Usar relaciones

Crear relaciones de uno a uno

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¿Qué es una relación uno a uno?

Las relaciones uno a uno se usan con frecuencia para indicar relaciones críticas para que pueda acceder a los datos que necesita para gestionar su empresa.

Una Relación uno a uno es un vínculo entre la información de dos tablas, donde cada registro en cada tabla solo aparece una vez. Por ejemplo, puede haber una relación uno a uno entre los empleados y los coches que conducen. Cada empleado solo aparece una vez en la tabla Empleados y cada coche aparece solo una vez en la tabla Automóviles de empresa.

Puede usar las relaciones uno a uno si tiene una tabla que contienen una lista de elementos, pero la información específica que desee capturar acerca de ellos varía según el tipo. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla de contactos en la que algunas personas sean empleados y otras personas sean subcontratistas. Para los empleados, desea saber el número de empleado, su extensión y otra información clave. Para subcontratistas, desea saber el nombre de su empresa, el número de teléfono y la tasa de facturación, entre otras cosas. En este caso, debe crear tres tablas distintas: Contactos, Empleados y Subcontratistas y, a continuación, crear una relación uno a uno entre las tablas Contactos y Empleados y una relación uno a uno entre las tablas Contactos y Subcontratistas.

Introducción a la creación de relaciones uno a uno

Las relaciones uno a uno se crean al vincular el índice (normalmente la clave principal) de una tabla con un índice de otra que comparte el mismo valor. Por ejemplo:

Recorte de pantalla que muestra dos tablas que comparten una id.
La Id. de coche aparece en ambas tablas, pero aparece solo una vez en cada una.

A menudo, la mejor forma de crear esta relación es hacer que la tabla secundaria consulte un valor de la primera tabla. Por ejemplo, haga que el campo Id. de coche de la tabla Empleados sea un campo de búsqueda que consulte un valor en el índice de Id. de coche de la tabla Automóviles de empresa. De este modo, nunca agregará por error la Id. de un coche que no exista.

Importante: Al crear una relación uno a uno, debe decidir si desea exigir la integridad referencial de datos de la relación.

Integridad referencial datos ayuda a Access a mantener los datos limpios eliminando los registros relacionados. Por ejemplo, si elimina a un empleado de la tabla Empleados, también eliminará los registros de las ventajas para ese empleado de la tabla Ventajas. Pero en algunas relaciones, como en este ejemplo, la integridad referencial no tiene sentido: si se elimina un empleado, no queremos que se elimine el vehículo de la tabla Automóviles de empresa porque el coche aún pertenecen a la empresa y se asignará a otra persona.

Pasos para crear una relación uno a uno

Crear la relación uno a uno al agregar un campo de búsqueda a una tabla. (Para más información, consulte Crear tablas y establecer los tipos de datos). Por ejemplo, para indicar qué coche se ha asignado a un empleado determinado, puede agregar Id. de coche a la tabla Empleados. A continuación, para crear la relación entre los dos campos, utilice el Asistente para búsquedas:

  1. Abra una tabla.

  2. En la vista Diseño, agregue un nuevo campo, seleccione el valor Tipo de datos y después seleccione Asistente para búsquedas.

  3. En el asistente, el valor predeterminado está establecido para buscar valores de otra tabla, así que seleccione Siguiente.

  4. Seleccione la tabla que contiene la clave (por lo general, una clave principal) que desea incluir en esta tabla y, a continuación, seleccione Siguiente. En nuestro ejemplo, seleccionaría la tabla Automóviles de empresa.

  5. En la lista Campos seleccionados, agregue el campo que contiene la clave que quiera usar. Seleccione Siguiente.

    Fragmento de pantalla del Asistente para búsquedas
  6. Establezca un criterio de ordenación y, si lo prefiere, cambie el ancho del campo.

  7. En la pantalla final, desactive la casilla Habilitar integridad de datos y después seleccione Finalizar.

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En una base de datos relacional, una relación uno a uno existe cuando un único registro de una tabla está relacionado con un único registro de otra tabla.

Aunque este tipo de relación no se usa tanto como las relaciones uno a varios o de varios a varios, está bien saber cómo funciona.

Así que le indicaremos los pasos para crear esta relación.

En este ejemplo, tenemos una tabla de base de datos para la flota de coches de la empresa y otra tabla para los empleados que los conducen.

Como la empresa usa un tipo de coche, usaremos el campo del número de matrícula para identificar a la persona que conduce el coche.

Para esta demostración, imaginemos que cada empleado tiene asignado un solo coche. Pero, antes de empezar, vamos a explicar un nuevo término: “índice”.

Access indexa los campos de las bases de datos y los usa de forma muy similar a la forma en que se usan los índices de los libros para encontrar información rápidamente.

Los índices están activados de manera predeterminada, pero puede cambiar su comportamiento o desactivarlos.

Esto es importante porque, para crear una relación uno a uno, primero es necesario crear una relación uno a varios y después cambiar los índices de los campos de clave en las dos tablas.

Para empezar, vamos a crear la relación con la ayuda del Asistente para búsquedas.

Obtendremos los valores de otra tabla: la tabla Coches de empresa.

Queremos usar el campo Número de matrícula, pero no crearemos un criterio de ordenación, ya que vamos a usar un número reducido de valores.

Vamos a ocultar la columna de clave y denominaremos el campo Coche de la empresa.

En este caso, NO habilite la integridad referencial (probablemente, esta será la única vez que no tendrá que hacerlo). De esta forma, si se elimina un empleado, no se eliminará por error también un coche.

Seleccione Finalizar. Ahora tenemos una clave externa y una forma sencilla de elegir números de matrícula.

Después, asegúrese de que ha seleccionado el campo. Luego, seleccione Campos, Indexado y Único.

Ahora, vaya a la tabla Coches de empresa y compruebe que la clave principal está seleccionada. Como puede ver, también está indexada y es única, porque es un campo de Autonumeración, así que ya hemos terminado.

Si está en la vista Diseño, verá la propiedad indexada justo aquí, en el panel Propiedades de campo.

Si abre la lista de la propiedad, verá tres valores. Puede usar dos de estos valores en una relación uno a uno, o No o Sí (sin duplicados).

Ya ha creado una relación uno a uno en la base de datos.

Si consulta el panel Relaciones, verá que la relación se muestra como una línea sin el 1 o el símbolo de infinito, que indica una relación uno a varios o una relación de varios a varios.

Como puede ver, esta base de datos tiene ahora los tres tipos de relaciones.

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