Utilizar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

El flujo de trabajo de aprobación de disposición se ha diseñado para solucionar las necesidades de administración de registros de una organización. Este flujo de trabajo administra la caducidad de los documentos y el proceso de retención al permitir a los participantes que decidan si desean conservar o eliminar documentos o elementos caducados.

En este artículo

¿Cómo funciona un flujo de trabajo de aprobación de disposición?

Agregar o cambiar un flujo de trabajo de aprobación de disposición para una lista, biblioteca o tipo de contenido

Configurar una directiva de expiración para usar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

Iniciar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

Completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación de disposición

Funcionamiento de un flujo de trabajo de aprobación de disposición

El flujo de trabajo de aprobación de disposición sustenta procesos de administración de registros y de documentos, y proporciona a las organizaciones una forma de administrar y realizar el seguimiento de los procesos mediante la cual se evalúa y elimina el contenido caducado u obsoleto. Los usuarios pueden iniciar manualmente el flujo de trabajo de aprobación de disposición en documentos o elementos individuales. Para mayor coherencia en la administración del contenido caducado, las organizaciones pueden configurar el flujo de trabajo de aprobación de disposición para que trabaje junto con la característica Caducidad de una directiva de administración de la información, de modo que el flujo de trabajo se inicie automáticamente cuando caduquen los documentos o elementos de un sitio. Aunque el flujo de trabajo de aprobación de disposición puede utilizarse para una lista, biblioteca o tipo de contenido en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede emplearse específicamente en un sitio del centro de registros para solucionar las necesidades de administración de registros y de directivas de retención de documentos de una organización.

Cuando se inicia un flujo de trabajo de aprobación de disposición, se crean tareas del mismo para documentos y elementos específicos en la lista de tareas del flujo de trabajo. Estas tareas no se asignan a personas específicas, sino que se registran en la lista de tareas del flujo de trabajo. Las personas que tienen permiso de acceso a la lista de tareas (por ejemplo, los administradores de registros) pueden ir a la misma y completar las tareas para aprobar o rechazar la eliminación de los elementos. Como es probable que el flujo de trabajo de aprobación de disposición genere una gran cantidad de tareas de aprobación de disposición, especialmente si está configurado para iniciarse automáticamente cuando caducan los elementos, ofrece compatibilidad con la realización de tareas en masa, a fin de que los administradores de registros u otras personas autorizadas puedan procesar un gran número de elementos para su eliminación en un solo paso.

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Agregar o cambiar un flujo de trabajo de aprobación de disposición para una lista, biblioteca o tipo de contenido

Para poder utilizar un flujo de trabajo, debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido, con el fin de ponerlo a disposición de documentos o elementos en una ubicación específica. Para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, debe tener el permiso Administrar listas. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores del sitio o las personas que administran listas o bibliotecas específicas. La disponibilidad del flujo de trabajo en un sitio varía según el lugar en el que se ha agregado:

  • Si se agrega un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca, sólo está disponible para los elementos de esa lista o biblioteca.

  • Si se agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se ha agregado a una lista o biblioteca específica), sólo está disponible para los elementos de ese tipo de contenido en la lista o biblioteca específica a la que está asociado el tipo de contenido.

  • Si se agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, está disponible para los elementos de ese tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a las que se agregue una instancia del mismo. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en todas las listas o bibliotecas de una colección de sitios para elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de lograr este resultado es agregar el flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Agregar o cambiar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

Si desea agregar un flujo de trabajo de aprobación de disposición a una lista, biblioteca o tipo de contenido, o si desea cambiar un flujo de trabajo de aprobación de disposición que ya esté asociado a una lista, biblioteca o tipo de contenido, siga los mismos pasos.

  1. Para abrir la página Agregar un flujo de trabajo correspondiente a la lista, biblioteca o tipo de contenido a los que desea agregar un flujo de trabajo, siga uno de estos procedimientos.

En una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca a la que desee agregar un flujo de trabajo.

    1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

En un tipo de contenido de lista

  1. Abra la lista o biblioteca que contiene la instancia del tipo de contenido de lista al que desee agregar un flujo de trabajo.

    1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota: Si la lista o biblioteca no se ha configurado para admitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparecerá en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

  3. En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

En un tipo de contenido de sitio

  1. En la página de inicio de la colección de sitios en la Imagen de botón del menú Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

  2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio al que desee agregar un flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

Si ya se han agregado flujos de trabajo a la lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Cambiar configuración del flujo de trabajo. Haga clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página Agregar un flujo de trabajo. Si no se han agregado flujos de trabajo a la lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a dicha página.

  1. En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en la plantilla de flujo de trabajo Aprobación de disposición.

  2. En la sección Nombre, escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

  3. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con el flujo de trabajo.

    Notas: 

    1. Puede utilizar la lista de tareas predeterminada o crear una nueva. Si utiliza la lista de tareas predeterminada, los participantes del flujo de trabajo pueden buscar y ver fácilmente sus tareas de flujo de trabajo mediante la vista Mis tareas de la lista de tareas.

    2. Cree una nueva lista de tareas si las tareas del flujo de trabajo van a incluir o revelar información sensible o confidencial que desea mantener aparte de la lista de tareas general.

    3. Cuando cree una lista de tareas para un flujo de trabajo de aprobación de disposición, es conveniente limitar los permisos de dicha lista a las personas de la organización que tienen autorización para aprobar la destrucción de elementos, por ejemplo, los administradores de registros.

    4. Cree una nueva lista de tareas si la organización va a tener varios flujos de trabajo o si los flujos de trabajo van a incluir varias tareas. En este caso, quizás desee crear una lista de tareas para cada flujo de trabajo.

  4. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con el flujo de trabajo. La lista de historial presenta todos los eventos que tienen lugar durante una instancia específica de un flujo de trabajo.

    Puede utilizar la lista Historial predeterminada o crear una nueva. Si la organización va a tener varios flujos de trabajo, quizás desee crear una lista de historial independiente para cada flujo de trabajo.

  5. En la sección Opciones de inicio, especifique cómo, cuándo o quién puede iniciar un flujo de trabajo.

    Notas: 

    1. Es posible que no haya opciones específicas si no son compatibles con la plantilla de flujo de trabajo que ha seleccionado.

    2. La opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento únicamente está disponible si se ha habilitado la compatibilidad con el control de versiones principales y secundarias de la biblioteca y si la plantilla de flujo de trabajo seleccionada puede utilizarse para la aprobación de contenido.

  6. Si va a agregar el flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, especifique si desea agregarlo a todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido en la sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio.

    Nota: La sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio sólo aparece en la página Agregar un flujo de trabajo para los tipos de contenido de sitio.

  7. Haga clic en Aceptar.

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Configurar una directiva de caducidad para utilizar el flujo de trabajo de aprobación de disposición

Si desea que se inicie automáticamente un flujo de trabajo de aprobación de disposición cuando caduquen los documentos o elementos, debe configurar una directiva de caducidad en la directiva de administración de la información para la lista, biblioteca o tipo de contenido pertinente.

  1. Si aún no lo ha hecho, Agregar un flujo de trabajo de aprobación de disposición a la lista, biblioteca o tipo de contenido para el que está configurando una directiva de expiración.

  2. Para abrir la página Configuración de la directiva de administración de la información correspondiente a una lista, biblioteca o tipo de contenido, siga uno de estos procedimientos:

En una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca cuya directiva de caducidad desee configurar.

    1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Permisos y directivas, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

En un tipo de contenido de lista

  1. Abra la lista o biblioteca que contiene la instancia del tipo de contenido de lista cuya directiva de caducidad desee configurar.

    1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desea agregar un flujo de trabajo.

    Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

  3. En Configuración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

En un tipo de contenido de sitio

  1. En la página de inicio de la colección de sitios en la Imagen de botón del menú Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

  2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio cuya directiva de caducidad desee configurar y, a continuación, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

Si desea configurar una directiva de caducidad para una lista o biblioteca que admiten la administración de múltiples tipos de contenido, seleccione el tipo de contenido cuya directiva de administración de la información desee especificar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  1. En la sección Especificar directiva, haga clic en Definir una directiva.

  2. Haga clic en Aceptar.

  3. En la página Editar directiva, en la sección Nombre y descripción administrativa, escriba una descripción breve de la directiva que está creando.

    Nota: Únicamente puede especificar nombres para las directivas de administración de la información que estén definidas en la lista de directivas de la colección de sitios.

  4. En la sección Declaración de directiva, escriba una declaración descriptiva que explique el propósito de la directiva a los usuarios. Esta declaración se muestra cuando los usuarios abren documentos o elementos que están sujetos a la directiva. Debe explicar qué características de la directiva se aplican al contenido o qué tratamiento especial se requiere para el contenido. Una declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.

  5. Para especificar un período de retención de documentos y elementos que están sujetos a la directiva, haga clic en Habilitar caducidad y especifique el período de retención y las acciones que desea realizar cuando caduquen los elementos.

  6. Seleccione una opción de período de retención para especificar la caducidad de documentos o elementos. Siga uno de estos procedimientos:

    1. Para establecer la fecha de caducidad según una propiedad de fecha, haga clic en Período de tiempo basado en las propiedades del elemento y, a continuación, seleccione la acción del documento o elemento (por ejemplo, Creado o Modificado) y el incremento de tiempo que debe transcurrir después de la acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando desee que caduque el elemento.

    2. Si desea utilizar un flujo de trabajo o una fórmula de retención personalizada para determinar la caducidad, haga clic en Establecer mediante programación.

  7. En Cuando el elemento caduque, especifique lo que desea que ocurra cuando caduque el documento o el elemento. Para iniciar un flujo de trabajo de aprobación de disposición en el documento o en el elemento, haga clic en Iniciar este flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el nombre del flujo de trabajo de aprobación de disposición que desee.

  8. Haga clic en Aceptar.

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Iniciar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

En muchos casos, un flujo de trabajo de aprobación de disposición está configurado para iniciarse automáticamente cuando caducan los elementos. Si un flujo de trabajo de aprobación de disposición está configurado para permitir que los usuarios lo inicien manualmente, puede iniciarlo en un documento o biblioteca directamente desde la biblioteca o lista donde esté guardado. Para iniciar un flujo de trabajo, debe tener al menos el permiso Editar elementos. Ciertos flujos de trabajo pueden requerir que también tenga el permiso Administrar listas para iniciarlos.

  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

  2. Elija el nombre del documento o del elemento para el que desea iniciar un flujo de trabajo, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo.

  3. En Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el nombre del flujo de trabajo de aprobación de disposición que desee iniciar.

    El flujo de trabajo de aprobación de disposición se inicia inmediatamente y crea una tarea de aprobación de disposición en la lista de tareas correspondiente.

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Completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación de disposición

Un flujo de trabajo de aprobación de disposición está diseñado para crear una tarea de aprobación de disposición para documentos o elementos. Estas tareas no están asignadas a personas específicas, sino que se registran en la lista de tareas del flujo de trabajo. Las personas que tienen permiso de acceso a esta tarea (por ejemplo, los administradores de registros) pueden ir a la lista de tareas y completarlas aprobando o rechazando la eliminación de los elementos.

Las tareas del flujo de trabajo de aprobación de disposición pueden completarse individualmente o de forma masiva. Como es probable que los flujos de trabajo de aprobación de disposición generen una gran cantidad de tareas a la vez, puede ser útil realizarlas de forma masiva.

Completar una única tarea del flujo de trabajo de aprobación de disposición

  1. Vaya a la lista de tareas correspondiente al sitio para localizar las tareas de aprobación de disposición que desee completar.

    Nota: Si el flujo de trabajo no utiliza la lista de tareas predeterminada, puede que la tarea de flujo de trabajo no aparezca en la lista de tareas. Para localizar las tareas de flujo de trabajo, vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento de flujo de trabajo. Elija el elemento que desee, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo. En la página Estado del flujo de trabajo, en Tareas, haga clic en el vínculo a la lista de tareas correspondiente al flujo de trabajo.

  2. Elija el nombre de la tarea que desee completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

  3. Para ver el elemento que se ha enviado para disposición, haga clic en el vínculo junto a esta tarea de flujo de trabajo se aplica a.

  4. En Disposición, siga uno de estos procedimientos:

    • Para eliminar el elemento, haga clic en Eliminar este elemento y, a continuación, especifique si desea conservar una copia de los metadatos del elemento en el registro de auditoría.

    • Para retener el elemento, haga clic en No eliminar este elemento.

  5. En Comentarios, escriba los comentarios que desee proporcionar acerca de la acción que ha realizado.

  6. Haga clic en Aceptar.

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Completar múltiples tareas del flujo de trabajo de aprobación de disposición a la vez

  1. Abra la lista de tareas correspondiente al flujo de trabajo de aprobación de disposición en el que desee completar múltiples tareas simultáneamente.

    Nota: Si el flujo de trabajo no utiliza la lista de tareas predeterminada, puede que la tarea de flujo de trabajo no aparezca en la lista de tareas. Para localizar las tareas de flujo de trabajo, vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento de flujo de trabajo. Elija el elemento que desee, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo. En la página Estado del flujo de trabajo, en Tareas, haga clic en el vínculo a la lista de tareas correspondiente al flujo de trabajo.

  2. En la lista de tareas del flujo de trabajo, en el menú de acciones Imagen del menú , haga clic en procesar todas las tareas.

  3. En la sección Selección masiva de tareas, seleccione el tipo de tarea que desee editar de forma masiva.

  4. Si ha aplicado filtros para mostrar un subconjunto de tareas de aprobación de disposición en la lista de tareas, en la sección Información de la tarea, confirme que ha filtrado las tareas que desee.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. En Disposición, siga uno de estos procedimientos:

    • Para aprobar la disposición de los elementos, haga clic en Eliminar estos elementos. Si desea conservar copias de los metadatos de estos elementos, active la casilla de verificación Conservar una copia de los metadatos del elemento en el registro de auditoría.

    • Para rechazar la disposición de los elementos, haga clic en No eliminar estos elementos.

  7. Escriba los comentarios que desee proporcionar acerca de las acciones de disposición en Comentarios.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. La página operación completada correctamente le informa de que las tareas seleccionadas se han programado para processsing y recibirá un mensaje de confirmación cuando se han procesado las tareas. De forma predeterminada, las tareas se procesan diariamente, aunque el administrador del servidor puede cambiar esta configuración. Haga clic en Aceptar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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