Vídeo: Dinamice sus datos en Access

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Además de vistas como la vista Hoja de datos y la vista Formulario, Access proporciona las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico para ayudarle a resumir y visualizar datos. En este vídeo creamos vistas dinámicas en una nueva consulta, agregamos la vista Gráfico dinámico a un formulario y agregamos dicho formulario a un Formulario de navegación para que los usuarios puedan ver el Gráfico dinámico fácilmente.

Nota:  Las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico no están disponibles en bases de datos web de Access. Para obtener más información acerca de bases de datos web, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartir en Web.

En el vídeo

Información general

Habilitar las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico en un formulario

Crear una vista Tabla dinámica

Ver y personalizar la vista Tabla dinámica

Establecer la vista predeterminada para un objeto

Mostrar una vista dinámica en un formulario o informe

Agregar un formulario o informe a un formulario de navegación

Información general

Puede crear vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico en tablas, formulario y consultas. Los datos que están disponibles para su visualización en las vistas Tabla dinámica o Gráfico dinámico dependen del objeto para el que desee crear la vista.

  • Cuando crea una vista dinámica para un formulario, la vista solo puede mostrar datos del origen de registro de dicho formulario.

  • Cuando crea una vista dinámica para una tabla, la vista solo puede mostrar datos de dicha tabla.

  • La creación de vistas dinámicas en consultas le proporciona la mayor flexibilidad, ya que las propias consultas son muy flexibles y pueden contener datos de varias tablas.

Habilitar las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico en un formulario

De forma predeterminada, las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico no están habilitadas en los formularios. Para habilitarlas, use el procedimiento siguiente:

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4.

  3. En la ficha Formato de la Hoja de propiedades, establezca las propiedades Permitir vista GráficoDinámico y PermitirVistaTablaDinámica en .

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Crear una vista Tabla dinámica

En este vídeo creamos una consulta y, a continuación, creamos las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico para la misma. No obstante, el proceso es el mismo independientemente de si desea crear las vistas para una consulta, un formulario o una tabla. Las vistas pueden crearse en cualquier orden pero en este vídeo comenzamos por la Tabla dinámica.

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en el objeto para el que desea crear las vistas dinámicas.

  2. En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista TablaDinámica.

  3. Si no se muestra la Lista de campos de tabla dinámica, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Lista de campos.

  4. Decida los campos que desea establecer como encabezados de fila en la tabla dinámica y arrástrelos desde la Lista de campos de tabla dinámica a la zona de colocación Coloque campos de fila aquí.

  5. Decida los campos que desea establecer como encabezados de columna en la tabla dinámica y arrástrelos desde la Lista de campos de tabla dinámica a la zona de colocación Coloque campos de fila aquí.

  6. Si desea poder filtrar datos en determinados campos, arrastre los campos desde la Lista de campos de tabla dinámica a la zona de colocación Coloque campos de fila aquí.

  7. Finalmente, decida cuál será el campo para el que desea ver datos de detalle o de resumen y arrástrelo a la zona de colocaciónColoque campos de fila aquí.

De forma predeterminada, Access muestra registros de detalle a menos que se creen totales. Para crear filas y columnas de totales:

  1. En la tabla dinámica, haga clic en uno de los valores de detalle.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Autocalcular y seleccione el tipo de total que desee.

Para ocultar las celdas de detalle y mostrar solo los totales:

  1. Haga clic en un encabezado de columna del campo de detalle. Por ejemplo, si las celdas de detalle se basan en el campo Cantidad, haga clic en un encabezado de columna de Cantidad.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Ocultar detalles.

Para quitar un campo de la tabla dinámica:

  • Haga clic en el encabezado de columna o de fila del campo y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Campo activo, haga clic en Quitar campo.

Ver y personalizar la vista Tabla dinámica

Cuando crea una vista Tabla dinámica, también se crea una vista Gráfico dinámico en segundo plano. No obstante, es posible que sea necesario personalizar la vista Gráfico dinámico para que muestre los datos de modo que sean fáciles de leer. Para ver el Gráfico dinámico:

  • En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista Gráfico dinámico.

Personalice el gráfico mediante las herramientas de la ficha Diseño. En este vídeo, hacemos lo siguiente:

  • Cambiar los encabezados de filas y columnas    En la pestaña Diseño, en el grupo Campo activo, haga clic en Cambiar fila/columna.

  • Cambiar el tipo de gráfico    En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico. Seleccione el tipo de gráfico que desee y cierre el cuadro de diálogo Propiedades.

  • Mostrar la leyenda   En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Leyenda.

  • Ocultar las zonas de colocación   En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Colocar zonas.

  • Dar formato a los elementos de un gráfico    Entre los elementos de un gráfico se encuentran, por ejemplo, el color de fondo y los títulos de los ejes. Seleccione el elemento de gráfico que desea cambiar y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Realice los cambios necesario y cierre el cuadro de diálogo Propiedades.

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Establecer la vista predeterminada para un objeto

Una vez haya creado las vistas dinámicas para un objeto, puede establecer la propiedad Vista predeterminada para que se muestre una de las vistas dinámicas cada vez que abra el objeto. De ese modo se asegura de que se muestra la vista dinámica si agrega un objeto a un formulario o informe.

  1. Haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4.

  3. Si está trabajando con una consulta, haga clic en un área vacía del generador de consultas para que la hoja de propiedades muestre las Propiedades de la consulta.

  4. Establezca la propiedad Vista predeterminada en Tabla dinámica o Gráfico dinámico, en función de la vista que desee que se muestre.

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Mostrar una vista dinámica en un formulario o informe

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe al cual desea agregar la vista dinámica y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

  2. Arrastre el objeto que contiene la vista dinámica desde el panel de navegación hasta el formulario o informe.

Nota:  Si no se muestra la vista dinámica, asegúrese de que se ha establecido como la vista predeterminada del objeto (vea la sección anterior).

  1. Cambie el tamaño de la vista dinámica hasta que tenga el aspecto deseado.

  2. Guarde y cierre el formulario o el informe.

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Agregar un formulario o informe a un formulario de navegación

En este vídeo hemos agregado una vista Gráfico dinámico a un formulario y, a continuación, hemos agregado dicho formulario a un formulario de navegación que se creó anteriormente. Para obtener más información sobre la creación de un formulario de navegación, vea el artículo Crear un formulario de navegación o el vídeo Crear un formulario de navegación.

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