Agregar texto y datos

Validar datos de celda

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Al crear hojas de cálculo que usarán otros usuarios, es importante asegurarse de que solo puedan escribir datos válidos. Use las características de validación de datos de Excel para crear reglas para restringir el tipo de datos o los valores que otros usuarios pueden escribir en una celda.

  1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.

  2. Seleccione Datos > Validación de datos.
    Validación de datos

  3. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:

    • Número entero: para restringir la columna para que acepte solo números enteros.

    • Decimal: para aceptar números decimales.

    • Lista: para elegir datos de una lista desplegable.

    • Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.

    • Hora: para restringir la celda para que solo se acepten valores de hora.

    • Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.

    • Personalizado: para fórmulas personalizadas.

  4. En Datos, seleccione una condición:

    • entre

    • no entre

    • igual a

    • no es igual a

    • mayor que

    • menor que

    • mayor o igual que

    • menor o igual que

  5. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:

  6. Establezca los otros valores obligatorios según las opciones que seleccionó para Permitir y Datos.
    Por ejemplo, si seleccionó Entre, seleccione los valores Mínimo: y Máximo: para las celdas.

  7. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco.

  8. Para agregar un Título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña Mensaje de entrada y, después, escriba un título y un mensaje de entrada.

  9. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.

  10. Seleccione Aceptar.

    Ahora, si el usuario intenta escribir un valor no válido, se mostrará el mensaje emergente “Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos para esta celda”.

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Aplicar la validación de datos a celdas

Al diseñar hojas de cálculo debemos ofrecer tanta ayuda como podamos a las personas que utilizarán nuestros libros para evitar problemas en el cálculo de fórmulas y en la estructura general de los datos.

Excel 2016 utiliza la función de Validación de Datos para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.

Por ejemplo, es posible que necesitemos restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones en una lista o asegurarnos de que los usuarios sólo escribirán números enteros positivos.

Seleccionaremos la primera columna en nuestro ejemplo e iremos a la pestaña de Datos en el menú de Cinta.

Buscaremos aquí el control Validación de datos en la sección Herramientas de Datos.

Al seleccionarlo, veremos un cuadro de diálogo con tres pestañas.

En el primero definiremos el criterio de validación, podemos elegir que el usuario introduzca sólo un tipo de dato que puede ser de cualquier valor, un número entero, uno decimal, una lista, una fecha, una hora o un texto con una longitud fija.

Elegiremos la opción Número entero y definiremos un rango entre 100 y 200.

En la segunda pestaña, escribiremos un mensaje de entrada que servirá para darle instrucciones al usuario sobre cómo escribir los datos en nuestro rango.

En la tercera pestaña, habilitaremos un mensaje de error en caso que se introduzcan datos no válidos.

Seleccionaremos el estilo del icono a mostrar y escribiremos un mensaje que explique el error.

Daremos clic en Aceptar para aplicar la nueva validación de datos.

Al seleccionar una celda en la que está activada la validación de datos, veremos un cuadro de texto que nos muestra el mensaje de entrada.

Si escribimos un número dentro del rango válido no pasará nada pero si escribimos un número fuera de rango, Excel nos mostrará una caja de alerta con el mensaje de error que redactamos.

El usuario podrá elegir continuar y dejar su entrada o cancelarla.

Si el usuario insiste en dejar datos que no se ajustan a la condición podremos detectar estos datos utilizando la función para rodear con un círculo los datos que no son válidos.

Al activar esta opción, los datos que no cubran la condición de la validación serán encerrados dentro de un círculo rojo.

En el menú de Cinta, podemos también quitar los círculos cuando ya no sean necesarios.

Para quitar la validación de datos, seleccionaremos el rango de celdas abriremos la opción de Validación de datos y que daremos clic en la opción Borrar todos y después en Aceptar.

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