Revisar documentos y usar el control de cambios

Rastreo de cambios en un documento

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Cuando colabore en un documento con compañeros de equipo, active el Control de cambios para marcar las ediciones que realice cada usuario del documento.

Activar el control de cambios

  • Seleccione Revisar > Control de cambios.

    Control de cambios en la cinta de opciones de Word

Mostrar los cambios realizados en un documento

  1. Seleccione Revisar y elija una opción de vista en la lista Mostrar para revisión.

    Fragmento de Revisar: Interfaz de Revisión sencilla

    • Revisión sencilla agrega una línea roja en el margen junto al cambio realizado.

    • Todas las revisiones muestra las ediciones de cada persona en colores distintos de texto y con formato de tachado.

    • Ninguna revisión muestra la apariencia de los cambios realizados.

    • Original muestra el documento original.

  2. En la lista Mostrar revisiones, seleccione los tipos de revisión que quiera mostrar: Comentarios, Entradas de lápiz, Inserciones y eliminaciones y Formato.

Desactivar el control de cambios

  • En la pestaña Revisar, en el grupo Seguimiento, seleccione Control de cambios.
    Los cambios nuevos no se marcarán, pero los cambios marcados permanecerán.

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Control de cambios en Word

Desactivar el control de cambios

El sistema de control de cambios nos permite revisar y analizar con detalle los cambios que nosotros mismos y otras personas han realizado sobre un documento.

También nos deja un mecanismo para poder integrarlos o no dentro del documento final en cada revisión.

Para activar el sistema de control de cambios, iremos a la opción Seguimiento, en la pestaña Revisar del menú de Cinta.

Podemos activarla dando clic en ella o usando el atajo de teclado Control + Shift y la letra e.

Sabremos que el control de cambios está activado si el control está en un tono gris más oscuro.

A partir de este punto, Word guardará cada cambio que hagamos en el documento.

Si selecciono el texto del segundo párrafo para editarlo, Word le agregará una marca roja en el margen izquierdo, indicando que se ha hecho un cambio en este texto.

Para ver el cambio que se realizó, podemos dar clic sobre la marca roja.

Word abrirá el margen extendido para mostrarnos quién realizó el cambio y cuándo lo hizo; así como si fue un cambio en la redacción o un cambio del formato.

Podemos cambiar de vistas en el sistema de control de cambios, usando las vistas para revisión en el menú de Cinta.

La opción Revisiones simples solo agrega las marcas al documento.

La opción Todas las revisiones abre el margen extendido con el detalle de los cambios.

La opción Ninguna revisión regresa al modo de edición sin mostrar los cambios.

Y la opción Original muestra el documento como se encontraba antes de activar el control de cambios para poder hacer comparaciones en ellos.

En la opción Mostrar marcas, podemos filtrar las anotaciones que deseamos ver en caso que sean demasiadas o que necesitemos enfocarnos en algo específico.

Podemos pedirle a Word que nos muestre o nos oculte los comentarios, solo las inserciones o los cambios de estilos.

Podemos pedirle también que nos muestre solo los cambios hechos por un usuario en particular que haya colaborado en el documento.

Una manera más simple de navegar por los cambios de un documento es utilizar el Panel de revisiones.

Al activarlo, podremos ver un resumen de los cambios que se han hecho desde que se activó el sistema de control de cambios y un historial de los cambios en orden cronológico.

Para detener el proceso del control de cambios, simplemente daremos clic sobre el botón.

Cuando regresa el mismo tono de gris que el resto de la Cinta, sabremos que ya no se encuentra activado y los cambios que hagamos ahora, ya no serán almacenados.

Al compartir el documento, es posible que necesitemos evitar que otros colaboradores desactiven el control de cambios.

Para esto, usaremos la opción Bloquear seguimiento, que está en la opción de Control de cambios, en el menú de Cinta.

Al activar el bloqueo, Word nos pedirá una contraseña para evitar que la función se desactive sin autorización.

Podemos ver que la opción de Control de cambios ahora se encuentra bloqueada en el menú de Cinta.

Para quitar el bloqueo, seleccionaremos la opción de Nuevo y escribiremos la contraseña para habilitarla.

(voz superpuesta).

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