Agregar y editar datos

Copiar datos de Excel

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Copie en Access los datos de una hoja de cálculo de Excel y disfrute de una edición simplificada, de consultas eficaces y de útiles capacidades de creación de informes. Coloque los datos en una tabla existente o en una tabla nueva en blanco.

Antes de copiar los datos, asegúrese de que sean coherentes y que estén estructurados de tal forma que se copien sin problemas.

Limpiar los datos
  • Todos los datos de una columna deben ser del mismo tipo y tener un formato similar. Por ejemplo, asegúrese de que todos los números de teléfono incluyan un código de área pero sin prefijo de país, que todas las direcciones incluyan la ciudad y la provincia pero no el país, y que todos los precios incluyan céntimos (incluso si la cantidad es ,00).

  • Quite todos los subtítulos, todas las filas de resumen o comentario y todas las filas en blanco.

    Nota: Si es necesario, vuelva a agregarlos más adelante con el agrupamiento y los totales de consultas e informes de Access.

    Si va a pegar los datos en una tabla de Access existente, asegúrese de que la hoja de cálculo tenga el mismo número de columnas —en el mismo orden— que la tabla de Access. (En cambio, si va a crear una nueva tabla de Access con estos datos, puede elegir el nombre y el orden de las columnas que prefiera).

    Sugerencia: En las bases de datos, es recomendable que haya una columna para cada fragmento de información diferenciada. Por ejemplo, use columnas distintas para el nombre, los apellidos, la calle, la ciudad, la provincia y el código postal.

Agregar datos de Excel a una tabla nueva
  1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la tabla.

  2. En Access, seleccione Inicio > Pegar.

  3. Para indicar si la primera fila de los datos contiene encabezados de columna, seleccione o No.

  4. Si lo desea, cambie el nombre de la tabla y de los campos.

Agregar datos de Excel a una tabla existente
  1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la tabla.

  2. En Access, abra la tabla en la que desea pegar los datos.

  3. Al final de la tabla, seleccione una fila vacía.

  4. Seleccione Inicio > Pegar > Pegar datos anexados.

Cuando se copian datos de Excel en una base de datos de Access, los datos originales no cambian en Excel.

¿Quiere más?

Vídeo: Mover datos de Excel a Access

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Probablemente ha usado Excel para almacenar listas de datos como, por ejemplo, contactos.

Si cada vez le resulta más difícil administrar los datos en Excel, puede moverlos a Access para beneficiarse de sus características de consultas e informes.

Una manera de hacerlo es copiar los datos de Excel y pegarlos en Access, ya sea en una tabla existente o en una nueva. A continuación le mostraré cómo hacerlo.

Es posible que primero deba realizar algunos cambios en Excel, ya que las tablas de Access exigen que los datos estén estructurados para una mayor precisión.

Asegúrese de que todos los datos de cada columna sean del mismo tipo, como texto, fechas o números.

Quite los subtítulos, las filas de resumen y las filas en blanco. Más tarde podrá volver a crearlas con las características de agrupación y totales de las consultas e informes de Access.

Si va a pegar los datos en una tabla de Access existente, asegúrese de que los datos de Excel tengan el mismo número de columnas que la tabla de Access y que estén en el mismo orden.

Puede que necesite agregar alguna columna en blanco en la hoja de cálculo de Excel para hacerlos coincidir.

Si va a crear una nueva tabla en Access, aplique en la hoja de cálculo de Excel el formato que considere más útil.

Por ejemplo, se recomienda separar el nombre y los apellidos en columnas independientes.

A su vez, la información de dirección es normalmente más útil si se separa en columnas.

Cuando los datos estén listos, selecciónelos...

Y cópielos en el Portapapeles.

Si va a crear una tabla nueva con estos datos, vaya a Access, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y seleccione Pegar.

Si los datos copiados incluyen los encabezados de columna, seleccione . De lo contrario, seleccione No.

Access crea una tabla nueva con la que ya puede empezar a trabajar.

Si va a pegar los datos en una tabla existente, vaya a Access y haga doble clic en la tabla de destino.

Seleccione el asterisco de la fila vacía en la parte inferior para resaltar la nueva fila y, en la pestaña Inicio, seleccione la flecha situada bajo Pegar y luego Pegar datos anexados.

Puede que haya que repetir la operación de pegado si los datos de Excel no coinciden con las columnas de la tabla de Access.

Si tiene problemas al pegar, vuelva a comprobar los tipos de datos de cada columna de la tabla de Access.

Para ello, seleccione la pestaña Campos y haga clic en una columna. Aquí se muestra el tipo de datos de esa columna. Asegúrese de que los datos que intenta pegar en esa columna coinciden con el tipo de datos.

Después de pegar los datos, puede empezar a trabajar con ellos en Access. Al tratarse de una copia de los datos, los datos originales de Excel permanecen sin cambios.

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