Crear más mensajes de correo electrónico accesibles en Outlook

Mejorar la accesibilidad del correo electrónico

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Cuando envíe un correo electrónico con amplia distribución, asegúrese de que es accesible para los usuarios con visión limitada o invidentes.

Establecer HTML como el formato de mensaje predeterminado

  1. Seleccione Archivo > Opciones > Correo.

  2. En Redactar mensajes, establezca Redactar mensajes con este formato en HTML.

Cambiar un mensaje individual a formato HTML

  • En el mensaje que está redactando, seleccione Dar formato al texto > HTML.

Elegir las fuentes cuidadosamente

  • Use fuentes sans serif sencillas, que no usan detalles decorativos y normalmente se dibujan con anchos de línea coherentes. Estos son algunos ejemplos de fuentes sans serif:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • Evite la cursiva, caligrafía sofisticada o fuentes decorativas con bordes tipográficos.

  • Use un tamaño de fuente de 12 puntos o mayor.

  • Use un color de fuente que contraste con el fondo.

Establecer la fuente predeterminada para todos los mensajes

  1. Seleccione Archivo > Opciones > Correo.

  2. En Redactar mensajes, seleccione Diseño de fondo y fuentes > Diseño de fondo personal.

  3. En Mensajes de correo nuevos, seleccione Fuente, establezca la fuente predeterminada y, después, haga clic en Aceptar.

Cambiar la fuente en un mensaje individual

  • En un mensaje nuevo en blanco, seleccione Mensaje y luego cambie la Fuente, Tamaño de fuente, Color de fuente y otros atributos.

  • Para cambiar una fuente en el texto existente, seleccione el texto, seleccione Mensaje y luego cambie la fuente.

Crear una firma accesible

  1. Seleccione Archivo > Opciones > Correo.

  2. En Redactar mensajes, seleccione Firmas.

  3. Seleccione una firma para editar o cree una nueva.

  4. Seleccione el texto para dar formato y aplique una fuente, tamaño y color accesibles.

  5. Para agregar una imagen a la firma, seleccione dónde quiere colocar la imagen y, después, haga clic en Insertar imagen. Examine para buscar la imagen y, después, haga clic en Insertar.

  6. Para agregar texto alternativo a la imagen, haga clic con el botón derecho en la imagen y luego seleccione Imagen.

  7. Seleccione Texto alternativo, agregue texto que describa la imagen en la firma y, después, haga clic en Aceptar.

Establecer un fondo o diseño de fondo de correo electrónico accesible

  1. Seleccione Archivo > Opciones > Correo.

  2. Seleccione Redactar mensajes >Diseño de fondo y fuentes > Temas.

  3. Seleccione un tema y, después, haga clic en Aceptar.
    Los temas más accesibles tienen contraste de color intenso pero no tienen imágenes de fondo o líneas que interfieran con el texto del mensaje.

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Solo en Estados Unidos, al menos 12 millones de personas usan un lector de pantalla, una lupa o Braille para leer el correo electrónico. Por tanto, es preferible hacer que cualquier mensaje de correo con amplia distribución sea accesible para los usuarios con visión limitada o invidentes.

Usaremos Outlook para mostrar las técnicas para crear mensajes accesibles. Pero estas instrucciones se aplican a cualquier programa de correo electrónico.

Casi toda la tecnología de asistencia está diseñada para funcionar correctamente con HTML, en lugar de texto sin formato.

Con HTML, los mensajes pueden incluir vínculos con formato con texto para mostrar, listas, títulos y texto alternativo para las imágenes.

Para establecer HTML como el formato predeterminado en Outlook, selecciono Archivo, Opciones y Correo.

En Redactar mensajes, selecciono HTML.

Ahora, los nuevos mensajes que creo estarán en formato HTML.

Si tengo que responder a un mensaje que he recibido en texto sin formato, no podré aplicar ningún formato.

Por tanto, selecciono Dar formato al texto y luego HTML.

Ahora puedo dar formato de negrita a esta fecha...

... y agregar un hipervínculo al sitio web del centro de conferencias.

La elección de la fuente en los mensajes de correo puede marcar una gran diferencia para las personas con dislexia.

Evite las fuentes serif, que incluyen pequeñas colas al principio o al final de una letra

Las fuentes serif también se dibujan con líneas gruesas y finas, que pueden ser difíciles de leer para las personas con dislexia.

En su lugar, elija una fuente sans serif sencilla.

Las fuentes sans serif se dibujan con anchos de línea más coherentes en toda la letra.

Evite la cursiva, caligrafía sofisticada o fuentes decorativas con bordes tipográficos.

Y use siempre un tamaño de fuente de 12 puntos o mayor.

He decidido usar Segoe UI de 12 puntos en mis mensajes.

Puedo establecer la fuente de un mensaje específico cambiándola sobre la marcha en los cuadros Fuente y Tamaño de fuente.

Para resaltar una parte, uso una combinación de color, tamaño y formato de negrita, porque es posible que solo con el color no sea suficiente para que los usuarios daltónicos vean la diferencia.

En vez de cambiar la fuente cada vez que creo un nuevo mensaje, puedo establecerla una vez como la predeterminada para todos los mensajes.

Selecciono Archivo > Opciones y, después, Correo.

En Redactar mensajes, selecciono Diseño de fondo y fuentes.

En Diseño de fondo personal, cambio la fuente a Segoe UI de 12 puntos para Mensajes de correo nuevos...

...y para Mensajes de respuesta o reenviados.

Ahora a todos los mensajes se les aplica el formato Segoe UI de 12 puntos.

Puedo usar las mismas directrices de fuente en mi firma...

En Redactar mensajes, selecciono Firmas.

Escribo la firma que quiero...

...y después establezco la fuente: Segoe UI de 12 puntos.

También incluyo el logotipo de mi empresa con la firma.

Agrego texto alternativo para describirla para las personas que usan lectores de pantalla.

También uso un fondo simple y limpio para los mensajes, de modo que resalte el texto. Un color sólido que contraste con el texto funciona bien...

...y evito las imágenes de fondo.

Aquí puedo elegir o quitar temas de correo electrónico. Selecciono Diseño de fondo personal y luego Temas.

Algunos de estos funcionan correctamente, con un contraste de color intenso y sin imágenes de fondo ni líneas que interfieran con el texto.

Otros son demasiado complejos para ser accesibles.

Por tanto selecciono Sin tema.

Con estos pasos sencillos, me he asegurado de que mis mensajes de correo sean accesibles para todos los destinatarios.

Para obtener más información, visite aka.ms/OfficeAccessibility.

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