Usar relaciones

Crear relaciones con el Asistente para búsquedas

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El Asistente para búsquedas establece una relación entre tablas. Crea una clave externa que hace referencia a la clave principal de otra.

Crear una relación con el Asistente para búsquedas

  1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla que buscará datos de otra tabla. Esta es la tabla secundaria.

  2. En la columna situada más a la derecha, seleccione Hacer clic para agregar y luego seleccione Búsqueda y relación.

    Agregue una nueva columna de tabla, escriba "Búsqueda y relación".
  3. En el Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta. Después, seleccione Siguiente.

  4. Seleccione la tabla que proporcionará los valores para el campo de búsqueda. Esta es la tabla principal. Después, seleccione Siguiente.

  5. Para seleccionar los campos de los que desea extraer datos, establecer su criterio de ordenación y establecer el ancho de columna, siga las instrucciones de la página.

    Sugerencia: Al establecer el ancho de columna, seleccione Ocultar la columna clave para reducir el desorden visual en la tabla. Esto no afecta a la relación o a la sincronización de datos entre las tablas.

  6. Seleccione un campo que identifique filas exclusivamente en la tabla primaria.

  7. Escriba el nombre para el nuevo campo de búsqueda, seleccione Habilitar integridad de datos y después seleccione Eliminación en cascada o Eliminación restringida.

    Sugerencia: Dé un nombre al campo que refleje sus datos y tenga en cuenta que es un campo de clave externa, por ejemplo, Cliente IDFK.

  8. Seleccione Finalizar y, a continuación, seleccione Guardar Guardar .

Ha creado una relación, una clave externa y parámetros específicos de sincronización de datos entre las dos tablas.

Cambiar una relación entre tablas

Si desea cambiar la relación entre tablas, primero ciérrelas.

  1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.

  2. Seleccione la línea de relación entre las dos tablas.

    Una relación uno a varios
  3. Seleccione Diseño > Modificar relaciones.

  4. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, realice los cambios y, a continuación, seleccione Aceptar.

  5. Para guardar los cambios seleccione Guardar Guardar .

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Crear una relación

Eliminar una relación

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Una de las formas más fáciles de crear una relación uno a varios es usar una herramienta denominada ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS. En realidad, el asistente realiza dos tareas.

Crea la relación y, cuando termina, puede usar el campo de clave externa para elegir valores de la tabla en el lado UNO, o en la tabla principal, de la relación.

Esto hace que sea más fácil escribir datos. En nuestro ejemplo, lo único que tenemos que hacer es seleccionar un nombre que sea el valor en el lado UNO y escribir un número de teléfono.

Al usar el asistente, no necesita un campo de clave externa en la tabla secundaria, ya que el asistente lo creará de forma automática. Pero, si ya tiene una clave externa, puede continuar y usarla.

Esta es una base de datos de ejemplo. No tiene una clave externa.

Para empezar, seleccione el encabezado de un campo en blanco o seleccione el encabezado de la clave externa, si tiene una.

Elija Búsqueda y relación y se inicia el asistente.

Use la primera opción para buscar valores de otra tabla y seleccione Siguiente.

Seleccione la tabla principal... Clientes... y después seleccione Siguiente.

Es necesario que busque los valores en el campo Nombre del cliente, así que selecciónelo y muévalo. Este es un campo calculado.

Usamos este campo hace un minuto. Como puede ver, se muestra todo el nombre. Esto elimina las posibles complicaciones de tener que elegir los datos adecuados. Con un campo de búsqueda, la entrada de datos es más rápida y precisa.

Elija Siguiente. El criterio de ordenación es opcional, así que vamos a omitirlo y seleccionemos Siguiente.

Como norma general, se recomienda ocultar la columna de clave, ya que dificulta el análisis de la base de datos si está visible, así que seleccionamos Siguiente.

Aquí, asignaremos al campo el nombre Id. de cliente CE, lo que indica que el campo principal es Id. de cliente y CE nos recuerda que es una clave externa.

Ahora, vamos a seleccionar Habilitar integridad de datos y Eliminación en cascada. Así se habilita la integridad referencial y las eliminaciones en cascada. Seleccione Finalizar y aquí está el campo.

Por último, vamos a realizar un cambio en la relación. Para hacerlo, necesitamos cerrar la tabla de números de teléfono. No se puede cambiar una relación si una de las tablas de la relación está abierta.

Después de cerrar la tabla, en la pestaña Herramientas de base de datos, seleccionamos Relaciones. Seleccionamos la línea de relación y después, en la cinta, seleccionamos Modificar relaciones.

Como puede ver, las dos opciones están seleccionadas (Integridad referencial y Eliminaciones en cascada). Vamos a habilitar también la opción central, Actualizar en cascada los campos relacionados, seleccionamos Aceptar y ya hemos terminado.

Hemos creado una relación uno a varios con el Asistente para búsquedas, generado la clave externa y cambiado una configuración de relaciones.

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