Utilizar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca

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Puede usar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido (también denominada moderación) en bibliotecas para se requiere la aprobación de contenido y control de versiones principales y secundarias. Cuando se utiliza el flujo de trabajo para administrar el proceso de aprobación de contenido, las versiones secundarias de un documento permanecen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados a través del proceso de flujo de trabajo. Si se aprueba una versión secundaria a través de un flujo de trabajo, su estado se actualiza de pendiente a aprobaday se publica como una versión principal y se muestra para todos los usuarios con permiso para ver la biblioteca. Si una versión secundaria se rechaza mediante un flujo de trabajo, su estado se actualiza de pendiente a rechazado y permanece como versión secundaria que está visible solamente para personas que tienen permiso para ver versiones secundarias en la biblioteca. Un flujo de trabajo de aprobación de contenido se inicia automáticamente cuando los autores protegen una versión secundaria como una versión principal o cuando seleccionan el comando publicar una versión a principal para un documento. También puede elegir permitir que a los usuarios con permisos específicos para iniciar el flujo de trabajo de aprobación de contenido manualmente.

Busque vínculos con más información acerca de la aprobación de contenido y las versiones en la sección Vea también.

Las siguientes secciones explican los pasos implicados en la configuración de un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca.

En este artí­culo

Paso 1: Habilitar la aprobación de contenido de la biblioteca

Paso 2: Habilitar el control de versiones principal y secundaria para la biblioteca

Paso 3: Configurar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca

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Paso 1: Habilitar la aprobación de contenido y especificar la seguridad del borrador del elemento para la biblioteca

Cuando configura una biblioteca, puede requerir la aprobación de los cambios realizados a los documentos que se guardan en la biblioteca.

Cuando la aprobación de contenido se requiere para una biblioteca, un documento que se ha cambiado permanece en un estado pendiente hasta que lo aprueba o rechaza alguien que tiene permiso para aprobación. Si el archivo se aprueba, se le asigna el estado aprobado en la biblioteca y se muestra a cualquiera que tenga permiso para ver la biblioteca. Si el archivo se rechaza, su estado se actualiza a rechazado y permanece visible solo para el autor del documento y los usuarios con permisos para administrar listas.

De forma predeterminada, un documento pendiente sólo está visible para su autor y las personas con permisos para administrar listas, aunque puede especificar si más grupos de usuarios pueden ver el archivo o el elemento.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la biblioteca.

    1. En el menú Configuración Menú Configuración , haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  3. En la sección Aprobación del contenido, en ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en .

  4. En la sección Seguridad de borrador de elemento, en ¿Quién debe ver borradores de elementos en esta biblioteca de documentos?, seleccione Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento).

    Nota: Si no ha actualizado anteriormente la configuración de las versiones para la biblioteca, esta opción se selecciona automáticamente cuando selecciona requerir la aprobación de contenido.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Paso 2: Habilitar el control de versiones principales y secundarias para la biblioteca

También debe habilitarse el control de versiones principales y secundarias en la biblioteca para poder utilizar un flujo de trabajo para administra la aprobación de contenido.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la biblioteca.

    1. En el menú Configuración Menú Configuración , haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  3. En la sección Historial de versiones del documento, haga clic en Crear versiones principales y secundarias (borradores).

  4. Haga clic en Aceptar.

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Paso 3: Configurar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido en una biblioteca

El flujo de trabajo de aprobación predefinido que está disponible en Microsoft Office SharePoint Server 2007 puede utilizarse para administrar la aprobación de contenido en una biblioteca. Una organización también puede desarrollar e implementar un flujo de trabajo personalizado para administrar la aprobación de contenido.

Al utilizar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido en una biblioteca, el flujo de trabajo de aprobación de contenido comienza siempre que los usuarios protegen un documento como una versión principal o cuando seleccionan el comando publicar una versión a principal para un documento. Mientras el flujo de trabajo está en curso, el documento permanece una versión secundaria con un estado de pendiente. Si el documento se aprueba mediante el flujo de trabajo de aprobación de contenido, su estado se actualiza a aprobadoy el documento se publica como una versión principal, lo que es visible para todos los usuarios con permiso para ver documentos en la biblioteca. Si el documento se rechaza mediante el flujo de trabajo de aprobación de contenido, su estado se actualiza a rechazadoy permanece una versión secundaria que está visible solamente para el autor del documento y los usuarios que tienen permiso para administrar listas.

Nota: En una biblioteca, únicamente puede designarse un flujo de trabajo de aprobación de contenido, el cual se inicia automáticamente cuando los autores protegen documentos como versiones principales o cuando seleccionan el comando Publicar una versión superior para un documento.

  1. Abra la biblioteca en la que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo.

    1. En el menú Configuración Menú Configuración , haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    Notas: 

    • El comando Configuración del flujo de trabajo únicamente aparece si se han activado los flujos de trabajo en la colección de sitios.

    • Si ya se han agregado flujos de trabajo a la biblioteca, este paso le lleva directamente a la página Cambiar configuración del flujo de trabajo y debe hacer clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página Agregar un flujo de trabajo. Si no se han agregado flujos de trabajo a la lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Agregar un flujo de trabajo.

  3. En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en el nombre de la plantilla de flujo de trabajo que desee utilizar para administrar la aprobación de contenido.

    Si va a utilizar el flujo de trabajo de aprobación predefinido que está disponible en Office SharePoint Server 2007, haga clic en la plantilla de flujo de trabajo Aprobación.

  4. En la sección Nombre, escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

    1. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con el flujo de trabajo.

      Notas: 

      • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo con facilidad utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.

      • Si las tareas para este flujo de trabajo van a revelar datos que desea mantener independientes de la lista Tareas general, debería crear una nueva lista de tareas.

      • Si la organización va a tener numerosos flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, debería crear una nueva lista de tareas. En esta instancia, puede que desee crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

  5. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

    Nota: Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si su organización tendrá numerosos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial separada para cada flujo de trabajo.

  6. En la sección Opciones de inicio, active la casilla de verificación Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento.

    Nota: Esta opción está disponible únicamente si se ha habilitado la utilización de versiones principales y secundarias para la biblioteca y la plantilla de flujo de trabajo que ha seleccionado se puede utilizar para la aprobación de contenido.

  7. Si desea permitir que el flujo de trabajo se inicie manualmente, seleccione la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente por un usuario autenticado con permisos para modificar elementos. Seleccione el Casilla de verificación Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo si desea requerir permisos adicionales para iniciar el flujo de trabajo.

  8. Si hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Siguiente y, a continuación, especifique las opciones que desea en la página Personalizar para el flujo de trabajo.

    Si usa el flujo de trabajo de aprobación predefinido que está disponible en Office SharePoint Server 2007, consulte usar un flujo de trabajo de aprobación para obtener más información sobre cómo personalizar el flujo de trabajo.

  9. Si no hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • Un flujo de trabajo de aprobación de contenido se inicia automáticamente cuando un autor protege un borrador como una versión principal o cuando un autor selecciona el comando Publicar una versión principal para un documento.

    • Las personas que tienen permiso para aprobar un documento directamente, pueden hacerlo editando las propiedades de un documento directamente en la biblioteca. Si un documento se aprueba o rechaza de esta manera, el flujo de trabajo finaliza automáticamente.

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