Vincular o importar desde una base de datos de SQL Server

Vincular o importar desde una base de datos de SQL Server

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede vincular o importar datos desde una base de datos de SQL, que es un alto rendimiento administrado base de datos utilizada para aplicaciones críticas. Para obtener más información, vea SQL Server 2016.

  • Al vincular a datos, Access crea una conexión bidireccional que sincroniza los cambios de los datos en Access y en la base de datos SQL.

  • Al importar datos, Access crea una copia única de los datos y, por lo tanto, los cambios de los datos (ya sea en Access o en la base de datos SQL) no se sincronizan.

Información general sobre cómo conectar Access a SQL Server

Antes de empezar

¿Quiere facilitar el proceso? Realice las preparaciones siguientes antes de vincular a datos o importar datos:

  • Busque el nombre del servidor de base de datos de SQL Server, identificar información de conexión necesaria y elija un método de autenticación (Windows o SQL Server). Para obtener más información sobre los métodos de autenticación, vea Conectar con el servidor (motor de base de datos) y seguridad de la base de datos.

  • Identifique las tablas o vistas que quiera vincular o importar, así como los campos con valores únicos de las tablas vinculadas. Puede vincular o importar más de una tabla o vista en una misma operación.

  • Tenga en cuenta el número de columnas en cada tabla o vista. Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que Access se vincula o importa únicamente las primeros 255 columnas. Como solución alternativa, puede crear una vista en la base de datos de SQL Server para tener acceso a las columnas más allá del límite.

  • Determinar la cantidad total de datos que se importan. El tamaño máximo de una base de datos de Access es dos gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos del sistema. Si la base de datos de SQL Server contiene tablas de gran tamaño, es posible que no pueda importarlos todos en una sola base de datos de Access. En este caso, considere la posibilidad de vincular a los datos en lugar de importar.

  • Proteja la base de datos de Access y la información de conexión que contenga con una ubicación de confianza y una contraseña de la base de datos de Access. Esto es especialmente importante si guarda la contraseña de SQL Server en Access.

  • Planee con antelación si quiere crear relaciones adicionales. Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al finalizar una operación de importación. Puede crear de forma manual las relaciones entre tablas nuevas y existentes con la ventana Relaciones. Para obtener más información, vea ¿Qué es la ventana Relaciones? y Crear, editar o eliminar una relación.

Fase 1: Introducción

  1. Seleccione Datos externos > Nuevo origen de datos > Desde una base de datos > Desde SQL Server.

  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos ODBC, siga uno de estos procedimientos:

    • Para importar datos, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

    • Para vincular a datos, seleccione Vincular el origen de datos creando una tabla vinculada.

  3. Seleccione Aceptar.

Fase 2: Crear o reutilizar un archivo DSN

Puede crear un archivo DSN o reutilizar uno existente. Use un archivo DSN si quiere usar la misma información de conexión para diferentes operaciones de vinculación e importación, o bien para compartirla con otra aplicación que también use archivos DSN. Puede crear un archivo DSN directamente con el Administrador de conexiones de datos. Para obtener más información, vea Administrar orígenes de datos ODBC.

Aunque puede seguir usando versiones anteriores del controlador ODBC de SQL, le recomendamos que use la versión 13.1, ya que contiene un gran número de mejoras y es compatible con nuevas características de SQL Server 2016. Para obtener más información, vea Microsoft ODBC Driver para SQL Server en Windows.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si el archivo DSN que quiere usar ya existe, selecciónelo de la lista.

      Cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos

      Según el método de autenticación que especificó en la información de conexión, puede que necesite volver a escribir una contraseña.

    • Para crear un archivo DSN:

      1. Elija Nueva.

        Cuadro de diálogo Crear origen de datos
      2. Seleccione 13 de controlador ODBC para SQL Server y, a continuación, seleccione siguiente.

      3. Escriba un nombre para el archivo DSN, o bien haga clic en Examinar para crear el archivo en otra ubicación.

  2. Haga clic en Siguiente para revisar la información de resumen y, después, haga clic en Finalizar.

Fase 3: Usar el Asistente para crear un origen de datos para SQL Server

En el Asistente para crear un origen de datos para SQL Server, siga este procedimiento:

  1. En la primera página, escriba la información de identificación:

    • En el cuadro Descripción puede escribir información adicional sobre el archivo DSN.

    • En el cuadro servidor, escriba el nombre de SQL Server. Haga clic en la flecha hacia abajo.

  2. En la segunda página, seleccione uno de los siguientes métodos de autenticación:

    • Con autenticación integrada de Windows    Permite conectarse con una cuenta de usuario de Windows. De forma opcional, puede escribir un nombre de entidad de seguridad de servicio (SPN). Para obtener más información, vea Nombres de entidad de seguridad de servicio (SPN) en Conexiones de cliente (ODBC).

    • Autenticación de con SQL Server...    Conectar con credenciales que se han configurado en la base de datos, escriba el identificador de inicio de sesión y la contraseña.

  3. En las páginas 3 y 4 puede seleccionar distintas opciones para personalizar la conexión. Para obtener más información sobre estas opciones, vea Microsoft ODBC Driver para SQL Server.

  4. Se mostrará una pantalla para que confirme la configuración. Seleccione Probar origen de datos para confirmar la conexión.

  5. Debe iniciar sesión en la base de datos. En el cuadro de diálogo de Inicio de sesión de SQL Server , escriba el identificador de inicio de sesión y la contraseña. Para cambiar otras opciones, seleccione Opciones.

Fase 4: Seleccionar tablas para vincularlas o importarlas

  1. En el cuadro de diálogo Vincular tablas o Importar objetos, en Tablas, seleccione las tablas o vistas que quiera vincular o importar y, después, haga clic en Aceptar.

    Listas de tablas para vincular o importar
  2. En una operación de vinculación, decida si quiere seleccionar la opción Guardar contraseña.

    Seguridad    Al seleccionar esta opción, ya no tendrá que escribir las credenciales cada vez que abra Access y obtenga acceso a los datos. Pero se almacenará una contraseña no cifrada en la base de datos de Access, lo que significa que los usuarios que tengan acceso al contenido de origen podrán ver el nombre de usuario y la contraseña. Si selecciona esta opción, es muy recomendable que almacene la base de datos de Access en una ubicación de confianza y que cree una contraseña para la base de datos de Access. Para obtener más información, vea Decidir si se confía en una base de datos y Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos.

Fase 5: Crear especificaciones y tareas (solo importación)

Resultados

Cuando se complete una operación de vinculación o importación, las tablas aparecerán en el panel de navegación con el mismo nombre que la tabla o vista de SQL Server combinado con el nombre del propietario. Por ejemplo, si el nombre SQL es dbo.Product, el nombre de Access será dbo_Product. Si el nombre ya está en uso, Access anexará “1” al nuevo nombre de tabla (por ejemplo, dbo_Product1). Si dbo_Product1 ya está en uso, Access creará dbo_Product2, etc. Pero puede cambiar los nombres de las tablas para que sean más significativos.

En una operación de importación, Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos. Aunque no se pueden anexar directamente datos de SQL Server en una tabla existente, puede crear una consulta de datos anexados para anexar ratos después de importar datos desde tablas similares.

En una operación de vinculación, si las columnas son de solo lectura en una tabla de SQL Server, son también de sólo lectura en Access.

Sugerencia    Para ver la cadena de conexión, desplace el puntero sobre la tabla en el panel de navegación de Access.

Actualizar el diseño de una tabla vinculada

No puede agregar, eliminar, o modificar columnas o cambiar los tipos de datos en una tabla vinculada. Si desea realizar cambios de diseño, puede hacerlo en la base de datos de SQL Server. Para ver los cambios de diseño en Access, actualice las tablas vinculadas:

  1. Seleccione Datos externos > Administrador de tablas vinculadas.

  2. Seleccione las tablas vinculadas que quiera actualizar, haga clic en Aceptar y, después, en Cerrar.

Comparar tipos de datos

Tipos de datos de Access se denominan diferente de tipos de datos de SQL Server. Por ejemplo, una columna de SQL Server del tipo de datos bit es importar o vincular a Access con el tipo de datos Sí/No. La siguiente tabla compara los tipos de datos de Access y SQL Server.

Tipos de datos de SQL Server

Tipos de datos de Access

Tamaño de campo de Access

bigint

Número grande

Vea Usar el tipo de datos Número grande.

binary (tamaño de campo)

Binario

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

bit

Sí/no

char (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es menor o igual que 255.

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

char (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es mayor que 255.

Memo

datetime

Fecha y hora

decimal (precision, scale)

Número

Decimal (las propiedades Precision y Scale de Access coinciden con Precision y Scale de SQL Server).

float

Número

Doble

image

Objeto OLE

int

Número

Entero largo

money

Moneda

nchar (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es menor o igual que 255.

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

nchar (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es mayor que 255.

Memo

ntext

Memo

numeric (precision, scale)

Número

Decimal (las propiedades Precision y Scale de Access coinciden con Precision y Scale de SQL Server).

nvarchar (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es menor o igual que 255.

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

nvarchar (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es mayor que 255.

Memo

nvarchar(MAX)

Memo

real

Número

Único

smalldatetime

Fecha y hora

smallint

Número

Entero

smallmoney

Moneda

sql_variant

Texto

255

text

Memo

marca de tiempo

Binario

8

tinyint

Número

Byte

uniqueidentifier

Número

Id. de replicación

varbinary

Binario

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

varbinary (MAX)

Objeto OLE

varchar (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es menor o igual que 255.

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

varchar (tamaño de campo), donde el tamaño de campo es mayor que 255.

Memo

varchar(MAX)

Memo

xml

Memo

Puede trabajar con datos almacenados en SQL Server mediante vinculación a él o importar los datos en una base de datos de Access. Vinculación es una opción mejor si compartir los datos con otros usuarios, porque los datos se almacenan en una ubicación centralizada y puede ver los datos más actuales, agregar o editar los datos y ejecutar consultas o informes en Access.

Nota:  Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información.

Paso 1: Preparación para la vinculación

  1. Busque la base de datos de SQL Server a la que desee vincular. Si es necesario, póngase en contacto con el administrador de la base de datos para obtener información de conexión.

  2. Identifique las tablas y vistas a las que vinculará en la base de datos de SQL. Puede vincular a varios objetos al mismo tiempo.

Revise los datos de origen teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Access admite hasta 255 campos (columnas) en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendrá únicamente los primeros 255 campos del objeto al que vincule.

  • Las columnas que son de solo lectura en una tabla de SQL Server también lo serán en Access.

  1. Para crear la tabla vinculada en una nueva base de datos: haga clic en archivo > nuevo >base de datos de escritorio en blanco. Para crear las tablas vinculadas en una base de datos existente, asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos.

    Nota:  Una tabla vinculada creada en una base de datos de Access existente, recibe el mismo nombre que el objeto de origen. Así, si usted ya dispone de otra tabla con el mismo nombre, al nombre de la nueva tabla vinculada se le agrega un “1” , por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya se está utilizando, Access creará Contactos2, y así sucesivamente.)

Paso 2: Vinculación a los datos

Al vincular a una tabla o vista de una base de datos de SQL Server, Access crea una nueva tabla (conocida como tabla vinculada) que refleja la estructura y el contenido de la tabla de origen. Puede cambiar los datos en SQL Server o en la vista Hoja de datos o Formulario de Access y los cambios se reflejarán tanto en SQL como en Access. Todos los cambios estructurales a las tablas vinculadas, como quitar o modificar columnas, se deben hacer desde SQL Server y no desde Access.

  1. Abra la base de datos de destino de Access.

  2. En la pestaña Datos externos, haga clic en Base de datos ODBC.

  3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada > Aceptar y siga los pasos del asistente. En el cuadro Seleccionar origen de datos, si el archivo .dsn que desea usar ya existe, haga clic en el archivo en la lista.

    Para crear un nuevo archivo .dsn, haga lo siguiente:

    En el cuadro Seleccionar origen de datos, haga clic en nuevo > SQL Server > siguiente.

    1. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o haga clic en Examinar.

      Nota: Debe disponer de permisos de escritura en la carpeta para poder guardar el archivo .dsn.

    2. Haga clic en siguiente para revisar la información de resumen y a continuación, haga clic en Finalizar.

      Siga los pasos del Asistente para crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

  4. Haga clic en Aceptar y, en Tablas, haga clic en cada tabla o vista a la que desee vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si le aparece Seleccionar identificador de registro único, significa que Access no ha podido determinar qué campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de los datos de origen. En tal caso, seleccione el campo o la combinación de campos que son exclusivos para cada fila y, si no está seguro, consulte al administrador de la base de datos de SQL Server.

Cuando la operación de vinculación haya terminado, mostrará la nueva tabla o tablas vinculadas en el panel de navegación.

Aplicar la estructura más reciente del objeto de SQL Server

Cuando abra una tabla vinculada o el objeto de origen, verá que contiene los datos más recientes. No obstante, si realiza cambios estructurales en un objeto de SQL Server, tendrá que actualizar las tablas vinculadas para poder ver dichos cambios.

  1. Haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas en el menú contextual.

  2. Active la casilla situada junto a cada tabla vinculada que desea actualizar o bien, haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las tablas vinculadas.

  3. Haga clic en Aceptar > Cerrar.

Nota: Como los tipos de datos de Access son distintos a los tipos de datos de SQL Server, Access vincula el tipo de datos más adecuados para cada columna. Usted solo puede revisar, pero no cambiar los tipos de datos asignados en Access.

Para obtener más información, vea formas de compartir una base de datos de escritorio de Access.

Volver al principio

Si su departamento o grupo de trabajo utiliza Microsoft SQL Server para almacenar datos, es posible que tenga que trabajar con algunos datos de SQL Server en Access.

Puede reunir datos de los objetos de SQL Server (tablas o vistas) a Access de dos maneras: importándolos o vinculándolos. La diferencia entre los dos procesos es la siguiente:

  • Al importar los datos, Access crea una copia de los datos de SQL Server y los cambios posteriores efectuados en los datos de la base de datos de Access no se reflejan en la base de datos de SQL Server. Del mismo modo, cualquier cambio posterior realizado en la tabla de SQL Server o la vista no se refleja en Access.

  • Cuando se vincula a los datos de SQL Server, se conecta directamente a los datos de origen para que los cambios posteriores efectuados en los datos en Access se reflejan en SQL Server y viceversa.

En este artículo se describe cómo importar o vincular a datos de SQL Server.

Elija si desea importar o vincular

Situaciones al importar es adecuado

Normalmente, importar datos de SQL Server a una base de datos de Access para estas razones:

  • Para mover permanentemente los datos de SQL Server a una base de datos de Access porque ya no necesita los datos de la base de datos de SQL Server. Después de importar los datos en Access, puede eliminar los datos de la base de datos de SQL Server.

  • Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero ocasionalmente a una base de datos de SQL Server para los datos adicionales que deben combinarse en una de las bases de datos de Access.

Dado que la importación de datos de SQL Server, crea una copia de los datos en la base de datos de Access, durante el proceso de importación, que especifique las tablas o vistas que desea copiar.

En ocasiones vinculación es adecuada

Normalmente, vincular a datos de SQL Server por estas razones:

  • Para conectar directamente con los datos de origen para que pueda ver y editar la información más reciente de la base de datos de SQL Server y en la base de datos de Access.

  • La base de datos de SQL Server contiene muchas tablas de gran tamaño, y no podrá importarlos todo en un archivo .accdb único. El tamaño máximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos del sistema.

  • Desea ejecutar consultas y generar informes basados en datos de SQL Server sin hacer una copia de los datos, considere la posibilidad de vincular a SQL Server.

  • Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para los informes y las consultas y SQL Server para el almacenamiento de datos. Equipos individuales pueden crear tablas de SQL Server y vistas de almacenamiento centralizado, pero a menudo se pondrá estos datos en programas de escritorio para informes y agregación. Vinculación es la opción adecuada, ya que permite a los usuarios de la base de datos de SQL Server y la base de datos de Access para agregar y actualizar los datos y siempre ver y trabajar con los datos más recientes.

  • Es un usuario de Access que inició recientemente con SQL Server. Migró varias de las bases de datos para SQL Server y la mayoría de las tablas de estas bases de datos son las tablas vinculadas. En el futuro, en lugar de crear tablas de Access, crear tablas y vistas en SQL Server y, a continuación, vincular a ellos desde las bases de datos de Access.

  • ¿Desea almacenar los datos de SQL Server, pero también quiere trabajar con los datos más recientes en Access para realizar consultas e imprimir informes que diseñado en Access.

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Importar datos de SQL Server

Prepararse para importar

Durante la operación de importación, Access crea una tabla y, a continuación, copia los datos de la base de datos de SQL Server en la tabla. Al final de la operación de importación, puede guardar los detalles de la operación de importación como una especificación.

Nota: Una especificación de importación le ayuda a repetir la operación de importación en el futuro sin necesidad de completar el Asistente para importación cada vez.

  1. Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos que desea importar. Para obtener información de conexión, póngase en contacto con el Administrador de la base de datos.

  2. Identificar las tablas o vistas que desea importar. Puede importar varios objetos en una única operación de importación.

  3. Revise los datos de origen y tenga en cuenta las consideraciones siguientes:

    • Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que Access importa únicamente las primeros 255 columnas.

    • El tamaño máximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos del sistema. Si la base de datos de SQL Server contiene varias tablas de gran tamaño, es posible que no pueda importarlos todo en un archivo .accdb único. En este caso, que desea tener en cuenta la vinculación de los datos a la base de datos de Access en su lugar.

    • Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al final de una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y existentes mediante las opciones en la ventana relaciones. Para mostrar la ventana relaciones:

      • Haga clic en la pestaña archivo y, a continuación, en la pestaña información, haga clic en relaciones.

  4. Identifique la base de datos de Access en la que desea importar los datos de SQL Server.

    Asegurarse de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos de Access. Si no desea almacenar los datos en cualquiera de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco haciendo clic en la pestaña archivo y, a continuación, en la ficha nuevo, haga clic en Base de datos en blanco.

  5. Revise las tablas, si existe alguna, en la base de datos de Access.

    La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que el objeto de SQL Server. Si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" para el nuevo nombre de tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access se Contactos2 etc.)

    Nota: Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación de importación y no se puede anexar los datos de SQL Server a una tabla existente.

Importar los datos

  1. Abra la base de datos de destino.

    En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Base de datos ODBC.

  2. Haga clic en importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, si el archivo .dsn que desea usar ya existe, haga clic en el archivo en la lista.

    Tengo que crear un nuevo archivo .dsn

    Nota: Los pasos de este procedimiento pueden variar ligeramente, dependiendo del software que está instalado en su equipo.

    1. Haga clic en nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).

      Se inicia el Asistente Crear nuevo origen de datos.

    2. En el asistente, seleccione SQL Server en la lista de controladores y, a continuación, haga clic en siguiente.

    3. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o haga clic en Examinar para guardar el archivo en una ubicación diferente.

      Nota: Debe tener permisos de escritura a la carpeta donde desea guardar el archivo .dsn.

    4. Haga clic en siguiente, revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar para completar al asistente.

      Aparece el cuadro de diálogo crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

    5. En el cuadro Descripción, escriba una descripción del origen de datos. Este paso es opcional.

    6. En ¿qué servidor SQL desea conectarse a, en el cuadro servidor, escriba o seleccione el nombre del servidor SQL al que desea conectarse y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

    7. Es posible que necesite información desde el Administrador de la base de datos de SQL Server, por ejemplo, si desea usar autenticación de Microsoft Windows NT o SQL Server. Haga clic en siguiente para continuar.

    8. Si desea conectarse a una base de datos, asegúrese de que está seleccionada la casilla de verificación cambiar la base de datos predeterminado. A continuación, seleccione la base de datos que desea trabajar con y, a continuación, haga clic en siguiente.

    9. Haga clic en Finalizar.

    10. Revise la información de resumen y haga clic en Probar origen de datos.

    11. Revise los resultados de la prueba y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

      Si la prueba se realizó correctamente, haga clic en Aceptar de nuevo, o haga clic en Cancelar para cambiar la configuración.

  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

    Access muestra el cuadro de diálogo Importar objetos.

  5. En tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no pudo determinar qué campo o campos identifican inequívocamente cada fila de un objeto determinado. En este caso, seleccione el campo o la combinación de campos que sea único para cada fila y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no está seguro, consulte con el Administrador de la base de datos de SQL Server.

    Access importa los datos. Si va a repetir la operación de importación más adelante, puede guardar los pasos de importación como una especificación de importación y volver a ejecutar fácilmente los mismos pasos de importación más adelante. Requiere Microsoft Office Outlook instalado en su equipo crear una tarea.

  7. En Guardar los pasos de importación en el cuadro de diálogo Obtener datos externos - base de datos ODBC, haga clic en Cerrar. Access finaliza la operación de importación y muestra la nueva tabla o las tablas en el panel de navegación.

Si desea guardar la importación como una tarea para su reutilización, continúe con la siguiente sección.

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Guardar y usar la configuración de importación

Nota: Debe tener instalado para crear una tarea de Microsoft Office Outlook.

  1. En el cuadro de diálogo Guardar los pasos de importación en el obtener datos externos - base de datos ODBC, seleccione la casilla de verificación Guardar los pasos de importación. Aparece un conjunto de controles adicionales.

  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.

  3. En el cuadro Descripción, escriba una descripción. Este paso es opcional.

  4. Para realizar la operación a intervalos fijos (como semanal o mensual), seleccione la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Esto crea una tarea en Microsoft Outlook 2010 que le permite ejecutar la especificación.

  5. Haga clic en Guardar importación.

Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error al hacer clic en Guardar importación.

Nota: Si Outlook 2010 no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Microsoft Outlook 2010. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

Si lo desea, puede crear una tarea de Outlook. Puede ser útil crear una tarea en Outlook si desea ejecutar la operación de importación a intervalos regulares o periódicas. Sin embargo, si no crea una tarea, aún Access guarda la especificación.

Crear una tarea de Outlook

Si seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access Office Outlook 2010 inicia y muestra una nueva tarea. Siga estos pasos para configurar la tarea:

Nota: Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente de configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

  1. Revise y modifique la configuración de la tarea, como la fecha de inicio,fecha de vencimiento y aviso.

    Para hacer que la tarea de importación de un evento periódico, haga clic en Periodicidad y rellene la información adecuada.

  2. Haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

  1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Microsoft Access, haga clic en Ejecutar importación.

  3. Vuelva a la ventana de Access y, a continuación, presione F5 para actualizar el panel de navegación.

  4. Haga doble clic en la tabla importada para abrirlo en la vista Hoja de datos.

  5. Asegúrese de que todos los campos y registros se importaron y que no hay ningún error.

  6. Haga clic en la tabla importada en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Revise los tipos de datos de campo y otras propiedades de campo.

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Vincular a datos de SQL Server

Dado que se almacenan los datos en tablas, cuando se vincula a una tabla o vista en una base de datos de SQL Server, Access crea una nueva tabla (a menudo se conoce como una tabla vinculada) que refleje la estructura y el contenido del objeto de origen. Puede cambiar datos en SQL Server o en vista Hoja de datos o formulario de Access. Los cambios que realice en los datos en una ubicación se reflejan en el otro. Sin embargo, si desea realizar cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe hacerlo desde la base de datos de SQL Server, o desde un proyecto de Access que está conectado a dicha base de datos. No puede agregar, eliminar o cambiar los campos en una tabla vinculada mientras trabaja en Access.

Prepararse para vincular

  1. Busque la base de datos de SQL Server que tiene los datos a la que desea vincular. Para obtener información de conexión, póngase en contacto con el Administrador de la base de datos.

  2. Identificar las tablas y vistas a la que desea vincular. Puede vincular a varios objetos en una única operación de vinculación.

  3. Revise los datos de origen y tenga en cuenta las consideraciones siguientes:

    • Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendrá únicamente los primeros 255 campos del objeto a que vincular.

    • Las columnas que son de solo lectura en un objeto de SQL Server seguirá sea de sólo lectura en Access.

    • No podrá agregar, eliminar o modificar columnas de la tabla vinculada en Access.

  4. Identifique la base de datos de Access en el que desea crear las tablas vinculadas. Asegurarse de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en cualquiera de las bases de datos existentes, cree una nueva base de datos en blanco haciendo clic en la pestaña archivo y, a continuación, en la ficha nuevo, haga clic en Base de datos en blanco.

  5. Revise las tablas de la base de datos de Access. Cuando se vincula a una tabla de SQL Server o vista, Access crea una tabla vinculada con el mismo nombre que el objeto de origen. Si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de la tabla vinculada, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access se Contactos2 etc.)

  6. Para establecer un vínculo a los datos, abra la base de datos de destino.

  7. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Base de datos ODBC.

  8. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el archivo .dsn que desee usar o haga clic en nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).

  10. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, si el archivo .dsn que desea usar ya existe, haga clic en el archivo en la lista.

    Tengo que crear un nuevo archivo .dsn

    Nota: Los pasos de este procedimiento pueden variar ligeramente, dependiendo del software que está instalado en su equipo.

    1. Haga clic en nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).

      Se inicia el Asistente Crear nuevo origen de datos.

    2. En el asistente, seleccione SQL Server en la lista de controladores y, a continuación, haga clic en siguiente.

    3. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o haga clic en Examinar para guardar el archivo en una ubicación diferente.

      Nota: Debe tener permisos de escritura a la carpeta donde desea guardar el archivo .dsn.

    4. Haga clic en siguiente, revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar para completar al Asistente Crear nuevo origen de datos.

      Crear que un nuevo origen de datos para SQL Server se inicia.

    5. En el asistente, escriba una descripción del origen de datos en el cuadro Descripción. Este paso es opcional.

    6. En ¿qué servidor SQL desea conectarse a, en el cuadro servidor, escriba o seleccione el nombre del equipo de SQL Server a la que desea conectarse y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

    7. En esta página del asistente, necesitará obtener información desde el Administrador de la base de datos de SQL Server, por ejemplo, si desea usar autenticación de Windows NT o SQL Server. Haga clic en siguiente para continuar.

    8. En la siguiente página del asistente, posible que necesite obtener más información en el Administrador de la base de datos de SQL Server. Si desea conectarse a una base de datos, compruebe que está activada la casilla de verificación cambiar la base de datos predeterminada, seleccione la base de datos de SQL Server que desea trabajar con y, a continuación, haga clic en siguiente.

    9. Haga clic en Finalizar. Revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Probar origen de datos.

    10. Revise los resultados de la prueba y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de Prueba de origen de datos de SQL Server ODBC.

      Si la prueba se realizó correctamente, haga clic en Aceptar para completar al asistente, o haga clic en Cancelar para volver al asistente y cambiar la configuración.

  11. Haga clic en Aceptar.

    Access muestra el cuadro de diálogo Vincular tablas.

  12. En tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea establecer el vínculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    1. Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no pudo determinar qué campo o campos identifican inequívocamente cada fila del origen de datos. En este caso, seleccione el campo o la combinación de campos que sea único para cada fila y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no está seguro, consulte con el Administrador de la base de datos de SQL Server.

Access finaliza la operación de vinculación y muestra la nueva tabla o tablas vinculadas en el panel de navegación.

Importante: Cada vez que abra una tabla vinculada o el objeto de origen, verá los datos más recientes que se muestran en ella. Sin embargo, los cambios estructurales realizados a un objeto de SQL Server no se reflejan automáticamente en una tabla vinculada.

Actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura de objeto de SQL Server más reciente

  1. Haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas en el menú contextual.

  2. Active la casilla situada junto a cada tabla vinculada que desea actualizar o bien, haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las tablas vinculadas.

  3. Haga clic en Aceptar.

    Si la actualización se realiza correctamente, Access muestra un mensaje a ese efecto. En caso contrario, Access muestra un mensaje.

  4. Haga clic en Cerrar para cerrar el Administrador de tablas vinculadas.

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¿Cómo Access detecta los tipos de datos de SQL Server

Porque los tipos de datos de Access difieren de los tipos de datos de SQL Server, Access debe determinar el tipo de datos de Access más adecuado para cada columna de cada tabla de SQL Server o ver que importar o vincular a. Por ejemplo, una columna de SQL Server del tipo de datos bit es importar o vincular a Access con el tipo de datos Sí/No. Otro ejemplo, una columna de SQL Server del tipo de datos nvarchar (255) (o inferior) es importado o vinculado con el tipo de datos texto, pero se importa una columna del tipo de datos nvarchar (256) (o superior) como un campo Memo de Access. Después de completar la importación o vinculación operación, puede abrir la tabla en la vista Diseño y confirmar acceso asignado a sus campos de tipos de los datos. Puede cambiar los tipos de datos de campos de tablas importadas. Sin embargo, no puede cambiar los tipos de datos de campos de tablas vinculadas, excepto cambiando en la base de datos de SQL Server o en un proyecto de Access que está conectado a dicha base de datos.

La siguiente tabla enumeran los tipos de datos de SQL Server principales. Las columnas de segunda y terceros muestran cómo interpreta Access cada tipo.

Tipo de datos de SQL Server

Tipo de datos de Access

Tamaño del campo de Access

bigint

Texto

255

binario ( tamaño del campo )

Binario

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

bit

Sí/No

char ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

char ( tamaño del campo ), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

datetime

Fecha y hora

decimal ( precisión , escala )

Número

Decimal (coincidencia de propiedades de Access precisión y escala precisión de SQL Server y escala).

flotante

Número

Doble

imagen

Objeto OLE

int

Número

Entero largo

dinero

Moneda

nchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

nchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

ntext

Memo

numérico ( precisión , escala )

Número

Decimal (coincidencia de propiedades de Access precisión y escala precisión de SQL Server y escala).

nvarchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

nvarchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

nvarchar (max)

Memo

real

Número

Único

smalldatetime

Fecha y hora

smallint

Número

Entero

smallmoney

Moneda

sql_variant

Texto

255

text

Memo

marca de tiempo

Binario

8

tinyint

Número

Byte

uniqueidentifier

Número

Id. de replicación

varbinary

Binario

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

varbinary (max)

Objeto OLE

varchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

varchar ( tamaño del campo), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

varchar (max)

Memo

XML

Memo

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Si su departamento o grupo de trabajo utiliza Microsoft SQL Server para almacenar datos, puede que encuentre escenarios donde se necesita trabajar con algunos de los datos de SQL Server en Microsoft Office Access 2007.

Si no está familiarizado con SQL Server y desea obtener más información, visite la página de inicio de Microsoft SQL Server. Siga el vínculo de la sección Vea también de este artículo.

Puede reunir datos desde los objetos de SQL Server (tablas o vistas) a Office Access 2007 de dos maneras: importándolos o vinculándolos. Si importa los datos, copie los datos en la base de datos de Access. Los cambios que realice en los datos de Access no se reflejan en la base de datos de SQL Server. Del mismo modo, cualquier cambio posterior realizado en la tabla de SQL Server o la vista no se refleja en la tabla de Access. Por el contrario, si se vincula a datos de SQL Server, los datos permanecen en el equipo de SQL Server y Access mantiene una conexión a los datos. Los cambios posteriores efectuados en los datos de Access se reflejan en los datos de SQL Server y los cambios que realice en la base de datos de SQL Server se reflejan en la tabla vinculada en Access.

En este artículo se describe los pasos para importar y vincular datos de SQL Server en Access 2007.

Importar datos de SQL Server

Importar datos de SQL Server, crea una copia de los datos en una base de datos de Access. Durante la operación de importación, especifique las tablas o vistas que desea copiar.

La operación de importación crea una tabla en Access y, a continuación, copia los datos de la base de datos de SQL Server en la tabla de Access. Buscar vínculos a más información sobre las tablas y cómo está estructurada una base de datos en la sección Vea también.

Al final de la operación de importación, puede guardar los detalles de la operación de importación como una especificación. Una especificación de importación le ayuda a repetir la operación de importación en el futuro sin necesidad de completar el Asistente para importación cada vez.

Escenarios comunes para importar una tabla de SQL Server en Access.

Normalmente, importar datos de SQL Server a una base de datos de Access para estas razones:

  • Que desea mover permanentemente los datos de SQL Server a una base de datos ya no se necesitan los datos en la base de datos de SQL Server. Puede importar los datos en Access y, a continuación, elimine la base de datos de SQL Server.

  • Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero ocasionalmente a una base de datos de SQL Server para los datos adicionales que deben combinarse en una de las bases de datos de Access.

Los siguientes pasos explican cómo importar datos de SQL Server a una base de datos de Access.

Prepararse para la operación de importación

  1. Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos que desea copiar. Para obtener información de conexión, póngase en contacto con el Administrador de la base de datos.

  2. Identificar las tablas o vistas que desea copiar a la base de datos de Access. Puede importar varios objetos en una única operación de importación.

  3. Revise los datos de origen y tenga en cuenta las consideraciones siguientes:

    • Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que Access importa únicamente las primeros 255 columnas.

    • El tamaño máximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos del sistema. Si la base de datos de SQL Server contiene varias tablas de gran tamaño, es posible que no pueda importarlos todo en un archivo .accdb único. En este caso, que desea tener en cuenta la vinculación de los datos a la base de datos de Access en su lugar.

    • Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al final de una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y existentes mediante las opciones en la ficha relaciones. Para mostrar la ficha relaciones:
      En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en relaciones. Imagen del botón

  4. Identifique la base de datos de Access en la que desea importar los datos de SQL Server.

    Asegurarse de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos de Access. Si no desea almacenar los datos en cualquiera de las bases de datos existentes, crear una base de datos en blanco haciendo clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haciendo clic en nuevo.

  5. Revise las tablas, si existe alguna, en la base de datos de Access.

    La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que el objeto de SQL Server. Si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" para el nuevo nombre de tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access se Contactos2 etc.)

    Nota: Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación de importación y no se puede anexar los datos de SQL Server a una tabla existente.

Importar los datos

  1. Abra la base de datos de destino.

    En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en más.

  2. Haga clic en base de datos ODBC Imagen del botón .

  3. Haga clic en importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, si el archivo .dsn que desea usar ya existe, haga clic en el archivo en la lista.

    Tengo que crear un nuevo archivo .dsn

    Nota: Los pasos de este procedimiento pueden variar ligeramente, dependiendo del software que está instalado en su equipo.

    1. Haga clic en nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).
      Se inicia el Asistente Crear nuevo origen de datos.

    2. En el asistente, seleccione SQL Server en la lista de controladores y, a continuación, haga clic en siguiente.

    3. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o haga clic en Examinar para guardar el archivo en una ubicación diferente.

      Nota: Debe tener permisos de escritura a la carpeta donde desea guardar el archivo .dsn.

    4. Haga clic en siguiente, revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar para completar al asistente.
      Crear que un nuevo origen de datos para SQL Server se inicia.

    5. En el asistente, escriba una descripción del origen de datos en el cuadro Descripción. Este paso es opcional.

    6. En ¿qué servidor SQL desea conectarse a, en el cuadro servidor, escriba o seleccione el nombre del servidor SQL al que desea conectarse y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

    7. En esta página del asistente, necesitará obtener información desde el Administrador de la base de datos de SQL Server, por ejemplo, determine si desea usar autenticación de Microsoft Windows NT o SQL Server. Haga clic en siguiente para continuar.

    8. En la siguiente página del asistente, posible que necesite obtener más información en el Administrador de la base de datos de SQL Server antes de continuar. Si desea conectarse a una base de datos, asegúrese de que está seleccionada la casilla de verificación cambiar la base de datos predeterminado. A continuación, seleccione la base de datos que desea trabajar con y, a continuación, haga clic en siguiente.

    9. Haga clic en Finalizar. Revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Probar origen de datos.

    10. Revise los resultados de la prueba y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de Prueba de origen de datos de SQL Server ODBC.

      Si la prueba se realizó correctamente, haga clic en Aceptar para completar al asistente, o haga clic en Cancelar para volver al asistente y realizar cambios en la configuración.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

    Access muestra el cuadro de diálogo Importar objetos.

  6. En tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no pudo determinar qué campo o campos identifican inequívocamente cada fila de un objeto determinado. En este caso, seleccione el campo o la combinación de campos que sea único para cada fila y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no está seguro, consulte con el Administrador de la base de datos de SQL Server.

Access importa los datos. Si va a repetir la operación de importación más adelante, puede guardar los pasos de importación como una especificación de importación y volver a ejecutar fácilmente los mismos pasos de importación más adelante. Vaya a la siguiente sección de este artículo para completar la tarea. Si no desea guardar los detalles de la especificación de importación, haga clic en Cerrar, en Guardar los pasos de importación en el cuadro de diálogo Obtener datos externos - base de datos ODBC. Access completa la operación de importación y muestra la nueva tabla o las tablas en el panel de navegación.

Guardar los pasos de importación como una especificación

  1. En Guardar los pasos de importación en el cuadro de diálogo Obtener datos externos - base de datos ODBC, seleccione la casilla de verificación Guardar los pasos de importación.

    Aparece un conjunto de controles extra.

  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.

  3. En el cuadro Descripción, escriba una descripción. Este paso es opcional.

  4. Si desea realizar la operación a intervalos fijos (como semanal o mensual), seleccione la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Esto crea una tarea en Microsoft Office Outlook 2007 que le permite ejecutar la especificación.

  5. Haga clic en Guardar importación.

Configurar la tarea de Outlook

Si seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook en el procedimiento anterior, Access inicia Office Outlook 2007 y muestra una nueva tarea. Siga estos pasos para configurar la tarea.

Nota: Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente de configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

  1. En la ventana de tarea de Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como vencimiento y aviso.

    Para hacer que la tarea se repita, haga clic en Periodicidad y rellene la información adecuada.

    Esta ilustración muestra al programador de tareas con algunos valores típicos.

    Programador de tareas de Outlook

    Para obtener información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo programar una importación o exportación.

  2. Cuando haya terminado con la configuración de la tarea en Outlook, en la pestaña tarea, en el grupo acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

  1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación Imagen del botón .

  3. Vuelva a la ventana de Access y, a continuación, presione F5 para actualizar el panel de navegación.

  4. Haga doble clic en la tabla importada para abrirlo en la vista Hoja de datos.

  5. Asegúrese de que todos los campos y registros se importaron y que no hay ningún error.

  6. Haga clic en la tabla importada en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Revise los tipos de datos de campo y otras propiedades de campo.

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Vincular a datos de SQL Server

Vinculación le permite que conectarse a los datos sin importar esa información, para que puedan ver y editar los datos más recientes en la base de datos de SQL Server y en la base de datos de Access sin crear ni mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar los datos de SQL Server en la base de datos de Access, pero en su lugar en el que desea ejecutar consultas y generar informes basados en datos, debe establecer un vínculo en lugar de importar.

Cuando se vincula a una tabla o vista en una base de datos de SQL Server, Access crea una nueva tabla (a menudo esto se conoce como una tabla vinculada) que refleje la estructura y el contenido del objeto de origen. Puede realizar cambios en los datos de SQL Server o en la vista Hoja de datos o la vista de formulario de Access. Los cambios que realice en los datos en un solo lugar se reflejan en el otro. Sin embargo, si desea realizar cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe hacerlo desde la base de datos de SQL Server o desde dentro de un acceso a proyectos que se con a dicha base de datos. No puede agregar, eliminar o modificar los campos de una tabla vinculada mientras trabaja en Access.

Si la base de datos de SQL Server contiene una gran cantidad de datos, debe elegir la vinculación respecto a la importación, porque el tamaño máximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes (menos el espacio necesario para los objetos del sistema). Importar muchos grandes tablas o vistas puede provocar que supere ese límite, mientras que vincular a los datos no agrega el tamaño mucho a la base de datos de Access.

Escenarios comunes para vincular a datos de SQL Server

Normalmente, vincular a una tabla de SQL Server o ver una base de datos de Access de estas razones:

  • Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para los informes y las consultas y SQL Server para el almacenamiento de datos. Equipos individuales pueden crear tablas de SQL Server y vistas de almacenamiento centralizado, pero a menudo se pondrá estos datos en programas de escritorio para informes y agregación. Vinculación es la opción adecuada, ya que permite a los usuarios de la base de datos de SQL Server y la base de datos de Access para agregar y actualizar los datos y siempre ver y trabajar con los datos más recientes.

  • Es un usuario de Access que inició recientemente con SQL Server. Migró varias de las bases de datos para SQL Server y la mayoría de las tablas de estas bases de datos son las tablas vinculadas. En el futuro, en lugar de crear tablas de Access, crear tablas y vistas en SQL Server y, a continuación, vincular a ellos desde las bases de datos de Access.

  • ¿Desea almacenar los datos de SQL Server, pero también quiere trabajar con los datos más recientes en Access para realizar consultas e imprimir informes que diseñado en Access.

Prepararse para vincular a una tabla de SQL Server

  1. Busque la base de datos de SQL Server que tiene los datos a la que desea vincular. Para obtener información de conexión, póngase en contacto con el Administrador de la base de datos.

  2. Identificar las tablas y vistas a la que desea vincular. Puede vincular a varios objetos en una única operación de vinculación.

  3. Revise los datos de origen y tenga en cuenta las consideraciones siguientes:

    • Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendrá únicamente los primeros 255 campos del objeto a que vincular.

    • Las columnas que son de solo lectura en un objeto de SQL Server seguirá sea de sólo lectura en Access.

    • No podrá agregar, eliminar o modificar columnas de la tabla vinculada en Access.

  4. Identifique la base de datos de Access en el que desea crear las tablas vinculadas. Asegurarse de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en cualquiera de las bases de datos existentes, cree una nueva base de datos en blanco con el siguiente comando:

    Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en nuevo.

  5. Revise las tablas de la base de datos de Access. Cuando se vincula a una tabla de SQL Server o vista, Access crea una tabla vinculada con el mismo nombre que el objeto de origen. Si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de la tabla vinculada, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access se Contactos2 etc.)

Vincular a los datos

  1. Abra la base de datos de destino.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en más.

  3. Haga clic en base de datos ODBC.

  4. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el archivo .dsn que desee usar o haga clic en nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, si el archivo .dsn que desea usar ya existe, haga clic en el archivo en la lista.

    Tengo que crear un nuevo archivo .dsn

    Nota: Los pasos de este procedimiento pueden variar ligeramente, dependiendo del software que está instalado en su equipo.

    1. Haga clic en nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).
      Se inicia el Asistente Crear nuevo origen de datos.

    2. En el asistente, seleccione SQL Server en la lista de controladores y, a continuación, haga clic en siguiente.

    3. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o haga clic en Examinar para guardar el archivo en una ubicación diferente.

      Nota: Debe tener permisos de escritura a la carpeta donde desea guardar el archivo .dsn.

    4. Haga clic en siguiente, revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar para completar al Asistente Crear nuevo origen de datos.
      Crear que un nuevo origen de datos para SQL Server se inicia.

    5. En el asistente, escriba una descripción del origen de datos en el cuadro Descripción. Este paso es opcional.

    6. En ¿qué servidor SQL desea conectarse a, en el cuadro servidor, escriba o seleccione el nombre del equipo de SQL Server a la que desea conectarse y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

    7. En esta página del asistente, necesitará obtener información desde el Administrador de la base de datos de SQL Server, por ejemplo, si desea usar autenticación de Windows NT o SQL Server. Haga clic en siguiente para continuar.

    8. En la siguiente página del asistente, posible que necesite obtener más información en el Administrador de la base de datos de SQL Server. Si desea conectarse a una base de datos, compruebe que está activada la casilla de verificación cambiar la base de datos predeterminada, seleccione la base de datos de SQL Server que desea trabajar con y, a continuación, haga clic en siguiente.

    9. Haga clic en Finalizar. Revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Probar origen de datos.

    10. Revise los resultados de la prueba y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de Prueba de origen de datos de SQL Server ODBC.

      Si la prueba se realizó correctamente, haga clic en Aceptar para completar al asistente, o haga clic en Cancelar para volver al asistente y realizar cambios en la configuración.

  7. Haga clic en Aceptar.
    Access muestra el cuadro de diálogo Vincular tablas.

  8. En tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea establecer el vínculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no pudo determinar qué campo o campos identifican inequívocamente cada fila del origen de datos. En este caso, seleccione el campo o la combinación de campos que sea único para cada fila y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no está seguro, consulte con el Administrador de la base de datos de SQL Server.

Access completa la operación de vinculación y muestra la nueva tabla o tablas vinculadas en el panel de navegación.

Importante: Cada vez que abra una tabla vinculada o el objeto de origen, verá los datos más recientes que se muestran en ella. Sin embargo, los cambios estructurales realizados a un objeto de SQL Server no se reflejan automáticamente en una tabla vinculada.


Para actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura más reciente del objeto SQL Server:

  1. Haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas en el menú contextual.

  2. Active la casilla situada junto a cada tabla vinculada que desea actualizar o bien, haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las tablas vinculadas.

  3. Haga clic en Aceptar.

    Si la actualización se realiza correctamente, Access muestra un mensaje a ese efecto. En caso contrario, Access muestra un mensaje de error.

  4. Haga clic en Cerrar para cerrar el Administrador de tablas vinculadas.

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Obtenga información sobre cómo interpreta Access los tipos de datos de SQL Server

Porque los tipos de datos de Access difieren de los tipos de datos de SQL Server, Access debe determinar el tipo de datos de Access más adecuado para cada columna de cada tabla de SQL Server o ver que importar o vincular a. Por ejemplo, una columna de SQL Server del tipo de datos bit es importar o vincular a Access con el tipo de datos Sí/No. Por ejemplo, una columna de los datos de SQL Server escriba nvarchar(255) (o más pequeño) es importar o vincular a Access con el tipo de datos texto, pero una columna de la nvarcharde tipo de datos(256) (o mayor) se ha insertado como un campo Memo de Access. Después de completar la importación o vinculación operación, debe abrir la tabla en la vista Diseño y confirmar acceso asignado a sus campos de tipos de los datos. Puede cambiar los tipos de datos de campos de las tablas importadas; Sin embargo, no puede cambiar los tipos de datos de campos de tablas vinculadas, excepto en la base de datos de SQL Server o en un proyecto de Access que está conectado a dicha base de datos.

La siguiente tabla enumeran los tipos de datos de SQL Server principales. Las columnas de segunda y terceros muestran cómo interpreta Access cada tipo.

Tipo de datos de SQL Server

Tipo de datos de Access

Tamaño del campo de Access

bigint

Texto

255

binario ( tamaño del campo )

Binario

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

bit

Sí/No

char ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

char ( tamaño del campo ), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

datetime

Fecha y hora

decimal ( precisión , escala )

Número

Decimal (coincidencia de propiedades de Access precisión y escala precisión de SQL Server y escala).

flotante

Número

Doble

imagen

Objeto OLE

int

Número

Entero largo

dinero

Moneda

nchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

nchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

ntext

Memo

numérico ( precisión , escala )

Número

Decimal (coincidencia de propiedades de Access precisión y escala precisión de SQL Server y escala).

nvarchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

nvarchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

nvarchar (MAX)

Memo

real

Número

Único

smalldatetime

Fecha y hora

smallint

Número

Entero

smallmoney

Moneda

sql_variant

Texto

255

text

Memo

marca de tiempo

Binario

8

tinyint

Número

Byte

uniqueidentifier

Número

Id. de replicación

varbinary

Binario

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

varbinary (MAX)

Objeto OLE

varchar ( tamaño del campo ), donde el tamaño de campo es menor o igual a 255

Texto

Igual que el tamaño de campo de SQL Server.

varchar (detamaño del campo), donde el tamaño del campo es superior a 255

Memo

varchar (MAX)

Memo

XML

Memo

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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