Utilizar Microsoft Query para recuperar datos externos

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Puede utilizar Microsoft Query para recuperar datos de orígenes externos. Si usa Microsoft Query para recuperar datos de las bases de datos y archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir los datos que desea analizar en Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente desde la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Con Microsoft Query, puede conectarse a orígenes de datos externos, seleccionar datos de esos orígenes externos, importar los datos a la hoja de cálculo y actualizar los datos según sea necesario para mantener sincronizados los datos de la hoja de cálculo con los datos de los orígenes externos.

Tipos de bases de datos a los que se puede tener acceso     Puede recuperar datos de varios tipos de bases de datos, entre los que se incluyen Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server y los Servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de libros de Excel y de archivos de texto.

Microsoft Office ofrece drivers que puede usar para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bases de datos de archivos de texto

También puede usar controladores ODBC o controladores de origen de datos de otros fabricantes para recuperar información de orígenes de datos que no se enumeran aquí, entre los que se incluyen otros tipos de bases de datos OLAP. Para obtener información sobre cómo instalar un controlador ODBC o un controlador de origen de datos que no esté en la lista, consulte la documentación de la base de datos o póngase en contacto con el proveedor de la misma.

Selección de datos de una base de datos     Para recuperar datos de una base de datos, puede crear una consulta, que es una pregunta que se hace sobre los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos se almacenan en una base de datos de Access, es posible que desee conocer las cifras de ventas de un producto específico por región. Puede recuperar una parte de los datos seleccionando solo los datos del producto y la región que desea analizar.

Con Microsoft Query, puede seleccionar las columnas de datos que desee e importar solo esos datos a Excel.

Actualizar la hoja de cálculo en una sola operación     Una vez que tenga datos externos en un libro de Excel, siempre que cambie la base de datos, puede actualizar los datos para actualizar el análisis, sin tener que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen mensual de ventas y actualizarlo todos los meses cuando se incorporan las nuevas cifras de ventas.

Cómo usa Microsoft Query los orígenes de datos     Después de configurar un origen de datos para una base de datos determinada, puede usarlo siempre que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión. Microsoft Query usa el origen de datos para conectarse a la base de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Microsoft Query proporciona el libro de Excel con la información de la consulta y del origen de datos para que pueda volver a conectarse a la base de datos cuando desee actualizar los datos.

Diagrama que muestra cómo utiliza Query los orígenes de datos

Usar Microsoft Query para importar datos     para importar datos externos en Excel con Microsoft Query, siga estos pasos básicos, cada uno de los cuales se describe de forma más detallada en las secciones siguientes.

¿Qué es un origen de datos?     Un origen de datos es un conjunto de información almacenado que permite a Excel y Microsoft Query conectarse a una base de datos externa. Al utilizar Microsoft Query para configurar un origen de datos, asigne un nombre al origen de datos y, a continuación, proporcione el nombre y la ubicación de la base de datos o el servidor, el tipo de base de datos y la información de inicio de sesión y la contraseña. La información también incluye el nombre de un controlador OBDC o un controlador de origen de datos, que es un programa que realiza conexiones a un tipo específico de base de datos.

Para configurar un origen de datos con Microsoft Query:

  1. En la pestaña datos , en el grupo obtener datos externos , haga clic en desde otros orígenesy, a continuación, haga clic en desde Microsoft Query.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para especificar un origen de datos para una base de datos, un archivo de texto o un libro de Excel, haga clic en la pestaña bases de datos.

    • Para especificar un origen de datos de cubo OLAP, haga clic en la pestaña cubos OLAP . Esta pestaña solo está disponible si ejecutó Microsoft Query desde Excel.

  3. Haga doble clic en <New de datos de Source>.

    -o bien-

    Haga clic en _LT_New datos Source>y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Se muestra el cuadro de diálogo crear nuevo origen de datos .

  4. En el paso 1, escriba un nombre para identificar el origen de datos.

  5. En el paso 2, haga clic en un controlador para el tipo de base de datos que está usando como origen de datos.

    Notas: 

    • Si la base de datos externa a la que desea obtener acceso no es compatible con los drivers ODBC instalados con Microsoft Query, tendrá que obtener e instalar un controlador ODBC compatible con Microsoft Office de un proveedor de terceros, como el fabricante de la Database. Póngase en contacto con el proveedor de la base de datos para obtener instrucciones.

    • Las bases de datos OLAP no requieren controladores ODBC. Al instalar Microsoft Query, se instalan los drivers para las bases de datos que se crearon con Microsoft SQL Server Analysis Services. Para conectarse a otras bases de datos OLAP, debe instalar un controlador de origen de datos y software de cliente.

  6. Haga clic en conectary, a continuación, proporcione la información necesaria para conectarse al origen de datos. Para las bases de datos, los libros de Excel y los archivos de texto, la información que proporcione dependerá del tipo de origen de datos que haya seleccionado. Es posible que se le pida que proporcione un nombre de inicio de sesión, una contraseña, la versión de la base de datos que está usando, la ubicación de la base de datos u otra información específica para el tipo de base de datos.

    Importante: 

    • Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

    • Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  7. Después de escribir la información necesaria, haga clic en Aceptar o Finalizar para volver al cuadro de diálogo crear nuevo origen de datos .

  8. Si la base de datos tiene tablas y desea que una tabla determinada se muestre automáticamente en el Asistente para consultas, haga clic en el cuadro del paso 4 y, a continuación, haga clic en la tabla que desee.

  9. Si no desea escribir el nombre y la contraseña de inicio de sesión al usar el origen de datos, active la casilla guardar mi ID. de usuario y contraseña en la definición de origen de datos . La contraseña guardada no está cifrada. Si la casilla no está disponible, consulte al administrador de la base de datos para determinar si esta opción puede estar disponible.

    Nota de seguridad: Evite guardar información de inicio de sesión al conectarse a orígenes de datos. Esta información puede almacenarse como texto sin formato y un usuario malintencionado podría obtener acceso a la información para comprometer la seguridad del origen de datos.

Después de completar estos pasos, el nombre del origen de datos aparece en el cuadro de diálogo elegir origen de datos .

Usar el Asistente para consultas para la mayoría de las consultas     El Asistente para consultas facilita la selección y la agrupación de datos de diferentes tablas y campos en la base de datos. Mediante el Asistente para consultas, puede seleccionar las tablas y los campos que desea incluir. Una combinación interna (una operación de consulta que especifica que las filas de dos tablas se combinan basándose en valores de campo idénticos) se crea automáticamente cuando el asistente reconoce un campo de clave principal en una tabla y un campo con el mismo nombre en una segunda tabla.

También puede usar el Asistente para ordenar el conjunto de resultados y realizar un filtrado simple. En el último paso del asistente, puede elegir devolver los datos a Excel, o bien refinar la consulta en Microsoft Query. Después de crear la consulta, puede ejecutarla en Excel o en Microsoft Query.

Para iniciar el Asistente para consultas, siga estos pasos.

  1. En la pestaña datos , en el grupo obtener datos externos , haga clic en desde otros orígenesy, a continuación, haga clic en desde Microsoft Query.

  2. En el cuadro de diálogo elegir origen de datos , asegúrese de que la casilla usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas está activada.

  3. Haga doble clic en el origen de datos que desea usar.

    -o bien-

    Haga clic en el origen de datos que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Trabajar directamente en Microsoft Query para otros tipos de consultas     Si desea crear una consulta más compleja que la que permite el Asistente para consultas, puede trabajar directamente en Microsoft Query. Puede usar Microsoft Query para ver y cambiar las consultas que empiece a crear en el Asistente para consultas, o bien puede crear consultas nuevas sin usar el asistente. Trabaje directamente en Microsoft Query cuando desee crear consultas que hagan lo siguiente:

  • Seleccionar datos específicos de un campo     En una base de datos grande, es posible que desee elegir algunos de los datos de un campo y omitir los datos que no necesite. Por ejemplo, si necesita datos para dos de los productos en un campo que contiene información para muchos productos, puede usar criterio para seleccionar datos solo para los dos productos que desee.

  • Recuperar datos basándose en criterios diferentes cada vez que se ejecuta la consulta     Si necesita crear el mismo informe o Resumen de Excel para varias áreas de los mismos datos externos, como un informe de ventas por separado para cada región, puede crear un consulta de parámetros. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, se le pide un valor para usarlo como criterio cuando la consulta selecciona registros. Por ejemplo, una consulta de parámetros puede pedirle que especifique una región determinada y puede volver a usarla para crear cada uno de sus informes de ventas regionales.

  • Combinar datos de diferentes maneras     Las combinaciones internas que crea el Asistente para consultas son el tipo más común de combinación que se usa en la creación de consultas. Sin embargo, a veces desea usar un tipo diferente de combinación. Por ejemplo, si tiene una tabla de información de ventas de productos y una tabla de información de clientes, una combinación interna (el tipo creado por el Asistente para consultas) evitará la recuperación de registros de clientes para los clientes que no han realizado una compra. Con Microsoft Query, puede unir estas tablas de modo que se recuperen todos los registros de los clientes, junto con los datos de ventas de los clientes que han realizado compras.

Para iniciar Microsoft Query, siga estos pasos.

  1. En la pestaña datos , en el grupo obtener datos externos , haga clic en desde otros orígenesy, a continuación, haga clic en desde Microsoft Query.

  2. En el cuadro de diálogo elegir origen de datos , asegúrese de que la casilla usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas está desactivada.

  3. Haga doble clic en el origen de datos que desea usar.

    -o bien-

    Haga clic en el origen de datos que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Reutilizar y compartir consultas     Tanto en el Asistente para consultas como en Microsoft Query, puede guardar las consultas como un archivo. dqy que puede modificar, volver a usar y compartir. Excel puede abrir archivos. dqy directamente, lo que permite a usted u otros usuarios crear rangos de datos externos adicionales desde la misma consulta.

Para abrir una consulta guardada desde Excel:

  1. En la pestaña datos , en el grupo obtener datos externos , haga clic en desde otros orígenesy, a continuación, haga clic en desde Microsoft Query. Se muestra el cuadro de diálogo elegir origen de datos .

  2. En el cuadro de diálogo elegir origen de datos , haga clic en la pestaña consultas .

  3. Haga doble clic en la consulta guardada que desea abrir. La consulta se muestra en Microsoft Query.

Si desea abrir una consulta guardada y Microsoft Query ya está abierto, haga clic en el menú archivo de Microsoft Query y, a continuación, haga clic en abrir.

Si hace doble clic en un archivo. dqy, se abrirá Excel, se ejecutará la consulta y, a continuación, se insertarán los resultados en una hoja de cálculo nueva.

Si desea compartir un resumen o un informe basado en datos externos, puede dar a otros usuarios un libro que contenga un rango de datos externos o puede crear un plantilla. Una plantilla le permite guardar el resumen o informe sin guardar los datos externos para que el archivo sea más pequeño. Los datos externos se recuperan cuando un usuario abre la plantilla de informe.

Después de crear una consulta en el Asistente para consultas o en Microsoft Query, puede devolver los datos a una hoja de cálculo de Excel. Los datos se convierten en un rango de datos externos o un informe de tabla dinámica que puede formatear y actualizar.

Aplicar formato a datos recuperados     En Excel, puede usar herramientas, como gráficos o subtotales automáticos, para presentar y resumir los datos recuperados por Microsoft Query. Puede dar formato a los datos y el formato se conservará al actualizar los datos externos. Puede usar sus propias etiquetas de columna en lugar de los nombres de campo y agregar números de fila automáticamente.

Excel puede dar formato automáticamente a los nuevos datos que escriba al final de un rango para que coincidan con las filas anteriores. Excel también puede copiar automáticamente fórmulas que se han repetido en las filas anteriores y las extiende a filas adicionales.

Nota: Para que se pueda extender a las nuevas filas del rango, los formatos y las fórmulas deben aparecer en al menos tres de las cinco filas anteriores.

Puede activar (o desactivar) esta opción en cualquier momento:

  1. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.

    En Excel 2007: haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excely, a continuación, haga clic en la categoría avanzadas .

  2. En la sección Opciones de edición , active la casilla extender formatos de rangos de datos y fórmulas . Para desactivar el formato automático de rango de datos, desactive esta casilla.

Actualizar datos externos     Al actualizar los datos externos, se ejecuta la consulta para recuperar los datos nuevos o modificados que coincidan con las especificaciones. Puede actualizar una consulta en Microsoft Query y Excel. Excel proporciona varias opciones para actualizar consultas, incluyendo la actualización de los datos cada vez que se abre el libro y se actualiza automáticamente a intervalos de tiempo. Puede seguir trabajando en Excel mientras se actualizan los datos, y también puede comprobar el estado mientras se actualizan los datos. Para obtener más información, consulte actualizar datos conectados (importados).

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