Vídeo: Usar hojas de cálculo de Excel de contactos para combinar correspondencia

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Personalice de forma masiva los nombres, direcciones y mucho más en documentos o correos electrónicos. Todos los datos almacenados en un libro de Excel se pueden usar para personalizar las comunicaciones.

Nota: En estos pasos solo se describe lo que se muestra en el vídeo. Para obtener los pasos detallados para combinar correspondencia, vea Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel.

Usar hojas de cálculo de Excel de contactos para combinar correspondencia

  1. Abra el documento de Word para el que quiera combinar correspondencia.

  2. Seleccione Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

  3. Seleccione Usar una lista existente.

  4. Seleccione la hoja de Excel que quiera usar y haga clic en Abrir.

  5. Seleccione la hoja de cálculo que quiera usar y haga clic en Aceptar.

    Los nombres de hoja de cálculo terminan con $.

  6. Seleccione Editar lista de destinatarios para ver el origen de datos, active las casillas junto a las personas a las que quiere realizar el envío y haga clic en Aceptar.

  7. Guarde el archivo de Word para guardar las conexiones que realizó.

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Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

Preparar un origen de datos de Excel para combinar correspondencia en Word

Vamos a ver en este vídeo otra de las posibilidades que tenemos a la hora de realizar una combinación de correspondencia.

Se trata de elegir nuestros destinatarios en una lista que podemos tener en un archivo de Excel.

Para ello, desde la ficha Correspondencia y después de haber elegido el tipo de documento que queremos tendríamos que seleccionar el destinatario desde este comando y ahora eligiendo el ítem llamado Usar una lista existente.

Hacemos clic y podemos navegar para encontrar nuestro archivo de Excel que puede ser este, por ejemplo, que al intentar abrirlo obtenemos un cuadro de diálogo.

En él, aparece una lista de todas las hojas que contienen una tabla.

Si en este momento abriéramos Excel, veríamos cómo las hojas que tiene este libro se corresponden con las que salían en el cuadro de diálogo.

Y de nuevo en Word vamos a elegir una de estas hojas.

Aceptamos.

Y ahora podemos ver cómo el comando Editar lista de destinatarios está habilitado.

Podemos hacer clic en él y obtendríamos un cuadro de diálogo con una lista de todos los contactos que tenemos en la tabla elegida.

Desde esta esquina podemos modificar el tamaño del cuadro de diálogo para tener una mayor comodidad.

Aquí vemos que es posible personalizar la selección de contactos.

Por ejemplo, si hacemos clic y deshabilitamos esta casilla de Verificación general, después podemos elegir arbitrariamente los contactos que queramos.

Podemos echar un vistazo al resto de campos y también a la posibilidad que tenemos en cada uno de esos campos de filtrar u ordenar mediante este desplegable que encontramos en cada encabezado.

Cuando tengamos la selección a nuestro gusto, ya podremos aceptar.

Y con esto ya solo nos quedaría culminar el resto de pasos de la combinación de correspondencia.

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