Vídeo: Mover datos de Excel a Access

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¿Tiene una lista de inventario o contactos en Excel que es difícil de administrar? Tal vez sea el momento de moverla a Access, que proporciona mejores herramientas para administrar grandes cantidades de datos. Mire este vídeo para conocer cuáles son los procedimientos para realizar una simple operación de importación en Access.

Nota:  En este vídeo, no se analiza la importación de datos desde bases de datos web. Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo crear una base de datos para compartir en la Web.

En el vídeo

Preparar los datos en Excel

Importante:  Si las siguientes instrucciones requieren que se realicen cambios en la hoja de cálculo, realice una copia de seguridad del libro o de la hoja de cálculo antes de proceder.

  • Si los datos de la hoja de cálculo de Excel están separados por filas o columnas vacías, consolídelos en una única lista tanto como sea posible. Puede haber celdas vacías, pero intente evitar que haya columnas o filas completamente vacías en los datos que desee mover.

  • Disponga los datos de forma tal que cada columna posea el mismo tipo, por ejemplo, todos valores numéricos o todo texto. Si hay una mezcla de tipos de datos en una columna, intente poner al menos uno de cada tipo en las ocho primeras filas de datos. Esto ayudará a Access a decidir cuál es el mejor tipo de datos para cada columna y ayudará a evitar que se produzcan errores de importación.

  • Access usa el nombre de la ficha de la hoja de cálculo como nombre de la tabla. Por ejemplo, si la hoja de cálculo se llama Hoja1, la tabla importada en Access también se llamará Hoja1. Si desea asignar un nombre más significativo a la tabla antes de mover los datos, cambie el nombre de la hoja de cálculo de la siguiente manera:

    • Haga doble clic en la pestaña de la hoja de cálculo (en la parte inferior), escriba el nombre que desee y presione Entrar.

Mover los datos a Access

  1. En Excel, seleccione los datos que desee mover a Access, incluidos los encabezados de columna (si los hubiera).

  2. Haga clic con el botón secundario en los datos seleccionados y, a continuación, haga clic en Copiar.

  3. En Access, abra una base de datos existente o cree una nueva.

    Si crea una base de datos nueva, Access muestra una tabla vacía. Cierre esta tabla sin guardarla.

  4. Si no se muestra el panel de navegación, presione F11 para verlo.

  5. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del panel de navegación, y a continuación, haga clic en Pegar.

    Se muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si los datos contienen encabezados de columna.

  6. Si los datos copiados incluyen encabezados de columna, haga clic en ; de lo contrario, haga clic en No.

    Si no se presenta ningún problema, se muestra un mensaje que informa que el objeto se importó correctamente.

  7. Haga clic en Aceptar para continuar.

Se muestra la nueva tabla en el panel de navegación en Access. Haga doble clic en ella para comprobar si los datos se importaron correctamente.

Corregir errores de importación

Si se produce algún error durante el proceso de importación, se crea una tabla ErroresDeImportación, que contiene descripciones sobre los errores. Para verlos, haga doble clic en la tabla ErroresDeImportación. Si hay muchos errores, es probable que prefiera eliminar la tabla importada, corregir los problemas en la hoja de cálculo de Excel y, a continuación, volver a intentar realizar el procedimiento de copiar y pegar. Si solo hay unos pocos errores, probablemente prefiera corregirlos manualmente en Access. Una vez corregido cualquier problema, puede eliminar la tabla ErroresDeImportación.

Establecer tipos de datos de campo

Si observa que no puede escribir el tipo de datos que desea en la tabla de Access, probablemente necesite cambiar el tipo de datos del campo.

Para determinar el tipo de datos de un campo, seleccione un valor en él y, a continuación, en la ficha Campos, en el grupo Formato, consulte el cuadro Tipo de datos. Si, por ejemplo, el tipo de datos es Número, se le impedirá que escriba letras en este campo, como 166A.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Advertencia:  En algunos casos, si se cambia el tipo de datos de un campo, se pueden producir pérdidas de datos. Realice una copia de seguridad del archivo .accdb (o de la tabla) antes de cambiar el tipo de datos de un campo.

  1. Haga clic en la celda que desee cambiar.

  2. En la ficha Campos, en el grupo Formato, seleccione un nuevo tipo de datos en la lista Tipo de datos.

    Se muestra un mensaje de advertencia.

  3. Si tiene una copia de seguridad de los datos y está seguro de que desea continuar, haga clic en .

  4. Guarde la tabla.

Agregar una clave principal

Para evitar registros duplicados y facilitar la creación de relaciones entre tablas, es recomendable que agregue un campo de clave principal a la nueva tabla. Siga este procedimiento.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la primera celda vacía de la columna Nombre de campo, escriba "Id.".

  3. En la columna Tipo de datos, seleccione Autonumeración.

  1. Con la nueva fila Id. seleccionada, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

  2. Guarde y cierre la tabla.

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