Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Importante    Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles.

Para ver muchos registros de datos en la aplicación de Access al mismo tiempo, use la vista Hoja de datos. Al agregar una tabla nueva a la aplicación de Access o importar datos a la aplicación, Access crea automáticamente una vista Hoja de datos para cada tabla, pero puede crear vistas de hoja de datos adicionales para las tablas. La vista Hoja de datos tiene opciones de ordenación y filtrado integradas disponibles cuando desee buscar o filtrar datos específicos. La vista Hoja de datos también es útil para ver rápidamente los detalles de muchos registros, agregar nuevos registros y eliminar registros de una tabla. También puede descargar registros de una vista de hoja de cálculo en una aplicación de Access en Excel. Para más información sobre cómo agregar tablas a aplicaciones de Access, vea crear una aplicación de Access.

Nota: Este artículo no se aplica a las bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información sobre cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access.

Hoja de datos en la que se muestran los registros del cliente

Cuando Access crea una nueva vista de hoja de información, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Al agregar un nuevo campo a la tabla, Access agrega también un nuevo control para ese campo a la vista Hoja de información. Sin embargo, si realiza cambios de diseño en una vista Hoja de información, como mover o cambiar el tamaño de los controles, y guardar los cambios de diseño, Access ya no agrega nuevos controles a la vista Hoja de información al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, tendrá que agregar nuevos controles a la vista Hoja de información al agregar nuevos campos a la tabla.

¿Qué es una vista de hoja de un Web?

Una vista de hoja de datos Web en una aplicación de Access muestra los datos en línea organizados en filas y columnas en un explorador Web. Puede permitir la edición de datos o no, como prefiera.

Al crear una vista de hoja de información Web en Access, se abre en la vista Diseño, donde puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

  • Establecer el origen de registros

  • Proporcionar un título para la vista

  • Agregar acciones automáticas que se producen cuando se abre la vista y cuando alguien se desplaza entre registros con la vista

  • Agregar acciones personalizadas que se producen cuando alguien hace clic en un botón (elige el botón)

  • Cambiar el tamaño y mover controles y establecer las propiedades de un control

Agregar una nueva vista de hoja de información

Siga los pasos que se indican a continuación para agregar una nueva vista Hoja de información a una tabla de una aplicación de Access:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título de la tabla en el selector de tabla del panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el botón con el signo más situado junto a los nombres de las leyendas de la vista).

    Cuadro de diálogo Agregar nueva vista

  3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista , escriba un nombre para la vista en el cuadro nombre de vista , establezca el tipo de vista en hojade información y seleccione el nombre de la tabla en el cuadro origen del registro .

Establecer o cambiar el origen de registros de la vista

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en datos para abrir el cuadro datos :

Cuadro de diálogo Datos de una vista de hoja de datos web

Elija el nombre de la tabla para proporcionar datos para la vista y, de forma opcional, active la casilla solo lectura para evitar que los usuarios puedan cambiar los datos en esta vista. Cuando termine de realizar los cambios, simplemente cierre el cuadro de diálogo.

Sugerencia: Si tiene problemas para encontrar las opciones de datos para la vista Hoja de datos, haga clic en una zona vacía del área de diseño lejos de los controles.

También puede seleccionar el nombre de una consulta guardada en el cuadro origen del registro si desea mostrar los resultados de una consulta en la vista Hoja de información.

Proporcionar un título

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en formato para abrir el cuadro formato :

Cuadro de diálogo Formato de una vista de hoja de datos web

Elija si quiere que la barra de acciones esté visible u oculta en el cuadro visible barra . Aún puede Agregar, editar y eliminar registros en las vistas hoja de datos si la barra de acciones está oculta siempre que los datos de la vista Hoja de datos se puedan actualizar.

En el cuadro título , escriba el texto que se mostrará en la vista Hoja de información cuando se abra como mensaje emergente en una ventana del explorador. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo.

Cuando se establece la propiedad título en el cuadro de diálogo formato, Access muestra ese título solo si la vista Hoja de información se abre como ventana emergente. El establecimiento de la propiedad título en el cuadro de diálogo formato no cambia lo que Access se muestra en el selector de vista de la vista. Para cambiar el texto que se muestra en el selector de vistas, vea la sección sobre cómo cambiar el nombre de una vista de hoja de información.

Agregar acciones automáticas

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en acciones para abrir el cuadro acciones :

Cuadro de diálogo Acciones de una vista de hoja de datos web

Cada botón abre una macro en la vista Diseño. Haga clic en cargar para diseñar una macro que se ejecute cuando se abra la hoja de diseño y haga clic en al día para una macro que se ejecute cada vez que alguien Seleccione una fila diferente en la hoja de comentarios. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Más información sobre cómo personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario.

Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones

De forma predeterminada, las vistas de hoja de información incluyen un botón de acción Agregar Botón para agregar registro en la barra de acciones y un botón de acción eliminar Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones . Obtenga más información sobre cómo trabajar con botones de acción en una aplicación de Access. También puede agregar sus propios botones de acción personalizados a la barra de acciones.

En la parte superior central del área de diseño, haga clic en Agregar acción personalizada (el botón de signo más situado junto a la barra de acciones). La nueva acción se muestra como un botón con un icono de estrella:

Botón de acción personalizada en una hoja de datos web

Haga clic en el botón de acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón datos que aparece. Access abrirá el cuadro de diálogo datos de la acción personalizada:

Cuadro de diálogo Datos de una acción personalizada en una hoja de datos web

Asigne un nombre al botón de acción personalizada, elija un icono para usarlo, escriba una información sobre herramientas (el texto que aparece cuando el puntero pasa sobre el icono de acción) y, a continuación, haga clic en al hacer clic para abrir la vista Diseño de macros y escriba una macro que se ejecute al hacer clic en el botón de acción personalizada. Obtenga más información sobre cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acciones.

Agregar, modificar y eliminar datos

Puede realizar cambios en los datos mediante las vistas hoja de datos abriendo la vista en el explorador. Access guarda automáticamente los cambios a los registros cuando se desplaza a otro registro de la vista.

  • Para agregar un registro nuevo: haga clic en el botón Agregarregistro de Botón para agregar registro en la barra de acciones en la barra de acciones, escriba los datos que desee en las columnas y, a continuación, haga clic en a un registro diferente para guardar el nuevo registro. Los registros nuevos en las vistas de hoja de comentarios siempre aparecen en la parte inferior.

  • Para editar un registro: haga clic en la fila que desea editar y, a continuación, seleccione la columna que desee cambiar. Escriba los nuevos datos y, a continuación, haga clic en la tecla TAB o en un registro diferente para guardar los cambios en el registro.

  • Para eliminar un registro: haga clic en la fila que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el botón eliminar Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones acción. Access muestra un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar ese registro. Haga clic en para eliminar o en no para cancelar la eliminación del registro.

    También puede eliminar un registro haciendo clic con el botón secundario en el selector de filas en el lado izquierdo y haciendo clic en eliminar. Para eliminar más de un registro a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en diferentes selectores de fila, haga clic con el botón secundario en uno de los selectores de fila y, a continuación, haga clic en eliminar.

Filtrar y ordenar datos

Las vistas hoja de datos en las aplicaciones de Access tienen opciones integradas para filtrar y ordenar los datos. Puede filtrar y ordenar rápidamente diferentes columnas de datos para ver solo los registros que desea ver.

Para filtrar datos:

  1. Vaya a la vista Hoja de información en la aplicación de Access con el explorador.

  2. Mantenga el mouse sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en una opción para filtrar la lista para esos datos específicos en la columna. Access muestra un icono de embudo encima de cada columna que tiene un filtro aplicado.

    Opciones de filtro para la columna Puesto de la hoja de datos

    Sugerencia: Seleccione más opciones de la lista para filtrar por más de una opción de datos.

  3. Para quitar un filtro en una columna, haga clic en Borrar filtro de la lista de opciones.

    Sugerencia: Use la característica "Buscar en la página" del explorador para buscar datos rápidamente en una vista Hoja de datos. Por ejemplo, en Internet Explorer, presione Ctrl + F, escriba el texto o número que busca y, después, haga clic en anterior o siguiente para avanzar por los valores encontrados.

Para ordenar datos:

  1. Vaya a la vista Hoja de información en la aplicación de Access con el explorador.

  2. Mantenga el mouse sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en orden ascendente u orden descendente para ordenar los registros en la vista por esa columna.

Para ocultar una columna:

  1. Vaya a la vista Hoja de información en la aplicación de Access con el explorador.

  2. Mantenga el mouse sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Ocultar columna. Access oculta la columna a la vista en el explorador.

    Nota: Ocultar una columna en la vista Hoja de información en el explorador solo es temporal. Si se desplaza a otra vista y vuelve a la vista, vuelve a mostrar la columna.

Descargar registros de vistas de hoja de cálculo en Excel

Puede descargar registros de la aplicación de Access en Excel desde las vistas de hojas de cálculo.

Para descargar registros en Excel:

  1. Haga clic en la vista hoja de información cuando visualice la aplicación en el explorador Web.

  2. Haga clic en el botón de acción Descargar en Excel Botón de acción Descargar a Excel en la Barra de acciones de la barra de acciones.

    Botón de acción Descargar en Excel, en la vista Hoja de datos
  3. Haga clic en abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel.

  4. Excel muestra los registros de la vista Hoja de cálculo.

    Hoja de cálculo de Excel que muestra tres registros de los datos en tres columnas

Sugerencia: Si usa las opciones de filtro de la vista Hoja de cálculo para restringir los registros que se muestran a un conjunto de registros más pequeño antes de hacer clic en el botón de acción descargar en Excel, Access aún descarga todos los registros del origen de registros de la vista en Excel. Si desea descargar un conjunto de registros más pequeño, puede abrir una vista Hoja de información desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y usar el argumento de la cláusula WHERE para filtrar los registros por un subconjunto más pequeño. Si hace clic en el botón de acción descargar en Excel de la vista Hoja de cálculo en este caso, Access descarga el subconjunto de registros más pequeño a Excel.

Nota: El botón de acción descargar en Excel no se puede quitar de las vistas de hoja de cálculo. Si no desea que se muestre este botón de acción, tendrá que ocultar la barra de acciones de la vista Hoja de información.

Eliminar una vista Hoja de información

Siga los pasos que se indican a continuación para eliminar una vista de hoja de información existente:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título de la tabla en el selector de tabla del panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de información.

  3. Haga clic en el botón de propiedad y, después, haga clic en eliminar.

Cambiar el nombre del título de la vista Hoja de información que se muestra en el selector de vista

Access muestra una lista de nombres de títulos de vista en la parte superior de la aplicación en el selector de vistas. Para cambiar el nombre del título de una vista de hoja de información que se muestra en el selector de vistas, siga estos pasos:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título de la tabla en el selector de tabla del panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de información.

  3. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, en cambiar nombre.

    Menú Configuración con Abrir en el explorador, Editar, Cambiar el nombre, Duplicar y Eliminar

  4. Escriba el nuevo nombre de título para la vista Hoja de información y, a continuación, presione Entrar.

    Se cambió la leyenda Vista de hoja de datos a Clientes

  5. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios de las leyendas.

Para cambiar la posición de la vista Hoja de información en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga presionado el título y arrástrelo a la derecha o a la izquierda a una nueva posición.

Realizar una copia de una vista Hoja de información

Si desea hacer una copia idéntica de la vista Hoja de información, puede usar la característica duplicar en las aplicaciones de Access.

Siga los pasos que se indican a continuación para hacer una copia de una vista de hoja de información:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título de la tabla en el selector de tabla del panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de información.

  3. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, en duplicar.

    Menú Configuración con Abrir en el explorador, Editar, Cambiar el nombre, Duplicar y Eliminar

  4. Escriba el nombre de la nueva copia de la vista Hoja de información en el cuadro nombre de duplicación . Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de navegación debe ser único.

  5. Seleccione una tabla a la que asignarla en el cuadro Ubicación para duplicar . Cuando se asigna una copia de una vista a una tabla, Access muestra el nombre de la leyenda de la vista al hacer clic en el nombre del título de la tabla en el panel de la izquierda.

    Cuadro de diálogo Duplicar vista que muestra el nombre de cuadro duplicado y una ubicación para cuadros duplicados.

    Sugerencia: Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [Standalone/popup] en el cuadro Ubicación para duplicar. Al hacer una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de navegación pero no en la lista de vistas asignada a las tablas. Para abrir vistas independientes en el explorador, debe usar la acción de macro OpenPopup.

  6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista Hoja de información o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista Hoja de información.

  7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios en la lista de vistas.

Más información sobre las aplicaciones de Access

Las vistas de hojas de datos Web son una característica de las aplicaciones de Access: las bases de datos que se ejecutan en un explorador que los usuarios pueden usar en línea, pero solo son una característica. Para obtener más información sobre las aplicaciones de Access, vea el artículo crear una aplicación de Access.

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