Uso de informes y gráficos en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Un informe es una excelente herramienta para obtener recomendaciones sobre sus cuentas, contactos profesionales, clientes potenciales, oportunidades, proyectos profesionales y las actividades de marketing. Puede abrir docenas de informes predeterminados en Business Contact Manager para Outlook, además de modificar, guardar, actualizar y volver a utilizar un número casi ilimitado de informes adicionales.

En este artículo se describe las características de informe de Business Contact Manager para Outlook y cómo se puede trabajar con informes, personalizarlos y usarlos para iniciar actividades de otras empresas.

¿Qué desea hacer?

Abrir y modificar un informe

Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Crear un gráfico de un informe

Exportar un informe a Excel u otro programa para análisis

Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Abrir un informe desde un gadget

Vea la lista de informes estándar

Abrir y modificar un informe

Business Contact Manager para Outlook ofrece muchos informes predefinidos. Si no ve exactamente lo que necesita, puede abrir un informe similar y, a continuación, modifíquela según sea necesario. También puede guardar sus informes personalizados para volver a utilizar una versión posterior.

Abrir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en los informes disponibles de ficha informes se agrupan por sus áreas de trabajo relacionados: Administración de contactos, ventas, Marketing o Proyectos profesionales. Abrir grupo contiene informes que ha modificado y guardado.

    Ficha Informes en la cinta de opciones

  2. Para abrir un informe predefinido, haga clic en el botón para el tipo de informe que desea ver y, a continuación, haga clic en el nombre del informe en la lista.

  3. Para abrir un informe modificado que ha guardado, haga clic en Informes guardados, haga clic en el nombre del informe en el cuadro de diálogo Abrir informes guardados y, a continuación, haga clic en Abrir.

Sugerencia: Si está seguro de qué grupo o categoría contiene el informe que está buscando, vea la lista de informes estándar.

Para obtener ayuda con la modificación de un informe, vea modificar un informe para que sea más útil.

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Modificar un informe

Tiene una gran cantidad de control sobre la apariencia de los informes en Business Contact Manager para Outlook.

En esta sección

Cambiar el diseño de un informe

Modificar un informe para que sea más útil

Cambiar el diseño de un informe

Existen varias formas de cambiar el diseño o la apariencia de un informe. Puede utilizar estos métodos individualmente o en combinación; No importa el orden de los cambios que realice.

  • Usar el panel Personalizar informe    En la cinta de opciones, en el grupo Diseño, haga clic en cualquiera de las opciones para abrir el Panel Personalizar de informe:

    • Elija la columna. Si desea cambiar las columnas que se muestran, haga clic en este botón y, a continuación, haga clic en + () signo más expandir la lista y ver todos los elementos en él. Las opciones disponibles varían con el informe que desea modificar. Seleccione las casillas de las columnas que desea mostrar y desactive las casillas de verificación de los elementos que no desea ver en el informe.

    • Encabezado y pie de página. Si desea agregar un encabezado o pie de página al informe, o agregar notas al informe, haga clic en este botón, seleccione las casillas de verificación y escriba la información de las columnas que desea mostrar. Desactive las casillas de verificación para las columnas que no desea ver en el informe.

    • Las fuentes. Si desea cambiar cómo se muestran las fuentes y números, haga clic en fuentes. Haga clic en las opciones que desee cambiar y actualizarlos según sea necesario. Puede cambiar la fuente en el cuerpo del informe, en las etiquetas de filas y columnas y en los campos numéricos para los totales y subtotales.

  • Use los controles de ordenar y filtrar     En la cinta de opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Filtro. Puede limitar los resultados mostrados en el informe filtrando el informe. Para obtener información sobre el filtrado de un informe, vea filtrar registros en Business Contact Manager.

    • Orden ascendente o descendente. Haga clic en una de estas opciones para cambiar el criterio de ordenación de registros en el informe. De forma predeterminada, las listas se ordenan por orden alfabético basado en el campo principal en el informe. Por ejemplo, en el informe titulado contactos profesionales por cuenta, la lista se ordena inicialmente por el nombre de cuenta. En el nombre de cuenta, se muestra cada contacto profesional vinculado a una cuenta en orden alfabético.

      Sugerencia: Nombres muestra la información en el campo Nombre completo. Si incluye títulos en el nombre completo, se incluyen los títulos en el criterio de ordenación. Por ejemplo, el nombre completo que se numerará senior Carlos Lacerda en S.

  • Cambiar el orden de columnas     Para cambiar el orden de columnas en un informe, simplemente haga clic en un nombre de columna y, a continuación, arrástrelo hasta donde desee.

  • Ordenar los elementos de un campo de datos secundario    Para invertir el orden de texto o números en un campo secundario, haga clic en el nombre del campo en el informe. Por ejemplo, en el informe titulado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en la columna Nombre de contacto profesional para volver a ordenar los nombres de los contactos profesionales mostrados en cada nombre de cuenta en orden alfabético inverso. Haga clic en el título de columna para restaurar el orden original. Del mismo modo, si hace clic en el nombre de la columna de dirección: código postal, la lista de contactos profesionales en cada nombre de cuenta se ordenar en orden inverso numérico.

  • Contraer o expandir grupos en un campo de datos secundario     Haga clic en la - (signo menos) en cualquier fila del informe para mostrar solo la primera línea de la entrada del informe y contraer todos los elementos secundarios. Por ejemplo, en el informe titulado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en el - (signo menos) por un nombre de cuenta para ocultar la lista de los contactos profesionales vinculados. Para indicar que una lista está contraída, (signo menos) cambia a un + (signo más). Esta característica puede ser útil para reducir el tamaño y la complejidad del informe. Para expandir un grupo, haga clic en el + signo más.

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Modificar un informe para que sea más útil

Hay varias maneras que puede modificar los informes para hacerlos más útil a usted mismo o a los compañeros de trabajo.

  • Filtrar los resultados    Después de abrir un informe, use los filtros simples y avanzados para excluir registros específicos del informe. Filtrar los resultados del informe puede ser útil para una gran variedad de tareas. Por ejemplo, un informe en clientes potenciales filtrados por ubicación es una excelente base para un correo directo campaña sobre un evento que piensa en el área de marketing. Para obtener más información acerca del filtrado, vea filtrar registros en Business Contact Manager.

  • Cambiar la apariencia    Actualizar el aspecto de los informes con la información de cambiar el diseño de un informe

  • Personalizaciones de datos    Antes de abrir un informe de par, puede realizar cambios importantes, con personalizaciones como campos definidos por el usuario o los cambios realizados en las entradas de forma predeterminada en varias listas. Agregar campos definidos por el usuario a la formulario de cliente potencial, por ejemplo, grabar la información específica del sector que necesita y para generar informes del mismo. Cambiar las opciones disponibles en una lista, y esas opciones se convierten en columnas de datos en el siguiente informe.

Para obtener más información acerca de cómo modificar los valores de listas, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

Nota: Si se elimina un campo definido por el usuario que haya agregado a un informe desde el base de datos de Business Contact Manager, el informe guardado no mostrará la información del campo eliminado. Si exportar un informe con la información de Excel antes de que el campo se elimina, los informes no están afectados.

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Corregir los errores de datos en un informe

Aspecto sobre un informe, puede detectar errores que desea corregir. Por ejemplo, puede ver que un contacto profesional se ha asociado con la cuenta correcta. Este tipo de error no se puede corregir en el informe, pero debe corregirse en los registros individuales que implica.

Para corregir el error en este ejemplo, abra el registro de contacto profesional y en la Página a General del registro, en el campo Cuenta vinculada, escriba la cuenta correcta. Si, a continuación, vuelva al informe y, en el grupo acciones, haga clic en Actualizar, el informe sea correcto.

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Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Después de revisar un informe, desea guardar los cambios que haya realizado, actualizar los datos o imprimir el informe. Comience con un informe abierto para realizar cualquiera de estas acciones.

Guardar un informe modificado

No es necesario para guardar un informe que todavía no lo ha modificado, ya que está disponible en la ficha informes de la cinta de opciones. Informes guardados se almacenan en la base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha informes, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desea abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. Personalizar el informe, como se describe en Abrir y modificar un informe.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Guardar como.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar como que se abre, escriba un nombre para el informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para abrir un informe personalizado, haga clic en Informes guardados.

Sugerencia: El informe se guarda en la misma categoría que el informe que ha modificado para crear el informe guardado.

Actualizar datos en un informe

Datos del informe se actualizan cada vez que abra un informe guardado. También puede actualizar según sea necesario.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha informes, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desea abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Actualizar.

Imprimir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha informes, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desea abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Imprimir.

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Crear un gráfico de un informe

Puede crear un gráfico de la mayoría de los informes en Business Contact Manager para Outlook y de los informes personalizados que haya creado en un informe. Informes que se pueden mostrar en forma de gráfico mostrarán un botón gráfico activo ( chart button ), en la cinta de opciones. No se pueden ver los informes que no tengan datos como gráficos.

  1. Abra el informe que desea ver como un gráfico.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en gráfico. Si un gráfico es demasiado grande para mostrar en el monitor, aparecerá una barra de desplazamiento horizontal situado debajo del gráfico.

    Sugerencia: Si desea crear más complejas gráficos, exportar los datos del informe a Excel y usarlo para crear el gráfico. Para obtener más información sobre cómo exportar datos del informe a Excel, vea exportar un informe a Excel u otro programa para el análisis.

chart example

  1. Use los controles en el grupo gráficos en la cinta de opciones para personalizar los gráficos.

  2. Etiquetas     Haga clic en etiquetas para agregar o quitar títulos de eje y una leyenda.

  3. Valores     Haga clic en valores para seleccionar los datos que aparecen en el informe. Por ejemplo, en el gráfico para oportunidades por origen, puede mostrar datos de Número de oportunidades    o los ingresos.

  4. Esperado    y Total    Active estas casillas de verificación si desea que el gráfico para mostrar los ingresos reales, los ingresos previstos o ambos.

    Nota: Estas casillas de verificación no están disponibles en cada gráfico.

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Exportar un informe a Excel u otro programa para análisis

Puede exportar un informe de Business Contact Manager para Outlook fácilmente a Microsoft Excel u otro programa para un análisis más profundo. Para exportar los datos del informe a un programa que no sea Excel, inicie al exportar los datos a Excel. A continuación, en Excel, puede guardar los datos en un formato de archivo que puede abrir el otro programa. Por ejemplo, un archivo de Excel guardado en formato de archivo de valores separados por comas (.csv) se puede abrir en una amplia variedad de programas.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Guardar el informe como un archivo de Excel en el equipo   

  1. Abra el informe que desea exportar a Excel.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Exportar a Excel. El informe se abre en Excel.

  3. En Excel, haga clic en el botón Guardar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Elija de más de 20 formatos de archivo para guardar el informe.

El informe de correo electrónico como datos adjuntos de archivo de Excel   

  1. Abra el informe que desea enviar como datos adjuntos de correo electrónico.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Enviar como correo electrónico. Se abrirá un formulario de mensaje de correo electrónico de Outlook con el informe adjuntado como un archivo de Excel (.xlsx formato).

  3. Rellene las líneas para y asunto, escriba un mensaje (opcional) y, a continuación, haga clic en Enviar.

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Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Puede usar un informe que contiene las direcciones, números de teléfono o las direcciones de correo electrónico de cuentas, contactos profesionales o clientes potenciales para iniciar una actividad de marketing en Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra el informe que desea usar como base de una actividad de marketing.

  2. Haga clic en CTRL + A para resaltar todos los registros en la lista.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo comunicar, haga clic en Nueva lista de llamadas, Correo electrónico masivo o Correo directo impreso y, a continuación, haga clic en Todos los destinatarios o Los destinatarios seleccionados.

  4. En el formulario de la actividad de marketing que se abre, cree la lista de destinatarios para la actividad y el contenido.

    Para obtener información sobre cómo crear una lista de llamadas, consulte crear y usar listas de llamadas en Business Contact Manager. Para obtener información sobre la creación de otras actividades de marketing, vea comercialice sus productos y servicios en Business Contact Manager.

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Abrir un informe desde un gadget

Para abrir un informe desde un gadget, haga clic en el icono de informe en el gadget. Informes que se abren desde gadgets se comportan como informes que se abren desde la cinta de opciones.

Para obtener más información acerca de los gadgets, vea usar gadgets en Business Contact Manager.

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Vea la lista de informes estándar

La siguiente lista de informes estándar disponibles en Business Contact Manager para Outlook están organizadas por tipo de registro.

Sugerencia: La mayoría de los informes se pueden convertir en un gráfico, como se describe en crear un gráfico de un informe.

Informes de cuenta    

  • Cuentas por asignado a

  • Cuentas por ciudad

  • Cuentas por estado o provincia

  • Cuentas por código Postal

  • Cuentas por zona

  • Cuentas por categoría

  • Cuentas por calificación

  • Cuentas por estado de pago

  • Cuentas de origen

  • Resumen de la actividad de cuenta

  • Actividad por cuenta

  • Cuentas sin atender

  • Lista rápida de cuentas

Informes de contactos de la empresa    

  • Contactos profesionales por cuenta

  • Contactos profesionales por asignado a

  • Contactos profesionales por ciudad

  • Contactos profesionales por estado o provincia

  • Contactos profesionales por código Postal

  • Contactos profesionales por categoría

  • Contactos profesionales por calificación

  • Contactos profesionales por estado de pago

  • Contactos profesionales por origen

  • Contactos profesionales por aniversario

  • Contactos profesionales por cumpleaños

  • Resumen de las actividades de contacto empresarial

  • Actividad por contacto profesional

  • Contactos profesionales sin atender

  • Lista de contactos profesionales rápido

Informes de clientes potenciales

  • Clientes potenciales por asignado a

  • Clientes potenciales por asignado a y de clasificación

  • Por calificación de clientes potenciales

Informes de oportunidad

  • Oportunidades por producto o servicio

  • Oportunidades por asignado a

  • Oportunidades por origen

  • Oportunidades por cuenta

  • Oportunidades por contacto profesional

  • Vencido oportunidades

  • Embudo de ventas

  • Canalización de ventas

  • Actividad de oportunidad

Otros informes de ventas

  • Principales clientes por ingresos: cuentas

  • Principales clientes por ingresos: contactos profesionales

  • Productos principales: Productos más vendidos

  • Productos principales: Productos más rentables

  • Productos principales: Productos con margen más alto

  • Remitentes principales: Por volumen de cliente potencial

  • Remitentes principales: Por ventas totales

  • Clientes inactivos: En los últimos 30 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 90 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 180 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 365 días

Informes de marketing

  • Oportunidades por actividad de Marketing

  • Contactos profesionales por actividad de Marketing

  • Cuentas por actividad de Marketing

  • Actividades de marketing por campaña

  • Actividades de marketing por tipo

  • Notas telefónicas por la lista de llamadas

Informes de proyectos profesionales

  • Proyectos profesionales - todo

  • Proyectos profesionales - vencimiento siguiente

  • Proyectos profesionales - vencidos

  • Proyectos profesionales por estado

  • Fecha de vencimiento los proyectos profesionales

  • Proyectos profesionales por asignado a

  • Proyectos profesionales por tipo

  • Proyectos profesionales por prioridad

  • Proyectos profesionales por cuenta

  • Proyectos profesionales por contacto profesional

  • Project tareas: todos

  • Project tareas: vencimiento siguiente

  • Tareas del proyecto: vencidas

  • Tareas de proyecto por proyecto

  • Tareas de proyecto por asignado a

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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