Almacenar y compartir presentaciones

Eliminar información privada y sensiblede

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Antes de reutilizar o compartir una presentación, puede usar la característica Inspeccionar documento para buscar y quitar información confidencial o revisiones.

Usar Inspeccionar documento

  1. Seleccione Archivo > Información.

  2. Seleccione Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento.

  3. Seleccione los elementos que quiera inspeccionar:

    Nota: Si su organización agregó módulos del Inspector para personalizar el Inspector de documento, podrá comprobar los documentos para identificar otros tipos de información.

    • Comentarios y anotaciones: si colaboró con otros usuarios para crear la presentación, es posible que esta contenga elementos como comentarios o anotaciones de entradas de lápiz. Esta información puede permitir a otros usuarios ver los nombres de las personas que trabajaron en la presentación, los comentarios de los revisores y los cambios realizados en la presentación.

    • Propiedades del documento e información personal: las propiedades del documento (también denominadas metadatos) contienen detalles sobre la presentación (como el autor, el tema y el título). En las propiedades del documento también se incluye información que agregaron automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó el documento recientemente y la fecha en que se creó. Si usó características específicas, es posible que el documento también tenga otros tipos de información de identificación personal (DCP).

    • Documentos incrustados: si agregó contenido de otros archivos (por ejemplo, si pegó una tabla desde una hoja de cálculo de Excel), el contenido de esos archivos podría ser visible.

    • Datos XML personalizados: las presentaciones pueden contener datos XML personalizados que no pueden verse en el documento en sí. El Inspector de documento puede identificar y quitar estos datos XML.

    • Contenido invisible en las diapositivas: es posible que la presentación contenga objetos que no son visibles porque tienen formato de elementos invisibles.

    • Contenido externo a las diapositivas: las presentaciones de PowerPoint pueden contener objetos que no son visibles inmediatamente porque se arrastraron fuera de la diapositiva, en el área exterior de la diapositiva. Este contenido de la parte exterior de la diapositiva pueden ser cuadros de texto, imágenes prediseñadas, gráficos y tablas.

    • Notas de presentación: la sección Notas de una presentación de PowerPoint puede contener texto que es posible que no quiera compartir públicamente (especialmente si las notas solo se escribieron para la persona que expone la presentación).

  4. Seleccione Inspeccionar.

  5. Cuando vea los resultados, podrá elegir entre Quitar elementos (como Notas o el Autor) o mantener la información.
    También puede seleccionar Más información para buscar otra información.

  6. Cuando termine, seleccione Cerrar.

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Quitar datos ocultos e información personal con la inspección de presentaciones

Si queremos compartir con otros usuarios o compañeros nuestra presentación, es normal que queramos evitar que determinada información sensible quede expuesta a terceros.

Por lo tanto, PowerPoint incluye una herramienta para solucionar este problema.

Podemos verla si vamos a la ficha Archivo y después hacemos clic en Comprobar si hay problemas.

Es un desplegable cuyo primer ítem se llama Inspeccionar documento.

Hacemos clic y PowerPoint nos avisa que sería conveniente guardar ahora el archivo puesto que podrían ser eliminados algunos elementos del mismo.

Así que hacemos clic en .

Y ahora obtenemos un cuadro de diálogo donde el inspector del documento nos avisa que se buscarán los siguientes datos: Comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e información personal, Complementos de contenido, también Complementos del panel de tareas, cualquier documento que esté incrustado.

También se buscarán Macros, Datos XML, así como contenido que esté invisible en cualquier diapositiva.

También se pueden inspeccionar aquellos objetos que no son visibles porque se encuentran fuera del área de las diapositivas.

Por último, vemos que es posible elegir si el inspector del documento va a buscar notas en la presentación.

Una vez que marcamos o desmarcamos las opciones que queramos, hacemos clic en Inspeccionar y el cuadro de diálogo cambia de tal forma que nos ofrece una vista donde nos avisa que se ha encontrado contenido en determinados lugares.

Por ejemplo, se han encontrado comentarios y anotaciones, propiedades del documento e información personal como puede ser el propietario del documento y también el autor, así como contenido de diapositiva invisible y notas de presentación.

Si queremos quitar tan solo el contenido invisible, hacemos clic en Quitar todo.

Si también quisiéramos quitar las notas, hacemos lo propio en ese botón.

Cuando ya estamos conformes con lo establecido, podemos cerrar.

Ahora, podemos ver que en Notas no hay ningún contenido así como tampoco hay ningún elemento que sea invisible.

Lo podríamos ver desde Formato, cuando tenemos un objeto seleccionado y después Panel de selección.

Aquí vemos cómo cualquier elemento que contiene la diapositiva está visible puesto que se ve este icono.

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