Utilice los informes y gráficos en Business Contact Manager

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Un informe es una herramienta excelente para obtener información sobre sus cuentas de contactos profesionales, clientes potenciales, oportunidades, proyectos profesionales y las actividades de marketing. Puede abrir docenas de informes predeterminados en Business Contact Manager para Outlook, además de modificar, guardar, actualizar y volver a utilizar un número casi ilimitado de informes adicionales.

Este artículo describe las características de informe de Business Contact Manager para Outlook y cómo se puede trabajar con informes, personalizarlos y utilizarlos para iniciar otras actividades empresariales.

¿Qué acción desea realizar?

Abrir y modificar un informe

Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Crear un gráfico de un informe

Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis

Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Abrir un informe desde un gadget

Ver la lista de informes estándar

Abrir y modificar un informe

Business Contact Manager para Outlook ofrece muchos informes predefinidos. Si no ve lo que necesita, puede abrir un informe similar y, a continuación, modificarlo según sea necesario. También puede guardar sus informes personalizados para su posterior reutilización.

Abrir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en los informes disponibles de ficha informes se agrupan por sus espacios de trabajo relacionados: Administración de contactos, ventas, Marketing o Proyectos profesionales. El grupo abierto contiene informes que ha modificado y guardado.

    Ficha Informes en la cinta de opciones

  2. Para abrir un informe predefinido, haga clic en el botón para el tipo de informe que desea ver y, a continuación, haga clic en el nombre del informe en la lista.

  3. Para abrir un informe modificado que se haya guardado, haga clic en Informes guardados, haga clic en el nombre del informe en el cuadro de diálogo Abrir informes guardados y, a continuación, haga clic en Abrir.

Sugerencia  Si no está seguro qué grupo o categoría contiene el informe que está buscando, vea la lista de informes estándar.

Ayuda para modificar un informe, consulte modificar un informe para que sea más útil.

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Modificar un informe

Tiene un gran control sobre la apariencia de los informes en Business Contact Manager para Outlook.

En esta sección

Cambiar el diseño de un informe

Modificar un informe para que resulte más útil

Cambiar el diseño de un informe

Hay varias formas de cambiar el diseño o la apariencia de un informe. Puede utilizar estos métodos individualmente o en combinación; No importa el orden de los cambios que realice.

  • Utilice el panel Personalizar informe    En la cinta de opciones, en el grupo Diseño, haga clic en cualquiera de las opciones para abrir el Panel Personalizar de informe:

    • Seleccione la columna. Si desea cambiar las columnas que se muestran, haga clic en este botón y, a continuación, haga clic en el + () signo más expandir la lista y ver todos los elementos en ella. Las opciones disponibles varían con el informe que está modificando. Active las casillas de verificación para las columnas que desea mostrar y desactive las casillas de verificación para los elementos que no desea ver en el informe.

    • Encabezado y pie de página. Si desea agregar un encabezado o pie de página del informe, o agregar notas al informe, haga clic en este botón, seleccione las casillas de verificación y escriba la información de las columnas que desea mostrar. Desactive las casillas de verificación para las columnas que no desea ver en el informe.

    • Las fuentes. Si desea cambiar cómo se muestran las fuentes y números, haga clic en fuentes. Haga clic en las opciones que desea cambiar y actualizarlos según sea necesario. Puede cambiar la fuente en el cuerpo del informe, en los rótulos de filas y columnas y en los campos numéricos para los totales y subtotales.

  • Utilice los controles de ordenar y filtrar     En la cinta de opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Filtro. Puede limitar los resultados mostrados en el informe mediante el filtrado del informe. Para obtener información sobre cómo filtrar un informe, vea filtrar registros de Business Contact Manager.

    • Ascendente o descendente. Haga clic en una de estas opciones para cambiar el criterio de ordenación de registros en el informe. De manera predeterminada, las listas se ordenan en orden alfabético según el campo principal en el informe. Por ejemplo, en el informe titulado contactos profesionales por cuenta, la lista se ordena inicialmente por el nombre de la cuenta. Bajo el nombre de la cuenta, cada contacto profesional vinculado a una cuenta se muestran en orden alfabético.

      Sugerencia  Se muestran los nombres de la información en el campo Nombre completo. Si el nombre completo incluye títulos, los títulos se incluyen en la ordenación. Por ejemplo, el nombre completo que se enumerarán Sr. Carlos Lacerda en S.

  • Reordenar las columnas     Para cambiar el orden de las columnas de un informe, haga clic en un nombre de columna y, a continuación, arrástrelo al lugar que desee.

  • Ordenar elementos en un campo de datos secundarios    Para invertir el orden de texto o números en un campo secundario, haga clic en el nombre del campo en el informe. Por ejemplo, en el informe titulado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en la columna Nombre de contacto profesional para volver a ordenar los nombres de los contactos profesionales enumeradas bajo cada nombre de cuenta en orden alfabético inverso. Haga clic en el título de columna para restaurar el orden original. Del mismo modo, si hace clic en el nombre de la columna de dirección: código postal, la lista de contactos de negocios en cada nombre de cuenta es recurrida en orden numérico inverso.

  • Contraer o expandir los grupos de un campo de datos secundarios     Haga clic en el - (signo menos) en cualquier fila del informe para contraer todos los elementos secundarios y mostrar sólo la primera línea de la entrada del informe. Por ejemplo, en el informe titulado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en - (signo menos) por un nombre de cuenta para ocultar la lista de los contactos profesionales vinculados. Para indicar que se ha contraído una lista, (signo menos) se cambia a un + (signo). Esta característica puede ser útil para reducir el tamaño y la complejidad del informe. Para expandir un grupo, haga clic en el + signo más.

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Modificar un informe para que resulte más útil

Hay varias maneras que puede modificar los informes para hacerlos más útiles a usted o a los compañeros de trabajo.

  • Filtrar los resultados    Después de abrir un informe, utilice los filtros Simple y avanzado para excluir registros específicos del informe. Filtrar resultados de informe puede ser útil para una variedad de tareas. Por ejemplo, un informe sobre los clientes potenciales que se filtra por ubicación es una excelente base para un correo directo campaña sobre un evento que piensa en el área de marketing. Para obtener más información acerca del filtrado, vea filtrar registros de Business Contact Manager.

  • Cambiar la apariencia    Actualizar el aspecto de sus informes con la información de cambiar el diseño de un informe

  • Personalizaciones de datos    Antes de abrir un informe incluso, puede hacer cambios importantes, con las personalizaciones como campos definidos por el usuario o los cambios realizados en las entradas predeterminadas en varias listas. Agregar campos definidos por el usuario para el formulario de plomo, por ejemplo, para registrar la información específica de la industria que necesita y para generar informes a partir de él. Cambiar las opciones disponibles en una lista y las opciones se convierten en las columnas de datos en el siguiente informe.

Para obtener más información acerca de cómo modificar los valores de listas, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

Nota  Si se elimina un campo definido por el usuario que ha agregado a un informe de la base de datos de Business Contact Manager, el informe guardado no mostrará la información del campo eliminado. Si exporta un informe con la información a Excel antes de elimina el campo, los informes no están afectados.

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Corregir errores de datos en un informe

Al consultar sobre un informe, puede detectar errores que desea corregir. Por ejemplo, puede ver que un contacto profesional se ha asociado con la cuenta correcta. Este tipo de error no se puede corregir en el informe, pero se debe corregir en los registros individuales implicados.

Para corregir el error en este ejemplo, abra el registro de contacto profesional y en la Página a General del registro, en el campo Cuenta vinculada, escriba la cuenta correcta. Si, a continuación, vuelva al informe y, en el grupo acciones, haga clic en Actualizar, el informe será correcto.

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Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Después de revisar un informe, puede guardar los cambios que haya realizado, actualizar los datos, o imprimir el informe. Comenzar con un informe abierto para realizar cualquiera de estas acciones.

Guardar un informe modificado

No hay ninguna necesidad de guardar un informe que no ha modificado, ya que está disponible en la ficha informes de la cinta de opciones. Informes guardados se almacenan en la base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha informes, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desea abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. Personalizar el informe tal como se describe en Abrir y modificar un informe.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Guardar como.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar como que se abre, escriba un nombre para el informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para abrir un informe personalizado, haga clic en Informes guardados.

Sugerencia  El informe se guarda en la misma categoría que el informe que ha modificado para crear el informe guardado.

Actualizar datos en un informe

Datos del informe se actualizan cada vez que abra un informe guardado. También puede actualizar según sea necesario.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha informes, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desea abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Actualizar.

Imprimir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha informes, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desea abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Imprimir.

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Crear un gráfico de un informe

Puede crear un gráfico de la mayoría de los informes de Business Contact Manager para Outlook y de los informes personalizados que ha creado a partir de un informe. Los informes que se pueden mostrar en forma de gráfico mostrará un botón gráfico activo (chart button), en la cinta de opciones. Informes que no contengan datos no pueden verse como gráficos.

  1. Abra el informe que desea ver como un gráfico.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en gráfico. Si un gráfico es demasiado ancho para mostrar en el monitor, aparecerá una barra de desplazamiento horizontal situado debajo del gráfico.

    Sugerencia  Si desea crear más sofisticados gráficos, exportar los datos del informe a Excel y utilizar ese programa para crear el gráfico. Para obtener más información acerca de la exportación de datos a Excel, vea exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis.

chart example

  1. Utilice los controles del grupo de gráficos de la cinta de opciones para personalizar los gráficos.

  2. Etiquetas     Haga clic en las etiquetas para agregar o quitar títulos de eje y una leyenda.

  3. Valores     Haga clic en valores para seleccionar los datos que se muestran en el informe. Por ejemplo, en el gráfico para oportunidades por origen, puede mostrar los datos de ingresos o de Número de oportunidades    .

  4. Esperado    y Total    seleccione estas casillas si desea que el gráfico muestre los ingresos reales, los ingresos previstos o ambos.

    Nota  Estas casillas de verificación no están disponibles en cada gráfico.

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Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis

Un informe de Business Contact Manager para Outlook fácilmente puede exportar a Microsoft Excel u otro programa para un análisis más profundo. Para exportar los datos del informe a un programa que no sea Excel, inicie al exportar los datos a Excel. A continuación, en Excel, puede guardar los datos en un formato de archivo que puede abrir el otro programa. Por ejemplo, un archivo de Excel guardado en formato de archivo de valores separados por comas (.csv) puede abrirse en una variedad de programas.

Siga uno de los siguientes procedimientos:

Guardar el informe como un archivo de Excel en su equipo   

  1. Abra el informe que desee exportar a Excel.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Exportar a Excel. El informe se abre en Excel.

  3. En Excel, haga clic en el botón Guardar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Elegir entre más de 20 formatos de archivo para guardar el informe.

Correo electrónico el informe como un archivo adjunto de Excel   

  1. Abra el informe que desee enviar como datos adjuntos de correo electrónico.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Enviar como correo electrónico. Se abre un formulario de mensaje de correo electrónico de Outlook con el informe adjuntado como un archivo de Excel (formato .xlsx).

  3. Rellene las líneas para y asunto, escriba un mensaje (opcional) y, a continuación, haga clic en Enviar.

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Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Puede utilizar un informe que contiene las direcciones, números de teléfono o direcciones de correo electrónico de las cuentas, contactos profesionales, o clientes potenciales para iniciar una actividad de marketing en Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra el informe que desea utilizar como base de una actividad de marketing.

  2. Haga clic en CTRL + A para resaltar todos los registros en la lista.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo comunicar, haga clic en Nueva lista de llamadas, Correo electrónico masivo o Correo directo impreso y, a continuación, haga clic en Todos los destinatarios o Los destinatarios seleccionados.

  4. En el formulario de la actividad de marketing que se abre, cree la lista de destinatarios para la actividad y el contenido.

    Para obtener información sobre cómo crear una lista de llamadas, vea crear y usar llamar listas en Business Contact Manager. Para obtener información sobre la creación de otras actividades de marketing, vea comercializar productos y servicios en Business Contact Manager.

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Abrir un informe desde un gadget

Para abrir un informe desde un gadget, haga clic en el icono de informe en el gadget. Informes abiertos de gadgets se comportan igual que los informes que se abren desde la cinta de opciones.

Para obtener más información acerca de los gadgets, consulte gadgets de uso en Business Contact Manager.

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Ver la lista de informes estándar

La siguiente lista de informes estándar disponibles en Business Contact Manager para Outlook se organizan por tipo de registro.

Sugerencia  Mayoría de los informes se pueden convertir en un gráfico, como se describe en crear un gráfico de un informe.

Informes de cuentas    

  • Cuentas por asignado a

  • Cuentas por ciudad

  • Cuentas por estado o provincia

  • Cuentas por código Postal

  • Cuentas por zona

  • Cuentas por categoría

  • Cuentas por calificación

  • Cuentas por estado de pago

  • Cuentas de origen

  • Resumen de la actividad de cuenta

  • Actividad por cuenta

  • Cuentas sin atender

  • Lista rápida de cuentas

Informes de contactos de negocios    

  • Contactos profesionales por cuenta

  • Contactos profesionales por asignado a

  • Contactos profesionales por ciudad

  • Contactos profesionales por estado o provincia

  • Contactos profesionales por código Postal

  • Contactos profesionales por categoría

  • Contactos profesionales por calificación

  • Contactos profesionales por estado de pago

  • Contactos profesionales por origen

  • Contactos profesionales por aniversario

  • Contactos profesionales por cumpleaños

  • Resumen de las actividades de contacto empresarial

  • Actividad por contacto profesional

  • Contactos profesionales sin atender

  • Lista de contactos de negocios rápido

Informes de clientes potenciales

  • Clientes potenciales por asignado a

  • Clientes potenciales por asignada a y clasificación

  • Clientes potenciales por calificación

Informes de oportunidades

  • Oportunidades por producto o servicio

  • Oportunidades por asignado a

  • Oportunidades por origen

  • Oportunidades por cuenta

  • Oportunidades por contacto profesional

  • Deuda vencida oportunidades

  • Embudo de ventas

  • Canalización de ventas

  • Actividad por oportunidad

Otros informes de ventas

  • Principales clientes por ingresos: cuentas

  • Principales clientes por ingresos: contactos profesionales

  • Productos principales: Productos más vendidos

  • Productos principales: Los productos más rentables

  • Productos: Productos de margen más altos

  • Remitentes principales: Por volumen de plomo

  • Remitentes principales: De Total de ventas

  • Clientes inactivos: En los últimos 30 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 90 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 180 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 365 días

Informes de marketing

  • Oportunidades por actividad de Marketing

  • Contactos profesionales por actividad de Marketing

  • Cuentas por actividad de Marketing

  • Actividades de marketing de campaña

  • Actividades de marketing por tipo

  • Notas telefónicas por la lista de llamadas

Informes de proyecto empresarial

  • Proyectos profesionales - todos

  • Proyectos profesionales - próximo vencimiento

  • Proyectos profesionales - vencidos

  • Proyectos profesionales por estado

  • Proyectos profesionales de vencimiento Fecha

  • Proyectos profesionales por asignado a

  • Proyectos profesionales por tipo

  • Proyectos profesionales por prioridad

  • Proyectos profesionales por cuenta

  • Proyectos profesionales por contacto profesional

  • Proyecto tareas: todos

  • Proyecto tareas: próximo vencimiento

  • Tareas de proyecto – vencidos

  • Tareas de proyecto por proyecto

  • Las tareas del proyecto por asignan a

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Nota  Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Office 2010



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