Introducción a Access

Introducción a las bases de datos

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Las bases de datos y las aplicaciones web pueden aportarle grandes ventajas a su negocio. El diseño de la base de datos es fundamental para lograr sus objetivos, tanto si desea administrar información de los empleados o proporcionar informes semanales de datos, como si quiere realizar un seguimiento de los pedidos de clientes. Invertir más tiempo en analizar el diseño le ayudará a compilar una base de datos que sea práctica desde el primer momento y que se adapte a las cambiantes necesidades.

Importante: Las aplicaciones web de Access son diferentes de las bases de datos de escritorio. En este artículo no se explica el diseño de las aplicaciones web.

Términos y conceptos

Empecemos por conocer algunos términos y conceptos básicos. Para diseñar una base de datos útil, hay que crear tablas que se centren en un asunto. En las tablas, todos los datos necesarios para ese asunto se registran en campos, que son la unidad más pequeña posible de datos.

Bases de datos relacionales

Bases de datos en las que los datos se dividen en tablas, que son algo así como hojas de cálculo. Cada tabla tiene solo un asunto, como clientes (una tabla) o productos (otra tabla).

Registros y campos

Almacenamiento de los datos independientes de una tabla. Las filas (o registros) almacenan cada punto de datos único, como el nombre de un cliente. Las columnas (o campos) aíslan la información que se registra sobre cada punto de datos en la unidad más pequeña posible (el nombre podría ser una columna y el apellido otra).

Clave principal

Un valor que garantiza que cada registro es único. Por ejemplo, puede haber dos clientes con el mismo nombre, Laura Balaguer. Pero uno de los registros de Laura Balaguer tiene la clave principal número 12 y el otro tiene la clave principal 58.

Relaciones entre elementos principales y secundarios

Son relaciones comunes entre tablas. Por ejemplo, un solo cliente puede tener varios pedidos. Las tablas principales tienen claves principales. Las tablas secundarias tienen claves externas, que son valores de la clave principal que muestran la vinculación entre los registros de la tabla secundaria y la tabla principal. Estas claves están vinculadas mediante una relación.

¿Qué es una base de datos bien diseñada?

Existen dos principios fundamentales en el diseño de una buena base de datos:

  • Evitar la información duplicada (también denominada datos redundantes): se pierde espacio y aumenta la probabilidad de errores.

  • Asegurarse de que los datos son correctos y completos: la información errónea o incompleta fluye a través de consultas e informes y puede llevar en última instancia a la toma de decisiones basadas en información incorrecta.

Para evitar estos problemas:

  • Divida la información de la base de datos en tablas basadas en asuntos con un enfoque limitado. Evite duplicar la información en varias tablas. (Por ejemplo, los nombres de los clientes deben ir en una única tabla).

  • Una las tablas mediante claves en lugar de duplicar los datos.

  • Incluya procesos que respalden y garanticen la precisión y la integridad de la información de la base de datos.

  • Diseñe la base de datos teniendo en cuenta sus necesidades de procesamiento de datos e informes.

Para incrementar la utilidad a largo plazo de las bases de datos, siga estos cinco pasos de diseño:

Paso 1: Determinar el propósito de la base de datos

Antes de empezar, marque el objetivo de la base de datos.

Para no desviarse del propósito del diseño de la base de datos, resuma ese propósito y consúltelo a menudo. Si, por ejemplo, desea crear una base de datos pequeña para un negocio familiar, escriba algo como: “La base de datos de clientes es una lista con información de los clientes cuya finalidad es el envío de correo y la creación de informes”. En el caso de bases de datos de empresas grandes, es posible que necesite varios párrafos para describir cuándo y cómo los usuarios de diferentes roles usarán la base de datos y sus datos. Redacte una declaración de objetivos específica y detallada que le sirva de referencia durante todo el proceso de diseño.

Paso 2: Buscar y organizar la información necesaria

Recopile todos los tipos de información que desee registrar, como los nombres de producto y los números de pedido.

Comience con la información y los métodos de seguimiento de los que ya dispone. Por ejemplo, tal vez registre los pedidos de compra en un libro de contabilidad o guarde la información de los clientes en formularios de papel. Si es así, use esos orígenes para enumerar la información que registra actualmente (por ejemplo, todos los cuadros de los formularios). En caso de que actualmente no registre información importante, piense en cuál es la información que necesita. Cada tipo de datos individual se convierte en un campo en la base de datos.

No se preocupe si su primera lista no es perfecta, podrá ir ajustándola con el tiempo. Lo que sí es importante es tener en cuenta todas las personas que usan esta información y pedirles ideas.

A continuación, piense en lo que desea obtener de la base de datos y los tipos de informes o correo que desea producir. Después, asegúrese de que está registrando la información requerida para cumplir con los objetivos. Por ejemplo, si quiere crear un informe que muestre las ventas por región, necesita registrar los datos de ventas a nivel regional. Intente esbozar el informe con la información real como le gustaría verla. A continuación, enumere los datos que necesita para crear el informe. Haga lo mismo para el correo u otros resultados que desee obtener de la base de datos.

Ejemplo

Suponga que los clientes tienen la posibilidad de darse de alta (o de baja) de las novedades enviadas periódicamente por correo electrónico, y que desea imprimir una lista de los usuarios que se han dado de alta. Para ello, en la tabla Clientes necesitará una columna Enviar correo electrónico en la que se permitan los valores Sí y No.

Para aquellos que deseen recibir correos electrónicos, necesitará una dirección de correo electrónico y, por tanto, un campo. Si desea incluir un saludo (como Sr. o Sra.), incluya un campo de saludo. Si quiere dirigirse a los clientes por su nombre en los correos electrónicos, agregue un campo de nombre.

Sugerencia: No se olvide de desglosar cada fragmento de información en su parte útil más pequeña. Por ejemplo, en una tabla de clientes, el nombre y los apellidos. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o crear informes en función de un elemento de información (por ejemplo, los apellidos del cliente), debe crear un campo propio para ese elemento.

Paso 3: Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades principales o asuntos, como productos, clientes y pedidos. Cada asunto se convierte en una tabla.

Cuando tenga la lista de la información necesaria, determine las entidades principales (o asuntos) en las que debe organizar los datos. Evite duplicar los datos en distintas entidades. El siguiente podría ser un ejemplo de lista previa para una base de datos de ventas de productos:

Captura de pantalla de elementos de información agrupados por temas

Las entidades principales son: clientes, proveedores, productos y pedidos. Comience por tanto con esas cuatro tablas: una para los datos sobre los clientes, una para los datos sobre proveedores y así sucesivamente. Puede que no sea el diseño final, pero es un buen punto de partida.

Nota: Las mejores bases de datos contienen varias tablas. Evite la tentación de colocar toda la información en una sola tabla, dado que esto tendría como resultado información duplicada, mayor tamaño de la base de datos y aumento del número de errores. Diseñe de modo que cada dato se registre una sola vez. Si ve que está repitiendo información, como la dirección de un proveedor, reestructure la base de datos para colocar esa información en una tabla aparte.

Para entender por qué es mejor tener más tablas, observe la siguiente:

Fragmento de pantalla con datos de productos y proveedores

Cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Puesto que un mismo proveedor puede suministrarle una gran cantidad de productos, el nombre y la dirección de ese proveedor tendrán que repetirse muchas veces. Esto supone un desperdicio de espacio en disco. En su lugar, registre la información del proveedor una sola vez en una tabla independiente para los proveedores y vincule esa tabla a la de productos.

Un segundo problema evidente con este diseño surge cuando es necesario modificar la información sobre el proveedor. Supongamos que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Al aparecer en varios lugares, accidentalmente podría cambiar la dirección en un solo lugar y olvidarse de cambiarla también en los demás. Si registra la información del proveedor en un único lugar, se evitará ese problema.

Por último, supongamos que Coho Winery suministra un solo producto y que desea eliminar el producto pero conservar la información de nombre y dirección del proveedor. Con este diseño, ¿cómo se elimina el registro del producto sin perder la información de proveedor? No se puede. Dado que cada registro contiene datos sobre un producto y datos sobre un proveedor, es imposible eliminar uno sin eliminar el otro. Para mantener estos datos separados, divida la tabla en dos: la primera para la información de productos y la segunda para la información de proveedores. De este modo, cuando elimine un registro de producto, solo eliminará los datos del producto, no los datos del proveedor.

Paso 4: Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información necesita almacenar en cada tabla. Estos fragmentos de datos independientes se convierten en campos de la tabla. Por ejemplo, una tabla de empleados podría incluir campos como apellido, nombre y fecha de contratación.

Una vez elegido el asunto de una tabla de base de datos, las columnas de esa tabla solo deben almacenar datos sobre ese asunto. Por ejemplo, una tabla de productos debería almacenar únicamente datos sobre los productos, no sobre sus proveedores.

Para decidir qué información se incluirá en la tabla, use la lista que creó anteriormente. Por ejemplo, la tabla Clientes podría incluir: Nombre, Apellidos, Dirección, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico. Cada registro (cliente) de la tabla contiene el mismo conjunto de columnas, por lo que para cada cliente se almacena exactamente la misma información.

Cree su primera lista, revísela y perfecciónela. No olvide desglosar la información en los campos más pequeños posibles. Por ejemplo, si la lista inicial tiene un campo Dirección, desglóselo en Calle, Población, País y Código (o en más campos, si tiene clientes de otros países). Así, por ejemplo, puede realizar envíos de correo en el formato adecuado o crear informes de pedidos por país.

Una vez ajustadas las columnas de datos de las tablas, ya puede elegir la clave principal de cada tabla.

Paso 5: Especificar las claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal (por ejemplo, un identificador de producto o de pedido) identifica exclusivamente cada registro. Si no tiene un identificador único y obvio, use Access para que cree uno.

Cada una de las filas de cada tabla debe identificarse de manera exclusiva. ¿Recuerda el ejemplo anterior en el que dos clientas tenían el mismo nombre? Al compartir el nombre, se necesita un modo de identificar cada una de ellas.

Por tanto, cada tabla debe incluir una columna (o conjunto de columnas) que identifique exclusivamente cada fila. Esto se denomina la clave principal y suele ser un número único, como un número de identificación de empleado o un número de serie. Access usa claves principales para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos.

A veces, la clave principal consta de dos o más campos. Por ejemplo, una tabla de detalles de pedido que almacena datos de pedidos puede usar dos columnas en su clave principal: identificador de pedido e identificador de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna, también se denomina una clave compuesta.

Fragmento de pantalla con tabla de productos

Si ya tiene un identificador único para la información de una tabla, como números de producto que identifiquen cada producto del catálogo, use ese identificador, pero solo si los valores cumplen con las siguientes reglas para las claves principales:

  • El identificador debe ser siempre diferente para cada registro. Los valores duplicados no están permitidos en una clave principal.

  • Para cada elemento debe haber siempre un valor. Cada registro de la tabla debe tener una clave principal. Si usa varias columnas para crear la clave (por ejemplo, familia de piezas y número de pieza), ambos valores deben estar siempre presentes.

  • La clave principal es un valor que no cambia. Las claves sirven de referencia para otras tablas y, por tanto, cualquier cambio realizado en una clave principal en una tabla significa un cambio en el resto de tablas donde se le haga referencia. Los cambios frecuentes aumentan el riesgo de errores.

Si no tiene un identificador obvio, use un número único arbitrario como clave principal. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido único con la finalidad exclusiva de identificar el pedido.

Sugerencia: Para crear un número único como clave principal, agregue una columna con el tipo de datos Autonumeración. El tipo de datos Autonumeración asigna automáticamente un valor numérico único a cada registro. Este tipo de identificador no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es ideal para su uso como clave principal porque los números no cambian, a diferencia de una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o un nombre de cliente.

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Las mejores bases de datos empiezan con un buen diseño estructural. En este vídeo, veremos lo que es una base de datos y, más en concreto, una base de datos RELACIONAL que se puede crear con Access. Aprenderemos a organizar la base de datos con TABLAS y a crear las relaciones entre las tablas con las CLAVES.

Empecemos: ¿qué es una base de datos? En términos generales, una base de datos es cualquier conjunto organizado de datos. Los libros de cocina son todos bases de datos, al igual que esta sencilla lista de nombres y números de teléfono en Excel.

La siguiente pregunta es: “¿Qué diferencia a las bases de datos de Access? ¿Por qué debería usarlas?” La respuesta es una ESTRUCTURA de TABLA RELACIONAL, y esto es lo que significa.

Los datos se organizan en TABLAS. Dichas tablas están vinculadas mediante CAMPOS COMPARTIDOS llamados CLAVES.

Las claves tienen dos funciones. En primer lugar, asignan un valor de algún tipo a todas las filas de una tabla. Como se puede ver, este nombre tiene un valor de “1” asignado, mientras que este otro nombre tiene un valor de “2”.

Las claves también vinculan las tablas entre sí al compartir valores entre los CAMPOS. Por ejemplo, el valor de este nombre se comparte con dos números de teléfono, lo que indica que esos son sus números de teléfono. Vemos también que el valor de clave de este otro nombre se comparte tres veces y que esos números de teléfono le pertenecen.

La base de datos contiene dos tipos de claves. Los valores de las claves se originan en ESTE campo y se comparten en ESTE otro campo, que es el de destino. El campo de origen se denomina CLAVE PRINCIPAL y el campo de destino se denomina CLAVE EXTERNA. Pero los campos no se vinculan por sí solos. Para ello, es necesario crear una relación entre las tablas.

Quizás le parezca mucho trabajo y se pregunte: ¿Por qué tengo que hacerlo? Buena pregunta. En primer lugar, el almacenamiento es más eficaz. ¿Ve todas las veces que se repiten los nombres?

En una estructura relacional, la mayoría de los datos se introducen una sola vez, lo que ayuda a ahorrar mucho espacio. Las estructuras relacionales también mejoran la precisión, ya que al introducir datos varias veces, se corre el riesgo de cometer errores.

Por ejemplo, mire lo que ocurre si escribe mal un nombre. El número de teléfono es más difícil de encontrar y es posible que jamás descubra el error. En las estructuras relacionales, la mayoría de los datos se introducen una sola vez, reduciendo así el riesgo de error. Y si nos equivocamos, solo tenemos que corregirlo en un único lugar.

Las estructuras relacionales también son una herramienta excelente para capturar transacciones. Según la naturaleza de la base de datos, una transacción puede indicar qué alumnos hay en cada aula, qué ventas se realizaron o a quién se le prestó un libro.

Ya conocemos los tres primeros pasos básicos en el diseño de una a base de datos. El paso uno es capturar todos los datos que se necesitan almacenar. En este ejemplo necesitábamos nombres de cliente, números de teléfono y una manera de clasificar dichos números.

El paso dos es identificar todos los datos que probablemente se vayan a repetir. Por ejemplo, los nombres de clientes.

Por último, el paso tres es organizar los datos en su propia tabla.

¿Se ha dado cuenta de que en el campo Tipo hay datos que se repiten? Bien visto. En realidad podría desglosar esos datos en una tabla. Pero, dado que son pocos valores, es mejor crear una lista de búsqueda que incluye una breve lista de valores.

El uso de tablas y claves para crear una estructura relacional es un paso fundamental en el diseño de una buena base de datos. Las bases de datos relacionales de Access le permiten ahorrar tiempo y espacio, reducir el número de errores y capturar transacciones de datos importantes, mejorando en consecuencia su productividad en el trabajo.

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