Agregar tablas

Crear tablas y establecer tipos de datos

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Como almacenan los datos, las tablas son el eje central de su base de datos. Cada tabla contiene información sobre un tema específico. Por ejemplo, una tabla de proveedor puede almacenar nombres de proveedor, direcciones de correo electrónico y números de teléfono.

Nota: Antes de crear tablas, resulta útil entender los objetos de base de datos de Access.

Cuando abre una nueva base de datos en blanco, Access crea automáticamente una tabla vacía. Para personalizar esa tabla, empiece a definir los campos y a agregar datos.

Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos de escritorio

Tabla1 es el nombre predeterminado de la primera tabla en una nueva base de datos de escritorio. Es una buena idea poner un nombre más significativo a la tabla.

  1. En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Guardar Guardar .

  2. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre descriptivo.

Agregar una tabla en una base de datos de escritorio

Agregue más tablas a la base de datos, si las necesita, aunque haya empezado con una plantilla.

  1. En la pestaña Crear, seleccione Tabla.
    Access agrega una tabla nueva con el nombre Tabla<#>, donde <#> es el siguiente número secuencial sin usar.

  2. Cambie el nombre de la tabla mediante el procedimiento Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos de escritorio que aparece anteriormente en este módulo.

Guardar una tabla

Antes de que cierre la base de datos, para evitar perder el trabajo que haya realizado y los datos que haya escrito, asegúrese de guardar la tabla. Cuando intente cerrar la base de datos, si no ha guardado el trabajo de la tabla, Access le solicitará que lo haga. O, en cualquier momento, seleccione Guardar .

Agregar un campo mediante la entrada de datos

  1. En la vista Hoja de datos, escriba los datos en la columna Haga clic para agregar de la hoja de datos.
    Access crea un campo nuevo.

    Fragmento de código de pantalla del identificador en la tabla de proveedor

  2. En el encabezado de columna, escriba un nombre nuevo para el campo.

    Fragmento de código de pantalla de la tabla de proveedor que muestra dos filas con identificador

Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando agrega un campo al escribir datos en él, Access establece el tipo de datos del campo basándose en su contenido. Vea el tipo de datos en la pestaña Campos, en Tipo de datos.

Fragmento de código de pantalla que muestra el campo de tipo de datos

Para cambiar el tipo de datos:

  1. Seleccione el campo.

  2. En la pestaña Campos, abra la lista Tipo de datos y seleccione un tipo de datos.

Agregar un campo para un tipo de datos específico

Access valida los datos a medida que se escriben para asegurarse de que coinciden con el tipo de datos del campo. Si necesita un formato de datos específico en un campo, especifique su tipo de datos cuando lo cree.

  1. Cuando la tabla se abra en la vista Hoja de datos, seleccione Haga clic para agregar y, después, seleccione un tipo de datos.

    fragmento de código de pantalla del menú desplegable Haga clic para agregar un tipo de datos

  2. Escriba un nombre descriptivo para el campo, como Apellido.

    Fragmento de código de pantalla del campo para agregar un nombre descriptivo a una columna

Como ha especificado un tipo de datos, Access valida los datos que escriba en el campo nuevo. Por ejemplo, no se acepta texto en un campo de fecha. Especificar el tipo de datos también ayuda a minimizar el tamaño de la base de datos.

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Las tablas son, normalmente, los primeros objetos que se agregan a una base de datos, porque almacenan los datos. Al crear esta tabla, identificaremos su clave principal. También descubriremos los distintos tipos de datos disponibles y veremos cómo podemos establecer el tipo de datos de cada campo.

Pondré aquí nuestro diseño como referencia. Al hacer doble clic en el campo Id., vemos que se puede editar. Le llamaremos Id. de cliente. De esta forma, siempre sabemos de dónde proceden los valores del campo: de la tabla Clientes. Todas las tablas deben tener una Clave principal, e Id. de cliente es la clave principal de esta tabla.

Al presionar ENTRAR, Access selecciona el siguiente campo en blanco y muestra este menú. La mayoría de estos elementos son TIPOS DE DATOS. Todos los campos de la base de datos deben tener asignado un tipo de datos.

Los tipos de datos hacen que el almacenamiento sea más eficaz porque controlan el tamaño de los campos. Por ejemplo, si solo necesita capturar nombres, no necesita un espacio de almacenamiento enorme para esos nombres. Puede que no parezca importante en este ejemplo sencillo, pero es importante cuando se tienen muchos datos.

Los tipos de datos también le ayudarán a evitar errores. Por ejemplo, no puede escribir un nombre en un campo configurado para contener fechas y horas.

Echemos un vistazo a los tipos de datos que se pueden usar. Texto corto es un campo de texto que contiene hasta 256 caracteres. Tenemos Número, Moneda, Fecha y hora y Sí/No.

Un campo Sí/No puede contener Sí o No, Verdadero o Falso, o uno y cero.

Búsqueda y relación no es realmente un tipo de datos, pero puede usarse para crear una lista de opciones en ese campo.

Tanto Texto enriquecido como Texto largo permiten almacenar un gigabyte de texto. Las bases de datos de escritorio usan texto enriquecido y las aplicaciones web de Access usan texto largo. La principal diferencia entre ellas es que se pueden aplicar fuentes y otros formatos al texto enriquecido, como negrita y cursiva.

Use el tipo de datos Datos adjuntos para adjuntar imágenes y otros archivos a un registro, igual que hace en el correo. Use el tipo de datos Hipervínculo para almacenar direcciones web y de correo. Y use el tipo de datos Campo calculado para, por ejemplo, combinar nombres y apellidos o calcular un descuento.

Hay otro tipo de datos en esta tabla: Autonumeración. Este tipo de datos asigna un número secuencial cuando agrega un registro nuevo. No puede cambiar ni eliminar un valor en uno de estos campos. Muchas de las claves principales usan este tipo de datos, ya que, como norma, nunca quiere cambiar los valores de clave principal.

Al crear una tabla en una aplicación web de Access, use el tipo de datos Imagen en lugar del tipo de datos Datos adjuntos para almacenar y mostrar imágenes.

Para este campo, seleccionaremos Texto corto porque va a almacenar nombres y 256 caracteres es suficiente espacio. Observe que, después de seleccionar el tipo de datos, el título se puede editar. Escribimos Nombre y presionamos la tecla Tab para seleccionar el siguiente campo en blanco. Volvemos a seleccionar Texto corto y escribimos Apellido. Tener los nombres y apellidos en dos campos distintos refleja el principio de diseño de bases de datos de que cada campo debe contener la unidad de datos más pequeña posible.

Presione Control+G para guardar la tabla. La denominaremos Clientes.

Ahora tenemos una clave principal y campos de texto corto para nombres y apellidos. Cada campo tiene la unidad de datos más pequeña posible y un tipo de datos. Ahora tenemos lo necesario para esta tabla.

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