Administrar datos con consultas

Consultar orígenes de datos no relacionados

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A veces necesita crear una consulta para recuperar información de orígenes de datos que no tienen una relación directa (de uno a uno o de uno a varios).

Usar tablas de nivel intermedio para conectar orígenes de datos en consultas

Cuando ejecuta una consulta, Access utiliza las relaciones que haya creado entre las tablas y deduce y crea conexiones entre otros orígenes de datos. Si no existe la relación que necesita para una consulta, conecte las tablas como parte de esa consulta.

Suponga que desea ver cuántos pedidos ha recibido de productos de diferentes proveedores. La tabla Proveedores no está conectada a la tabla Detalles de pedido de compra, que contiene la Id. de producto y la información de la cantidad. Sin embargo, la tabla Pedidos de compra está conectada a la tabla Detalles de pedido de compra.

Varios orígenes de datos de tabla con relaciones predefinidas y sin ellas.

Sugerencia: Si es posible que tenga esta relación fuera de la consulta que está creando, es mejor crear una relación de nivel intermedio para su uso posterior. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios.

Si no desea crear la tabla de nivel intermedio en la base de datos, utilice la tabla Pedidos de compra como tabla de nivel intermedio en la consulta. Agregue la tabla Proveedores a la izquierda de la tabla Pedidos de compra y cree una conexión.

Usar una tabla para conectar indirectamente otras dos tablas

La tabla Pedidos de compra conecta las dos tablas, Proveedores y Detalles de pedido de compra. Conecte las tablas mediante campos (como Id. de la tabla de proveedor y Id. de proveedor en la tabla Pedidos de compra) que cumplan los criterios siguientes:

  • Los dos campos tienen tipos de datos coincidentes o compatibles. Por ejemplo, un campo de texto no puede conectarse a un campo numérico.

  • Los campos identifican registros coincidentes y únicos en cada tabla. Por ejemplo, no querrá conectar dos de los campos de apellidos porque apellidos no siempre son únicos.

  • Los campos aseguran que el resultado de los registros es correcto. Por ejemplo, si se conecta Id. proveedor a Id. de compra, podría obtener a algunas coincidencias si los identificadores son similares. Pero los resultados no tendrán sentido porque el identificador de proveedor no tiene nada que ver con el identificador de compra. Una mejor opción es conectar Id. de la tabla Proveedor a Id. proveedor en la tabla Pedidos de compra: los registros devueltos tendrán sentido porque ambos campos identifican al proveedor.

Pasos

Tanto si tiene una tabla de nivel intermedio en la base de datos o solo va a utilizar una en la consulta, siga estos pasos:

  1. Agregue la tabla de nivel intermedio a la consulta entre las dos tablas no conectadas.

  2. Cree las conexiones necesarias con la tabla intermediaria.

    Las conexiones pueden usar cualquier tipo de combinación adecuado, pero deben estar conectadas a través de los campos que cumplen los criterios descritos anteriormente en este módulo.

    Crear las conexiones necesarias con una tabla intermediaria
  3. Complete la consulta.

    Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas.

    Nota: No tiene por qué incluir la tabla de nivel intermedio en los resultados. Solo necesita ser parte de los orígenes de datos de la consulta para que Access pueda conectarse a los datos.

¿Quiere más?

Crear consultas básicas

Crear consultas al unir más de un origen de datos

Crear consultas con combinaciones externas

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

A veces, es necesario consultar tablas u otros orígenes de datos que no están relacionados y que no comparten una combinación. Esto se puede realizar de dos formas.

Puede usar una tabla intermedia (es decir, una tabla que comparte combinaciones con los orígenes de datos que quiere usar).

O puede agregar una combinación.

Empecemos con la tabla intermedia. En esta base de datos de ejemplo, los empleados tienen que especificar un estado para cada pedido, pero a veces se olvidan de hacerlo.

La pregunta a la que quiere responder es: “¿Qué pedidos no tienen un estado y qué empleados se olvidaron de especificarlo?”

A primera vista, parece que tendremos que usar tres tablas en la consulta: Empleados, Pedidos y Estado de detalles de pedidos, ya que se corresponden con los puntos de datos de nuestras preguntas: “¿Qué pedidos no tienen un estado y qué empleados se olvidaron de especificarlo?”

Agregue las tablas a la consulta y podrá ver que estas dos tablas no están combinadas, pero no pasa nada, ya que podemos agregar una combinación.

Por lo tanto, combinamos los campos de identificador, ejecutamos la consulta y… nada.

Vamos a hacer lo que deberíamos haber hecho en primer lugar y veamos las relaciones entre las tablas.

Al hacerlo, veremos lo que parece una cadena de relaciones: Empleados con Pedidos, Pedidos con Detalles del pedido y Detalles del pedido con Estado de detalles de pedido.

Pedidos y Estado de detalles de pedidos no están relacionadas, pero Detalles de pedidos está relacionada con las dos. Eso hace que Detalles del pedido sea nuestra tabla intermedia.

A su vez, esto nos lleva a una regla: siempre que las tablas intermedias pertenezcan al origen de datos, puede consultar estas tablas no relacionadas y obtener un resultado válido.

No es necesario incluir la tabla intermedia en los resultados, pero tiene que formar parte del origen de datos de la consulta.

Por lo tanto, agregaremos Detalles de pedidos a la consulta, mantenemos los campos igual y ejecutamos la consulta.

Filtramos por valores en blanco... y aquí está la respuesta.

Ahora, vamos a agregar una combinación a una consulta. Para hacerlo, tenga en cuenta otras reglas.

Primero, es necesario que las tablas o consultas que quiera combinar tengan campos con tipos de datos que coincidan o sean compatibles.

Por ejemplo, los tipos de datos Número y Moneda son compatibles, pero Número y Texto no lo son.

En segundo lugar, la combinación que cree solo residirá en la consulta. No va a crear una relación de tablas.

En tercer y último lugar, los resultados han de tener sentido. Si la combinación devuelve datos sobre pedidos y automóviles de la empresa, por ejemplo, debería volver a comenzar.

Imagine que necesita conocer qué clientes solicitaron cada producto.

Agregue Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos a una nueva consulta. Ahora, agregue la combinación. Arrastre Id. de cliente desde la tabla Clientes hasta el campo coincidente de la tabla Pedidos.

Esta es la línea de combinación y ahora hay otra regla: Access coloca el campo que arrastra a la izquierda de la nueva combinación. Si esto no es lo que quiere, seleccione la línea de combinación, presione la tecla Suprimir y vuelva a empezar.

Después de completar este paso, ya podemos crear la consulta. Primero agregamos Nombre y Apellidos de Clientes, después Id. del producto, Id. de pedido, Cantidad y Precio unitario de Detalles de pedidos.

Ejecute la consulta y aquí están los datos.

Ahora ya conoce dos técnicas que puede usar cuando quiera realizar consultas en orígenes de datos no relacionados: use una tabla intermedia o agregue una combinación y se mostrarán las respuestas a sus preguntas sobre los datos.

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