Colaborar con contenido de grupo con SharePoint Online (eliminar)

Compartir un sitio con usuarios externos

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Para compartir contenido de forma segura con partners externos, la mejor opción es crear una nueva colección de sitios o crear un subsitio en el sitio de grupo. Con una nueva colección de sitios, se separará totalmente el contenido externo de su sitio de grupo interno. Sin embargo, solo puede crearlo un administrador de Office. Si no cuenta con una forma fácil de crear una nueva colección de sitios, puede crear un subsitio en el sitio de grupo. En ambos casos, los partners externos se sienten más cómodos con sus propios sitios, que para ellos son justo iguales que el resto de los sitios web de Internet.

Crear una colección de sitios

Para crear una nueva colección de sitios, se requieren permisos de administrador. Solicite a su administrador de Office 365 que:

  • Cree una colección de sitios.

  • Le asigne como propietario del sitio.

  • Agregue los miembros del equipo y los partners externos.

  • Le envíe la dirección del nuevo sitio web.

Crear un vínculo a la nueva colección de sitios

Dado que la nueva colección de sitios está separada de la colección de sitios del sitio de grupo, deberá crear un vínculo a la nueva colección de sitios del sitio de grupo:

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa y, a continuación, vaya a su sitio de grupo (en el iniciador de aplicaciones Botón de selector de aplicaciones , haga clic en Sitios y busque el sitio de grupo).

  2. En el inicio rápido (los vínculos de navegación de la parte lateral o superior de la página), haga clic en EDITAR VÍNCULOS y, a continuación, en Vínculo.

  3. En el cuadro de diálogo Agregar un vínculo, escriba el texto del vínculo y la dirección del sitio web. Asegúrese de escribir http:// al principio de la dirección.

  4. Haga clic en Aceptar y, luego, en Guardar.

Editar un vínculo en el inicio rápido

Crear un subsitio

Nota: Para crear un subsitio en un sitio de grupo, debe ser uno de los miembros del grupo Diseñadores o disponer de permisos de colaborador.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa y, a continuación, vaya a su sitio de grupo (en el iniciador de aplicaciones Botón de selector de aplicaciones , haga clic en Sitios y busque el sitio de grupo).

  2. Elija Contenido del sitio > Nuevo subsitio.

  3. En el cuadro Título, escriba un nombre para el subsitio como, por ejemplo, JoinForces y, en el cuadro Dirección URL, escriba el mismo nombre.

  4. En la selección de la plantilla, acepte los valores predeterminados.

  5. En Permisos de usuario, elija Usar permisos exclusivos.

    Establecer permisos exclusivos en un subsitio

    Nota de seguridad :  Use esta opción para asegurarse de que los partners externos no obtendrán acceso a otros sitios accidentalmente.

  6. En Usar la barra de vínculos superior del sitio primario, elija o No según prefiera.

  7. Elija Crear.

  8. En el página Configurar grupos para este sitio, agregue los nombres de los miembros del equipo que desee que contribuyan en este subsitio y haga clic en Aceptar.

    Agregar usuarios internos a un subsitio
  9. En la parte superior de la página del sitio, haga clic en Compartir. En el cuadro de diálogo Compartir <nombre del sitio> , escriba las direcciones de correo electrónico de los partners externos, seleccione Puede editar, agregue un mensaje de correo electrónico breve y, a continuación, haga clic en Compartir.

    Agregar usuarios externos a un subsitio
Cambiar el orden de los vínculos de navegación arrastrando y colocando (crédito adicional)
  1. Haga clic en EDITAR VÍNCULOS en el inicio rápido (los vínculos de navegación de la parte lateral o superior de la página).

  2. Seleccione el vínculo que quiere mover y arrástrelo hasta su nueva posición en la navegación.

  3. Repita estas acciones para cada vínculo que desee mover.

  4. Cuando termine, haga clic en Guardar.

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La manera idónea de compartir información con nuestros clientes externos es crear una colección de sitios, ya que de este modo se separa el contenido de cualquier sitio interno.

Dado que solo pueden crear sitios los administradores de Office 365, le mostraré cómo crear un subsitio, ya que esta acción sí que la puede realizar el propietario de cualquier sitio.

Como primera opción, solicitaré a nuestro administrador de Office 365 que nos cree una colección de sitios denominada "JoinForces".

Le solicitaré que me designe propietario del sitio, que agregue a los miembros del equipo, así como a los partners externos y que me envíe la dirección del sitio web.

Una vez creado el nuevo sitio, deberé agregar un vínculo que dirija a los usuarios hasta él desde nuestro sitio de grupo actual.

En el inicio rápido de nuestro sitio de grupo, haré clic en Editar vínculos y, a continuación, en Vínculo.

En el cuadro de diálogo Agregar un vínculo, usaré "JoinForces" como texto para mostrar y, a continuación, lo pegaré en la dirección web que me envió mi administrador. Haré clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar.

Y este será el nuevo sitio para mis clientes en su propia colección de sitios.

Para crear un subsitio, haré clic en Contenido del sitio y, a continuación, en Nuevo subsitio.

Escribiré "JoinForces" en el cuadro Título. Y usaré lo mismo para el final de mi URL.

Mantendré los valores predeterminados para la Sección de plantilla.

Ahora, llegamos a un punto importante: para asegurarme de que mis clientes solo podrán obtener acceso a este subsitio, deberé hacer clic en Usar permisos exclusivos.

Haré clic en en Usar la barra de vínculos superior del sitio primario y, a continuación, haré clic en Crear.

Para agregar a mis compañeros de equipo, en la opción Configurar grupos para esta página del sitio, agregaré sus nombres y, a continuación, haré clic en Aceptar.

Para agregar a nuestros clientes externos, haré clic en Compartir en la parte superior de la página del sitio de grupo.

En el cuadro de diálogo Compartir JoinForces, escribiré las direcciones de correo electrónico de los partners externos, me aseguraré de que Puede editar esté seleccionado, agregaré un mensaje breve y, a continuación, haré clic en Compartir.

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