Administrar datos con consultas

Crear consultas con más de un origen de datos

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A menudo, para obtener las respuesta que necesita, debe crear consultas que reúnan información de más de una tabla o de una combinación de tablas y consultas.

Introducción a las combinaciones

A veces, tiene que usar datos de más de un origen (tabla o consulta) para responder a una pregunta. Por ejemplo, podría desear ver cuántos clientes de una región determinada han pedido un producto específico.

Cuando se agrega más de un origen de datos, Access usa las relaciones existentes definidas entre ellas o crea combinaciones entre ellas para fines de consulta. Una combinación no es más que un tipo de relación entre los orígenes de datos en una consulta.

Nota: Las combinaciones son temporales y solo están asociadas a la consulta. Si crea a menudo la misma combinación entre tablas, puede que le convenga crear una relación permanente entre ellas.

Combinaciones internas

La mayoría de las combinaciones son combinaciones internas. Esto es en oposición a las combinaciones externas, que se explican en Crear consultas con combinaciones externas.

Una combinación interna devuelve los datos de un origen solo cuando encuentra registros coincidentes en la otra. Por ejemplo, si realiza una consulta para obtener información sobre productos y pedidos, solo verá los datos de los productos que tienen un pedido coincidente.

Captura de pantalla de tablas de productos y pedidos

Autocombinaciones

Una autocombinación une dos copias de la misma tabla o consulta. Utilícela para combinar los registros de la misma tabla cuando haya valores coincidentes en los campos combinados.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados que enumera a todos los empleados de su organización, incluidos los administradores. La tabla contiene un campo Informa a, que contiene el Id. del administrador del empleado.

Id.

Apellido

Nombre

Informa a

1

García

Julia

5

2

López

Andrés

3

Costas

Juan

10

4

Cuesta

María

5

5

Torres

Esteban

2

6

Rodríguez

Jesús

10

7

Gómez

Roberto

10

8

Alcalá

Laura

10

9

Martínez

Lucía

5

10

Terán

Eulalia

3

Para buscar el nombre del administrador de un empleado, busque al empleado en la tabla, encuentre el Id. de administrador en el campo Informa a y observe el Id. del administrador en el mismo campo Empleados. Por ejemplo, Julia informa al administrador cuyo Id. de empleado es 5, que es Esteban Torres.

Para automatizar esta tarea, agregue la tabla Empleados a la consulta dos veces y, a continuación, cree una autocombinación. Al agregar una segunda vez el origen de datos, Access agrega _1 al nombre de la segunda instancia. Por ejemplo, si agrega la tabla Empleados dos veces, la segunda instancia se denomina Empleados_1. Para mostrar el administrador de cada empleado, debe crear una combinación entre el campo Informa a de la tabla Empleados y el campo de Id. de empleado en la tabla Empleados_1.

1. Agregar orígenes de datos
  • Seleccione Crear > Diseño de consulta.

Agregue todas las tablas y consultas que se necesite como orígenes de datos. (No se preocupe. si olvida una, tendrá la oportunidad de agregar orígenes de datos más adelante).

Los orígenes de datos podrían incluir tablas de las que desea mostrar información (como una tabla de productos) y tablas que contengan información que necesite usar como criterios.

Recuerde que las consultas existentes guardadas también están disponibles como orígenes de datos. Por ejemplo, si ya ha creado una consulta para buscar todos los pedidos de un mes determinado, úsela con la tabla de productos para mostrar todos los productos vendidos en un mes determinado.

2. Combinar orígenes de datos relacionados
  • Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta un campo correspondiente de otro. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna.

Para la mayoría de las relaciones, Access crea una combinación interna. Y, si ha especificado que debe exigirse la integridad referencial, estará incluida. Sin embargo, en algunos casos, Access no crea la combinación que necesita. Por ejemplo, si agrega consultas existentes a la nueva consulta y no ha creado relaciones, Access no creará combinaciones automáticamente.

3. Completar la consulta
  • Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas.

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Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

En este vídeo, aprenderá a crear una consulta de selección con varios orígenes de datos.

Aprenderá a usar “combinaciones” para crear una coincidencia entre varios orígenes.

También obtendrá información sobre los diferentes tipos de combinaciones disponibles.

Para crear una consulta de selección que use más de un origen de datos, hay que seguir los mismos pasos básicos que para crear una con un solo origen de datos.

Abra el Diseñador de consultas, seleccione las tablas o consultas y agregue los campos.

Pero hay un pequeño problema.

Al consultar varios orígenes para obtener datos, es necesario crear una coincidencia entre cada origen.

Por ejemplo, si quiere conocer los productos que se encuentran en el conjunto de pedidos, tiene que hacer coincidir los pedidos con los productos.

Para crear estas coincidencias, se usa lo que se denomina una “combinación”.

Una COMBINACIÓN compara los datos en dos campos comunes: uno para cada origen de datos.

La combinación controla cómo se hacen coincidir los datos de cada campo.

Por ejemplo, el tipo de combinación más habitual solo devuelve datos de un campo cuando encuentre un valor coincidente en el otro y así es cómo averigua el número de productos en cada pedido.

Otro tipo de combinación devuelve TODOS los datos de un campo, pero solo los datos que COINCIDAN del otro.

En este ejemplo, la consulta le indica qué pedidos no contienen un producto específico.

Ahora, al crear las relaciones entre tablas, Access también crea una COMBINACIÓN para cada relación.

Access usa las relaciones como PATRONES para las combinaciones y, por lo tanto, casi todos los campos combinados serán sus claves externas y principales.

Pero no tienen por qué serlo. También puede combinar orígenes no relacionados.

Si tiene dos orígenes relacionados y los agrega al Diseñador de consultas, verá lo que parece ser la relación, simplemente tiene que recordar que no lo es. Access tan solo le indica el tipo de relación que usó como el PATRÓN para la combinación

Por lo tanto, siempre que tenga una combinación entre las tablas o consultas, puede agregar campos de ambos orígenes.

Tenga en cuenta también que no agregamos los campos combinados a la cuadrícula de diseño. Esto no es necesario, ya que Access los agrega en segundo plano.

Puede ejecutar la consulta y obtener un resultado.

Ahora, analicemos más detenidamente las combinaciones, ya que necesita recordar un par de puntos clave.

Primero, puede establecer o cambiar el tipo que combinación si hace clic con el botón derecho o pulsa dos veces en la línea de combinación y selecciona Propiedades de la combinación.

Estas opciones controlan el tipo de combinación de la consulta y son los tipos de combinaciones más comunes.

Esta opción crea una “combinación interna”. Este es el tipo de combinación que devuelve datos coincidentes de las DOS tablas.

Access crea este tipo de combinación siempre que se crea una relación.

La segunda opción crea una “combinación externa izquierda”, lo que significa que la consulta devuelve TODOS los datos de la tabla que aparecen en la parte izquierda y solo los datos que COINCIDEN de la otra tabla.

La tercera opción crea una “combinación externa DERECHA” y lo más probable es que ya sepa lo que ocurre.

La consulta devuelve TODOS los datos de la tabla de la parte derecha y solo los datos que COINCIDEN de la tabla de la parte izquierda.

Las combinaciones externas se suelen usar para saber si algo no se ha vendido, o bien, de forma más genérica, si algo no ha sucedido.

Recuerde que estos son los tres tipos de combinaciones más comunes. También puede usar “combinaciones cruzadas” y “combinaciones desiguales”, pero estas no suelen usarse muy a menudo.

El otro punto clave sobre las combinaciones es que "relaciones" y "combinaciones" no son lo mismo.

Una RELACIÓN es un conjunto de reglas que controla la integridad referencial: cómo agrega y elimina datos.

Una COMBINACIÓN controla la forma en que la consulta hace coincidir los datos.

Pero las dos pueden ser parecidas.

Por ejemplo, las relaciones pueden tener lados (uno o varios) y las combinaciones también pueden tener lados (izquierdo y derecho), pero solo usa combinaciones en consultas y puede usarlas de formas que no puede con las relaciones.

Por ejemplo, puede eliminar combinaciones sin dañar la base de datos, algo que no se puede hacer en una relación.

Además, puede agregar combinaciones donde no existen relaciones.

Por ejemplo, puede combinar un campo de una tabla con un campo de una consulta, siempre que esos campos tengan tipos de datos coincidentes o compatibles.

Ahora ya sabe cómo trabajar con las combinaciones para crear una consulta de selección con varios orígenes de datos. También puede configurar o cambiar el tipo de combinación. Además, ya comprende las similitudes y las diferencias entre las combinaciones y las relaciones.

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