Ver la declaración de directiva de administración de la información para un documento

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Habitualmente abre y modifica los documentos que están guardados en bibliotecas de documentos en el sitio de su equipo. Cuando abre un documento, libro o presentación, podría observar que la barra de mensajes al principio de la ventana del documento muestra información acerca de una directiva de administración de la información. ¿Qué significa?

Las organizaciones pueden definir y usar directivas de administración de la información en los sitios de Microsoft Office SharePoint Server 2007 para exigir el cumplimiento de procesos empresariales corporativos o legislaciones jurídicas o gubernamentales para la administración de la información. Cuando abre un documento de Microsoft Office Word 2007, una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007 o una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 que están sujetos a una directiva de administración de la información, la barra de mensajes muestra que existe una directiva y le permite ver la declaración de la misma.

Importante: La capacidad de ver la declaración de una directiva de administración de información está disponible sólo en Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007, Microsoft Office Ultimate 2007 y en las versiones independientes de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007.

En este artículo

¿Requiere una declaración de directiva de administración de información que tomar medidas?

Ver la declaración de directiva de administración de información

¿Exige una declaración de una directiva de administración de la información que emprenda alguna acción?

Office SharePoint Server 2007 proporciona una forma de que los administradores establezcan directivas de administración de la información para controlar y supervisar las acciones realizadas con esos elementos. Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007 ayudan a ver la descripción de la directiva de administración de la información, y estos programas muestran un mensaje si la directiva requiere una acción, como insertar un código de barras o una etiqueta en el documento.

Una directiva de administración de la información puede incluir cualesquiera de diversas características de directiva:

  • Caducidad    La característica de directiva Caducidad ayuda a las organizaciones a eliminar o quitar el contenido obsoleto de sus sitios de un modo coherente y reproducible.

  • Auditoría    La característica de directiva Auditoría ayuda a las organizaciones a analizar cómo se usan los sistemas de administración de contenido en los eventos de registro y en las operaciones que se realizan en los documentos y elementos de las listas.

  • Códigos de barra    La característica de directiva Códigos de barras ayuda a las organizaciones a realizar el seguimiento de las copias físicas de los documentos o elementos de una lista que se imprimieron desde un sitio.

  • Etiquetas    La característica de directiva Etiquetas también ayuda a las organizaciones a realizar el seguimiento de las copias físicas de los documentos o elementos de una lista que se imprimieron desde un sitio.

  • Características de auditoría personalizadas que diseña e implementa una organización.

Generalmente, una organización crea una declaración de directiva para explicar qué características de directiva se aplican al contenido o qué control especial se necesita para el mismo.

Dos características de auditoría que pueden requerir una respuesta del usuario son los códigos de barras y las etiquetas. Si la directiva de administración de la información de un documento requiere un código de barras o una etiqueta, e intenta guardar o imprimir el documento sin el elemento requerido, puede que se le pida que inserte el código de barras o la etiqueta. La sección Vea también incluye vínculos a más información sobre los códigos de barras y las etiquetas.

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Ver la declaración de la directiva de administración de la información

Cuando abre un documento de Office Word 2007, una hoja de cálculo de Office Excel 2007 o una presentación de Office PowerPoint 2007 que están sujetos a una directiva de administración de la información, la barra de mensajes aparece con un botón que permite ver la declaración de la misma. No puede realizar ninguna acción en la directiva de administración de la información desde este cuadro de diálogo, sólo puede ver la declaración de la directiva.

Nota: Se puede crear una directiva de administración de la información única para cada tipo de contenido y una biblioteca de documentos puede contener varios tipos de contenido, de modo que es posible que diferentes elementos de la misma biblioteca de documentos estén sujetos a directivas de administración de la información distintas.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece en Inicio rápido, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Haga clic en el nombre del documento, hoja de cálculo o presentación que desee abrir. El archivo se abre en Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007.

    Nota: No tiene que desproteger el archivo.

  3. Para ver la directiva, realice uno de estos procedimientos:

    • En la barra de mensajes al principio de la ventana de documentos, haga clic en Detalles.

      Barra de mensajes que muestra la declaración de una directiva de administración de la información

      Sugerencia: Puede cerrar la barra de mensajes haciendo clic en Cerrar barra de mensajes en la esquina superior derecha de la barra. Para mostrar la barra de mensajes de nuevo, en la ficha Ver, en el grupo Mostrar u ocultar, active la casilla de verificación Barra de mensajes.

    • En la barra de estado en la parte inferior de la ventana del documento, haga clic en el botón este documento tiene una directiva, Indicador de la barra de estado .

      Si cierra la barra de mensajes, siempre puede ver la declaración de la directiva de administración de la información haciendo clic en el indicador de la barra de estado. Observe que este indicador sólo aparece cuando un documento tiene aplicada una directiva de administración de la información.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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