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Utilizar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Puede utilizar un flujo de trabajo par administrar la aprobación del contenido (también denominado moderación) en bibliotecas para las que la aprobación de contenido es necesaria y para las que está habilitadas la utilización de versiones principales y secundarias. Cuando utiliza un flujo de trabajo para administrar el proceso de aprobación de contenido, las versiones secundarias de un documento permanecen en un estado pendiente hasta que se aprueban o rechazan mediante el proceso de flujo de trabajo. Si se aprueba una versión secundaria mediante un flujo de trabajo, su estado se actualiza de Pendiente a Aprobada y se publica como una versión principal y se muestra a todo aquel con permiso para ver la biblioteca. Si una versión secundaria se rechaza mediante un flujo de trabajo, su estado se actualiza de Pendiente a Rechazada y permanece una versión secundaria que es visible sólo para las personas que tienen permiso para ver versiones secundarias en la biblioteca. Un flujo de trabajo de aprobación de contenido se inicia automáticamente cuando un autor protege una versión secundaria como una versión principal o cuando un autor selecciona el comando Publicar una versión principal para un documento. También puede permitir que los usuarios con permisos específicos inicien el flujo de trabajo de aprobación de contenido manualmente.

Busque vínculos con más información acerca de la aprobación de contenido y las versiones en la sección Vea también.

Las siguientes secciones explican los pasos implicados en la configuración de un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca.

En este artículo

Paso 1: Habilitar la aprobación de contenido y especificar la seguridad de borrador de elemento de la biblioteca

Paso 2: Habilitar el control de versiones principal y secundaria para la biblioteca

Paso 3: Configurar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca

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Paso 1: Habilitar la aprobación de contenido y especificar la seguridad del borrador del elemento para la biblioteca

Cuando configura una biblioteca, puede requerir la aprobación de los cambios realizados a los documentos que se guardan en la biblioteca.

Cuando la aprobación de contenido es obligatoria para una biblioteca, un documento que se haya modificado permanece en estado pendiente hasta que se apruebe o rechace por alguien que tiene permiso para aprobarlo. Si el archivo se aprueba, se le asignará el estado Aprobado en la lista o la biblioteca, y estará visible para todos los usuarios con permisos para ver la la biblioteca. Si el archivo se rechaza, su estado se actualiza a Rechazado y permanece visible sólo para el autor del documento y a las personas con permiso para administrar listas.

De forma predeterminada, un documento pendiente sólo está visible para su autor y las personas con permisos para administrar listas, aunque puede especificar si más grupos de usuarios pueden ver el archivo o el elemento.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la biblioteca.

    1. En el menú Configuración Menú Configuración , haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  3. En la sección Aprobación del contenido, en ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en .

  4. En la sección Seguridad de borrador de elemento, en ¿Quién debe ver borradores de elementos en esta biblioteca de documentos?, seleccione Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento).

    Nota: Si no ha actualizado anteriormente la configuración de las versiones para la biblioteca, esta opción se selecciona automáticamente cuando selecciona requerir la aprobación de contenido.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Paso 2: Habilitar la utilización de versiones principal y secundaria para la biblioteca

También debe habilitar la utilización de versiones principal y secundaria para la biblioteca para poder utilizar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la biblioteca.

    1. En el menú Configuración Menú Configuración , haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  3. En la sección Historial de versiones de documentos, haga clic en Crear versiones principales y secundarias (borradores).

  4. Haga clic en Aceptar.

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Paso 3: Configurar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca

Los sitios de Windows SharePoint Services 3.0 no incluyen ningún flujo de trabajo predefinido que se pueda utilizar para administrar la aprobación de contenido. Si desea utilizar los flujos de trabajo para administrar la aprobación de contenido en una biblioteca, su organización debe desarrollar e implementar un flujo de trabajo personalizado diseñado específicamente como un flujo de trabajo de aprobación de contenido.

Cuando utiliza un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido en una biblioteca, el flujo de trabajo de aprobación de contenido comienza siempre que un usuario protege un documento como una versión principal o cuando un usuario selecciona el comando Publicar una versión principal para un documento. Aunque el flujo de trabajo esté en progreso, el documento permanece como una versión secundaria con un estado de Pendiente. Si el documento se aprueba mediante el flujo de trabajo de aprobación de contenido, su estado se actualiza a Aprobado y el documento se publica como una versión principal, estando visible para todo aquel con permiso para ver documentos en la biblioteca. SI el documento se rechaza mediante el flujo de trabajo de aprobación de contenido, su estado se actualiza a Rechazado y permanece como una versión secundaria visible sólo para el autor del documento y a aquellos que tienen permiso para administrar listas.

Nota: Sólo puede haber un flujo de trabajo de aprobación de contenido designado para una biblioteca que se inicia automáticamente cuando los autores protegen los documentos como versiones principales o cuando seleccionan el comando Publicar versión principal para un documento.

  1. Abra la biblioteca a la que desea agregar un flujo de trabajo

    1. En el menú Configuración Menú Configuración , haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    Notas: 

    • El comando Configuración del flujo de trabajo únicamente aparece si se han activado los flujos de trabajo en la colección de sitios.

    • Si ya se han agregado flujos de trabajo a la biblioteca, este paso le lleva directamente a la página Cambiar configuración del flujo de trabajo y debe hacer clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página Agregar un flujo de trabajo. Si no se han agregado flujos de trabajo a la lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Agregar un flujo de trabajo.

  3. En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en el nombre de la plantilla de flujo de trabajo que desea utilizar para administrar la aprobación de contenido.

  4. En la sección Nombre, escriba un nombre para el flujo de trabajo.

  5. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con este flujo de trabajo.

    Notas: 

    • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas predeterminada, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo fácilmente utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.

    • Cree una nueva lista de tareas si las tareas para este flujo de trabajo revelarán datos confidenciales o importantes que desea mantener separados de la lista general Tareas.

    • Cree una nueva lista de tareas si la organización tiene varias flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implican numerosas tareas. En este caso, es posible que tenga que crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

  6. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

    Nota: Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si su organización tendrá numerosos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial separada para cada flujo de trabajo.

  7. En la sección Opciones de inicio, active la casilla de verificación Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento.

    Nota: Esta opción está disponible únicamente si se ha habilitado la utilización de versiones principales y secundarias para la biblioteca y la plantilla de flujo de trabajo que ha seleccionado se puede utilizar para la aprobación de contenido.

  8. Si desea permitir que el flujo de trabajo se inicie manualmente, active la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo sea iniciado manualmente por un usuario autenticado con permisos para modificar elementos. Active la casilla de verificación Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo si desea requerir permisos adicionales para iniciar el flujo de trabajo.

  9. Si hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Siguiente y, a continuación, especifique las opciones que desea en la página Personalizar para el flujo de trabajo.

  10. Si no hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • Un flujo de trabajo de aprobación de contenido se inicia automáticamente cuando un autor protege un borrador como una versión principal o cuando un autor selecciona el comando Publicar una versión principal para un documento.

    • Las personas que tienen permiso para aprobar un documento directamente, pueden hacerlo editando las propiedades de un documento directamente en la biblioteca. Si un documento se aprueba o rechaza de esta manera, el flujo de trabajo finaliza automáticamente.

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