Ver el trabajo del equipo con el Organizador de equipo

Los jefes de proyecto siempre se han esforzado para ver clara y rápidamente lo que está haciendo su equipo en un determinado momento de la programación del proyecto. Los jefes de proyecto también se esfuerzan por encontrar una manera rápida y sencilla de actuar ante los problemas cuando los descubren.

Le presentamos el Organizador de equipo, una nueva característica de Project 2010 que ofrece a los jefes de proyecto mayor visibilidad y control sobre el trabajo de su equipo.

¿Qué desea hacer?

Ver el trabajo del equipo

Mover una tarea a otro momento en la programación

Ajustar la programación con la vista Organizador de equipo

Personalizar el Organizador de equipo

Ver el trabajo del equipo

  1. En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista.

  2. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo.

Aparece el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A la izquierda, aparecen los nombres de los recursos. Todas las tareas asignadas a un recurso aparecen en la misma fila a la derecha. Las tareas de recursos que no tengan fecha de inicio o fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso.

Las tareas que no están asignadas a ninguna persona aparecen en la parte inferior.

Sugerencia: Si usa la administración de proyectos ágil como método de programación de proyectos de la organización, use las tareas no asignadas como el "trabajo pendiente" de tareas que esperan ser asignadas a recursos en futuros sprints.

Gráfico del Organizador de equipo

1. Una tarea completada Esta tarea es una tarea completada con 100% de trabajo real. No se puede mover con el Organizador de equipo.

2. Dos tareas asignadas a la misma persona La tarea de la parte superior está tarea programada automáticamente y parcialmente completada (lo que se indica con el cambio de color en la barra). La tarea de la parte inferior está tarea programada manualmente. Ambas están programadas a la misma hora y asignadas a la misma persona. La sobreasignación resultante está señalada con líneas rojas. Para resolver la sobreasignación, cualquiera de estas tareas se puede mover a una hora diferente en la programación (o a otra persona).

3. Una tarea no programada Esta tarea está asignada a una persona específica pero no tiene la suficiente información de programación para convertirse en una tarea programada. Para que se programe una tarea (y de esta manera se mueva a la derecha de la vista), debe tener establecidas al menos dos configuraciones de programación. Por ejemplo, si se ha establecido la duración y la fecha de inicio (pero no la fecha de finalización), la fecha de finalización se establecerá automáticamente y se convertirá en una tarea programada. De manera similar, si tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización establecidas (pero no la duración), también se convertirá en una tarea programada. Si solo está establecida la fecha de inicio, seguirá siendo una tarea no programada.

4. Una tarea sin asignar Esta tarea no se ha asignado a ninguna persona. Para asignarla, se puede arrastrar la tarea hasta la programación de la persona en la sección de la derecha. Para mantener la tarea sin programar pero asignada a una persona, arrástrela verticalmente hasta el nombre de la persona en la sección superior izquierda.

Sugerencia: El color de la tarea ofrece información útil sobre su estado de programación. Por ejemplo, las partes de la barra de color azul oscuro indican el trabajo real. Las tareas verdes están programadas manualmente. Aprenda a personalizar los colores de las barras.

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Mover una tarea a otro momento en la programación

Existen diferentes motivos por los cuales podría necesitar mover una tarea. Quizás alguna persona tenga demasiado trabajo asignado. O puede que desee reasignar el trabajo a otra persona. Tal vez descubra que no hay nadie trabajando en una tarea importante. El Organizador de equipo se encarga de todos estos problemas y de mucho más.

Con el Organizador de equipo, reprogramar una tarea es tan simple como arrastrarla a otro lugar.

  1. En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista.

  2. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo.

Desplazamiento de tareas en el Organizador de equipo

1. Mover una tarea verticalmente para resolver una sobreasignación Antes de que se moviera la tarea, este recurso estaba trabajando en dos tareas al mismo tiempo.

2. Mover una tarea verticalmente para asignar trabajo nuevo a una persona El trabajo que no está asignado a una persona se puede asignar a alguien mediante arrastrar y colocar.

3. Mover una tarea horizontalmente

Se puede programar una tarea para retrasarla dentro de la programación de una persona.

A continuación, se describen otras maneras en que puede usar el Organizador de equipo.

Para

Realice esta acción

Ver el período no laborable    

El período no laborable de una persona se mostrará como barras verticales de color gris. Haga doble clic en las barras verticales para ver más detalles acerca del período no laborable.

Resumir la información sobre la tarea para ver menos o más detalles    

Para obtener un mayor nivel de detalle acerca de la información de la tarea y del proyecto, resuma la información en el Organizador de equipo. Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Formato, haga clic en Resumen para seleccionar el nivel de detalle y, a continuación, seleccione un nivel de esquema. Cuando las tareas estén resumidas, la tarea del nivel máximo aparecerá como una barra simple.

Seleccionar varios elementos    

Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en varios nombres de recursos o tareas. También puede arrastrar el mouse sobre varios elementos para seleccionarlos.

Mover elementos mediante el uso del teclado

En el Organizador de equipo, puede desplazarse a través de los elementos usando las teclas de dirección. Para mover una tarea resaltada, use CTRL + flecha. Para desplazar la vista, use ALT + flecha.

Mover elementos fuera de la ventana

Si arrastra una tarea al extremo del Organizador de equipo, la vista se desplazará automáticamente. De esta manera, puede arrastrar una tarea más allá en el futuro (o el pasado) sin que sea necesario liberar el botón del mouse.

Obtener información rápida acerca de las tareas    

Mantenga el mouse sobre una tarea para leer información útil e importante acerca de su programación. Descubrirá que la antigua y conocida información sobre herramientas se ha ampliado significativamente para ayudarle a tomar importantes decisiones relacionadas con la programación.

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Ajustar la programación con la vista Organizador de equipo

Si ha leído las demás secciones de este artículo, ya estará bastante familiarizado con el desplazamiento de tareas en el Organizador de equipo. En esta sección, se describen otras acciones que se pueden realizar en el Organizador de equipo para aprovechar mejor el tiempo.

La mayoría de las acciones que se pueden llevar a cabo en la vista Diagrama de Gantt, y en otras vistas, también se pueden realizar en el Organizador de equipo. Descubrirá que el Organizador de equipo es una manera más sencilla de ajustar la programación de las tareas.

Para

Realice esta acción

Cambiar el modo en que están programadas las tareas    

Para cambiar una tarea de tarea programada automáticamente a tarea programada manualmente, haga clic con el botón secundario en la tarea y, a continuación, haga clic en Programada automáticamente o en Programada manualmente.

Resolver automáticamente problemas de trabajo excesivo    

En la ficha Formato, haga clic en Impedir sobreasignaciones. Cuando esta configuración está activada, si al mover una tarea se crea un conflicto con otra, la segunda tarea se moverá automáticamente para impedir cualquier sobreasignación.

Desactivar una tarea    

Haga clic con el botón secundario en la barra de tareas para desactivar una tarea. Si desactiva una tarea, ésta no se elimina del proyecto aunque la tarea desaparecerá del Organizador de equipo. Esto impide que se informen datos reales acerca de la tarea.

Reasignar una tarea    

La manera más simple de reasignar una tarea es arrastrarla hasta otra persona. También puede hacer clic con el botón secundario en una tarea y luego en Volver a asignar a. Esto resulta especialmente útil cuando desea mantener las mismas fechas.

Cambiar la información de la tarea    

Para cambiar el nombre de la tarea u otras propiedades (como el tipo de restricción, el código de esquema, las fecha límite o el tipo de tarea), haga doble clic en la tarea. También puede hacer doble clic en el nombre del recurso para ver y cambiar la información del recurso.

Dividir la vista    

Para los jefes de proyectos avanzados que se sienten cómodos con la tradicional vista dividida (o combinada), puede mostrar más detalles en un panel inferior independiente. Haga clic en la pestaña Tarea y, a continuación, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de tarea. El panel inferior mostrará información detallada acerca de la tarea seleccionada y de los recursos asignados a la tarea.

Nota:  No puede usar una vista de escala temporal, como las vistas Uso de recursos o Uso de tareas, junto con el Organizador de equipo en una vista combinada. Para ver una vista de escala temporal junto con el Organizador de equipo, abra una nueva ventana y organice las ventanas horizontalmente. Para ello, en el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Nueva ventana y, a continuación, haga clic en Organizar todo.

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Personalizar el Organizador de equipo

Puede cambiar la presentación del Organizador de equipo para adecuarlo a sus necesidades y también para obtener una vista más atractiva.

  1. En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista.

  2. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo.

  3. Realice una de las siguientes acciones:

Para

Realice esta acción

Cambiar el color de las barras del Organizador de equipo    

Haga clic en la pestaña Formato. Elija el tipo de barra que desea cambiar en el grupo Estilos y, a continuación, haga clic en Color de borde o en Color de relleno.

Las barras individuales también se pueden modificar.

Expandir el alto de las filas para mostrar más texto    

Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Formato, seleccione un número de líneas en la lista Líneas de texto.

Ver más o menos detalles    

Use el control deslizante del zoom que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana del proyecto para cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en el lado derecho de la vista.

Cambiar la apariencia del período no laborable    

Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del lado derecho de la vista (no en una tarea) y, a continuación, haga clic en Período no laborable.

Agrupar, filtrar u ordenar rápidamente    

Haga clic en la flecha hacia abajo en la columna Nombre del recurso y, a continuación, haga clic en Ordenar, Agrupar, Filtros para los filtros definidos o personalizados.

Ocultar las columnas que no son necesarias    

Puede ocultar las columnas de tareas no programadas o sin asignar. Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Mostrar u ocultar, seleccione el tipo de columna que desea ocultar o mostrar en la vista.

Cambiar el tamaño de las secciones del Organizador de equipo    

Para cambiar el tamaño de las secciones, arrastre los bordes verticales y horizontales que hay entre ellas.

Sugerencia: Si ha personalizado considerablemente el Organizador de equipo, puede guardar una versión de la vista personalizada en una vista aparte. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en la mitad inferior del botón Organizador de equipo y, a continuación, haga clic en Guardar vista.

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