Vincular a datos o importarlos desde Microsoft Graph

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Puede importar o vincular a datos desde Microsoft Graph, que es un origen de datos que aprovecha una amplia variedad de información y relaciones de Office 365 para obtener valiosas interferencias e información sobre individuos, grupos y organizaciones. Con estos datos, puede aumentar la inteligencia y la productividad de sus soluciones de Access. Para obtener más información, consulte Microsoft Graph.

  • Al vincular a datos, Access crea una conexión bidireccional que sincroniza los cambios de los datos en Access y Microsoft Graph.

  • Al importar datos, Access crea una copia única de los datos y, por tanto, los cambios de los datos en Access o Microsoft Graph no se sincronizan.

Información general de Access Connecting to Microsoft Graph

Esta es una característica que solo está disponible para suscriptores. La capacidad de vincular o importar datos de Microsoft Graph solo está disponible para los suscriptores de Office 365.

¿Qué es Microsoft Graph?

Microsoft Graph conecta los puntos entre muchos servicios y aplicaciones de Office 365 al recopilar y organizar datos dispares (usuarios, grupos, mensajes, contactos, conversaciones, tareas, archivos, etc.) en un conjunto de relaciones. Entre los ejemplos de relaciones se incluyen: un usuario es miembro de un grupo, el administrador actual del usuario, el usuario se menciona en varias conversaciones o el documento de ese usuario ha sido colaborado por varios colegas en las últimas horas.

La palabra "gráfico" es un término que se usa para indicar una red social de información. Microsoft Graph es una red de conexiones sociales y de datos en Office 365. El valor de cualquier red crece exponencialmente con el número de conexiones. En Microsoft Graph, estas conexiones se basan en lo que está trabajando, con quién trabaja y qué es importante para usted.

Puede obtener rápidamente información actualizada sobre el aprendizaje de los equipos de las tablas de Microsoft Graph, realizar otras acciones y aumentar la inteligencia y la productividad de su solución de base de datos de Access. Por ejemplo, puede buscar las personas más importantes para un usuario y agregarlas como vínculos de correo electrónico a un informe o enviar un informe por correo electrónico a un grupo del que el usuario es miembro.

Antes de empezar

¿Quiere facilitar el proceso? Realice las preparaciones siguientes antes de vincular a datos o importar datos:

  • Los datos de Microsoft Graph se basan en su cuenta profesional o educativa. La primera vez que use Microsoft Graph, es posible que tenga que iniciar sesión en Office 365.

  • Tenga en cuenta el número de columnas en cada tabla o vista. Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que solo vinculará o importará las primeras 255 columnas.

  • Determine la cantidad total de datos que se importarán. El tamaño máximo de una base de datos de Access es de 2 GB, menos el espacio necesario para los objetos del sistema. Microsoft Graph contiene tablas grandes, que pueden tardar mucho tiempo en cargarse y es posible que no pueda importarlas a una sola base de datos de Access. Use los parámetros de consulta de Microsoft Graph para minimizar la cantidad de datos vinculados.

  • Proteja la base de datos de Access y la información de conexión que contenga con una ubicación de confianza y una contraseña de la base de datos de Access. Para más información, vea Decidir si se debe confiar en una base de datos y Cifrar una base de datos utilizando una contraseña de base de datos.

  • Planee con antelación si quiere crear relaciones adicionales. Access vincula o importa subconjuntos filtrados y tablas seleccionadas en el modelo de datos de Microsoft Graph. Es posible que desee crear manualmente relaciones adicionales entre tablas nuevas y existentes mediante la ventana relaciones. Para más información, vea ¿Qué es la ventana Relaciones? y Crear, modificar o eliminar una relación.

Introducción

  1. Seleccione datos externos > nueva _GT_ de origen de datos de _GT_ de los servicios en línea de Microsoft Graph.

  2. Si se le solicita, inicie sesión en su cuenta profesional o educativa de Office 365.

  3. Siga uno de estos pasos:

    • Para importar, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

    • Para vincular, seleccione Vincular el origen de datos creando una tabla vinculada.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo vincular tablas o importar objetos , en tablas, seleccione cada tabla a la que desea vincular o importar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Una lista de filtros predefinidos

Filtrar resultados de vínculos mediante un parámetro de consulta de Microsoft Graph

La vinculación y la importación de Microsoft Graph puede devolver una gran cantidad de datos, especialmente con Grupos y Usuarios de una organización grande. Al realizar la vinculación, le recomendamos usar los siguientes parámetros de consulta de Microsoft Graph para filtrar los datos en el servidor antes de recuperarlos:

  • $top    Busca un conjunto limitado de registros basados en un número, como las primeras 25 filas.

    Nota    Se recomienda usar primero el parámetro de consulta $top=n para que devuelva una pequeña cantidad de datos y así familiarizarse con los campos y los valores.

  • $filter    Filtra el número de filas basadas en una expresión.

  • $select   Devuelve solo las columnas especificadas Sin embargo, Access siempre devuelve el campo ID.

Tenga en cuenta que Access Microsoft Graph solo admite un subconjunto de expresiones, sintaxis y columnas. Para obtener más información sobre lo que se admite y sobre las últimas actualizaciones, vea Usar parámetros de consulta para personalizar respuestas, Tipo de recurso del usuario y Tipo de recurso de grupo.

  1. En el cuadro de diálogo Filtrar resultados, indique un parámetro de consulta de Microsoft Graph. En los siguientes ejemplos se muestran Grupos y Usuarios, pero puede crear filtros similares para las demás tablas.

    $top=10
    $filter=securityEnabled eq false
    $filter=startswith(displayName, 'M')
    $filter=startswith(mailNickname, 'S')
    $filter=startswith(mail,'S') or startswith(mail,'T')
    $filter=startswith(mail, 'B') & $select=mail
    $select=mail,mailEnabled,mailNickname
    $select=classification,displayName
    $top=50
    $filter=startswith(givenName,'J') 
    $filter=startswith(givenName, 'B') & $top=3
    $filter=accountEnabled eq false
    $filter=startswith(jobTitle,'SENIOR')
    $filter=usageLocation eq 'GB' or usageLocation eq 'RU'
    $filter=userType eq 'Member'
    $select=displayName,mail,surname,postalCode
    $select=givenName,jobTitle,mobilePhone
  2. Haga clic en Aceptar.

Resultados

Cuando se completa un vínculo o una operación de importación, las tablas aparecen en el panel de navegación con el mismo nombre que la tabla de Microsoft Graph. Durante una operación de importación, si ese nombre ya está en uso, Access agrega "1" al nuevo nombre de tabla. Durante una operación de vinculación, si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de tabla, pero solo si se aplica un filtro diferente. Siempre puede cambiar el nombre de las tablas a algo más significativo.

Las tablas con el prefijo "My" devuelven datos basándose en quién es el usuario que ha iniciado sesión actualmente.

Puede actualizar mis contactos de Outlook, pero todas las demás tablas de Microsoft Graph son de solo lectura.

En una operación de importación, Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos. Aunque no puede anexar directamente Microsoft Graph a una tabla existente, puede crear una consulta de datos anexados para anexar datos después de haber importado datos de tablas similares.

En una operación de vinculación, si las columnas son de solo lectura en la tabla de Microsoft Graph, también serán de solo lectura en Access.

Sugerencia    Para ver la dirección URL de Microsoft Graph, incluido cualquier parámetro de consulta, mantenga el mouse sobre la tabla en el panel de navegación de Access.

Modificar un parámetro de consulta existente de Microsoft Graph

Si tiene una tabla vinculada con un parámetro de consulta, puede cambiarla.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla vinculada y, a continuación, seleccione Administrador de tablas vinculadas.

  2. En el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas , haga clic en el signo más (+) para expandir el nombre del origen de datos de Microsoft Graph y, a continuación, active la casilla situada junto al nombre del origen de datos específico que desea modificar.

  3. Seleccione volvera vincular.

  4. Actualice la cadena de parámetro de consulta en el cuadro de diálogo volver a vincular la tabla _LT_Linked name> .

    Por ejemplo, cambie $top = 100 a $filter = userType EQ ' miembro '.

    Asegúrese de que hay un signo de interrogación (?) entre el nombre de la tabla y el parámetro de la consulta.

  5. Seleccione Aceptar.

  6. Active la casilla situada junto al nombre del origen de datos específico que modificó.

  7. Seleccione Actualizar.

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