Vídeo: Usar la plantilla Base de datos web de contactos

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La Base de datos web de contactos de Access 2010 le permite comenzar a realizar un seguimiento de información acerca de compañeros, familiares o amigos rápidamente. Este vídeo le muestra cómo comenzar a usar la base de datos.

Agregar un nuevo contacto

Ver y editar contactos

Buscar un contacto

Obtener una vista previa e imprimir un informe

Publicar la base de datos en Servicios de Access

En el vídeo

Agregar un nuevo contacto

  1. Haga clic en las pestañas Libreta de direcciones u Hoja de datos.

  2. Haga clic en Agregar nuevo.

  3. En el formulario Detalles de contacto, complete la información que tenga.

  4. Si desea agregar otro contacto, haga clic en Guardar y nuevo y repita el paso 3. De lo contrario, haga clic en Guardar y cerrar.

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Ver y editar contactos

Ver y editar contactos en el formulario Libreta de direcciones

  1. Haga clic en la pestaña Libreta de direcciones.

  2. En el panel que aparece a la izquierda, haga clic en el nombre del contacto que desea ver.

  3. Para agregar un comentario acerca del contacto, escriba el comentario en el cuadro Agregar un comentario y, a continuación, haga clic en Guardar.

  4. Para editar el contacto, haga clic en Editar detalles, edite la información según sea necesario y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.

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Ver y editar contactos en el formulario Hoja de datos

Si la información que desea editar se muestra en la hoja de datos, puede editarla simplemente colocando el cursor en la hoja de datos y escribiendo. De lo contrario, use el siguiente procedimiento.

  1. Desplácese al contacto que desea editar y, a continuación, haga doble clic en las celdas Nombre o Apellidos. Si lo desea, puede hacer un solo clic en la columna Id.

    Access abrirá el formulario Detalles de contacto.

  2. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.

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Buscar un contacto

Los cuadros de búsqueda se incluyen en los formularios Libreta de direcciones y Hoja de datos. Para buscar un contacto:

  • Escriba cualquier parte de un nombre, una compañía, una dirección o un número de teléfono en el cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en el icono de búsqueda o presione ENTRAR.

    Access filtrará los registros con todos los que contengan los términos de búsqueda especificados.

Para borrar la búsqueda, elimine el contenido del cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en el icono de búsqueda o presione ENTRAR.

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Adjuntar archivos a un registro

Si un formulario o una hoja de datos contienen un campo Datos adjuntos, puede usar ese campo para adjuntar imágenes, documentos u otros archivos al registro. Use el siguiente procedimiento:

  1. Haga doble clic en el campo Datos adjuntos.

  2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  3. Desplácese hasta el archivo que desee adjuntar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  4. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

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Editar los elementos de una lista desplegable

La mayoría de las listas desplegables de Base de datos web de contactos se pueden editar para que se ajusten a sus necesidades. Use el siguiente procedimiento:

  1. Haga clic en la flecha abajo para mostrar la lista.

    Si la lista es editable, el botón Editar elementos de lista aparecerá debajo de la lista.

  2. Haga clic en el botón Editar elementos de lista.

  3. En cuadro de diálogo Editar elementos de lista, escriba los elementos de lista que desee, uno en cada línea.

  4. Si lo desea, puede seleccionar un valor predeterminado de la lista Valor predeterminado.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Obtener una vista previa e imprimir un informe

La plantilla Base de datos web de contactos incluye cinco informes. Para obtener una vista previa de un informe:

  • Haga clic en la pestaña Centro de informes y, a continuación, en Seleccione un informe, haga clic en el informe que desee ver.

    Access muestra el informe en el panel de vista previa. Para imprimir el informe:

  • Haga clic en Abrir en una nueva ficha y, a continuación, en la ficha Archivo, haga clic en Imprimir y seleccione la opción de impresión que desee.

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Publicar la base de datos en Servicios de Access

Si tiene acceso a un servidor de SharePoint que esté ejecutando Servicios de Access, puede publicar la Base de datos web de contactos en el servidor y compartirla con su equipo. Use el siguiente procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Publicar en Servicios de Access.

  2. En el cuadro Dirección URL del servidor, escriba la dirección URL del servidor de SharePoint que desee usar.

  3. En el cuadro Nombre del sitio, escriba el nombre que desee para la base de datos. Esto formará parte de la dirección URL.

Haga clic en Publicar en Servicios de Access.

Access publicará la base de datos en el servidor. Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrará un mensaje al respecto que contiene un vínculo a la nueva base de datos web.

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