Crear listas de distribución de correo

Como combinar correspondencia

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Al comunicarse con los clientes con cartas de bienvenida, anuncios especiales, correos electrónicos de agradecimiento o facturas, use la combinación de correspondencia para crear documentos personalizados que llamen su atención.

Información sobre el proceso de combinar correspondencia

En el proceso de combinar correspondencia se usan tres documentos:

  • El documento principal: contiene texto y gráficos que son idénticos para todas las versiones del documento combinado. Algunos ejemplos de contenido idéntico pueden ser el remite de un sobre o el cuerpo de una carta.

  • La lista de distribución de correo: contiene los datos que se usan para rellenar la información en el documento principal. Por ejemplo, una lista de distribución de correo contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas.

  • El documento combinado: al combinar el documento principal y la lista de distribución de correo, se genera el documento combinado. La información se extrae de la lista de distribución de correo y se inserta en duplicados del documento principal, lo que produce documentos combinados personalizados para diferentes personas.

Posibilidades de combinar correspondencia

  • Cartas: cree e imprima un lote de cartas personalizadas para todos los contactos de una lista de distribución de correo. Cada carta se imprime en una hoja de papel separada.

  • Correo electrónico: cree y envíe mensajes de correo electrónico a todos los contactos de una lista de distribución de correo.

  • Sobres: cree e imprima un lote de sobres para correspondencia.

  • Etiquetas: cree e imprima hojas de etiquetas postales. Cada etiqueta contiene una dirección de correo única.

Orígenes de datos

Word puede extraer datos de una amplia variedad de orígenes de datos para combinar correspondencia. Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante el proceso de combinar correspondencia. Estas son algunas opciones sencillas de orígenes de datos:

  • Hoja de cálculo de Excel: se usa una hoja de cálculo de Excel, que funciona bien como un origen de datos para combinar correspondencia si todos los datos tienen el formato correcto y están en una hoja.

  • Lista de contactos de Outlook: seleccione destinatarios en los contactos de Outlook.

  • Archivo de datos de Word: asegúrese de que el documento de Word solo contiene una tabla. La primera fila de la tabla necesita contener los encabezados y el resto de las filas tienen que contener los registros que quiera combinar.

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Otros orígenes de datos que puede usar como una lista de distribución de correo

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Vamos a comenzar este curso describiendo cómo funciona la herramienta de Microsoft Word llamada: combinar correspondencia.

Esta es una utilidad que permite crear múltiples versiones de un solo documento, con la particularidad de que en cada versión pueda aparecer, de forma personalizada, los datos de cada uno de todo los destinatarios del documento.

Un ejemplo que nos ayudará a comprender completamente lo que acabamos de describir, es la necesidad de enviar una carta a una lista de destinatarios pero con la condición de que, en cada carta, aparezcan los datos personales de cada contacto.

Con combinar correspondencia, el proceso puede hacerse de una forma mucho más sencilla y rápida que si lo intentáramos realizar de forma manual.

Tenemos que comenzar creando en Word, un documento principal, por ejemplo, podríamos usar una carta como esta.

El tipo de documento principal que queremos utilizar, tenemos que confirmarlo desde la ficha Correspondencia, y después en el comando Iniciar combinación de correspondencia.

A continuación, tendríamos que tener nuestros destinatarios o contactos, en una base de datos que puede ser un archivo con formato Excel, csv, Access o incluso, podemos utilizar nuestros contactos en Outlook.

Con todo ello preparado, debemos decir a Word en qué lugar de nuestra carta aparecerá cada campo de nuestra base de datos, por ejemplo, aquí aparecerían los datos postales.

Finalmente, y después de visualizar previamente los resultados y de considerar la posibilidad de aplicar algunas personalizaciones, se crea el documento final que estará compuesto por todas las cartas encadenadas una tras otra, pero cada una con los datos particulares de cada destinatario.

Por lo tanto, de lo anterior se deduce, que la combinación de correspondencia, siempre requiere de dos archivos independientes.

El primer archivo es el propio documento de Word que contiene la información que será la misma en cada carta.

Así como en las instrucciones sobre dónde colocar los datos variables.

El segundo archivo va a ser el origen de datos, que como hemos comentado antes, puede ser una tabla de Excel, los contactos de Outlook o podrían ser datos de Access o de cualquier fuente de datos a la que pueda conectarse desde Access o Excel.

También tenemos que decir que no solo podemos crear cartas con combinar correspondencia, sino que hay otras opciones como la creación de etiquetas, podemos verlo desde este comando, también sobres, directorios de teléfono o mensajes de correo electrónico.

Por último, comentar que, aunque partimos de una fuente de datos que está en otro lugar, además de la personalización de datos variables, en un documento fijo, tenemos otras ventajas al utilizar una combinación de correspondencia.

Una de las ventajas es la posibilidad de dar formato a nuestros datos.

Puesto que, al incorporarlos a Word, a través de esta herramienta, tenemos acceso a todas las potentes funciones de formato que están disponibles en Microsoft Word.

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