Utilizar un flujo de trabajo de recopilar firmas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

El flujo de trabajo de recopilar firmas distribuye un documento de Microsoft Office que se ha guardado en una lista o biblioteca a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. Este flujo de trabajo únicamente puede utilizarse con documentos de Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office Excel 2007 que contienen una o varias líneas de firma de Microsoft Office. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de recopilar firmas está asociado al tipo de contenido de documento y, por tanto, está disponible automáticamente en las bibliotecas para los documentos o libros de trabajo que contienen líneas de firma de Microsoft Office.

En este artículo

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de recopilar firmas?

Agregar o cambiar un flujo de trabajo de recopilar firmas para una biblioteca o tipo de contenido

Iniciar un flujo de trabajo de recopilar firmas en un documento o un libro

Completar una tarea de flujo de trabajo de recopilar firmas

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de recopilar firmas?

El flujo de trabajo de recopilar firmas sustenta un proceso empresarial que incluye el envío de un documento a un grupo de personas para recopilar firmas. Este flujo de trabajo hace más eficiente el proceso de firma digital, ya que administra todas las tareas humanas relacionadas con el proceso, realiza un seguimiento y proporciona un registro del proceso una vez que se ha completado.

El flujo de trabajo de recopilar firmas se diferencia de otros flujos de trabajo predefinidos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en que los usuarios deben iniciarlo desde el programa cliente de 2007 Microsoft Office system en el que van a realizar la tarea de firma. Los participantes también deben completar las tareas de firma para el flujo de trabajo de recopilar firmas dentro del programa cliente.

Para usar un flujo de trabajo de recopilar firmas, primero debe guardar el documento o el libro en una biblioteca de SharePoint donde está disponible el flujo de trabajo para recopilar firmas específico que desea usar. Para iniciar un flujo de trabajo de recopilar firmas, abra el libro del documento o Office Excel 2007Office Word 2007 en el que desean recopilar firmas de uno o más. Si el documento o el libro no contiene las líneas de firmas de Microsoft Office que necesita, debe insertarlos o el flujo de trabajo para recopilar firmas no estará disponible para su uso. Para iniciar el flujo de trabajo desde el programa cliente, haga clic en el Botón de Microsoft Office, haga clic en flujos de trabajo y, a continuación, seleccione el flujo de trabajo de recopilar firmas que desee usar. Rellenar un formulario de iniciación de flujo de trabajo en la que especifique los nombres de las personas que necesitan para firmar el documento. El formulario muestra automáticamente los nombres de los firmantes sugeridos que se especifican en el documento o el libro. Puede asignar las tareas de firma en el orden en que aparecen las firmas o a todos los firmantes a la vez.

Una vez iniciado el flujo de trabajo, el servidor asigna las tareas de firma a todos los participantes. Si se han habilitado las alertas de correo electrónico en el servidor, éste también envía a todos los participantes alertas de correo electrónico acerca de sus tareas de firma. Los participantes pueden hacer clic en el botón Editar esta tarea en la alerta de tarea de correo electrónico para abrir el documento o libro de trabajo que van a firmar y completar sus tareas de firma.

Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo o los participantes, pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y el propietario recibe un mensaje de correo electrónico que indica que el flujo de trabajo de recopilar firmas se ha completado. El mensaje de correo electrónico especifica los nombres de todas las personas que han firmado el documento, junto con los nombres de las personas que se indicaron originalmente como firmantes sugeridos.

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Agregar o cambiar un flujo de trabajo de recopilar firmas para una biblioteca o tipo de contenido

Para poder utilizar un flujo de trabajo de recopilar firmas, debe agregarse a una biblioteca o tipo de contenido para ponerlo a disposición de los documentos o elementos en una ubicación específica. El flujo de trabajo de recopilar firmas se ha diseñado principalmente para utilizarlo en bibliotecas y únicamente puede iniciarse en documentos que se abren en Office Word 2007 o Office Excel 2007. Para agregar un flujo de trabajo a una biblioteca o tipo de contenido, debe tener el permiso Administrar listas. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores de sitios o las personas que administran listas o bibliotecas específicas.

La disponibilidad del flujo de trabajo en un sitio varía según el lugar donde se ha agregado:

  • Si agrega un flujo de trabajo directamente a una biblioteca, únicamente está disponible para los documentos de esa biblioteca.

  • Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se ha agregado a una biblioteca específica), únicamente está disponible para los elementos de ese tipo de contenido en la biblioteca específica a la que está asociado ese tipo de contenido.

  • Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de sitio de contenido, está disponible para los elementos de ese tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a las que se ha agregado una instancia del mismo. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en todas las bibliotecas de una colección de sitios para los elementos de un tipo de contenido específico, la manera más eficaz de lograr este resultado es agregar el flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Agregar o cambiar un flujo de trabajo de recopilar firmas para una biblioteca o tipo de contenido

Si desea agregar un flujo de trabajo de recopilar firmas a una biblioteca o tipo de contenido, o si desea cambiar un flujo de trabajo de recopilar firmas que ya esté asociado a una biblioteca o tipo de contenido, siga los mismos pasos.

  1. Para ir a la página Agregar un flujo de trabajo o Cambiar un flujo de trabajo para la biblioteca o tipo de contenido a los que desee agregar un flujo de trabajo, siga uno de estos procedimientos:

    • En una biblioteca:

      1. Abra la biblioteca en la que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo.

        1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

          Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

      2. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    • En un tipo de contenido de lista:

      1. Abra la biblioteca que contiene la instancia del tipo de contenido de lista en el que desee agregar o cambiar un flujo de trabajo.

        1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

          Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

      2. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido.

        Nota: Si la biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.

      3. En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    • Para un tipo de contenido de sitio:

      1. En la página de inicio de la colección de sitios, en la Imagen de botón del menú Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

      2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

      3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

        Si ya se han agregado flujos de trabajo a la biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Cambiar configuración del flujo de trabajo y debe hacer clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página Agregar un flujo de trabajo. Si no se han agregado flujos de trabajo a la biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Agregar un flujo de trabajo.

  2. En la página Cambiar configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo o haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si va a agregar un flujo de trabajo, en la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en la plantilla de flujo de trabajo Recopilar firmas.

    • Si va a cambiar la configuración de un flujo de trabajo, en la página Cambiar un flujo de trabajo, cambie las opciones que desee de acuerdo con los pasos siguientes.

  4. En la sección Nombre, escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

    1. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con el flujo de trabajo.

      • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo con facilidad utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.

      • Si las tareas para este flujo de trabajo van a revelar datos que desea mantener independientes de la lista Tareas general, debería crear una nueva lista de tareas.

      • Si la organización va a tener numerosos flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, debería crear una nueva lista de tareas. En esta instancia, puede que desee crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

  5. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

    Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si su organización tendrá numerosos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial separada para cada flujo de trabajo.

  6. En la sección Opciones de inicio, especifique la manera, cuándo o por quién se puede iniciar un flujo de trabajo.

    Notas: 

    • Es posible que no haya opciones específicas si no son compatibles con la plantilla de flujo de trabajo que ha seleccionado.

    • La opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento únicamente está disponible si se ha habilitado la compatibilidad con el control de versiones principales y secundarias de la biblioteca y si la plantilla de flujo de trabajo seleccionada puede utilizarse para la aprobación de contenido.

  7. Si va a agregar el flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, especifique si desea agregarlo a todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido en la sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio.

    Nota: La sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio sólo aparece en la página Agregar un flujo de trabajo para los tipos de contenido de sitio.

  8. Haga clic en Aceptar.

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Iniciar un flujo de trabajo de recopilar firmas en un documento o libro de trabajo

Para poder iniciar un flujo de trabajo de recopilar firmas, debe guardar el documento o libro de trabajo para el que desee recopilar firmas en una biblioteca de SharePoint donde esté disponible dicho flujo de trabajo. Para iniciar un flujo de trabajo, debe tener al menos el permiso Editar elementos. Algunos flujos de trabajo pueden requerir que tenga también el permiso Administrar listas para iniciarlos en un documento o elemento.

Nota: Si desea asegurarse de que los participantes del flujo de trabajo van a recibir notificaciones de correo electrónico y avisos acerca de las tareas del flujo de trabajo después de que éste se inicie, consulte al administrador del servidor para comprobar si las notificaciones de correo electrónico están habilitadas en el sitio.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Seleccione el documento o el libro en el que desea iniciar un flujo de trabajo de recopilar firmas, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar en nombre del programa.

  3. Si el documento o libro de trabajo no contiene líneas de firma para capturar las firmas digitales que desea recopilar, insértelas en este momento.

    ¿Cómo?

    1. En el documento abierto de Office Word 2007 o Office Excel 2007, coloque el puntero en el lugar del documento donde desee agregar una línea de firma.

    2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la flecha situada junto a Línea de firma y, a continuación, haga clic en Línea de firma de Microsoft Office.

    3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba información acerca de la persona que va a firmar en esta línea. La información se muestra directamente bajo la línea de firma en el documento. Siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba el nombre del firmante en el cuadro Firmante sugerido.

      • Escriba el puesto del firmante en la organización (en su caso) en el cuadro Puesto del firmante sugerido.

      • Escriba la dirección de correo electrónico del firmante (en su caso) en el cuadro Dirección de correo electrónico del firmante sugerido.

    4. Si desea proporcionar instrucciones al firmante, escríbalas en el cuadro Instrucciones para el firmante. Estas instrucciones se muestran en el cuadro de diálogo Firmar que el firmante utiliza para firmar el documento.

    5. Si desea que el firmante pueda agregar comentarios junto con la firma, active la casilla de verificación Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar.

    6. Si desea mostrar la fecha en que se agrega la firma a la línea, active la casilla de verificación Mostrar la fecha en la línea de firma.

    7. Haga clic en Aceptar.

    8. Para agregar líneas de firma adicionales, repita los pasos 1 a 7.

  4. Si agrega nuevas líneas de firma, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar para guardar los cambios.

  5. Si el documento está desprotegido, también debe protegerlo antes de iniciar el flujo de trabajo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Servidor y haga clic en Proteger.

  6. Para iniciar el flujo de trabajo, haga clic en el botón de Microsoft Office y, después, en Flujos de trabajo.

  7. En el cuadro de diálogo Flujos de trabajo, localice el flujo de trabajo Recopilar firmas que desee utilizar y haga clic en Iniciar.

  8. En el cuadro de diálogo Nombre de flujo de trabajo, escriba los nombres de las personas que desea firmar el documento en las líneas apropiadas o haga clic en firmante para seleccionar personas en el servicio de directorio.

  9. Si desea asignar las tareas de firma en el orden en el que las líneas de firma aparecen en el documento, active la casilla de verificación Solicitar firmas en el orden anterior en lugar de todas a la vez.

    Nota: Esta opción únicamente está disponible si el documento contiene más de una línea de firma de Microsoft Office.

  10. Si desea que otras personas reciban notificaciones (no asignaciones de tareas) cuando se inicie el flujo de trabajo, escriba sus nombres en la línea CC o haga clic en CC para seleccionar personas y grupos en el servicio de directorio.

  11. Haga clic en Iniciar.

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Completar una tarea del flujo de trabajo de recopilar firmas

Para completar una tarea del flujo de trabajo de recopilar firmas al agregar una firma a un documento, debe completarse desde Office Word 2007 o Office Excel 2007. Sin embargo, una tarea de flujo de trabajo de recopilar firmas puede modificarse en el servidor para delegar la tarea en otra persona o especificar que la firma ya no es necesaria.

Firmar un documento para completar una tarea de flujo de trabajo de recopilar firmas

  1. En el mensaje de tarea de correo electrónico, haga clic en el botón Editar esta tarea y en Abrir documento.

  2. En la barra de mensajes que aparece en la parte superior del documento activo, haga clic en Firmar.

    Notas: 

    • Si la biblioteca en la que está almacenado el documento requiere que los documentos se desprotejan antes de modificarlos, quizás tenga que hacer clic en Desproteger en la barra de mensajes antes de hacer clic en Firmar.

    • Si se solicita su firma en más de una ubicación del documento, haga clic en Ver tareas del flujo de trabajo en la barra de mensajes. En el cuadro de diálogo Tareas de flujo de trabajo, seleccione una tarea y haga clic en Abrir para firmar en una ubicación específica. Repita este procedimiento por cada tarea de firma que se muestre.

  3. Para agregar su firma al documento, en el cuadro de diálogo Firmar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X.

    • Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de la firma, seleccione el archivo que desee y haga clic en Seleccionar.

    • Para agregar una firma manuscrita (solo para usuarios de Tablet PC), escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X utilizando la función de entrada manuscrita.

  4. En el cuadro de diálogo Firmar, haga clic en Firmar.

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Modificar una tarea del flujo de recopilar firmas en el servidor

  1. Vaya a la lista Tareas del sitio y, a continuación, seleccione Mis tareas en el menú Ver para localizar la tarea de flujo de trabajo.

    Nota: Si el flujo de trabajo no utiliza la lista predeterminada Tareas, puede que la tarea de flujo de trabajo no aparezca en la lista Tareas. Para localizar la tarea de flujo de trabajo, vaya a la biblioteca donde está almacenado el elemento de flujo de trabajo. Elija el elemento que desee, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo. En Flujos de trabajo en ejecución, haga clic en el nombre del flujo de trabajo en el que participa. En la página Estado del flujo de trabajo, en Tareas, busque su tarea de flujo de trabajo.

  2. Elija el nombre de la tarea que desee completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para asignar su tarea de firma a otra persona, escriba el nombre de esa persona en la línea Delegar o haga clic en Delegar para seleccionar una persona en el servicio de directorio.

    • Para indicar que la línea de firma ya se ha iniciado sesión o que su firma ya no es necesario, en la tarea de actualización, active la casilla de verificación esta línea de firma ya se ha firmado, o se ya no se requiere una firma.

  4. Haga clic en Aceptar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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