Administrar datos con consultas

Crear consultas con combinaciones externas

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A veces, en las consultas, desea ver todos los registros de una tabla junto con los registros coincidentes de otra. Para ello, cree las combinaciones externas.

Las combinaciones internas solo muestran los datos cuando hay un identificador coincidente de ambos orígenes de datos conectados. Por ejemplo, si desea mostrar los productos y cantidades vendidos, debe crear una combinación interna entre las tablas Productos y Detalles del pedido. Cuando se ejecuta la consulta, solo devolverá los productos que aparecen en pedidos y que, por tanto, aparecen en ambas tablas.

En cambio, las combinaciones externas devuelven todos los datos de un origen de datos y algunos de los datos de otro origen de datos o tabla.

Por ejemplo, si desea ver qué productos todavía no ha vendido, cree una consulta que muestre la Id. de producto de la tabla Productos y las Id. de pedido coincidentes de la tabla Detalles de pedidos. Los productos que no tengan registros coincidentes en la tabla Detalles de pedido devuelven el nombre del producto sin ningún valor en el campo Id. de pedido.

Combinaciones externas izquierdas y combinaciones externas derechas

En una combinación externa, la tabla que muestra todos sus registros se denomina tabla base. La tabla que muestra solo algunos registros (coincidentes) se denomina tabla secundario.

El cuadro de diálogo Propiedades de la combinación describe lo que ve con diferentes tipos de combinaciones:

Captura de pantalla de tres tablas y sus Propiedades de la combinación

Suponga que ha creado una consulta para mostrar qué productos compraron de sus clientes. Los campos de salida son Nombre de producto, Id. de pedido y Cantidad.

  1. Combinación interna Solo incluye las filas (registros) en la que los campos combinados de ambas tablas sean iguales, por ejemplo, solo los productos que tienen pedidos asociados con ellos.

  2. Combinación externa izquierda. Incluye todos los registros de la tabla con el nombre Izquierda y solo aquellos registros de la tabla con el nombre Derecha en los que los campos combinados sean iguales, por ejemplo, todos los pedidos, pero solo las cantidades y el Id. de producto de aquellos pedidos que tienen productos asociados con ellos.

  3. Combinación externa derecha Incluye todos los registros de la tabla con el nombre Derecha y solo aquellos registros de la tabla con el nombre Izquierda en los que los campos combinados sean iguales, por ejemplo,todos los productos, incluso aquellos para los que no hay pedido, en cuyo caso mostrará valores en blanco en los campos Cantidad e Id. de pedido.

Como puede distinguir en estos ejemplos, es importante saber qué tabla está a la izquierda y cuál está a la derecha, pues puede diferenciar la forma en la que las tablas se organizan en la ventana de consulta. Para entender qué datos recibirá de su consulta, lea el texto cuidadosamente en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

1. Agregar orígenes de datos

  • Seleccione Crear > Diseño de consulta.

Agregue todas las tablas y consultas que se necesite como orígenes de datos. (No se preocupe. si olvida una, tendrá la oportunidad de agregar orígenes de datos más adelante).

Si las detecta o deduce, Access puede mostrar relaciones para los orígenes de datos.

2. Agregar una combinación

  • Si no ve una relación entre los orígenes, agregue una combinación. Arrastre el campo que desee de un origen de datos hasta el campo correspondiente de otro origen de datos. La tabla desde la que arrastra es la que aparecerá a la izquierda en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna. Si necesita una combinación externa, cambie su tipo.

    captura de pantalla de combinación entre dos tablas

3. Cambiar una combinación

  1. Haga doble clic en la línea que representa la combinación que desea cambiar.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, seleccione la segunda o la tercera opción para crear una combinación externa y después seleccione Aceptar.

    Recuerde que debe fijarse en qué tabla es la tabla base (aquella de la que se muestran todos los registros).

    Captura de pantalla de Propiedades de la combinación resaltando el nombre de tabla de la izquierda

4. Completar la consulta

Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas.

¿Quiere más?

Crear consultas básicas

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Veamos cómo usar las combinaciones externas izquierda y derecha en una consulta de selección.

Las combinaciones externas tienen lados (derecho e izquierdo) y devuelven TODOS los datos de una tabla y solo los datos COINCIDENTES de la otra. Son útiles cuando quiere conocer si algo NO ha ocurrido (por ejemplo, si un artículo específico NO se está vendiendo o si los alumnos NO se han inscrito en una clase específica).

Agreguemos algo más a esto.

La tabla que devuelve TODOS los datos se denomina "tabla base" y la tabla que devuelve COINCIDENCIAS se denomina "tabla secundaria".

La dirección de la combinación determina cuál es la tabla base y cuál es la tabla secundaria.

Si usa una combinación externa derecha, la tabla de la derecha será la tabla base. Si usa una combinación externa izquierda, la tabla de la izquierda será la tabla base.

El cuadro de diálogo Propiedades de la combinación permite controlar el uso de la combinación externa derecha o izquierda. Seleccione la línea de combinación y haga clic en ella con el botón derecho o pulse en ella dos veces, elija Propiedades de la combinación y después seleccione la segunda o tercera opción.

Ahora vamos a poner esto en práctica:

En la pestaña Crear, seleccione Diseño de consulta. Aquí agregaremos las tablas Detalles del pedido y Productos.

Puede ver que Access usó una relación uno a varios como un PATRÓN para la combinación, lo que quiere decir que es una combinación interna.

Agregue los campos Nombre del producto y Cantidad y, si ejecuta la consulta, verá que solo devuelve datos de los productos solicitados.

Sabemos esto porque, si la consulta devolviera datos de productos no pedidos, aquí veríamos registros en blanco.

Vuelva a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho o pulse dos veces en la línea de combinación y seleccione Propiedades de la combinación. Seleccione la segunda opción y observe la línea de combinación.

La flecha indica que es una combinación externa y, además, apunta a la tabla secundaria. Ejecute la consulta, ordene los datos de menor a mayor y descubra los productos que no se venden.

¿Y qué ocurre si cambiamos a una combinación externa derecha?

Realice el cambio, ejecute la consulta y obtendrá los mismos resultados que con una combinación interna: sin registros en blanco.

Si observa el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, verá por qué.

Se devuelven todos los datos de la tabla Detalles de pedidos, pero solo las COINCIDENCIAS de la tabla Productos. Es decir, que solo vemos productos que tienen un pedido correspondiente y es el mismo resultado devuelto por una combinación interna.

Ya sabe cómo usar combinaciones externas en una consulta de selección que usa varios orígenes de datos. Por lo tanto, analice las combinaciones y, si no obtiene el resultado esperado, siempre puede cambiarlas.

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