Uso de los códigos de cargos: notas del producto

Estas notas del producto forman parte de nuestra colección "Desde las trincheras". En él se describen los procedimientos recomendados para definir la estructura de códigos de cargos su organización en el sistema de partes de horas o el sistema de administración de proyectos.

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Carga anticipada de códigos de cargos

A menudo me piden que ayude a las organizaciones a definir su estructura de códigos de carga, ya sea para su sistema de administración de proyectos o su sistema de partes de horas. Si bien es cierto que cada organización es diferente y distintas necesidades dan como resultado diferentes tipos de cargos, existen algunos procedimientos comunes que hemos encontrado en los últimos años que son universales.

Pida menos, no más

A nadie le gusta la burocracia, así que cuanto más compleja sea la estructura de códigos de cargos que genere, menor será la probabilidad de que los usuarios creen informes exactos. Imagine, por ejemplo, que hago una lista de 10 000 códigos de cargos en una larga lista para elegir. Es posible que tenga que desplazarse durante una hora, examinando cada posible entrada en una lista desplegable antes de encontrar la opción correcta para esta actualización de proyecto o parte de horas concreto. Luego, tendría que desplazarse por el resto de la lista para asegurarse de que no ha encontrado algo que no era un poco más exacto.

No nos confundamos. Nadie haría esto. Usarán la primera entrada que parezca razonablemente cercana y la elegirán. En su defecto, todas las horas acabarán definitivamente en el cargo "999: varios".

Así que haga una lista simple. Lo ideal sería que no tuviera que desplazarse en absoluto, pero debe estar visible en una sola pantalla o quizás a un solo clic. Esto significa que solo está eligiendo entre 20 o 30 opciones posibles como máximo. En este caso, menos es más.

Si la administración ha determinado que hay que tener mucho más detalle, recuerde que es mejor tener más precisión y menos detalle que más detalle y menos precisión.

No pregunte lo que ya sabe

He visto muchas estructuras de códigos de cargo donde hay cargos idénticos para cada departamento o cada proyecto. Sin embargo, si ya pide a la gente que elija el proyecto y hace una entrada para reuniones, por ejemplo, ya se sabe que el elemento de la línea debe ser "reuniones sobre este proyecto", ¿por qué contaminar la lista de cargos con varios elementos de reunión? La misma lógica se aplica a los departamentos. Si tenemos una lista de empleados que pertenecen a cada departamento, ya sabemos el departamento en el que están. ¿Por qué contaminar la lista de cargos con "Reunión del departamento de ventas", "Reunión del departamento técnico" y "Reunión del departamento de marketing"? Simplemente cree un elemento llamado "Reunión" y podremos deducir por el departamento del empleado y el proyecto en el que se encuentra para qué era la reunión.

Sea resolutivo para conseguir la mejor resolución

Elegir un nivel adecuado de resolución para el proyecto y su parte de horas es un reto común. Piense en el nivel al que desea administrar las cosas en estas condiciones: 1) Es necesario que haya más valor en los datos que en el tiempo que lleva recopilarlos, por lo que si se pasa todo el día creando informes sobre lo que ha hecho ese día, ¿cómo va a conseguir hacer realmente algo? 2) Trabaje a un nivel en el que esté preparado para tomar decisiones. 3) Cuanto más complicado sea introducir datos, menos probable será que se obtengan datos exactos. 4) Cuando sea posible, haga que todos trabajen en el mismo nivel de resolución, así no estará administrando un grupo en tareas que llevan 10 minutos y en otro que dura 3 días. Para muchas personas, poder crear un informe de 3 o 5 líneas de detalles en un día determinado son muchos detalles.

Condicione los datos

Algunas personas harán que el usuario final responda a las mismas preguntas una y otra vez. Por ejemplo, hemos visto sistemas con una columna para "I+D", lo que significa que este cargo es o no es un cargo elegible para un crédito impositivo de I+D. Pero deberíamos poder asociar la idoneidad a la propia tarea en lugar de a cada línea del parte de horas de cada persona. Además, ¿qué podría hacer si algunos usuarios pensaban que eran idóneos y otros que no lo eran? Este escenario probable también se reproduce en ejemplos como: "Diseño idóneo para I+D" y "Diseño inadecuado para I+D". Esto duplica el número de códigos de cargos de los que no se obtiene ningún valor. Solo haga que alguien de I+D marque cada valor desplegable como idóneo o no y no tendrá que seguir pidiendo a los usuarios finales que intenten averiguarlo cada semana.

Jerárquico

Los mejores sistemas de partes de horas y proyectos permiten una presentación jerárquica de datos. Si no tiene ninguna opción, sino que tiene una gran cantidad de opciones posibles, construir una jerarquía puede hacer que sea más fácil. Piense en 5 a 10 elementos como máximo para elegir en cada nivel. Y caiga en la tentación de crear docenas de niveles. Con una jerarquía de 3 o 4 niveles debería poder cubrir la mayoría de opciones. Después de todo, 10 elementos por nivel en un sistema de 4 niveles son 10 000 posibles cargos. ¿El proyecto es más complejo que eso?

Mostrarme menos

Cuantas menos preguntas y opciones proporcione a los usuarios, mejor será. Si no hay nada que pueda responder en segundo plano, intente no preguntarlo a los usuarios en el parte de horas. El objetivo no es recopilar la mayor cantidad de datos posible, sino recopilar una imagen lo más precisa posible. Lo hará mejor si separa a los usuarios finales de datos, las preguntas y las opciones que no establecen diferencias entre ellos.

¿Qué hará con esos datos?

A menudo hemos hablado mediante tipos de administración intermedios que necesitan "mucho más detalle" del que sugiero y mi respuesta es siempre la misma: "¿Qué hará con ellos?". El propósito de recopilar datos de partes de horas basados en tareas es tomar las mejores decisiones empresariales, así que, con frecuencia, pregunto a esos directores intermedios: "¿qué decisiones empresariales pueden tomar ahora que piensan que se tomarían mejores decisiones si tuvieran más detalles? Cuando empiece a ver la información de esa forma, descubrirá que probablemente necesite menos información. Puede ser suficiente para averiguar el número total de horas dedicadas a reuniones o en desplazamientos, o en sobrecargar tareas que en saber cuál era cada una de esas tareas.

Más detalles... pero solo cuando son imprescindibles

Cuando comienza a hacer análisis de partes de horas para averiguar en que se han invertido esas horas, está obligado a encontrar algunos resultados desproporcionados. Cuando encuentra un porcentaje inusualmente elevado de horas que desafían las expectativas, excave un poco más profundo. Pero no demasiado profundo. Agregue una capa más de detalles para ese cargo y deje pasar unas semanas para consultar los datos obtenidos. La tentación será ampliar un solo código de cargo como "reuniones" en 50 códigos de cargos nuevos con todo tipo de reuniones que se podrían producir. Intente resistir a la tentación y, en su lugar, cambie ese código de cargo 1 a 5 o 6. Si no recibe los detalles o aún obtiene resultados desproporcionados, investigue un poco más.

Mantener una casa limpia

Las listas de cargos tienen tendencia a aumentar de tamaño, pero nunca a disminuir. Es aconsejable revisarlas con regularidad y eliminar lo inflado. Si lo hace, lo más probable es que siga obteniendo información más precisa y pueda identificar áreas donde está perdiendo tiempo.

Conclusión

La administración de códigos de cargos, ya sea para la programación del proyecto o para el sistema de partes de horas, puede establecer la diferencia entre un sistema eficaz con datos que se pueden tener en cuenta o un sistema con demasiada definición y sin la suficiente precisión. Al diseñar la estructura de códigos de cargos, se recomienda empezar con menos, no con más. Es mucho más sencillo agregar más detalles más adelante, si es necesario, que deshacer más detalles y hacerlo más sencillo para los usuarios abrumados.

Acerca del autor

Chris Vandersluis es presidente y fundador de la empresa HMS Software, establecida en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Cuenta con unos estudios en Economía en la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro del Project Management Institute (PMI) y participó en la creación de las secciones de Microsoft Project Users Group (MPUG) en Montreal, Toronto y Quebec. Entre las publicaciones en las que ha escrito Chris se encuentran Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine y PMNetwork de PMI; también es columnista habitual en Project Times. Es profesor de Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo es ponente en actos de asociaciones de administración de proyectos de Norteamérica y el resto del mundo. HMS Software es el proveedor del sistema de control para los proyectos de TimeControl y es asociado de la solución Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis por correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca

Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación EPM de HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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