Introducción a Access

Introducción a los objetos de base de datos

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Access proporciona seis objetos de base de datos que, cuando se combinan, permiten aprovechar al máximo los datos. Obtenga información sobre la función que desempeña cada objeto.

Tablas

Access organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los libros de contabilidad. Cada tabla almacena información sobre un asunto específico, por lo que la mayoría de las bases de datos incluyen más de una tabla.

Fragmentos de tablas de productos, clientes y pedidos

Cada una de las filas de la tabla se denomina registro, y cada columna se denomina campo. Un registro contiene toda la información específica de una entidad determinada, como un cliente o un pedido. Un campo es un elemento único de información sobre esa entidad. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o registro contiene la información de un producto. Cada columna o campo contiene algún tipo de información sobre el producto, como su nombre o el precio. Si aún no está familiarizado con las bases de datos, obtenga información sobre los conceptos básicos.

Consultas

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren presentar mediante un formulario o informe suelen encontrarse en varias tablas. Para extraer la información de varias tablas y ensamblarla para su presentación en un formulario o informe, hay que usar una consulta.

Una consulta puede utilizarse para solicitar resultados de la base de datos, para realizar una acción en los datos, o para ambos propósitos. Use las consultas para obtener respuestas a preguntas sencillas, realizar cálculos con los datos o combinar datos de diferentes tablas, así como para agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos.

Existen muchos tipos de consultas, pero los dos tipos básicos son:

Principales tipos de consulta

Usar

Seleccionar

Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

Acción

Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones web de Access.

Formularios

Los formularios son como los expositores de las tiendas: facilitan la visualización y la obtención de los elementos de la base de datos. Al igual que los formularios en papel, los formularios de Access son objetos en los que se pueden agregar, editar o mostrar los datos almacenados en la base de datos de escritorio de Access. Es importante diseñar el formulario teniendo en mente el uso que se le va a dar. Por ejemplo, si es para varios usuarios, un formulario bien diseñado contribuye a que la entrada de datos sea precisa, rápida y eficaz.

Informes

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe resumido del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

Los informes son útiles cuando se desea presentar la información de la base de datos para:

  • Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

  • Archivar instantáneas de los datos.

  • Aportar detalles sobre un registro concreto.

  • Crear etiquetas.

Macros

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a los formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario y asocia el evento AlHacerClic del botón a una macro, cada vez que haga clic en el botón, se realizará un comando.

Access proporciona un entorno de diseño para ayudarle a crear macros. Básicamente, se usa lenguaje de programación simplificado para compilar una lista de acciones que se van a realizar. Algunas acciones requieren información adicional, como los campos de relleno. El entorno de diseño facilita la creación de las macros, dado que permite seleccionar en listas de acciones y rellenar información.

Las macros se usan para, por ejemplo, automatizar una serie de acciones o modificar los datos de una base de datos. A través de la vista Diseño, las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que están disponibles en Visual Basic para Aplicaciones (VBA). A la mayoría de los usuarios les resulta más fácil crear una macro para agregar funcionalidad a los formularios, informes y controles, que escribir el código VBA. No obstante, existe la posibilidad de convertir las macros a VBA desde la vista Diseño.

Suponga que desea abrir un informe directamente desde uno de los formularios de entrada de datos. Agregue un botón al formulario y luego cree una macro que abra el informe. La macro puede ser independiente (un objeto aparte en la base de datos) y estar enlazada al evento AlHacerClic del botón, o bien puede insertarse directamente en el evento AlHacerClic del propio botón. En ambos casos, al hacer clic en el botón, la macro se ejecuta y abre el informe.

Módulos

Los módulos son código de VBA que se escriben para automatizar tareas en la aplicación y para realizar funciones más complejas. Los módulos se escriben en el lenguaje de programación de VBA. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.

Los datos en sí no suelen ser interesantes —de hecho, pueden no tener sentido— hasta que se hace algo con ellos. Access permite estructurar y dar forma a los datos para proporcionales el contexto que los haga no solo útiles, sino indispensables. Si incorpora alguno de los seis componentes u OBJETOS de Access a su base de datos, le resultará más fácil introducir, buscar, visualizar y administrar los datos.

Estos son los seis objetos de Access que se pueden usar para trabajar con los datos.

Las TABLAS almacenan los datos. Son la columna vertebral de la base de datos. Los CAMPOS contienen la unidad de datos más pequeña de cualquier base de datos y están organizados en columnas de la tabla. Una COLECCIÓN de campos forma un REGISTRO y los registros se organizan en filas de la tabla. Así, los campos de datos y los registros se organizan perfectamente como una tabla.

Las CONSULTAS son preguntas que realiza a los datos. “¿Cuál fue el volumen de ventas del cuarto trimestre?”, por ejemplo. Las consultas también pueden filtrar los datos y realizar cálculos como sumas o descuentos. Los resultados se organizan en una tabla. En función del tipo de consulta, los datos se pueden agregar o cambiar.

Los FORMULARIOS le dan el aspecto final a la base de datos. Sirven para introducir rápidamente los datos y proporcionan botones para desplazarse por la base de datos.

Los INFORMES son la forma de organizar, extraer o visualizar los datos para presentarlos o analizarlos mejor. Si necesita representar algunos datos mediante un gráfico, puede agregar uno a un informe.

Las MACROS automatizan la base de datos. Provocan una acción cuando se selecciona un botón. También se pueden crear macros que realicen tareas repetitivas automáticamente.

Los MÓDULOS también ayudan a automatizar la base de datos, pero a un nivel superior que las macros. Para realizar tareas complejas, escriba código usando Visual Basic para Aplicaciones en Módulos. Básicamente, los módulos permiten crear un complemento personalizado para la base de datos.

Ahora que ya conoce los seis objetos de base de datos, volvamos a nuestro ejemplo y veamos las VISTAS. Lo que ve aquí es el objeto de tabla en la vista HOJA DE DATOS. Recuerde que el objeto de base de datos con el que trabaja está siempre en una vista de algún tipo, ya sea una vista para CREAR el objeto o una vista para USAR ese objeto.

Veamos otro ejemplo. ESTA tabla está abierta en la vista Hoja de datos. Puede cambiar a la Vista Diseño desde su pestaña y ver las muchas opciones para crear y modificar la tabla.

Este formulario está abierto en la Vista FORMULARIO, que puede usarse para agregar rápidamente datos a la tabla subyacente. Abra el formulario en la vista PRESENTACIÓN para agregar controles o modificar el formulario. Aquí es donde se crea el formulario.

Lo mismo ocurre con las consultas. Configure consulta en la Vista Diseño. Después, cuando se ejecuta la consulta, los resultados aparecen en la Vista Hoja de datos. Puede ir más allá y abrir una consulta en la Vista SQL para cambiar el código real si es necesario.

Algunas vistas hacen las dos tareas. Por ejemplo, puede agregar datos a esta tabla del modo habitual, pero también puede agregar campos para cambiar el diseño.

Ahora ya conoce los seis tipos de objetos de base de datos de Access y las vistas donde puede trabajar con esos objetos. Cuando planee su base de datos, piense en qué desea hacer con los datos. El uso final de los datos le ayudará a determinar qué objetos de Access necesita para alcanzar sus objetivos.

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