Crear informes

Crear informes básicos

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Nota: La información de esta página solo se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Las aplicaciones web de Access no admiten informes.

Antes de compartir la base de datos con otras personas, disponga la información en un formato que sea fácil de entender. Vea, dé formato y resuma la información de la base de datos con informes.

  1. En el panel Navegación, seleccione un origen de registros.
    El origen de registros de un informe podría ser una tabla o una consulta con nombre. Debe contener todas las filas y columnas de datos que desea incluir en el informe.

  2. En la pestaña Crear, seleccione la herramienta de informe que desea usar y, para crear el informe, siga las instrucciones.

Herramienta de informes

Descripción

Informe

Cree un informe sencillo y tabular que contenga todos los campos del origen de registros que seleccionó en el panel Navegación.

Diseño de informe

Abra un informe en blanco en la vista Diseño y agregue los campos y los controles que necesite.

Informe en blanco

Abra un informe en blanco en la vista Diseño y seleccione los campos que desee agregar desde la Lista de campos.

Asistente para informes

Siga las instrucciones para especificar los campos, los niveles agrupamiento y ordenación y las opciones de diseño.

Etiquetas

Seleccione los tamaños de etiqueta estándar o personalizados, los campos que desea incluir en el informe y cómo desea ordenarlos.

Agregar agrupación, ordenación o totales a campos del informe
  1. En la Vista Diseño, abra el informe.

  2. Si el panel Agrupación, orden y total aún no está abierto, vaya a la pestaña Diseño y seleccione Agrupar y ordenar.

  3. Seleccione Agregar un grupo o Agregar un orden y luego seleccione el campo que desea agrupar u ordenar.

  4. Seleccione Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

¿Quiere más?

Crear un informe agrupado o un informe de resumen

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Sus datos están pensados para ser compartidos con otros usuarios, pero los datos sin procesar de una tabla no suelen ser muy claros.

Ahí es donde entran en juego los informes de base de datos. Por ejemplo, cree un informe para mostrar una instantánea de datos de un momento determinado.

Revise los detalles de registros específicos, como en un informe simple con los números de teléfono de sus contactos.

O resuma la visión global que revelan los datos, como en un informe de resumen que muestre los clientes que han hecho los pedidos más grandes recientemente.

El primer paso para crear un informe de base de datos en el escritorio es seleccionar el origen de los registros del informe.

El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que desee mostrar en el informe.

El origen de registros puede ser una sola tabla. Pero si los datos están distribuidos entre dos o más tablas, use una consulta con nombre o una consulta insertada que incluya dichas tablas.

En el Panel de navegación, seleccione la tabla o la consulta que sea el origen de registros.

Seleccione Crear. Aquí puede ver diferentes maneras de crear un informe.

Con Informe, diseña un informe tabular simple que incluye todos los campos en el origen de registros.

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista Diseño. A continuación, agregue los campos y controles que desee del origen de registros.

Si no tiene un origen de registros configurado, utilice Informe en blanco y la Lista de campos para agregar campos y controles directamente al diseño de informe.

Las etiquetas (como las que incluyen las direcciones de los clientes) también son un tipo de informe, ya que organizan los campos de una tabla o consulta en un formato específico. Use la herramienta Etiquetas y siga los pasos del asistente para seleccionar el tamaño, los campos y el criterio de ordenación de la etiqueta.

Para el informe que estamos creando, seleccione Asistente para informes. Este asistente nos guía a la hora de seleccionar, agrupar y organizar los campos, y de escoger el diseño del informe.

En Campos disponibles, seleccione el primer campo que desea incluir en el informe y luego seleccione la flecha derecha.

Continúe seleccionando y agregando los campos que quiere incluir en el informe de entre los campos disponibles en el origen de registros seleccionado.

No tiene por qué usar solo los campos de la tabla o consulta que seleccionó como origen de registros. Si lo desea, seleccione campos de otras tablas o consultas relacionadas.

Aquí especifica cómo desea ver los datos, en función de lo que elija enfatizar. Vamos a configurar el informe para verlo por estado del pedido.

En esta página, especifique la agrupación para organizar o “fragmentar” grandes cantidades de datos y facilitar su comprensión.

Seleccione Opciones de agrupación para ver más opciones sobre el nivel de agrupación que acaba de agregar.

En esta página, especifique el criterio de ordenación. Supongamos que queremos un orden ascendente por identificador de pedido.

Seleccione Opciones de resumen para especificar si desea que se hagan cálculos basados en sus datos numéricos.

A continuación, seleccione el diseño de informe.

Especifique si desea que tenga orientación horizontal o vertical y si desea que los campos se ajusten al tamaño de la página.

Agregue un título para el informe.

Veamos qué aspecto tiene el informe hasta el momento. La vista previa ya está activada, así que seleccione Finalizar.

Ha quedado muy bien. Podemos hacer ajustes aquí, en la pestaña de Vista previa de impresión.

Cuando hayamos terminado, seleccionamos Cerrar vista previa de impresión.

El informe aparece en la vista Diseño.

Eche un vistazo a la lista Informes que hay en el Panel de navegación. El nuevo informe se agrega a la lista de objetos de informe.

Aunque puede hacer ajustes más adelante, ya dispone de un informe básico listo para compartir y revelar la información de sus datos.

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