Ver y administrar objetos con el panel de navegación

En este artículo

Información general del panel de navegación

Seleccionar una vista por categorías

Mostrar y ordenar objetos

Buscar objetos en una base de datos

Crear y modificar categorías y grupos personalizados

Agregar objetos a un grupo personalizado

Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados

Ocultar objetos y grupos

Mostrar objetos y grupos

Información general del panel de navegación

El panel de navegación, nuevo en Microsoft Office Access 2007, es una ubicación central desde la que puede ver con facilidad y tener acceso a todos los objetos de base de datos, ejecutar informes, o escribir los datos directamente en las tablas. El panel de navegación reemplaza a la ventana Base de datos, que se usaba en las versiones anteriores de Access. Al abrir una base de datos en Office Access 2007, el panel de navegación se muestra a la izquierda de los objetos o del espacio de trabajo de cualquier base de datos abierta.

Puede personalizar la forma en que se muestra el panel de navegación de las siguientes formas:

Para

Haga esto

Cambiar el ancho del panel de navegación

Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación y, a continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara, arrastre el borde para aumentar o disminuir el ancho.

Expandir o contraer la apariencia del panel de navegación

Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel Botón para abrir o cerrar la barra de cambio de tamaño para el panel de navegación en Access o presione F11 para el alternar el panel entre las vistas abierta y cerrada.

Panel de navegación cerrado y abierto

En el panel de navegación, todos los objetos que están definidos en la base de datos se muestran como categorías. En la ilustración anterior, Todos los objetos de Access es la categoría y Tablas, Consultas, Formularios e Informes son los grupos. Cada categoría está organizada en grupos que se muestran en forma de barras. Los nombres de los grupos cambian según la vista de categoría que está seleccionada, y un grupo puede contener uno o más objetos de base de datos.

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Seleccionar una vista por categorías

Al crear una nueva base de datos en Office Access 2007, el nombre de la categoría que se muestra en el panel de navegación es Todas las tablas. Access 2007 también crea una categoría llamada Personalizar que puede usar para crear una vista personalizada de los objetos. Además, Access 2007 proporciona tres vistas más por categorías predefinidas entre las que puede seleccionar, en función de la forma en que desee que se muestren los objetos:

Categoría

Descripción

Tablas y vistas relacionadas

Permite ver cómo las tablas están relacionadas con otros objetos de la base de datos.

Tipo de objeto

Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo.

Fecha de creación

y

Fecha de modificación

Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o en un intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o Todas las fechas. Estas categorías muestran los objetos en un orden descendente desde el momento en que se crearon o modificaron por última vez.

Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Northwind 2007 que se instala con Office Access 2007, si muestra la categoría Todas las tablas, puede ver cómo varios objetos están relacionados con una tabla. En esta vista, dentro de cada grupo, la tabla aparece siempre primero, seguida de todos los objetos que dependen de los datos de esa tabla. En la siguiente ilustración, el grupo Empleados muestra la tabla Empleados seguida de los objetos relacionados con la tabla Empleados, y ocurre lo mismo con los grupos Transportistas y Clientes.

El panel de navegación muestra las tablas de los grupos y objetos relacionados con cada tabla

Cada vez que seleccione una categoría predefinida, Access incluye un grupo global que contiene todos los objetos de la base de datos. Puede ubicar fácilmente el grupo global para una categoría buscando la palabra Todos en el nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas las tablas.

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Mostrar y ordenar objetos

Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el panel de navegación. Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o modificación, o mostrar objetos como iconos o listas. De forma predeterminada, Access ordena los objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden alfabético ascendente, pero también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para especificar la manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente:

  • Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación para mostrar el menú contextual y, a continuación, realice cualquiera de las siguientes acciones:

    • Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista.

    • Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos los grupos.

    • Para cambiar el criterio de ordenación para los objetos, seleccione Ordenar por y, a continuación, seleccione una opción de ordenación.

    • Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga clic en Ordenar por y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas.

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Buscar objetos en una base de datos

A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Office Access 2007 busca dentro de la categoría los grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que reúnen los términos de búsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen.

Nota  Access busca objetos sólo en las categorías y los grupos que se muestran actualmente en el panel de navegación.

Sugerencia  Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una de las categorías predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a asegurarse de que todos los grupos están visibles en el panel de navegación.

Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos

  1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Barra de búsqueda.

  2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro Barra de búsqueda.

    Barra de búsqueda del panel de navegación

    A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo que no contienen coincidencias.

  3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda Botón de Borrar cadena de búsqueda o presione la tecla RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación, escriba el nuevo texto que desea buscar.

    Nota  Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación muestra nuevamente todos los objetos disponibles.

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Crear y modificar categorías y grupos personalizados

Al crear una nueva base de datos sin usar una plantilla, Office Access 2007 crea automáticamente una categoría personalizada que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de datos. Puede cambiar el nombre de la categoría personalizada, crear más grupos personalizados en ella y asignar objetos a esos grupos. La opción de ordenación predeterminada para los grupos es Todas las tablas.

Al ver las categorías y los grupos personalizados desde el panel de navegación, siempre se ven los accesos directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequeña flecha situada junto a la esquina inferior izquierda del icono del objeto.

Accesos directos en una vista por categorías personalizada

Al abrir un acceso directo, abre el objeto de destino de éste. Sin embargo, si elimina un acceso directo, Office Access 2007 no elimina el objeto de la base de datos al que apunta el acceso directo. También puede ocultar y cambiar los nombres de los accesos directos sin cambiar los datos a los que los accesos directos apuntan en la base de datos.

Una forma de personalizar los objetos de una base de datos es crear categorías personalizadas. Por ejemplo, puede crear una categoría personalizada cuando desea crear un formulario con tipos específicos de botones o vínculos que puede usar para navegar por la base de datos. Cuando crea una categoría personalizada, se aplica únicamente a la base de datos actual. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos. Para crear una categoría personalizada, cambie el nombre de la categoría Personalizada predeterminada que Access proporciona o cree una nueva categoría personalizada. Limitar el número de categorías y grupos personalizados en la base de datos facilita la ubicación de datos.

Nota   Aunque puede quitar los objetos de una categoría o un grupo personalizado, no puede quitar los objetos de una categoría o un grupo predefinido.

Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, use el cuadro de diálogo Opciones de exploración. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las categorías que se han definido en la base de datos y muestra los grupos para una categoría seleccionada.

Crear una categoría personalizada

Al crear una nueva categoría personalizada, se crean dos grupos llamados Objetos sin asignar y Grupo personalizado 1 para esa categoría. De forma predeterminada, Office Access 2007 no coloca ningún objeto en el grupo Objetos sin asignar. En su lugar, todos los objetos de una categoría que están sin asignar a ningún grupo se muestran en el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegación.

  1. Para crear una nueva categoría, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.

  2. En Categorías, haga clic en Agregar elemento.

    Aparece una categoría nueva en Categorías, en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

  3. Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de una categoría personalizada

Si hay una categoría personalizada que no se usa, puede cambiarle el nombre en lugar de agregar una nueva categoría personalizada.

  1. Para cambiar el nombre de una categoría personalizada, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.

  2. En Categorías, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de elemento.

  3. Escriba un nuevo nombre para la categoría y presione ENTRAR.

Después de crear o cambiar el nombre de una categoría personalizada, tiene que crear grupos personalizados en cada categoría personalizada.

Access crea automáticamente un grupo Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada categoría nueva. Los objetos que no están asignados a grupos se colocan automáticamente en el grupo Objetos sin asignar. Puede crear un nuevo grupo personalizado o cambiar el nombre del grupo Grupo personalizado 1 por el nombre que elija.

Crear un grupo personalizado

  1. Para crear un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.

  2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en Agregar grupo.

  3. Escriba un nombre para el nuevo grupo y presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de un grupo personalizado

  1. Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.

  2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en el grupo personalizado y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de grupo.

  3. Escriba un nuevo nombre del grupo y presione ENTRAR.

Después de haber creado un grupo personalizado en una categoría personalizada, agregue o mueva objetos, como tablas, en el grupo personalizado.

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Agregar objetos a un grupo personalizado

Puede agregar objetos a un grupo personalizado de varias formas diferentes, como arrastrar un objeto para crear un acceso directo, copiar y pegar, e importar objetos desde orígenes externos. Sin embargo, si elige cortar un objeto de un grupo, tenga en cuenta que esto puede causar problemas. No se recomienda cortar un objeto porque una base de datos es un conjunto de componentes que funcionan juntos, y si se elimina un objeto de ese conjunto de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.

  • Para agregar o mover objetos de la base de datos a un grupo personalizado, haga clic en la flecha desplegable de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado que creó.

  • En Objetos sin asignar, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea agregar o mover.

  • Haga clic en Agregar al grupo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar el objeto.

Copiar y pegar objetos

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar, y, a continuación, haga clic en Copiar.

  • Haga clic con el botón secundario en el grupo del panel de navegación donde desee pegar el objeto y, a continuación, haga clic en Pegar. También puede pegar el objeto en el panel de navegación de otra base de datos que esté abierta en Office Access 2007.

Importar tablas desde otras bases de datos o datos de otros programas (como archivos de texto y libros de Microsoft Office Excel) es otra forma de agregar objetos a la base de datos. Para obtener más información sobre cómo importar datos externos, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

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Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados

Al ver objetos personalizados en el panel de navegación, en realidad está viendo los accesos directos a esos objetos. Un icono de objeto con una pequeña flecha ubicada junto a la esquina inferior izquierda indica que es un acceso directo o un puntero al propio objeto.

Accesos directos en una vista por categorías personalizada

Si quita o elimina un acceso directo del panel de navegación, sólo está moviendo el puntero a ese objeto y no está quitando el objeto de la base de datos. Cuando el acceso directo de un objeto se quita de un grupo personalizado en el panel de navegación, la referencia al objeto se quita del grupo personalizado y el objeto aparece en el grupo Objetos sin asignar del panel de navegación.

  • Para quitar un acceso directo, haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Quitar.

  • Para restaurar el acceso directo para el objeto, arrastre el objeto del grupo Objetos sin asignar del panel de navegación al grupo personalizado.

Importante  Aunque puede eliminar (es decir, quitar de forma permanente) los grupos personalizados y predefinidos, no se recomienda hacerlo porque puede causar problemas en la base de datos. Las bases de datos son grupos de componentes que funcionan juntos, y si se borra un objeto de ese grupo de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.

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Ocultar objetos y grupos

Ocultar un objeto o grupo puede ser una mejor opción que eliminarlo cuando el objeto o grupo no se usa o se desea restringir el acceso a él. Ocultar un objeto no cambia la base de datos, mientras que eliminar un objeto o grupo (aunque parezca ser un duplicado) puede hacer que la base de datos deje de funcionar completamente o en parte.

Para ocultar un objeto o grupo en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:

  • Para ocultar un objeto, haga clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar en este grupo.

  • Para ocultar un grupo entero, haga clic con botón secundario en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar.

Para ocultar un objeto o grupo que aparece atenuado en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:

  1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.

  2. En el cuadro de dialogo Opciones de exploración, desactive la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Mostrar objetos y grupos

Para mostrar los objetos o grupos ocultos sin proporcionarles acceso, haga lo siguiente:

  • Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.

  • En el cuadro de dialogo Opciones de exploración, active la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si los objetos y grupos ocultos aparecen atenuados en el panel de navegación, no están habilitados. Para que estén disponibles estos objetos o grupos atenuados desde el panel de navegación, haga lo siguiente:

  • Para habilitar un objeto, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar en este grupo.

  • Para mostrar un grupo, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar.

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Se aplica a: Access 2007



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