Administrar datos con consultas

Introducción a las consultas

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Use las consultas para responder cuestiones sobre negocios y otras según los datos y para realizar fácil y rápidamente actualizaciones masivas o eliminar información de la base de datos.

¿Qué son las consultas?

En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan para buscar información relacionada, incluso muy específica, en la base de datos.

En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y otras de varias. Por ejemplo, puede que desee buscar solo el número de teléfono de un contacto, lo que requiere una consulta simple de un campo de número de teléfono de una persona determinada en una tabla de contactos. O bien, puede combinar datos de más de una tabla, como la información de cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un cliente.

En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar, muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para que pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas. Por ejemplo:

  • Vea los datos con una consulta de selección. Busque y vea información de una o más tablas especificando los criterios que deben cumplir los datos y detalle qué valores se mostrarán. Por ejemplo, podría querer ver todos los productos creados por Tailspin Toys.

  • Especifique criterios y busque sobre la marcha. Cree consultas reutilizables que siempre le soliciten criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta que le pida al usuario el nombre del proveedor que quiera buscar y luego muestre todos los productos adquiridos de ese proveedor.

  • Actualice o agregue datos a partir de la consulta. Consulte datos y después use los resultados para introducir o actualizar la información de forma automática. Por ejemplo, si Tailspin Toys ha agregado "TT" al comienzo de los nombres de todos sus productos, busque todos los productos de la empresa y luego actualice los nombres de producto para que cada entrada comience por "TT", todo mediante una consulta de actualización.

  • Elimine datos a partir de una consulta. Busque información o registros y después elimínelos. Por ejemplo, si Tailspin Toys cierra y los productos de la empresa ya no están a la venta, busque todos sus productos y elimínelos de forma automática de las tablas relacionadas.

Use el Asistente para consultas para crear una consulta de selección que muestre información en la vista Hoja de datos.

Nota: Algunos elementos de diseño no están disponibles al usar el asistente. Si quiere, modifique la consulta en la vista Diseño después de crearla.

Nota:  Antes de crear una consulta, asegúrese de establecer las relaciones entre tablas en la base de datos, ya que se utilizan al consultarlos. Para obtener más información, vea Introducción a las relaciones de tabla y módulos relacionados en este curso.

Crear una consulta
  1. Seleccione Crear > Asistente para consultas.

  2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, y, a continuación, seleccione Aceptar.

  3. Seleccione la tabla o consulta que contenga el campo y, a continuación, agregue el campo a la lista Campos seleccionados. Cuando termine, seleccione Siguiente.

    Agregue tantos campos como desee de las tablas que quiera.

    Si ha agregado un campo numérico

    Si ha agregado los campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen. Siga uno de estos pasos:

    • Si desea ver los registros individuales, seleccione Detalles, y luego Siguiente. Adelante al paso 4.

    • Si desea ver los datos numéricos resumidos, como los promedios, seleccione Resumen y, a continuación, seleccione Opciones de resumen. Especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos. Seleccione una función para cada campo numérico:

      • Suma   La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.

      • Promedio   La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.

      • Mín   La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

      • Máx   La consulta devuelve el valor más alto del campo.

    • Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione Contar los registros de nombre de tabla para esa tabla.

      Si ha agregado un campo de fecha y hora

      El Asistente para consultas le pregunta cómo desea agrupar los valores de fecha. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como el precio y un campo de fecha y hora, como la fecha de la transacción, y, a continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo Precio. Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.

      Seleccione el período de tiempo que desee utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, seleccione Siguiente.

      Nota: En la vista Diseño, tendrá más opciones para agrupar los valores de fecha y hora.

  4. Agregue un título a la consulta.

  5. Especifique si quiere abrir la consulta (en la vista Hoja de datos) o modificarla (en la vista Diseño). A continuación, seleccione Finalizar.

¿Quiere más?

Crear y ejecutar una consulta de actualización

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Cuando la base de datos de Access tenga tablas y relaciones, es hora de diseñar y crear algunas consultas, que son los componentes básicos de cualquier base de datos.

En este vídeo, aprenderá el proceso básico para crear y ejecutar una consulta, verá una introducción a varios tipos de consultas, creará una consulta en el Asistente para consultas y modificará una consulta en el Diseñador de consultas.

Las consultas son literalmente las preguntas que realiza a los datos. De hecho, formular la pregunta para la que quiere obtener una respuesta puede ser un buen inicio.

Por ejemplo, “¿Cuántos pedidos realizó TailSpin Toys el mes pasado?”

El texto de la pregunta le dirigirá a la tabla Pedidos y, desde allí, puede seleccionar los campos que quiere ver, crear la consulta y, después, ejecutarla.

Este es el flujo básico para la mayoría de las consultas. Realice una pregunta y, después, elija un origen de datos (las tablas o incluso los resultados de otra consulta que contengan los datos) para obtener la respuesta a la pregunta.

Seleccione los campos que quiera ver en el resultado (que también se denomina el “conjunto de datos”) y agregue los criterios.

En este ejemplo, los criterios filtran los resultados de TailSpin Toys para el mes de mayo.

Las consultas sirven para mucho más que para responder a preguntas. Las consultas son como una herramienta multiuso o unos alicates universales: pueden ser unas de las herramientas más útiles de cualquier base de datos, ya que pueden realizar muchas acciones.

Por ejemplo, las consultas pueden proporcionar datos para formularios e informes, además de ayudarle a realizar cambios masivos en los datos.

Ahora, puede crear varios tipos de consulta en cualquier base de datos. Para probarlo, seleccione Crear y, después, Diseño de consulta.

Por ahora, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Estos son los tipos de consulta que puede crear.

Una consulta de selección es la más común. Es el tipo de consulta que le ayuda a obtener respuestas de los datos.

Use una consulta de creación de tabla para seleccionar registros de una tabla existente y guardarlos como una tabla nueva. Esto puede ser útil, por ejemplo, si importa un archivo de Excel de gran tamaño y quiere dividir parte de esos datos en tablas separadas.

Ejecute las tres consultas siguientes con datos existentes.

Las consultas de datos anexados agregan datos a tablas existentes,...

las consultas de actualización cambian los datos existentes...

y las consultas de eliminación eliminan datos.

Use una consulta de tabla de referencias cruzadas si necesita mostrar datos de resumen, como promedios o sumas.

Por ejemplo, si necesita conocer las ventas por región, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Una consulta de tabla de referencias cruzadas tiene esta apariencia en el Diseñador de consultas.

Y el resultado es similar al siguiente. Como puede ver, esta consulta devuelve datos de ventas por trimestre.

Use una consulta de unión para combinar varias consultas de selección en un mismo resultado. Esto resulta útil si necesita ver datos de orígenes que no estén relacionados.

Use una consulta de paso a través para conectar con una base de datos de gran tamaño (por ejemplo, Microsoft SQL Server) y procesar consultas en esa base de datos.

Al hacerlo, Access se convierte en el front-end (básicamente, un conjunto de herramientas que le ayudan a ejecutar la base de datos de mayor tamaño).

Por último, use una consulta de definición de datos para crear o modificar tablas e índices. Lo que ocurre es que Access proporciona tantas formas de crear tablas y cambiar índices que es probable que nunca llegue a usar este tipo de consulta.

Ahora, vamos a crear una consulta de selección, el tipo de consulta más usada.

Para crearla, seleccione la pestaña Crear y después seleccione el Asistente para consultas.

Si es la primera vez que trabaja con consultas, este es un buen punto de partida.

Seleccione Asistente para consultas sencillas y después Aceptar.

Seleccione la tabla Números de teléfono y, después, elija los campos Cliente y Número de teléfono.

Seleccione Siguiente.

Cambie el título de la consulta si quiere usar un nombre más descriptivo.

Seleccione que quiere mostrar los resultados...

y después elija Finalizar.

Este es el resultado.

Es posible que tenga un par de preguntas en este momento, como “¿qué tipo de consulta acabo de crear?”...

y “¿cómo puedo saber si estoy llamando al teléfono de la oficina o a un número de fax?”

Para responder a estas preguntas, agregue datos a la consulta.

Para modificar la consulta, vamos a abrir el Diseñador de consultas. Seleccione Inicio, Ver y después Vista Diseño.

El Diseñador de consultas le mostrará el origen de datos (en este caso, es una tabla, pero también puede ser una consulta). También puede ver el campo relacionado con la consulta.

La cinta indica el TIPO de consulta y, en este caso, puede ver que es una consulta de selección.

Para agregar el campo Tipo y hacer que la lista de teléfonos sea más fácil de usar, tan solo tiene que arrastrarlo.

Para ver los resultados, en la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Aunque usar el Asistente para consultas es algo rápido y sencillo, actualmente no le permite realizar todas las acciones. Por ejemplo, no se pueden agregar fórmulas con el Asistente para consultas.

Así que, para mejorar la flexibilidad y realizar cualquier cambio que necesite, use el Diseñador de consultas.

Ahora ya conoce los conceptos básicos para crear y ejecutar una consulta con el Asistente para consultas y con el Diseñador de consultas. Usar las consultas le ayuda a analizar los datos y a obtener las respuestas que necesita.

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