lugar de usar la contraseña de inicio de sesión de Microsoft Windows o mediante software de terceros escrito específicamente para proteger con contraseña Outlook. Sin embargo, puede establecer una contraseña en el archivo de carpetas personales (. pst). Si usa una cuenta de correo electrónico de Internet en Outlook, como una cuenta POP3 o HTTP, los mensajes de correo electrónico se envían a un archivo de datos. pst en el disco duro de su equipo. Puede usar una contraseña en el archivo. pst para evitar la intrusión accidental de otras personas con las que comparte su equipo.

  1. En el menú ir , haga clic en lista de carpetas.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si tiene una cuenta de correo electrónico POP3, haga clic con el botón secundario en carpetas personalesy, a continuación, haga clic en propiedades de "carpetas personales" en el menú contextual.

      Nota: Si proporcionó un nombre para mostrar personalizado para el archivo de datos, sustituya el nombre por carpetas personales.

    • Si tiene una cuenta de correo electrónico IMAP o HTTP, como Microsoft Windows Live Mail, haga clic con el botón secundario en el nombre de la cuenta y, a continuación, haga clic en propiedades de nombre de cuenta en el menú contextual.

  3. En la pestaña General , haga clic en avanzadas.

  4. Haga clic en Cambiar contraseña.

  5. En el cuadro de diálogo Cambiar contraseña , escriba su nueva contraseña, de hasta 15 caracteres, y compruébelo volviendo a escribirla.

    Notas: 

    • Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Ejemplo de una contraseña segura: Y6dh! et5 y un ejemplo de contraseña débil: House27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea crear contraseñas más seguras y protegerlas.

    • Es fundamental que recuerde la contraseña. Si olvidas tu contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  6. Asegúrese de que la casilla guardar esta contraseña en la lista de contraseñas está desactivada. Esto evita que la contraseña se almacene en la memoria caché, por lo que tendrá que escribir la contraseña cada vez que ejecute Outlook. No olvides la contraseña.

    Importante: Ni Microsoft, su proveedor de acceso a Internet (ISP) ni su administrador de correo tienen acceso a su contraseña, ni pueden ayudarle a recuperar el contenido del archivo. pst si olvida la contraseña.

  7. Haga clic en Aceptar tres veces.

Al hacer clic en la carpeta de la cuenta de correo electrónico, se le pedirá la contraseña. Después de obtener acceso, no tendrá que volver a escribir la contraseña para esa sesión. Si sale de Outlook y luego lo reinicia, se le pedirá la contraseña al hacer clic en la carpeta de la cuenta de correo electrónico.

Importante: La característica de contraseña. pst no pretende proporcionar seguridad contra piratas informáticos. Es una forma de evitar la intrusión accidental de otras personas con las que confía y con las que comparte su equipo, como en casa con su familia. Una forma más segura de proteger sus datos en un equipo que comparta con otras personas es crear una cuenta de usuario de Windows protegida por contraseña para cada persona que use el equipo.

El nombre para mostrar predeterminado del archivo de carpetas personales (. pst) es carpetas personales. Esto puede resultar confuso si trabaja con varios archivos. pst, todos ellos con el mismo nombre. Un procedimiento recomendado es personalizar el nombre para mostrar.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en carpetas personalesy, a continuación, haga clic en propiedades de "carpetas personales".

    Cuadro de diálogo Propiedades de carpetas personales

  2. Haga clic en Avanzadas.

    Cuadro de diálogo Carpetas personales

  3. En el cuadro nombre , escriba un nombre que sea significativo para usted, como datos de Outlook de Greta.

  4. Haga clic dos veces en Aceptar.

En el panel de navegación, verá una carpeta de nivel superior con el nombre que escribió. Ahora puede distinguir rápidamente su archivo de datos de cualquier otro.

Sugerencia: La personalización de los nombres de archivo también es útil si mantiene varios archivos. pst. Por ejemplo, si crea un archivo. pst mensual para almacenar todos los elementos enviados durante ese mes, puede cambiar el nombre para mostrar de carpetas personales a algo más descriptivo, como archivo de correo enviado: diciembre 2007.

Incluso si tiene tendencia a Hoard el correo electrónico, es posible que desee borrar parte del desorden en el panel de navegación. Es posible que no siempre necesite acceso instantáneo a un archivo. pst de archivo. Puede quitar un archivo de datos de Outlook desde el panel de navegación sin eliminar el archivo de su equipo.

  • Haga clic con el botón derecho en el archivo de carpetas personales que desee quitar del panel de navegación y, a continuación, haga clic en cerrar carpetas personales.

Si la opción cerrar carpetas personales no está disponible, es probable que esté intentando quitar el archivo. pst que Outlook usa para guardar los nuevos mensajes. Si quita ese archivo de datos, los nuevos mensajes no se mostrarán en ningún caso.

Sugerencia: ¿Tiene miedo de eliminar un archivo y perder los datos? Cerrar un archivo. pst no elimina el archivo ni los elementos que contiene. El archivo ya no aparece en el panel de navegación. Siempre puede volver a agregar cualquier archivo. pst a la pantalla de la siguiente manera:

  1. En el menú archivo , seleccione abriry, a continuación, haga clic en archivo de datos de Outlook.

  2. Haga clic en el archivo. pst que desea abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Más información sobre Outlook archivos de datos

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