Ver el historial de versiones de un elemento o archivo en una lista o biblioteca

Cuando el control de versiones está habilitado en su lista o biblioteca de SharePoint, puede realizar un seguimiento, almacenar y restaurar los elementos de una lista y los archivos de una biblioteca cada vez que se produzcan cambios. Las bibliotecas pueden realizar un seguimiento tanto de las versiones principales (por ejemplo, en las que se ha agregado una nueva sección a un documento), como de las versiones secundarias (por ejemplo, en las que se ha corregido un error ortográfico). Las listas solo pueden realizar un seguimiento de las versiones principales. Para más información sobre el control de versiones, vea Cómo funciona el control de versiones en una lista o la biblioteca de SharePoint.

Nota: De manera predeterminada, el control de versiones está activado en las bibliotecas de SharePoint y desactivado en las listas de SharePoint. Para más información sobre cómo configurar el control de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Ver el historial de versiones en SharePoint Online, 2016 o 2013

  1. Abra la lista o biblioteca desde la barra de Inicio rápido.

    Si el nombre de la lista o de la biblioteca no aparece, haga clic en Contenido del sitio o en Ver todo el contenido del sitio. Después, haga clic en el nombre de la lista o de la biblioteca.

  2. Haga clic con el botón derecho en el espacio situado entre el nombre y la fecha del documento o elemento. Después, haga clic en Historial de versiones en el menú. Es posible que tenga que desplazarse por el menú para ver el Historial de versiones.

    Si no ve el Historial de versiones, haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) en el cuadro de diálogo y, después, haga clic en Historial de versiones.

    Verá una lista de versiones del archivo.

    Cuadro de diálogo Historial de versiones con tres versiones
  3. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, mueva el puntero hasta la versión que quiere ver y haga clic en la flecha abajo de la derecha para obtener una lista de opciones.

    Opciones de historial de versiones (ver, restaurar, eliminar)

    Haga clic en Vista.

    Nota: Para todas las versiones del documento, excepto la última, verá Vista, Restaurar y Eliminar. En el caso de la última versión, solo verá Vista y Restaurar.

  4. El cuadro de diálogo Historial de versiones se abre y se muestran varias acciones que puede seleccionar.

    Las acciones disponibles varían en función de la versión y de los atributos configurados por el administrador o el propietario.

    Las opciones disponibles dependen del archivo seleccionado, es decir, si se trata del más reciente o de una versión anterior.

    La ventana del historial de versiones de la versión del archivo más reciente incluye acciones relativas a la administración, la notificación, la extracción del repositorio o la creación de un flujo de trabajo.

    Cuadro de diálogo de historial de versiones de SharePoint 2016

    La vista del historial de versiones de una versión del archivo anterior, muestra la opción para restaurar o eliminar esa versión.

    Cuadro de diálogo del historial de SharePoint 2016 que muestra una versión anterior

Ver el historial de versiones en SharePoint 2010

  1. Vaya a la lista o biblioteca que contiene el elemento o el archivo que quiere explorar.

  2. Mueva el puntero sobre el elemento o el archivo cuyo historial quiere ver, haga clic en la flecha que aparece y, después, seleccione Historial de versiones en la lista desplegable.

    Lista desplegable para un archivo de SharePoint. Historial de versiones seleccionado.

    Se abre el cuadro de diálogo Historial de versiones.

    Nota:  Si no ve el comando Historial de versiones, puede que la lista o biblioteca no realice un seguimiento de las versiones. Para más información, pregunte al propietario o administrador del sitio.

    Historial de versiones que muestra las versiones principales y secundarias con los correspondientes comentarios

Llamada 1

La versión secundaria más reciente

Imagen del botón

Un comentario escrito por la última persona que protegió el archivo.

Globo 3

La primera versión del archivo. La numeración de la primera versión siempre es 1.0.

Ver el historial de versiones en un documento de Microsoft Office

Si trabaja con un documento de Microsoft Office, como un archivo de Word, Excel o PowerPoint, puede ver el historial de versiones desde la vista de la aplicación. No es necesario volver a la lista o biblioteca para ver el historial.

El ejemplo siguiente se ha obtenido a partir de la vista Backstage de un archivo de Microsoft PowerPoint. Se muestra tanto una versión principal como una secundaria.

Historial de versiones en la vista Backstage de PowerPoint

El ejemplo siguiente es de un archivo de Microsoft Word. En este historial de versiones, solo se muestran las principales. Esto quiere decir que solo las versiones principales están habilitadas en la biblioteca de documentos o que solo tiene permiso para ver las versiones principales, no las secundarias.

Historial de versiones en la vista Backstage de un documento de Microsoft Word

Llamada 1

La versión actual del archivo

Imagen del botón

Una versión que incluye un comentario de la persona que protegió esta versión. Mueva el puntero sobre el icono situado junto al nombre del autor para ver el comentario.

  1. Vaya a la biblioteca de documentos del sitio que contenga el archivo que quiere abrir.

  2. Mueva el puntero sobre el nombre de archivo hasta que vea la flecha desplegable y, después, haga clic en Editar en <nombre de la aplicación>. En el ejemplo anterior, seleccionaría Editar en Microsoft Word.

    Nota:  Si la biblioteca requiere extraer los archivos del repositorio, o si prefiere hacerlo así, debe realizar la extracción antes de abrir el archivo.

  3. En la aplicación, seleccione la pestaña Archivo para mostrar la vista Backstage. El historial de versiones aparece junto al botón Administrar versiones, como se muestra en los dos ejemplos anteriores.

  4. En la lista, seleccione la versión que quiere ver. Se abrirá dicha versión para que pueda visualizarla.

    Vista Backstage del historial de versiones de un archivo de Microsoft Word. Versión 4 seleccionada.

    Puede ver el archivo o, mientras está abierto, elegirlo como versión actual haciendo clic en Restaurar en el banner amarillo ubicado en la parte superior del archivo. También puede comparar la versión seleccionada con la versión actual haciendo clic en Comparar.

    Título amarillo ubicado en la parte superior de un archivo de aplicación que dispone de dos botones para comparar la versión con la versión actual o restaurarla y convertirla en la versión actual.

  5. Cuando haya terminado la visualización, cierre la versión seleccionada. Aparecerá un cuadro de mensaje en el que se pregunta si quiere guardar el archivo o no. Puede guardarlo en la unidad local o hacer clic en No guardar.

  6. Para continuar trabajando en el archivo que abrió originalmente, seleccione una de las otras pestañas de la parte superior del documento, como Inicio.

Ver el historial de versiones en SharePoint 2007

Número de la versión en la biblioteca

El historial de versiones también contiene los cambios realizados en propiedades, en ocasiones denominados metadatos. Por ejemplo, esto sucede cuando alguien cambia el nombre de la persona a la que se ha asignado el elemento de lista o cuándo está previsto que se complete el archivo.

Las bibliotecas pueden realizar un seguimiento tanto de las versiones principales (por ejemplo, en las que se ha agregado una nueva sección a un documento), como de las versiones secundarias (por ejemplo, en las que se ha corregido un error ortográfico). Las listas solo pueden realizar un seguimiento de las versiones principales.

Para ver el historial de versiones, debe tener permiso para leer elementos en una lista o biblioteca. Tenga en cuenta que un administrador puede aplicar permisos personalizados.

  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en el nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de la lista o de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, luego, haga clic en el nombre de la lista o de la biblioteca.

  2. Vaya al elemento o archivo cuyo historial quiera ver, haga clic en la flecha que aparece y, después, haga clic en Historial de versiones.

    Las versiones se numeran y se muestran en una lista en orden inverso, es decir, la versión más reciente en primer lugar.

    Nota: Si no ve el comando Historial de versiones, puede que la lista o biblioteca no realice un seguimiento de las versiones. Para más información, pregunte al propietario o administrador del sitio.

  3. Para volver a la lista o biblioteca, haga clic en su nombre en la ruta de navegación de la parte superior de la página.

Sugerencia: En el historial de versiones, puede ver, restaurar o eliminar una versión seleccionando su nombre, haciendo clic en la flecha y en el comando adecuado.

De manera predeterminada, el control de versiones está activado en las bibliotecas de SharePoint y desactivado en las listas de SharePoint. Es necesario activar el control de versiones para ver la opción del historial de versiones en los menús o en la cinta de opciones. Para activar el historial de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Durante la configuración del control de versiones, puede establecer el número máximo de versiones que quiere guardar. Cuando se alcanza el número máximo de versiones guardadas, SharePoint elimina la más antigua para dar cabida a versiones más recientes. Puede configurar SharePoint para que guarde más versiones, hasta el límite del sistema. Para más información, vea ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint?

Sí, puede ver las versiones anteriores en las aplicaciones de escritorio de Office. Para más información, vea Recuperar una versión anterior de un documento en Office Online.

Recursos y ayuda adicional

A continuación, se incluyen algunos vínculos que contienen más información sobre el control de versiones y temas relacionados:

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Última actualización: 6 de julio de 2017

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