Vincular datos a los diagramas IV: Vincular los datos automáticamente

Información general

Vinculación automática de datos

Existe una forma más rápida de vincular los datos con los diagramas que la de arrastrar las filas hasta las formas. Realice este curso y aprenderá a vincular automáticamente datos con formas mediante Microsoft Office Visio Professional 2007.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Vincular automáticamente gran cantidad de datos con varias formas en un solo paso.

  • Configurar Visio para actualizar los datos vinculados automáticamente sin intervención del usuario.

  • Vincular los diagramas de versiones anteriores de Visio que contienen datos con un origen de datos.

Este curso incluye:

  • Una lección autodidáctica y una sesión de práctica para adquirir experiencia. Para realizar la práctica necesitará Microsoft Office Visio 2007 Professional.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Antes de realizar este curso, debe conocer cómo se vinculan los datos a un diagrama y cómo se agregan los gráficos de datos a las formas. De lo contrario, debería realizar los siguientes cursos:

  • Vincular datos a los diagramas I: Introducción

  • Vincular datos a los diagramas II: Gráficos de datos

  • Vincular datos a los diagramas III: Ubicar gráficos de datos

    vodataivOVW_ZA010198023.wma

    Vincular datos a los diagramas I, le enseñamos cómo arrastrar las filas de datos hasta las formas de una en una. Sin embargo, este procedimiento manual puede ser molesto si tiene que vincular muchas filas. En este curso, se explica cómo vincular muchas filas con muchas formas automáticamente en Visio Professional 2007. Asimismo, aprenderá qué hacer con los diagramas de Visio creados en versiones anteriores, diagramas que ya contienen datos. Le mostraremos cómo vincular automáticamente dichos diagramas con orígenes de datos externos para que no tenga que escribir los datos manualmente.

    Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

    En Vincular datos a los diagramas I, le enseñamos cómo arrastrar las filas de datos hasta las formas de una en una. Sin embargo, este procedimiento manual puede ser molesto si tiene que vincular muchas filas. En este curso, se explica cómo vincular muchas filas con muchas formas automáticamente en Visio Professional 2007. Asimismo, aprenderá qué hacer con los diagramas de Visio creados en versiones anteriores, diagramas que ya contienen datos. Le mostraremos cómo vincular automáticamente dichos diagramas con orígenes de datos externos para que no tenga que escribir los datos manualmente.

    Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Vincular automáticamente

1: Colocar las formas en la página; 2: Conectarse al origen de datos; 3: Vincular automáticamente datos a las formas

Procedimiento para vincular automáticamente los datos a los diagramas.

Para vincular automáticamente los datos con los diagramas, se necesita realizar tres pasos, que son similares a los tres pasos del procedimiento manual. El primero consiste en colocar las formas en la página; el segundo, en conectarse con el origen de datos y el tercero, en vincular automáticamente las filas con las formas.

Sin embargo, existen algunas diferencias entre el procedimiento manual y el automático; la más evidente es el último paso. En dicho paso se vinculan las filas con las formas de manera automática y "masiva", en lugar de arrastrar cada una de ellas. Haga clic en Siguiente para obtener más información acerca de estos pasos de vinculación automática.

Colocar las formas en la página

Los nombres de forma del servidor que se encuentran en el diagrama coinciden con los nombres en los datos

Coloque las formas en la página, con texto.

El primer paso, colocar las formas en la página, es muy similar al del procedimiento manual. Sin embargo, lo importante para la vinculación automática es que debe escribir texto para cada forma. Es muy posible que ya haya realizado este paso.

Nota     Para que funcione la vinculación automática, la ortografía de la forma debe ser igual a la ortografía de los datos. El nombre de cada forma de servidor debe coincidir con el nombre correspondiente en los datos. De este modo, es posible realizar la vinculación automática en el paso 3, dado que proporciona a cada par de fila y forma un identificador compartido.

Conectarse a un origen de datos

Menú Datos, comando Vincular datos a las formas

Procedimiento para conectarse a un origen de datos.

El segundo paso consiste en conectarse al origen de datos. Para comenzar, haga clic en Vincular datos a las formas en el menú Datos. De este modo, iniciará el asistente Selector de datos, que es el mismo asistente que usa cuando vincula manualmente los datos con los diagramas.

Seleccionar columnas de conjuntos grandes de datos

Cuadro de diálogo Seleccionar columnas con algunas columnas seleccionadas y una sin seleccionar

Procedimiento para seleccionar las columnas que desea ver en Visio.

Cuando usa el método de vinculación automática, posiblemente esté trabajando con muchos más datos de los que suele emplear cuando usa el método manual. Por lo tanto, es posible que necesite agregar elementos adicionales en el asistente Selector de datos. Por ejemplo, puede elegir qué columnas aparecerán en la ventana Datos externos. Esto es muy útil dado que, a veces, existen muchas columnas en el origen de datos y es posible que no las necesite todas en su diagrama.

Procedimiento para vincular automáticamente

Menú Datos, comando Vincular automáticamente; ventana Datos externos con filas de datos

Ventana Datos externos con filas de datos.

Cuando haya terminado de conectarse al origen de datos, aparecerá la ventana Datos externos en la parte inferior. En lugar de arrastrar cada fila hacia una forma de una en una, basta con hacer clic en Vincular automáticamente en el menú Datos.

Funcionamiento de la vinculación automática

Cuadro de diálogo Vincular automáticamente con Columna de datos establecido en Nombre de red y Campo de forma establecido en Texto de forma

Procedimiento por el cual Visio vincula las filas con las formas.

A continuación, indique a Visio cómo vincular cada fila con una forma. En el Asistente para vincular automáticamente, elija una columna de datos a la izquierda y después Texto de forma a la derecha. En este ejemplo, si los datos en la columna Nombre de red coinciden con los datos en Texto de forma (es decir, el texto que ha escrito para la forma), Visio vinculará dicha fila con la forma. Además, continuará vinculando automáticamente cada fila siempre que Nombre de red y Texto de forma coincidan. ¡No es necesario arrastrarlas!

Resultado

Varias formas de servidor con datos vinculados a dichas formas en un solo paso

Resultado de la vinculación automática de los datos con las formas.

¡Y ya está! Las filas están vinculadas a las formas, y de un solo paso. Tal como ocurre con el procedimiento de vinculación manual, se conecta un gráfico de datos inicial a cada forma, aparecen los iconos de vínculo en la ventana Datos externos y así sucesivamente.

Si usó una versión anterior

Menú Columna de datos establecido en Nombre de red y menú Campo de forma establecido en Nombre de red

Vincular filas con formas que ya contienen datos de otras versiones anteriores de Visio.

En una versión anterior de Visio, ¿escribía los datos en la ventana Propiedades personalizadas? Ya no tiene que hacerlo. Puede vincular el diagrama a un origen de datos de tal modo que Visio pueda escribir los datos automáticamente. Para ello, debe hacer algo diferente en el Asistente para vincular automáticamente. En la parte izquierda, elija una columna de datos del origen de datos. En la parte derecha, para Campo de forma, seleccione un campo en el cual ya haya escrito datos anteriormente. Esto le permite hacer coincidir una columna en el origen de datos con el campo de forma equivalente. Ahora Visio sabrá con qué forma vincular cada fila.

Actualización automática

Cuadro de diálogo Configurar actualización y opción de intervalo de actualización

Procedimiento para configurar la actualización automática.

A continuación, se menciona otra forma de realizar este proceso de forma automática: use Actualización automática para asegurarse de que los datos del diagrama están actualizados. En el menú Datos, haga clic en Actualizar datos y después en Configurar. Active la casilla Actualizar cada y después escriba un número para establecer el intervalo de tiempo entre cada actualización. Puede usar Actualización automática incluso si ha vinculado los datos manualmente.

Práctica

Haga clic en el botón Práctica de Visio para abrir la ventana del programa Visio y la ventana con las instrucciones

Tamaño de la descarga: 203 KB (<1 min a 56 Kbps)

Práctica de Visio

Ahora intente realizar vínculos automáticos en la sesión de práctica.

Acerca de la sesión de práctica

Cuando haga clic en Práctica de Visio, se descargará un dibujo de práctica en el equipo y se abrirá en Visio. También aparecerá una ventana aparte con las instrucciones de la práctica.

Nota     Necesita tener instalado Visio Professional 2007 en el equipo.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cómo se pueden vincular automáticamente las filas con las formas?

Se presiona la tecla Mayús, se selecciona y se arrastran varias filas a un grupo de formas.

Incorrecto. No se pueden vincular varias filas de este modo. Inténtelo de nuevo.

Se arrastra una fila hasta una forma y después se presiona CTRL+Y varias veces.

No, CTRL+Y es una forma adecuada para repetir el color de una línea o un color de relleno. Sin embargo, no funciona para vincular las filas con las formas. Inténtelo de nuevo.

Se hace clic en Vincular automáticamente en el menú Datos.

Correcto. Se debe hacer clic en este comando si desea vincular en un solo paso muchas filas con las formas en su diagrama.

Se hace clic con el botón secundario en la página y se hace clic en Vincular automáticamente.

Incorrecto. No se tiene acceso al comando Vincular automáticamente desde aquí. Inténtelo de nuevo.

Cuando usa la vinculación automática, aparecen los iconos de vínculo junto a las filas.

Verdadero.

Correcto. Es muy similar al proceso manual de arrastrar las filas hasta las formas.

Falso.

Incorrecto; la afirmación no es falsa. Aparecerán iconos de vínculo.

¿Qué necesitan tener las formas para que se puedan vincular los datos automáticamente a ellas?

No deben tener texto, ya que Visio lo agregará.

Incorrecto. A pesar de que Visio muestra los datos en forma de texto, la respuesta no es adecuada. Inténtelo de nuevo.

Filas ya vinculadas a algunas de las formas.

Incorrecto. Éste es el proceso para vincular filas con formas, por lo cual no necesita que existan vinculaciones previas. Inténtelo de nuevo.

Conectores entre las formas.

No, no son necesarios los conectores entre las formas para realizar la vinculación. Inténtelo de nuevo.

Texto.

Correcto. El texto escrito para cada forma le permitirá vincular las filas con las formas automáticamente.

La vinculación automática no le proporciona gráficos de datos.

Verdadero.

Incorrecto. Aparecerá un gráfico de datos predeterminado en cada una de las formas una vez que haya vinculado automáticamente los datos con dichas formas.

Falso.

Correcto; la afirmación es falsa. Aparecerá un gráfico de datos predeterminado en cada una de las formas una vez que haya vinculado automáticamente los datos con dichas formas.

El Asistente para vincular automáticamente se asemeja a:

Vincular automáticamente una fila a una forma si la columna de datos Administrador coincide con el campo de forma Admin

¿Qué ocurre cuando hace clic en Finalizar?

Si el nombre de Administrador de una fila coincide con el texto de alguna forma, Visio vinculará la fila con dicha forma.

Incorrecto. Esta coincidencia se vinculará mediante el texto de forma, pero aquí no se muestra el texto de forma. Inténtelo de nuevo.

Si el nombre de Administrador de una columna coincide con el texto de una forma, Visio vinculará la fila con dicha forma.

Lo siento, pero la respuesta es incorrecta. Inténtelo de nuevo.

Si el nombre de Administrador de una fila coincide con el nombre en el campo Admin de una forma, Visio vinculará la fila con dicha forma.

Correcto, ¡buen trabajo!

Si el nombre de Administrador de una columna coincide con un campo de una forma, Visio vinculará la columna con dicha forma.

Incorrecto. No se pueden vincular columnas con formas. Inténtelo de nuevo.

Ponga a prueba sus conocimientos

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Configurar la página y los datos para realizar una vinculación automática

  1. Coloque las formas en la página en Microsoft® Office Visio® Professional 2007. Asigne a las formas el texto que coincide con los valores de sus datos. Por ejemplo, para asignar un nombre a cada forma, haga clic en ella y escriba el texto. Asegúrese de que los nombres coincidan con aquéllos en sus datos.

  2. En el menú Datos, haga clic en Vincular datos a las formas.

  3. Seleccione el tipo de origen de datos que usará y después haga clic en Siguiente.

  4. En esta pantalla, deberá ubicar los datos externos con los que trabajará. Haga clic en el botón Examinar para ubicarlos. A continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Siga las instrucciones en las pantallas siguientes y, cuando haya terminado, haga clic en Finalizar.

  6. En la parte inferior de la pantalla, aparecerá la ventana Datos externos. Allí podrá ver las filas de datos que vinculará automáticamente a las formas.

Vincular automáticamente las filas a las formas

  1. En el menú Datos, haga clic en Vincular automáticamente.

  2. Asegúrese de que Todas las formas de esta página esté seleccionado.

  3. Haga clic en Siguiente.

  4. Para Columna de datos, elija la columna del origen de datos que contenga los valores coincidentes con las formas.

  5. Para Campo de forma, seleccione Texto de forma.

  6. Haga clic en Finalizar.

Configurar Actualización automática

Actualización automática actualiza los datos del diagrama en el intervalo de tiempo que desee.

  1. Haga clic con el botón secundario en la ventana Datos externos y después haga clic en Configurar actualización.

  2. En la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo, seleccione la configuración Actualización automática y escriba un número para indicar el intervalo de minutos entre actualizaciones.

    Si no necesita especificar los minutos de intervalo entre las actualizaciones, pero desea que los datos se actualicen cada vez que abra el diagrama, puede hacerlo del siguiente modo:

  3. Para cerrar este cuadro de diálogo, haga clic en Cancelar. En el menú Datos, haga clic en Actualizar datos.

  4. Active la casilla Mostrar este cuadro de diálogo al abrir archivo. De este modo, se le pedirá que actualice los datos cada vez que abra el diagrama.

¿Le ha sido útil esta información?

De acuerdo. ¿Algún comentario más?

¿Cómo podemos mejorarlo?

¡Gracias por sus comentarios!

×