Vincular y realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico de las personas asociadas a su empresa puede ser una tarea complicada y cuando se pierde el seguimiento de mensajes, puede perder oportunidades de ventas, demasiado. Para solucionar esto, Business Contact Manager para Outlook se convierta una empresa registro en una bandeja de entrada de correo electrónico virtual por lo que le permite vincular mensajes de correo electrónico.

Este artículo describe cómo vincular mensajes de correo electrónico a los registros de Business Contact Manager para Outlook y cómo configurar el correo electrónico de vinculación y seguimiento vincular automáticamente los mensajes a los registros, incluidos los proyectos de empresa.

Importante: Si hay varios usuarios de la base de datos, cualquier usuario con acceso a la base de datos puede ver mensajes de correo electrónico vinculados.

¿Qué desea hacer?

Vincular mensajes de correo electrónico a los registros

Vincular automáticamente los mensajes de correo electrónico a los registros

Desactivar vinculación y seguimiento de correo electrónico

Comprender los problemas de privacidad y seguridad con correo electrónico vinculación y seguimiento de una base de datos compartida

Eliminar mensajes de correo electrónico de un registro

Vínculo de mensajes de correo electrónico a los registros

Puede vincular mensajes de correo electrónico para los tipos de registro de Cuenta y Business Contact y proyectos profesionales. Y, a continuación, con unos pocos clics, puede ver los mensajes que están vinculados al registro.

Al vincular contactos profesionales y proyectos profesionales a una cuenta, también puede ver los mensajes de correo electrónico que están vinculados a cada contacto profesional y el proyecto profesional en el historial de comunicaciones del registro de cuenta.

Vincular automáticamente los mensajes de correo electrónico a los registros

La vinculación de correo electrónico y seguimiento característica le permite vincular automáticamente y realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico de sus cuentas y contactos profesionales, lea los antiguos e incluso revisar los mensajes que ha enviado a ellos. Puede vincular automáticamente mensajes de correo electrónico por sujeto a proyectos profesionales.

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Vincular mensajes de correo electrónico a los registros

Los mensajes de correo electrónico que vincular a un registro de cuenta, contacto profesional o proyecto profesional permanecerán en Outlook. Los mensajes de correo electrónico también se muestran en el historial de comunicaciones del registro y la carpeta Historial de comunicaciones de Business Contact Manager para Outlook.

Cuatro KB del mensaje se almacena en la base de datos de Business Contact Manager para que seguirá teniendo acceso a todo o parte del mensaje, incluso si se elimina de Outlook. Si el mensaje original era mayor de 4 KB, solo tendrá acceso a la parte del mensaje si se elimina de Outlook.

  1. En Outlook, haga clic en o abra el mensaje de correo electrónico que desea vincular a un registro.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo profesional, haga clic en Vincular a registro.

  3. En el cuadro de diálogo Vincular a registro de Business Contact Manager, en la lista Tipo de elemento, haga clic en el tipo de registro que desea buscar.

    Nota: Si elige un registro de oportunidad, el mensaje de correo electrónico realmente está vinculado a la cuenta o contacto profesional del registro de oportunidad.

  4. En la lista de registros, haga clic en un registro.

    Si desea vincular el elemento a más de un registro, seleccione esos registros.

¿Cómo se seleccionan varios registros?

Para seleccionar registros adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y el último registro del grupo que desee agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada uno de los registros. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+E.

  1. Registros vinculados, haga clic en Vincular a.

    Los registros seleccionados se muestran en el cuadro Vincular a.

  2. Haga clic en Aceptar.

Ver los mensajes de correo electrónico que están vinculados a un registro

Para ver los mensajes de correo electrónico que están vinculados a un registro, abra el registro y, a continuación, haga clic en la pestaña historial.

Se muestran los mensajes de correo electrónico, así como cualquier otros elementos del historial de comunicaciones que están vinculados al registro.

Para obtener información acerca de otros elementos de historial de comunicaciones, vea control las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager.

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Vincular automáticamente los mensajes de correo electrónico a los registros

De la hora de que habilitar Vinculación y seguimiento de correo electrónico, los nuevos mensajes de correo electrónico a o desde direcciones de correo electrónico seleccionada se vinculan automáticamente a los registros.

También puede buscar mensajes de correo electrónico anteriores y vincular a registros, demasiado.

Los mensajes aparecen en el historial de comunicaciones del registro que contiene la dirección de correo electrónico seleccionado.

Si se vincula desde un mensaje de correo electrónico y no hay ningún registro Business Contact Manager para Outlook existente que coincida con la dirección de correo electrónico, la vinculación y seguimiento característica crea un nuevo registro de contacto profesional y los vínculos del mensaje de correo electrónico.

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Antes de vinculación y seguimiento

Antes de habilitar el seguimiento y la vinculación de correo electrónico, haga lo siguiente:

Confirme que ha escrito en los registros de Business Contact Manager para Outlook direcciones de correo electrónico.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

    • Administración de contactos.

    • Ventas.

    • Administración de proyectos.

  2. Haga clic en la pestaña que contiene el registro que desee y, a continuación, haga doble clic en el registro para abrirlo.

  3. Compruebe que aparece una dirección de correo electrónico en el campo dirección de correo electrónico.

Confirme que Outlook está configurado para guardar los mensajes enviados a la carpeta Elementos enviados.

Para vincular y realizar un seguimiento de los mensajes salientes con facilidad, guardar los mensajes enviados a la carpeta Elementos enviados.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Opciones.

  3. Haga clic en correo y, a continuación, desplácese hasta la sección Guardar mensajes.

  4. Confirme que está seleccionada la casilla de verificación situada junto a Guardar copias de los mensajes en la carpeta Elementos enviados. Si también desea vincular y realizar un seguimiento de los mensajes reenviados, compruebe que la casilla de verificación Guardar los mensajes reenviados también está activada.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para proteger su privacidad si comparte su base de datos Business Contact Manager para Outlook con otros usuarios, mensajes de correo electrónico la marcado Personal, privado o confidencial no están vinculadas y controlan.

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Configurar el correo electrónico de vinculación y seguimiento

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Administrar vinculación y seguimiento.

  3. En el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento, en la ficha correo electrónico, seleccione las casillas de verificación junto a las direcciones de correo electrónico que desea vincular y seguir.

    Si un registro contiene más de una dirección de correo electrónico, se mostrará el registro de cuenta o contacto profesional a más de una vez.

    Cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento

  4. Desactive las casillas de verificación junto a las direcciones de correo electrónico que no desea vincular y seguir.

  5. Haga clic en la ficha carpetas.

    Se seleccionan todas las carpetas de forma predeterminada.

    Nota: Si tiene cualquier regla de Outlook configurado para enrutar los mensajes de correo electrónico a diferentes carpetas, asegúrese de que seleccionar las carpetas en la ficha carpetas para vincular y realizar un seguimiento de los mensajes.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Automáticamente se realiza un seguimiento de todos los futuros mensajes de correo electrónico de las direcciones seleccionadas en las carpetas seleccionadas.

    También puede configurar vinculación y seguimiento de un mensaje de correo electrónico. En la Bandeja de entrada, haga clic en o abra el mensaje de correo electrónico. En la cinta de opciones, en el grupo profesional, haga clic en vínculo y realizar seguimiento. En el cuadro de diálogo vínculo y realizar seguimiento, seleccione las direcciones de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no hay ningún registro Business Contact Manager para Outlook existente que coincida con la dirección de correo electrónico, la dirección de correo electrónico de vinculación crea un registro de contacto profesional.

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Vincular más allá de los mensajes a las cuentas y los contactos profesionales

Si desea vincular los mensajes que ha recibido antes de habilitar la vinculación de correo electrónico y de seguimiento, Business Contact Manager para Outlook pueden buscar los mensajes de y vincularlos a las cuentas y los contactos profesionales.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Administrar vinculación y seguimiento.

  3. En el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento, haga lo siguiente, si es necesario:

    • Seleccione las casillas de verificación cuyos mensajes que desee buscar y vincular los contactos profesionales o cuentas de.

    • Desactive las casillas de verificación junto a cualquier cuentas o contactos profesionales cuyo pasado mensajes que desee vincular.

      Si un registro contiene más de una dirección de correo electrónico, se mostrará el registro de cuenta o contacto profesional a más de una vez.

  4. Si desea especificar dónde Business Contact Manager para Outlook busca mensajes anteriores, en la pestaña carpetas, active o desactive las casillas de verificación junto a los nombres de carpeta.

  5. Haga clic en Buscar y vincular.

    Cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento con el botón Buscar y vincular marcado con contorno.

  6. En el cuadro de diálogo Vincular correo electrónico existente, si desea excluir los mensajes de correo electrónico anteriores a una fecha determinada, active la casilla Omitir correo electrónico anterior a y, a continuación, haga clic en una fecha del calendario.

  7. Haga clic en Inicio.

  8. Cuando haya finalizado la búsqueda y vincular, haga clic en Cerrar.

  9. Si es necesario, en el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento, cambie las selecciones para los mensajes futuros.

    Importante: Si hace clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento sin cambiar las direcciones de correo electrónico y carpetas, los mensajes de correo electrónico futuros se vinculado y se controlan en función de las selecciones que ha usado para buscar y vincular.

  10. En el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento, haga clic en Aceptar.

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Mensajes de correo electrónico de vínculo por sujeto a proyectos profesionales

Puede vincular mensajes de correo electrónico a un registro de proyecto profesional en función del asunto de los mensajes de correo electrónico. Para obtener más información sobre los registros de proyecto profesional, vea Organizar los proyectos profesionales en Business Contact Manager.

Advertencia: Si vincular mensajes a un proyecto profesional y, a continuación, desea deshabilitar vinculación y seguimiento, debe deshabilitar para cada asunto de correo electrónico única.

Para obtener más información, vea seguimiento por asunto y deshabilitar la vinculación de correo electrónico más adelante en este artículo.

  1. Haga clic en o abra el mensaje de correo electrónico que desea vincular a otro registro de proyecto profesional.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo profesional, haga clic en vínculo y realizar seguimiento.

  3. En el cuadro de diálogo vínculo y realizar seguimiento, haga clic en la pestaña Asunto del correo electrónico.

    El cuadro de diálogo Vincular y seguir en la pestaña Asunto del correo electrónico, con una casilla junto a un proyecto profesional seleccionada.

  4. Seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre del proyecto que desea vincular el mensaje de correo electrónico.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Desactivar vinculación y seguimiento de correo electrónico

Si ya no desea vincular automáticamente los mensajes de correo electrónico a los registros, puede deshabilitar el vínculo de correo electrónico y el seguimiento.

Desea deshabilitar la vinculación de correo electrónico y seguimiento si comparte su base de datos con sus compañeros, ya que pueden ver todos los mensajes de correo electrónico vinculados. Para impedir que ver sólo los mensajes que ya están vinculados, vea Eliminar mensajes de correo electrónico de un registro más adelante en este artículo.

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Deshabilitar el correo electrónico vinculación y seguimiento de cuentas y los contactos profesionales

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Administrar vinculación y seguimiento.

  3. En el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento, en fichas de correo electrónico y carpetas, haga clic en el botón Borrar todo para borrar todas las casillas de verificación.

    Si desea deshabilitar vinculación y seguimiento solo para determinados registros, desactive las casillas de verificación.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Deshabilitar la vinculación de correo electrónico y se detiene la vinculación de los mensajes de correo electrónico futuros a los registros de seguimiento. Si desea quitar los mensajes de correo electrónico que actualmente están vinculados a los registros, debe eliminarlos después de deshabilitar correo electrónico vinculación y seguimiento. Para obtener más información, vea Eliminar mensajes de correo electrónico de un registro más adelante en este artículo.

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Deshabilitar la vinculación de correo electrónico y el seguimiento por asunto

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En la pestaña Proyectos profesionales, haga doble clic en el proyecto que desee.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial.

  4. Haga clic en el mensaje de correo electrónico con el asunto que desea dejar de vinculación y seguimiento y, a continuación, haga clic en vínculo y realizar seguimiento.

  5. Haga lo siguiente:

    • Deshabilitar el correo electrónico vinculación y seguimiento de cuentas y los contactos profesionales     Si es necesario, en la pestaña de la Dirección de correo electrónico, haga clic en Borrar todo para detener la vinculación y seguimiento de mensajes para las cuentas y los contactos profesionales.

    • Deshabilitar el correo electrónico vinculación y seguimiento de proyectos de empresa     Haga clic en la pestaña Asunto del correo electrónico y, a continuación, haga clic en Borrar todo.

      Puede deshabilitar la vinculación de correo electrónico y el seguimiento de los proyectos profesionales, cuentas y contactos profesionales vinculados al mensaje seleccionado. Para deshabilitar la vinculación y seguimiento de proyectos de empresa, debe deshabilitar para cada asunto de correo electrónico única.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Deshabilitar la vinculación de correo electrónico y se detiene la vinculación de los mensajes de correo electrónico futuros a los registros de seguimiento. Si desea quitar los mensajes de correo electrónico que actualmente están vinculados a los registros, debe eliminarlos después de deshabilitar correo electrónico vinculación y seguimiento. Para obtener más información, vea Eliminar mensajes de correo electrónico de un registro más adelante en este artículo.

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Comprender los problemas de privacidad y seguridad con correo electrónico vinculación y seguimiento de una base de datos compartida

Al compartir una base de datos, compartir toda la información de la base de datos con todos los usuarios que tengan acceso a él. Si ha configurado automática de vinculación y seguimiento de los mensajes de correo electrónico, todos los mensajes de correo electrónico existentes y futuros y otros elementos del historial de comunicaciones que están vinculados a los registros están disponibles para todos los usuarios que tienen acceso a la base de datos. Para obtener información sobre cómo compartir una base de datos, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

Si hay varios usuarios de la base de datos     Pueden ver todos los usuarios con acceso a la base de datos vinculados mensajes y otros elementos de historial de comunicaciones.

  • Si desea evitar que a los compañeros tenga acceso a mensajes de correo electrónico vinculados, pero todavía desea utilizar vinculación de correo electrónico y el seguimiento de los mensajes futuros, eliminar los mensajes existentes de los registros antes de compartir la base de datos. Para obtener más información, vea Eliminar mensajes de correo electrónico de un registro más adelante en este artículo.

  • Si no desea que sus compañeros para tener acceso a mensajes de correo electrónico futuros, pero desea que tenga acceso a los mensajes anteriores, deshabilitar vinculación y seguimiento antes de compartir la base de datos. Vea la sección de seguimiento y deshabilitar la vinculación de correo electrónico más adelante en este artículo.

  • Si desea evitar que a los compañeros tengan acceso a todos los mensajes de correo electrónico de existentes y futuros que están vinculados a los registros, desactivar vinculación y seguimiento de correo electrónico y eliminar mensajes de correo electrónico de todos los registros antes de compartir la base de datos.

Si es la única persona que usa la base de datos, o si comparte la base de datos para hacer una copia del mismo en su equipo portátil     Consideraciones de seguridad son mínimas, como mantener su contraseña segura. Puede habilitar cualquier dirección de correo electrónico para vinculación y seguimiento porque nadie más puede ver los mensajes.

Nota: Para hacer una copia de la base de datos para usar cuando esté fuera de la oficina, primero debe compartir la base de datos de Business Contact Manager, pero hay sólo un usuario de la base de datos. Para obtener información sobre cómo realizar una copia de la base de datos, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

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Eliminar mensajes de correo electrónico de un registro

Mensaje de correo electrónico se puede vincular a más de un registro. Cuando quita un mensaje vinculado a un registro, se elimina el historial de comunicaciones de solo dicho registro. Si el mensaje de correo electrónico está vinculado a otros registros, no se ven afectadas. Por ejemplo, si un mensaje de correo electrónico está vinculado a un cliente potencial y una cuenta no relacionada, eliminar el mensaje de correo electrónico desde el cliente potencial no eliminar el mensaje del registro de cuenta.

Eliminación de un mensaje de correo electrónico de un registro no elimina el mensaje de correo electrónico en Outlook.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

    • Administración de contactos.

    • Ventas.

    • Administración de proyectos.

  2. Haga clic en la pestaña que contiene el registro que desee y, a continuación, haga doble clic en el registro para abrirlo.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en el botón historial.

    Aparecen mensajes de correo electrónico, así como cualquier otros elementos del historial de comunicaciones que están vinculados al registro.

    Para mostrar solo el correo electrónico mensajes en la página de historial, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha vista haga clic en el botón Tipo de elemento y, a continuación, haga clic en mensajes de correo electrónico.

  4. Seleccione los mensajes de correo electrónico que desea eliminar.

    Para seleccionar los registros que son adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y último registro del grupo que desea eliminar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en los registros individuales.

  5. Haga clic en el botón Quitar.

Para obtener más información acerca de registros eliminados, consulte registros de Business Contact Manager eliminar.

Para obtener información acerca de cómo restaurar elementos eliminados, vea restaurar un registro de Business Contact Manager.

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Eliminar todos los mensajes de correo electrónico de registros

  1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Business Contact Manager.

  2. En Registros profesionales, haga clic en Historial de comunicaciones.

  3. Haga clic en el encabezado de columna de Tipo de elemento para ordenar la lista por Tipo de elemento.

  4. Seleccione todos los mensajes de correo electrónico, o seleccione todos los mensajes de correo electrónico que desea eliminar.

    Para seleccionar los registros que son adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y último registro del grupo que desea eliminar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en los registros individuales.

  5. Haga clic en los mensajes de correo electrónico seleccionado y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Para obtener información acerca de otros elementos de historial de comunicaciones, vea control las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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