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Ver y actualizar un calendario de SharePoint

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Puede ver y actualizar un calendario de SharePoint, como lo haría el calendario de Outlook. Use Microsoft Outlook 2010 para ver un calendario desde un sitio de SharePoint en paralelo con un calendario de Outlook, ver una superposición de los calendarios como si fueran un solo calendario e incluso copiar eventos entre los calendarios.

Nota: Las características descritas en este artículo requieren tecnologías de Microsoft SharePoint en el entorno de su organización. Estas características funcionan mejor con SharePoint 2007 o una versión posterior. Si no está seguro de qué versión de Microsoft SharePoint se está ejecutando en el servidor, pida al administrador de SharePoint.

Cuando se conecta un calendario de SharePoint a Outlook, aparece en Otros calendarios con sus carpetas de calendario.

  1. En un explorador web, abra el calendario en el sitio de SharePoint.

    Si no encuentra el calendario, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre del calendario.

  2. En el grupo Acciones de la ficha Calendario, haga clic en Conectar a Outlook.

  3. Cuando se le pida que confirme si desea permitir que el sitio web abra un programa en el equipo, haga clic en Permitir. Cuando se le pida que confirme si desea conectar el calendario de SharePoint con Outlook, haga clic en .

    En Outlook, en Calendario, el calendario de SharePoint se agrega al panel de navegación en Otros calendarios.

Puede superponer un calendario de SharePoint con calendarios de Outlook o con otros calendarios de SharePoint para que puedan ver todos los eventos a la vez.

De forma predeterminada, el calendario de SharePoint se abre en la vista calendario en Otros calendarios en el panel de navegación. Se muestra como un calendario adicional junto a su calendario de forma predeterminada en la vista Calendario en paralelo, pero puede desactivar las casillas de verificación de los demás calendarios que no desea ver.

  1. En Calendario, en el panel de navegación, active o desactive la casilla de verificación de otros calendarios hasta que aparezcan los calendarios que desea superponer.

    Cada calendario que selecciona se abre a la derecha del último calendario abierto.

  2. En la ficha de calendario, haga clic en la flecha Imagen de botón .

    La flecha cambiará de color cuando la elija o haga clic en ella. Cuando haga clic en la flecha, la ficha se moverá a la izquierda. Los calendarios estarán entonces en modo de superposición.

  3. Para agregar otro calendario a la superposición, repita los pasos anteriores.

Para quitar un calendario de la superposición, haga clic en la flecha de la ficha Calendario, o desactive la casilla de verificación del calendario en el panel de navegación.

Puede agregar citas y eventos de todo el día a un calendario de SharePoint de modo similar a como lo hace con sus calendarios de Outlook.

  1. Abra el calendario de SharePoint en Outlook. En la ficha Inicio, en el grupo nuevo, haga clic en el tipo de evento que desee agregar.

    También puede crear eventos periódicos, aunque algunas patrones de repetición personalizados no están disponibles en los calendarios de SharePoint.

  2. Escriba la información acerca del evento, como normalmente lo hace en Outlook.

  3. Haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencia: Puede arrastrar elementos entre el calendario de SharePoint y su calendario personal de Outlook, o puede copiarlos y pegarlos.

  1. En Calendario, en el panel de exploración, en Otros calendarios, seleccione el calendario que desea quitar.

  2. Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar nombre de carpeta del calendario.

  3. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

Nota: Esta acción sólo quita el calendario de Outlook, no del sitio de SharePoint.

Pueden configurar los calendarios de SharePoint para que se puedan agregar elementos de calendario mediante el envío de correo electrónico, si el sitio y el calendario están habilitados para recibir contenido por correo electrónico.

Cuando envía una convocatoria de reunión a un calendario en un sitio de SharePoint, puede trabajar con ella igual que lo haría con otros eventos de calendario en un sitio de SharePoint. No obstante, los calendarios en sitios de SharePoint no envían actualizaciones automáticamente a los asistentes cuando se realizan cambios. Por ejemplo, si cambia la ubicación de una reunión, debe notificarlo a los asistentes.

Para enviar un elemento de calendario, envíe una convocatoria de reunión o una cita mediante Outlook como lo haría normalmente. En el cuadro para o Cc de la convocatoria de reunión, agregue la dirección del calendario de SharePoint. O bien, si su grupo de SharePoint ya incluye el calendario, agregue la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint en su lugar.

Calendarios se pueden configurar para recibir también datos adjuntos a elementos por correo electrónico. Para incluir datos adjuntos junto con el elemento de lista, adjunte el archivo a la convocatoria de reunión como lo haría normalmente.

Para poder enviar correo electrónico a un calendario, debe saber si el calendario está configurado para recibir correo electrónico y, si es así, obtener la dirección.

Siga uno o varios de estos procedimientos para obtener la dirección de correo electrónico del calendario:

  • Buscar en la libreta de direcciones. Si la dirección de correo electrónico no está, puede obtenerla de la persona que configuró el calendario. A continuación, puede agregarlo a su lista de contactos para que pueda encontrarlo fácilmente más adelante.

  • Ver la descripción del calendario que aparece justo debajo del título del calendario. El propietario del sitio puede haber agregado la dirección de correo electrónico del calendario a su descripción.

  • Ver la configuración de correo electrónico de la lista, si tiene permiso para ver la configuración del calendario:

    1. En un explorador web, abra el calendario en su sitio de SharePoint.

      Si el nombre de su calendario no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después en el nombre de su calendario.

    2. En el grupo Configuración de la ficha Calendario, haga clic en Configuración de la lista.

      Si el calendario está habilitado para recibir correo electrónico, su dirección aparece bajo Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.

Su organización puede usar grupos de SharePoint, que permiten a los miembros enviar correo a otros. La dirección del grupo de SharePoint puede contener las direcciones de calendarios para que al enviar convocatorias de reunión a los miembros del grupo, los elementos se agregan automáticamente a su calendario de SharePoint. En este caso, puede usar la dirección del grupo de SharePoint para el calendario

Puede ver y actualizar un calendario de SharePoint igual que lo haría con uno de Outlook.

Puede ver un calendario desde un sitio de SharePoint al lado de un calendario de Outlook, ver una superposición de los calendarios como si fuesen uno solo, e incluso copiar eventos entre los calendarios.

Cuando se conecta un calendario de SharePoint con Outlook 2007, aparece en Otros calendarios con sus carpetas de calendario. Puede conectar varios calendarios simultáneamente, por ejemplo, un calendario de las vacaciones del equipo y un programa del proyecto. Dependiendo de sus necesidades, podrá elegir con qué calendarios desea trabajar: uno solo desde un sitio de SharePoint, varios calendarios de SharePoint (si los tiene) o calendarios de Outlook.

Calendario de un sitio de SharePoint que aparece en Outlook

Si su equipo almacena sus programaciones de proyecto, conferencias o vacaciones en un calendario de SharePoint, puede ver el calendario del equipo simultáneamente con el suyo personal e identificar conflictos. Además, puede copiar elementos de un calendario al otro sin salir de Outlook.

  1. En un explorador Web, abra el calendario en el sitio de SharePoint.

    Si no encuentra su calendario, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre del calendario.

  2. En el menú Acciones Imagen del menú , haga clic en Conectar con Outlook.

    Conexión de calendario de sitio de SharePoint a Outlook

  3. Cuando se le pregunte que confirme si desea conectar el calendario de SharePoint con Outlook, haga clic en .

    En Outlook, en Calendario, el calendario de SharePoint se agrega en Otros calendarios. Si se han activado las casillas de verificación correspondientes al calendario de SharePoint y a su calendario de Outlook predeterminado, ambos calendarios aparecen en una vista uno al lado del otro.

Puede superponer un calendario de SharePoint con calendarios de Outlook o con otros calendarios de SharePoint, de modo que pueda ver todos los eventos de una vez. Por ejemplo, puede ver si hay algún conflicto en la programación de las vacaciones de alguien del equipo de SharePoint con una reunión que desee programar en su calendario de Outlook.

Para superponer un calendario de SharePoint con otro calendario, primero tiene que conectar el calendario con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un calendario de SharePoint con Outlook, en este artículo.

De forma predeterminada, el calendario de SharePoint se abre en la vista Calendario en Otros calendarios en el panel de exploración. Aparece un calendario adicional junto a su calendario predeterminado en la vista de unos calendarios al lado de otros, pero puede desactivar las casillas de verificación correspondientes a otros calendarios que no desee ver.

  1. En el Calendario, en el panel de exploración, active o desactive la casilla de verificación de otros calendarios hasta que aparezcan los calendarios que desea superponer.

    Cada calendario que seleccione se abre a la derecha del calendario que ya se está mostrando.

  2. En la ficha Calendario Ficha de calendario desde el sitio de SharePoint , haga clic en la flecha Imagen de botón .

    La flecha cambiará de color cuando la elija o haga clic en ella. Cuando haga clic en la flecha, la ficha se moverá a la izquierda. Los calendarios estarán entonces en modo de superposición.

    Fichas de dos calendarios en modo de superposición

  3. Para agregar otro calendario a la superposición, repita los pasos anteriores.

Nota: Siempre debe mostrarse al menos un calendario.

Sugerencia: Para quitar un calendario de la superposición, haga clic en la flecha de la ficha en los calendarios superpuestos. La flecha apunta hacia fuera de los calendarios que están superpuestos.

Puede agregar citas y eventos de todo el día a un calendario de SharePoint, de modo similar a como lo hace con sus calendarios de Outlook. Encontrará información general sobre citas y eventos de todo el día en los vínculos de la sección Vea también.

Nota: Las convocatorias de reunión no funcionan en un calendario de SharePoint. Por ejemplo, los asistentes no reciben automáticamente actualizaciones cuando cambia un evento de un calendario de SharePoint.

Para agregar un evento a un calendario de SharePoint mediante Outlook 2007, primero tiene que conectar el calendario con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un calendario de SharePoint con Outlook, en este artículo.

De forma predeterminada, el calendario de SharePoint se abre en la vista Calendario en Otros calendarios en el panel de exploración. Aparece un calendario adicional junto a su calendario predeterminado en la vista de unos calendarios al lado de otros, pero puede desactivar las casillas de verificación correspondientes a otros calendarios que no desee ver.

  1. Si su calendario no aparece, haga clic en Calendario en el panel de exploración.

  2. En Otros calendarios, compruebe que se ha activado la casilla de verificación correspondiente a su calendarios de SharePoint.

  3. Si está presentando el calendario de SharePoint al lado del calendario de Outlook, haga clic en una celda del calendario de SharePoint si todavía no es el calendario activo.

    El título del calendario activo aparece más oscuro que los títulos de los otros calendarios.

  4. En el menú Acciones, haga clic en el tipo de evento que desea agregar, como Nueva cita o Nuevo evento Todo el día.

    También puede crear eventos repetitivos, aunque algunos de los patrones de repetición personalizados no están disponibles en los calendarios de SharePoint.

  5. Introduzca la información sobre el evento como lo haría normalmente en Outlook.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencia: Puede arrastrar elementos entre el calendario de SharePoint y su calendario personal de Outlook, o puede copiarlos y pegarlos.

  1. En Calendario, en el panel de exploración, en Otros calendarios, seleccione el calendario que desea quitar.

  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el calendario y, a continuación, haga clic en Eliminar "nombre de carpeta del calendario" en el menú contextual.

  3. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

    Nota: Esta acción sólo quita el calendario de Outlook, no del sitio de SharePoint.

Los calendarios de SharePoint se pueden configurar de modo que las personas puedan agregar elementos de calendario enviando correo electrónico, si su sitio y el calendario están habilitados para recibir contenido por correo electrónico.

Cuando envía una convocatoria de reunión a un calendario en un sitio de SharePoint, puede trabajar con ella igual que lo haría con otros eventos de calendario en un sitio de SharePoint. No obstante, los calendarios en sitios de SharePoint no envían actualizaciones automáticamente a los asistentes cuando se realizan cambios. Por ejemplo, si cambia la ubicación de una reunión, debe notificarlo a los asistentes.

Para poder enviar correo electrónico a un calendario, necesita saber si el calendario está configurado para recibir correo electrónico y, si es así, conseguir la dirección.

  1. Siga uno o varios de estos procedimientos para conseguir la dirección de correo electrónico del calendario:

    • Mire en la Libreta de direcciones. Si no encuentra allí la dirección de correo electrónico, puede pedírsela a la persona que configuró el calendario. Después, agréguela a la lista Contactos de forma que pueda encontrarla fácilmente cuando lo desee.

    • Vea la descripción del calendario, que aparece justo debajo de su título. Puede que el propietario de su sitio haya agregado la dirección de correo electrónico del calendario en su descripción.

    • Vea los valores de configuración del correo electrónico para la lista, si tiene los permisos necesarios para ver la configuración del calendario:

      1. En un explorador Web, abra el calendario en su sitio de SharePoint.
        Si el nombre de su calendario no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de su calendario.

      2. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista.
        Si el calendario está habilitado para recibir correo electrónico, su dirección aparece bajo Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.

    • Utilice la dirección de correo electrónico de su grupo de SharePoint para enviar el elemento de calendario, como una convocatoria de reunión o una cita, por correo electrónico. Puede que su organización tenga su propia lista de correo electrónico, denominada grupo de SharePoint, que habilita a sus miembros para enviarse correo entre ellos. La dirección del grupo de SharePoint puede contener la dirección de su calendario, de forma que, cuando envíe una convocatoria de reunión a los miembros del grupo, los elementos se agreguen automáticamente a su calendario de SharePoint.

  2. Para enviar un elemento de calendario, envíe una convocatoria de reunión o una cita mediante Outlook como lo haría normalmente.

    Los calendarios también se pueden configurar para recibir datos adjuntos a elementos por correo electrónico. Para incluir datos adjuntos con un elemento de lista, adjunte el archivo a la convocatoria de reunión como lo haría normalmente.

  3. En el cuadro Para o CC de la convocatoria de reunión, agregue la dirección del calendario. O bien, si su grupo de SharePoint ya incluye el calendario, agregue la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint en su lugar.

  4. Haga clic en Enviar.

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