Agregar tablas

Crear tablas con el Diseñador de tablas

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Si crea una tabla con Diseño de tabla, podrá dedicar más tiempo al diseño de la base de datos para establecer tipos de campos, crear una lista de búsqueda y crear una clave externa para emparejarla a la clave principal.

Crear una tabla con Diseño de tabla

  1. Seleccione Crear > Diseño de tabla.

    Comando de la cinta de opciones de Access para Crear > Diseño de tabla
  2. En la nueva tabla, para el primer campo, escriba un nombre de campo y un tipo de datos.

    Primer nombre de campo y tipo de datos de una nueva tabla de Access
  3. Para establecer la clave principal de la tabla, seleccione la celda Nombre de campo del campo apropiado y después seleccione Clave principal.

    Seleccionar un campo de clave principal en una nueva tabla de Access

    Aparece el indicador Clave principal a la izquierda del nombre de campo. Puede cambiar la clave principal en cualquier momento, pero cada tabla solo puede tener una clave principal.

  4. Seleccione Archivo > Guardar y ponga un nombre a la tabla.

Existen muchas más opciones cuando crea o modifica tablas con el Diseñador de tablas.

Cambiar el Diseñador de tablas entre la vista Hoja de datos y la vista Diseño
  • Cambiar entre las vistas Hoja de datos y Diseño en cualquier tabla guardada.

  • Designar cualquier campo como la clave principal de la tabla.

  • Usar el Generador para crear una expresión o una máscara de entrada.

  • Probar las reglas de validación.

  • Insertar y eliminar filas.

  • Crear listas de búsqueda.

  • Crear, cambiar el nombre y eliminar macros de datos.

  • Definir relaciones y dependencias del objeto.

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Puede crear una tabla en la Vista Hoja de datos o en la vista Diseño de tabla. Trabajar en la Vista Hoja de datos es sencillo; es como escribir datos en una hoja de cálculo. Por otro lado, al trabajar en la vista Diseño de tabla, puede reflexionar más sobre el diseño de la base de datos y la configuración de los tipos de campos. También puede crear una lista de búsqueda y crear una clave externa para emparejarla con la clave principal.

En la cinta de opciones, seleccionamos Crear y después Diseño de tabla. Si le gusta usar teclas de acceso rápido, mantenga presionada la tecla Alt y presione la letra junto al comando que quiera usar. En este caso es “C” y, a continuación, TD.

Se inicia el Diseñador de tablas y aparece esta pestaña nueva. Se trata de una PESTAÑA CONTEXTUAL. Access tiene muchas y solo aparecen cuando las necesita. Esta tiene comandos para insertar o eliminar campos, y uno para configurar una clave principal.

Aquí, en la columna Nombre de campo, escribimos Id. de teléfono. En la lista Tipo de datos, seleccionamos Autonumeración y, después, Clave principal. También podemos hacer clic con el botón derecho en la fila y ver muchos de estos comandos. Vuelva a presionar Alt y la letra junto al comando que quiera usar.

Para el siguiente campo, escribimos Número de teléfono y seleccionamos el tipo de datos Texto corto.

Debajo, escribimos Tipo y empezamos a crear una lista de búsqueda. Seleccionamos Asistente para búsquedas, escribimos los valores que queremos y, después, seleccionamos Siguiente. Una columna está bien. En la primera fila, escribimos los tipos de números de teléfono de la lista: Oficina, Móvil, Fax, Emergencia y Particular. Seleccionamos Siguiente. El campo ya tiene el nombre que escribimos, así que seleccionamos Finalizar.

Podríamos haber creado este campo en su propia tabla independiente, pero no lo hemos hecho porque son pocos datos. En su lugar, hemos creado una lista de búsqueda. Ahora, al escribir un nombre, solo tenemos que elegir el valor correcto de la lista que hemos configurado.

Por último, tenemos que crear la clave externa. La llamaremos Id. de cliente CE. Id. de cliente es el nombre de la clave principal de la tabla Clientes y CE significa clave externa. En otras palabras, es una forma rápida de saber que esta es una clave externa y que su clave principal es el campo Id. de cliente de la tabla de clientes.

Después, establecemos el tipo de datos en Número. Esto hace que aparezca una regla de diseño de bases de datos. Los tipos de datos de las claves principal y externa tienen que coincidir o ser compatibles. En este caso, usamos un tipo de datos compatible, ya que la clave principal de la tabla Clientes es un campo de tipo de datos Autonumeración.

Recuerde que Access controla los valores de los campos Autonumeración. Los mantiene en orden mientras agrega nombres de clientes y nunca puede duplicar ninguno de estos valores secuenciales. Como necesita duplicar valores en el campo de clave externa siempre que un cliente tenga más de un número de teléfono, no queremos usar el tipo de datos Autonumeración aquí.

Necesitamos un tipo de datos compatible y, en este caso, es Número. Otros tipos de datos, como Texto, también son compatibles con los campos de clave.

Guarde tabla con el nombre Números de teléfono.

Ahora ya sabe cómo crear una tabla en la vista Diseño de tabla y, en el proceso, crear una lista de valores y una clave externa. Eso es todo, ya hemos acabado.

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