Colaborar con contenido de grupo con SharePoint Online (eliminar)

Crear una biblioteca de documentos confidenciales

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Puede agregar bibliotecas de documentos para fines especiales, como proporcionar protección adicional para los documentos confidenciales. Information Rights Management (IRM) le ayuda a impedir que los archivos se distribuyan sin permiso una vez descargados. Para obtener una protección adicional, puede realizar la sencilla tarea de establecer alertas en una biblioteca para ver y registrar quién obtiene acceso a ella.

Nota: Para poder usar IRM, el administrador de Office 365 debe habilitarlo. Para obtener más información, consulte Configurar Information Rights Management (IRM) en el Centro de administración de SharePoint.

Nota: Para modificar un sitio de grupo, debe ser uno de los miembros del grupo Diseñadores o disponer de permisos de colaborador. Una manera segura de aplicar cambios en un sitio de grupo a modo de práctica es crear y usar un subsitio en el sitio de grupo. Para obtener más información, consulte Crear un subsitio en el sitio existente.

Crear una biblioteca de documentos para documentos confidenciales
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa y, a continuación, vaya a su sitio de grupo (en el iniciador de aplicaciones Botón de selector de aplicaciones , haga clic en Sitios y busque el sitio de grupo).

  2. Haga clic en Configuración del sitio Icono de configuración > Agregar una aplicación.

  3. En la página Sus aplicaciones, elija Biblioteca de documentos.

  4. Escriba un nombre para la nueva biblioteca de documentos, como DocumentosConfidenciales y, a continuación, elija Crear.

    La nueva biblioteca de documentos aparecerá en el inicio rápido (los vínculos de navegación de la parte lateral o superior de la página) en Reciente.

  5. Para configurar IRM en la biblioteca, haga lo siguiente:

    1. En la biblioteca, haga clic en Biblioteca > Configuración de la biblioteca y, a continuación, en la página Configuración, haga clic en Information Rights Management.

    2. Haga clic en Limitar permisos de descarga de esta biblioteca.

    3. Escriba un nombre en el cuadro Crear un título para la directiva de permisos como, por ejemplo, Confidencial de la empresa.

    4. Escriba una descripción en el cuadro Agregar una descripción para la directiva de permisos como, por ejemplo, Solo uso interno: no hablar de esta información con nadie más.

    Configuración de IRM
  6. Haga clic en Aceptar.

Establecer una alerta en la biblioteca
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa y, a continuación, vaya a su sitio de grupo (en el iniciador de aplicaciones Botón de selector de aplicaciones , haga clic en Sitios y busque el sitio de grupo).

  2. En la biblioteca, haga clic en Biblioteca > Enviarme alertas > Configurar alerta para esta biblioteca, acepte todos los valores predeterminados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Configuración de alertas de biblioteca
Aprovechar las alertas de biblioteca (crédito adicional)
  1. Haga clic en Biblioteca de alertas > Enviarme alertas > Configurar alerta para esta biblioteca.

  2. En Título de la alerta, escriba Biblioteca de documentos confidenciales.

  3. En Enviar alertas a, agregue uno o dos usuarios de su equipo para que también se les informe.

  4. En Enviarme una alerta cuando, haga clic en Otro usuario realice cambios en un documento.

  5. En Cuándo enviar alertas, seleccione Enviar un resumen diario.

¿Quiere más?

Aplicar Information Rights Management a una lista o biblioteca

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS

Mi administrador me ha pedido que agregue seguridad a nuestros documentos confidenciales.

Information Rights Management, también denominado IRM, ayuda a impedir que los archivos se distribuyan sin permiso una vez descargados.

En primer lugar, crearé una biblioteca. Haré clic en el icono Configuración y, a continuación, en Agregar una aplicación.

Escogeré Biblioteca de documentos, escribiré el nombre "DocumentosConfidenciales" y, a continuación, haré clic en Crear.

Fíjese en que la nueva biblioteca aparece en el inicio rápido, en Recientes.

Haré clic en DocumentosConfidenciales para abrir la biblioteca.

Seleccionaré la pestaña Biblioteca y, a continuación, Configuración de biblioteca.

En la página Configuración, haré clic en Information Rights Management.

Seleccionaré la opción Limitar permisos de descarga de esta biblioteca.

En Crear un título para la directiva de permisos, escribiré "Confidencial de la compañía".

En Agregar una descripción para la directiva de permisos, escribiré "Solo uso interno. No hablar de esta información con nadie más". Y haré clic en Aceptar.

Me gustaría añadir una última cuestión. Al configurar una alerta en esta biblioteca, se me notificará cuando alguien obtenga acceso a estos documentos.

En el inicio rápido, haré clic en DocumentosConfidenciales.

Seleccionaré la pestaña biblioteca, haré clic en Enviarme alertas y escogeré Configurar alerta para esta biblioteca.

Aceptaré la configuración predeterminada y haré clic en Aceptar.

Ahora, cualquier documento que cargue en esta biblioteca estará protegido.

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