Utilizar Microsoft Query para recuperar datos externos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede utilizar Microsoft Query para recuperar datos de orígenes externos. Utilizando Microsoft Query para recuperar datos de los archivos y las bases de datos corporativas, no tiene que volver a escribir los datos que desea analizar en Excel. También puede actualizar los informes de Excel y resúmenes automáticamente de la base de datos de origen original siempre que se actualiza la base de datos con información nueva.

Utilizar Microsoft Query, puede conectarse a orígenes de datos externos, seleccionar datos de esos orígenes externos, importar los datos a la hoja de cálculo y actualizar los datos según sea necesario para mantener los datos de hoja de cálculo sincronizados con los datos de los orígenes externos.

Tipos de bases de datos que puede tener acceso     Puede recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server y servicios de OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de libros de Excel y de archivos de texto.

Microsoft Office facilita controladores que puede usar para recuperar datos de los orígenes de datos siguientes:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bases de datos de archivo de texto

También puede utilizar controladores ODBC o controladores de origen de datos de otros fabricantes para recuperar información de orígenes de datos que no aparezcan aquí, incluyendo otros tipos de bases de datos OLAP. Para obtener información sobre cómo instalar un controlador ODBC o el controlador de origen de datos que no está en la lista, consulte la documentación de la base de datos o póngase en contacto con su proveedor de base de datos.

Selección de datos desde una base de datos     Recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externo. Por ejemplo, si los datos se almacenan en una base de datos de Access, que desee conocer las cifras de ventas para un producto específico por región. Puede recuperar una parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región que desee analizar.

Con Microsoft Query, puede seleccionar las columnas de datos que desee e importar los datos en Excel.

Actualizar la hoja de cálculo en una operación     Una vez que tenga datos externos en un libro de Excel, siempre los cambios de la base de datos, puede actualizar los datos para actualizar el análisis, sin tener que volver a crear los informes de resumen y los gráficos. Por ejemplo, puede crear un resumen de venta mensual y actualizarlo cada mes cuando llegan las cifras de ventas de nuevas en.

¿Cómo Microsoft Query utiliza los orígenes de datos     Después de configurar un origen de datos para una base de datos determinado, puede usar siempre que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar los datos de dicha base de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión. Microsoft Query utiliza el origen de datos para conectarse a la base de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Microsoft Query proporciona el libro de Excel con información de origen de la consulta y los datos de forma que puede volver a la base de datos que desea actualizar los datos.

Diagrama que muestra cómo utiliza Query los orígenes de datos

Usar Microsoft Query para importar datos    para importar datos externos en Excel con Microsoft Query, siga estos pasos básicos, cada uno de los cuales se describe con más detalle en las secciones siguientes.

¿Qué es un origen de datos?     Un origen de datos es un conjunto de información que permite a Excel y Microsoft Query para conectarse a una base de datos externa almacenado. Al utilizar Microsoft Query para configurar un origen de datos, escriba un nombre para el origen de datos y, a continuación, proporcione el nombre y la ubicación de la base de datos, el tipo de base de datos y la información de inicio de sesión y la contraseña. La información también incluye el nombre de un controlador ODBC o un controlador de origen de datos, que es un programa que realiza conexiones con un tipo específico de base de datos.

Para configurar un origen de datos mediante Microsoft Query:

  1. En la pestaña datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en Desde Microsoft Query.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para especificar un origen de datos para una base de datos, un archivo de texto o un libro de Excel, haga clic en la pestaña de bases de datos.

    • Para especificar un origen de datos de cubo OLAP, haga clic en la ficha Cubos OLAP. Esta ficha solo está disponible si ejecuta Microsoft Query desde Excel.

  3. Haga doble clic en < nuevo origen de datos >.

    - O bien -

    Haga clic en < nuevo origen de datos > y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Se muestra el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos.

  4. En el paso 1, escriba un nombre para identificar el origen de datos.

  5. En el paso 2, haga clic en un controlador para el tipo de base de datos que se usa como origen de datos.

    Notas: 

    • Si la base de datos externo que desee obtener acceso no es compatible con los controladores ODBC que se instalan con Microsoft Query, debe obtener e instalar un controlador ODBC compatible con Microsoft Office desde un proveedor de terceros, como el fabricante de la base de datos. Para obtener instrucciones de instalación, póngase en contacto con el proveedor de base de datos.

    • Bases de datos OLAP no requieren controladores ODBC. Cuando se instala Microsoft Query, se instalan controladores para bases de datos que se crearon usando Microsoft SQL Server Analysis Services. Para conectarse a otras bases de datos OLAP, debe instalar un software de cliente y el controlador de origen de datos.

  6. Haga clic en Conectar y, a continuación, proporcione la información que necesita para conectarse a su origen de datos. Para archivos de texto, libros de Excel y las bases de datos, la información que proporciona depende del tipo de origen de datos que haya seleccionado. Se le pedirá que proporcione un nombre de inicio de sesión, una contraseña, la versión de la base de datos que está utilizando, la ubicación de la base de datos u otra información específica del tipo de base de datos.

    Importante: 

    • Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: House27. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

    • Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  7. Después de escribir la información necesaria, haga clic en Aceptar o Finalizar para volver al cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos.

  8. Si la base de datos tiene tablas y desea que una tabla concreta para mostrar automáticamente en el Asistente para consultas, haga clic en el cuadro paso 4 y, a continuación, haga clic en la tabla que desee.

  9. Si no desea escribir su nombre de inicio de sesión y contraseña cuando se usa el origen de datos, active la casilla de verificación Guardar ID. y contraseña en la definición de origen de datos. La contraseña guardada no está cifrada. Si la casilla de verificación no está disponible, consulte al administrador de la base de datos para determinar si esta opción puede estar disponible.

    Nota de seguridad : No guardar información de inicio de sesión al conectarse a orígenes de datos. Esta información puede almacenarse como texto sin formato y un usuario malintencionado podría tener acceso a la información para comprometa la seguridad del origen de datos.

Después de completar estos pasos, el nombre del origen de datos aparece en el cuadro de diálogo Elegir origen de datos.

Usar el Asistente para consultas para la mayoría de las consultas     El Asistente para consultas facilita la seleccionar y reunir datos de diferentes tablas y campos en la base de datos. Usar al Asistente para consultas, puede seleccionar las tablas y campos que desea incluir. Una combinación interna (una operación de consulta que especifica que las filas de dos tablas se combinan según los valores de campo idénticos) se crea automáticamente cuando el Asistente reconoce un campo de clave principal en una tabla y un campo con el mismo nombre en una segunda tabla.

También puede usar al Asistente para ordenar el conjunto de resultados y realizar un filtrado simple. En el paso final del asistente, puede elegir devolver los datos a Excel, o para refinar la consulta en Microsoft Query. Después de crear la consulta, puede ejecutar en Excel o en Microsoft Query.

Para iniciar al Asistente para consultas, siga estos pasos.

  1. En la pestaña datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en Desde Microsoft Query.

  2. En el cuadro de diálogo Elegir origen de datos, asegúrese de que está seleccionada la casilla de verificación usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas.

  3. Haga doble clic en el origen de datos que desea usar.

    - O bien -

    Haga clic en el origen de datos que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Trabajo directamente en Microsoft Query para otros tipos de consultas     Si desea crear una consulta más compleja que permite que el Asistente para consultas, puede trabajar directamente en Microsoft Query. Puede utilizar Microsoft Query para ver y cambiar las consultas que empezar a crear en el Asistente para consultas o puede crear consultas nuevas sin utilizar al asistente. Trabaje directamente en Microsoft Query cuando desee crear consultas que hagan lo siguiente:

  • Seleccionar datos específicos de un campo     En una base de datos de gran tamaño, que podría querer elegir algunos de los datos de un campo y omitir los datos que no necesita. Por ejemplo, si necesita los datos de dos de los productos en un campo que contiene la información de muchos productos, puede usar criterio para seleccionar los datos únicamente de los dos productos que desee.

  • Recuperar datos basados en criterios diferentes cada vez que ejecute la consulta     Si necesita crear el mismo informe de Excel o resumen para varias áreas de los mismos datos externos, como un informe de venta distinto para cada región, puede crear un consulta de parámetros. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, se le pedirá que especifique un valor para utilizarlo como criterio cuando la consulta selecciona registros. Por ejemplo, una consulta de parámetros puede pedirle que escriba una región específica y puede reutilizar esta consulta para crear cada uno de los informes de ventas regionales.

  • Combinar datos de diferentes maneras     Las combinaciones internas que crea el Asistente para consultas son el tipo más común de combinación que se usan en la creación de consultas. Sin embargo, a veces, que desea utilizar un tipo de combinación diferente. Por ejemplo, si tiene una tabla de información de ventas de productos y una tabla de información del cliente, una combinación interna (el tipo creado por el Asistente para consultas) impedirá la recuperación de registros del cliente para los clientes que no se ha realizado una compra. Utilizar Microsoft Query, puede unir estas tablas para que se recuperen todos los registros del cliente, junto con los datos de ventas para aquellos clientes que se han realizado las compras.

Para iniciar Microsoft Query, realice los pasos siguientes.

  1. En la pestaña datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en Desde Microsoft Query.

  2. En el cuadro de diálogo Elegir origen de datos, asegúrese de que la casilla de verificación usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas está desactivada.

  3. Haga doble clic en el origen de datos que desea usar.

    - O bien -

    Haga clic en el origen de datos que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver a utilizar y compartir consultas     En el Asistente para consultas y Microsoft Query, puede guardar las consultas como un archivo .dqy que puede modificar, volver a utilizar y compartir. Excel puede abrir archivos .dqy directamente, que permite que usted u otros usuarios puedan crear rangos de datos externos adicionales desde la misma consulta.

Para abrir una consulta guardada desde Excel:

  1. En la pestaña datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en Desde Microsoft Query. Se muestra el cuadro de diálogo Elegir origen de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Elegir origen de datos, haga clic en la pestaña consultas.

  3. Haga doble clic en la consulta guardada que desea abrir. Se muestra la consulta en Microsoft Query.

Si desea abrir una consulta guardada y Microsoft Query ya está abierto, haga clic en el menú archivo de Microsoft Query y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si hace doble clic en un archivo .dqy, Excel abre, ejecuta la consulta y, a continuación, inserta los resultados en una nueva hoja de cálculo.

Si desea compartir un resumen o un informe que se basa en datos externos, puede dar a otros usuarios un libro que contenga un rango de datos externos o puede crear un plantilla. Una plantilla permite guardar el resumen o informe sin guardar los datos externos para que el archivo es más pequeño. Cuando un usuario abre la plantilla de informe, se recuperan los datos externos.

Después de crear una consulta en el Asistente para consultas o Microsoft Query, puede devolver los datos a una hoja de cálculo de Excel. Los datos se convierte en un rango de datos externos o un informe de tabla dinámica que puede aplicar formato y actualizar.

Formato recupera datos     En Excel, puede usar herramientas, como gráficos o subtotales automáticos, para presentar y resumir los datos recuperados por Microsoft Query. Puede dar formato a los datos y el formato se conservará al actualizar los datos externos. Puede usar sus propias etiquetas de columna en lugar de los nombres de campo y agregar números de fila automáticamente.

Excel puede dar formato automáticamente nuevos datos que escriba al final de un rango para que coincida con las filas anteriores. Excel también puede copiar fórmulas que se han repetido en las filas anteriores y las amplía a filas adicionales.

Nota: Para poder ampliarse a las nuevas filas en el rango, los formatos y las fórmulas deben aparecer en al menos tres de las cinco filas anteriores.

Puede activar esta opción (o desactivar nuevo) en cualquier momento:

  1. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.

    En Excel 2007: haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

  2. En la sección Opciones de edición, seleccione la casilla Extender rangos de datos formatos y fórmulas. Para desactivar el formato nuevo de datos automática rango, desactive esta casilla de verificación.

Actualización de datos externos     Al actualizar datos externos, ejecute la consulta para recuperar todos los datos nuevos o modificados que coincidan con las especificaciones. Puede actualizar una consulta en Microsoft Query y Excel. Excel proporciona varias opciones para actualizar las consultas y actualizar los datos cada vez que abra el libro y la actualización automática del mismo a intervalos de tiempo. Puede continuar trabajando en Excel mientras se actualizan los datos y, a continuación, también puede comprobar el estado mientras se actualizan los mismos. Para obtener más información, vea Actualizar datos conectados (importados).

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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