Usar relaciones

Introducción a las relaciones de tabla

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El poder de una base de datos relacional reside en la combinación de datos entre tablas. Para ello, primero debe establecer relaciones entre las tablas. A continuación, haga que Access combine datos de consultas, formularios e informes.

Para ver todas las relaciones existentes definidas para una base de datos, abra una plantilla de Access, vaya a la pestaña Herramientas de base de datos y, a continuación, seleccione Relaciones.

Nota: Si abre una base de datos en blanco o no ha definido ninguna relación entre tablas, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta. Antes de agregar una relación, necesita al menos dos tablas. Lo ideal es crear todas las tablas en primer lugar. Para obtener más información, consulte Crear relaciones con el Asistente para búsquedas y Crear relaciones con el panel relaciones.

Descripción de la vista Relaciones

Las líneas en la vista Relaciones indican las conexiones entre las tablas. En la siguiente imagen, la tabla a la izquierda es la tabla primaria. La tabla a la derecha es la tabla secundaria. La línea entre ellas conecta los campos (en este caso, Id. de pedido e Id. de producto) usados para emparejar los datos.

Las relaciones se muestran por líneas trazadas entre campos primarios y secundarios.

Las líneas y los símbolos muestran cómo se relacionan las tablas:

  • Una línea de conexión gruesa significa que exige integridad referencial de datos. Eso es bueno. Mantiene sus datos sincronizados.

  • En la ilustración, el número 1 indica que puede haber un único registro coincidente en esa tabla. En la tabla pedidos que se muestra aquí, un único registro coincide con cada pedido.

  • El símbolo ∞ indica que muchos de los registros pueden incluir la misma Id. En la tabla Detalles de pedido que se muestra aquí, puede aparecer un pedido (indicado con su Id. de pedido) varias veces porque el mismo pedido puede incluir varios productos.

Tipos de relaciones entre tablas

Existen tres tipos de relaciones entre tablas:

  • Uno a uno. Cuando cada elemento de cada tabla solo aparece una vez. Por ejemplo, cada empleado puede tener solo un coche de la empresa a su disposición. Para obtener más información, vea Crear relaciones uno a uno.

  • Uno a varios. Cuando un elemento en una tabla puede tener una relación con varios elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido de compra puede incluir varios productos.

  • Varios a varios. Cuando uno o más elementos en una tabla puede tener una relación con uno o más elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido puede tener varios productos, y cada producto puede aparecer en varios pedidos. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios.

Relaciones uno a varios

Una de las relaciones más comunes entre tablas en las bases de datos bien diseñadas es la relación de uno a varios.

Normalmente, las relaciones entre tablas dependen de la clave principal de una de las tablas. Recuerde que la clave principal es un identificador único (a menudo numérico) para cada registro. Para mostrar que la información de dos tablas diferentes está relacionada, suele crear una relación con la clave principal de una de ellas.

En la relación que se muestra aquí, por ejemplo, todas las personas de la tabla Contactos tienen un identificador, que es la clave principal (indicada por el símbolo junto a ella). Esa Id. también aparece en el campo Propietario de la tabla Activos. Para enviar un correo a la persona asociada a un activo, obtenga el valor del campo Dirección de correo electrónico. Para ello, busque el valor en el campo Propietario de la tabla Activos y busque esa Id. en la tabla Contactos. El número 1 en un extremo de la línea de conexión y el símbolo ∞ en el otro extremo, indican que se trata de una relación uno a varios, de modo que un contacto puede estar asociado con varios activos.

Una relación uno a varios

Modificar una relación

Si va a modificar una base de datos existente, o si ha creado la base de datos desde una plantilla, puede editar las relaciones existentes para satisfacer sus necesidades.

Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que las usan.

  1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.

  2. Seleccione la línea que conecta dos tablas relacionadas.

    Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las relaciones.

  3. En la pestaña Diseño, seleccione Modificar relaciones.

    Editar una relación existente entre tablas

    Tabla/Consulta es la tabla principal a la izquierda (en este ejemplo, Clientes).

    Tabla/Consulta relacionada es la tabla secundaria (en este ejemplo, Pedidos).

    Incluso si las tablas no aparecen en este orden en la vista Relaciones, su ubicación en el cuadro de diálogo indica la dirección de la línea que las conecta y la relación. Esto es importante si, por ejemplo, se trata de una relación uno a varios, ya que indica que la tabla a la izquierda es la relación de uno (la tabla principal) y la tabla a la derecha es la de varios (la tabla secundaria).

  4. Para cambiar los campos que conectan las tablas, seleccione un campo diferente debajo de cada tabla que se muestra. En este ejemplo, el campo de identificador de la tabla Clientes se conecta al campo Id. de cliente en la tabla Pedidos.

  5. Cambie la forma en que Access sincroniza los datos entre las tablas.

    Exigir integridad referencial

    Para evitar datos no válidos y mantener la sincronización de las referencias a través de relaciones de tabla, seleccione esta opción.

    Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a uno entre las tablas Empleados y Prestaciones. Si un empleado deja la compañía y lo quita de la tabla Empleados, también se quita el registro su registro relacionado en la tabla Prestaciones.

    A veces, exigir integridad referencial no tiene sentido. Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos. Elimina un transportista que está asignado a pedidos de la tabla de Pedidos. Esos pedidos se vuelven huérfanos porque aún contienen la Id. del transportista, pero ya no es válida porque el registro al que hace referencia ya no existe.

    Actualizar en cascada los campos relacionados

    Para asegurarse de que los datos en los campos relacionados se actualizan en todas las tablas relacionadas, seleccione esta opción.

    Por ejemplo, suponga que desea cambiar el Id. de un transportista. Si establece esta opción, el identificador de transportista se actualizará, no solo en la tabla Transportista, sino también en cualquier otra que esté conectada a ella y que incluyan la Id. de ese transportista, como la tabla Pedidos.

    Eliminar en cascada los registros relacionados

    La decisión de seleccionar esta opción depende de si necesita conservar los registros en algunas tablas, aunque se eliminen en otras.

    Por ejemplo, supongamos que elimina un transportista. Si se selecciona esta opción, Access elimina todos los registros de todas las tablas que hacen referencia a ese identificador de transportista, incluidos todos los pedidos (en la tabla Pedidos) que haya enviado. Seleccione esta opción solo si está seguro de que querer que se elimine su historial de pedidos.

  6. Para cambiar la relación entre las tablas de una combinación interna en una combinación externa, seleccione el botón Tipo de combinación. Para obtener más información, vea Crear consultas con combinaciones externas.

Eliminar una relación de tabla

Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que las usan.

Para quitar una relación de tablas:

  1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.

  2. Seleccione la línea que conecta las dos tablas relacionadas.

    Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las relaciones.

  3. Presione la tecla Suprimir. Si se le pide que compruebe si quiere eliminar la relación, seleccione .

Nota: Cuando se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si procede. Como resultado, Access ya no impide cambios que provocan registros huérfanos en el lado varios de una relación uno a varios.

¿Quiere más?

Crear una relación

Eliminar una relación

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Cuando tenga las tablas en la base de datos, podrá crear relaciones entre ellas. Las relaciones son esenciales, ya que vinculan las tablas entre ellas tras dividir los datos y también porque tienen un gran impacto en cómo diseñar las consultas y obtener respuestas de sus datos.

Todas las bases de datos relacionales usan tres tipos de relaciones entre sus tablas. Uno a varios, varios a varios y uno a uno.

La relación que use dependerá de los datos. Existe una relación uno a varios cuando un único registro de una tabla está relacionado con uno o varios registros de otra tabla.

La base de datos de ejemplo tiene este tipo de relación. Un cliente puede tener uno o varios números de teléfono y cada número de teléfono solo está relacionado con un cliente.

Existe una relación de varios a varios cuando un único registro de la tabla A puede estar relacionado con uno o varios registros de la tabla B y un único registro de la tabla B puede estar relacionado también con uno o varios registros de la tabla A.

Normalmente, verá relaciones de varios a varios en bases de datos de seguimiento de pedidos, donde un pedido puede contener muchos productos y un producto puede ser parte de varios pedidos

También verá este tipo de relación en bases de datos de alumnos, donde varios alumnos pueden ocupar varias aulas.

Existe una relación uno a uno cuando un único registro de una tabla está relacionado con un único registro de otra tabla. Por ejemplo, es posible que un solo empleado conduzca un único coche de la empresa. Pero no verá esto muy a menudo, ya que las relaciones uno a uno no son muy comunes.

Seleccionemos Herramientas de base de datos y después Relaciones. Se abrirá el panel Relaciones. Usará esta herramienta con frecuencia.

Aquí es donde se crean y administran la mayoría de las relaciones. Aquí puede ver una relación típica: dos tablas con una línea entre ellas. La línea indica que las tablas están relacionadas.

Además, esta es una relación uno a varios. Puede identificarla porque la línea de relación aquí tiene un UNO y un símbolo de INFINITO. Estos símbolos indican un par de conceptos importantes.

En primer lugar, la tabla del lado UNO es la tabla PRINCIPAL y la tabla del lado VARIOS es una tabla SECUNDARIA.

Por otra parte, piense que la mayoría de las relaciones tienen LADOS. En este caso, tiene una tabla en el lado UNO y otra en el lado VARIOS.

Los lados son importantes, ya que afectan a la forma en que se diseñan las consultas.

Seleccionamos la línea de relación y después, en la cinta, seleccionamos Modificar relaciones.

Hay tres configuraciones de relaciones que afectan a los datos y le ayudan a usar correctamente las relaciones: Integridad referencial, actualizaciones en cascada y eliminaciones en cascada. Esto es lo que hace cada una.

En primer lugar, la integridad referencial sincroniza los registros en las dos tablas. Esta es una parte esencial para mantener la precisión de los datos, por lo que casi siempre tendrá que activarla.

Después de forzar la integridad referencial, no podrá agregar un número de teléfono, excepto si tiene un nombre en la tabla Clientes. Esto evita que pueda crear lo que se denominan HUÉRFANOS: datos sin registros principales.

Por ejemplo, imagine una cifra de ventas sin ningún pedido adjuntado y podrá ver por qué es tan importante configurar la integridad referencial.

La opción Actualizaciones en cascada permite que cualquier cambio que se realice en el lado principal se propague en cascada a todos los registros relacionados en el lado SECUNDARIO o VARIOS.

Por ejemplo, si un cliente cambia de nombre, solo tiene que realizar ese cambio en la tabla Clientes y cambiarán todos los registros relacionados.

La opción Eliminaciones en cascada controla si se pueden eliminar datos. Si no selecciona esta opción, no podrá eliminar datos. Si selecciona esta opción, al eliminar un registro, Access eliminará todo lo relacionado con ese registro.

Por ejemplo, si elimina un cliente, también se eliminarán los números de teléfono del cliente.

Esto puede ser algo bueno, ya que evita que se creen huérfanos (números de teléfono sin cliente). Por otra parte, recuerde que es posible que las normas de su empresa no le permitan eliminar datos, así que tenga esto en cuenta. Las normas de su empresa pueden tener una función importante en el diseño de la base de datos.

Ahora ya conoce las relaciones de tablas, así como trabajar en el panel Relaciones de Access y las configuraciones de relaciones, que le ayudarán a trabajar de forma más eficaz con su base de datos de Access.

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