Usar una lista que almacene varios valores

En este tema se explica cómo se usan las listas desplegables de casillas de verificación y las listas de casillas de verificación: son listas que permiten seleccionar y almacenar más de un valor en un campo de tabla. Estas listas multivalor son una nueva característica de Microsoft Office Access 2007. Funcionan de manera muy similar a las listas normales, pero contienen casillas de verificación junto a cada elemento de la lista. Se pueden seleccionar hasta 100 elementos activando las casillas de verificación.

Las nuevas listas ayudan a solucionar algunos problemas comunes en materia de entrada y almacenamiento de datos. Por ejemplo, supongamos que usa Access para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo. A partir de ahora, podrá asignar varias personas a una sola tarea seleccionando sus nombres de una sola lista, lo que no era posible en las versiones anteriores de Access sin usar algún tipo de programación de Visual Basic for Applications (VBA).

Nota   Las nuevas listas obtienen sus datos de otro componente de la base de datos, denominado campo de búsqueda multivalor. Es preciso tener un campo de búsqueda multivalor en una de las tablas de base de datos para poder crear listas multivalor. En este artículo no se explica cómo crear campos de búsqueda multivalor.

Para obtener información sobre cómo crear un campo de búsqueda multivalor, vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valoresy Guía de campos multivalor.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre la tecnología subyacente a las listas desplegables de casillas de verificación y las listas de casillas de verificación

Usar una lista multivalor en un formulario

Usar una lista multivalor en una tabla

Agrandar una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones

Obtener información sobre la tecnología subyacente a las listas desplegables de casillas de verificación y las listas de casillas de verificación

Las listas desplegables de casillas de verificación y las listas de casillas de verificación se basan en una nueva característica denominada "campos multivalor". En pocas palabras, el uso de campos multivalor permite adjuntar varios elementos a un solo campo en una tabla, algo que no se podía hacer en las versiones anteriores de Access.

Office Access 2007 presenta los campos multivalor complejos en forma de varias características, como listas desplegables de casillas de verificación, listas de casillas de verificación, campos de tabla multivalor y datos adjuntos. Las listas y los campos de tabla multivalor permiten elegir varios elementos en una sola lista, y los datos adjuntos permiten adjuntar varios fragmentos de datos a un registro, lo que es muy similar a adjuntar imágenes y otros archivos a mensajes de correo electrónico.

Para obtener más información sobre cómo usar los datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Para crear listas desplegables de casillas de verificación y listas de casillas de verificación, es preciso tener un campo de búsqueda multivalor; es decir, una tabla que usa una consulta para buscar valores en otra ubicación de la base de datos. En este artículo no se explica cómo crear campos de búsqueda multivalor.

Para obtener información sobre cómo crearlos, vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores y Guía de campos multivalor.

Una vez creado un campo de búsqueda multivalor, se puede usarlo directamente o se puede enlazar una lista desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación al campo. Una lista desplegable de casillas de verificación es un control de cuadro combinado que admite varios valores.

En estas ilustraciones se muestra una lista desplegable de casillas de verificación típica en estado cerrado y estado abierto.

Lista desplegable de casillas de verificación en estado cerrado

Lista desplegable de casillas de verificación en estado abierto.

Nota   Los controles de cuadro combinado normales permiten seleccionar elementos de una lista o incluir nuevos elementos directamente en el control. Sin embargo, cuando se configura un control de cuadro combinado de modo que admita varios valores, se pueden seleccionar únicamente elementos de la lista. No se pueden incluir valores.

La lista de casillas de verificación es un control de cuadro de lista que admite varios valores.

Lista de casillas de verificación.

A diferencia de la lista desplegable de casillas de verificación, una lista de casillas de verificación no se cierra después de que se seleccionen las opciones y tampoco incluye los botones Aceptar ni Cancelar.

Se pueden usar ambos controles en formularios e informes, pero cuando se usan en informes, muestran únicamente las opciones seleccionadas. De forma predeterminada, no se pueden usar los controles de los informes para cambiar los datos.

Por último, un campo de búsqueda multivalor se puede usar asimismo directamente en una tabla haciendo clic o seleccionando de otra manera el campo de tabla. De este modo, Access aplica sólo la lista desplegable de casillas de verificación de forma predeterminada, es decir, no se puede usar otro control. .

En las siguientes secciones, se explica cómo seleccionar uno o varios elementos de un campo de búsqueda multivalor. Para ello, se usa la plantilla de base de datos denominada Seguimiento de problemas que viene incluida con Office Access 2007.

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Usar una lista multivalor en un formulario

Se supone que dispone de una tabla de base de datos que contiene un campo de búsqueda multivalor así como de un formulario que contiene una lista desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación.

Para obtener más información sobre la creación de campos multivalor, vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores y Guía de campos multivalor.

Usar una lista multivalor

  1. Abra el formulario que contiene la lista desplegable de casillas de verificación o la lista de casillas de verificación.

    En ambos tipos de lista, hay una casilla de verificación junto a cada elemento.

  2. Haga clic en las casillas de verificación que desee activar. Si usa una lista desplegable de casillas de verificación, haga clic en Aceptar.

    Si usa una lista desplegable de casillas de verificación, el control se cierra y muestra las opciones seleccionadas en una lista de elementos separados por comas, por ejemplo:

    Lista desplegable de casillas de verificación en estado cerrado en un formulario

    Si no ve todas las opciones, puede abrir el formulario en la vista Diseño o Presentación y agrandar el control de lista. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección Agrandar una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones más adelante en este artículo.

Nota   

  • Recuerde que una lista multivalor se reconoce por las casillas de verificación que aparecen junto a los elementos de la lista.

  • En este ejemplo, la lista en la base de datos de ejemplo usa un control de lista desplegable de casillas de verificación. El control de cuadro de lista de casillas de verificación funciona de la misma manera: se seleccionan los elementos haciendo clic en las casillas de verificación, pero el control no incluye los botones Aceptar ni Cancelar.

    Recuerde que se puede activar un máximo de 100 casillas de verificación.

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Usar una lista multivalor en una tabla

Cuando se usa una lista multivalor en una tabla, Access proporciona un solo control, una lista desplegable de casillas de verificación, que no se puede cambiar.

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar. Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Coloque el enfoque en el campo multivalor y, a continuación, haga clic en la flecha abajo situada junto al campo.

    Nota   La configuración regional y de idioma de Windows controla la ubicación de la flecha abajo.

  3. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a cada uno de los elementos que desee seleccionar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La lista se cierra y muestra las opciones seleccionadas, separadas por comas, por ejemplo:

    Lista desplegable de casillas de verificación en estado cerrado en una hoja de datos

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Agrandar una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones

Cuando se usa una lista desplegable de casillas de verificación para seleccionar un gran número de elementos, puede que no se vean todos los elementos seleccionados cuando se cierra la lista. Los diseñadores de bases de datos usan listas desplegables (controles de cuadro combinado) porque ocupan el espacio en pantalla de manera eficiente: muestran las opciones que los usuarios necesitan y se cierran una vez seleccionadas las opciones. Si una lista desplegable de casillas de verificación no es lo suficientemente grande como para mostrar todas las opciones seleccionadas, se puede agrandar el control. A continuación, se explica cómo agrandar el control y comprobar los cambios.

Nota   Normalmente, no hace falta cambiar el tamaño de los controles de lista de casillas de verificación porque disponen de una barra de desplazamiento cuando la lista tiene un tamaño mayor que el de la ventana del control.

Cambiar el tamaño de un control

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación.

    O bien,

    En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y elija Vista Diseño o Vista Presentación.

  2. Haga clic en el control de lista desplegable de casillas de verificación, elija uno de los controladores de tamaño y arrastre el borde del control hasta que su alto o ancho sea el deseado, por ejemplo:

    Cambio de tamaño de un campo multivalor

    O bien,

    Haga clic con el botón secundario en el control y haga clic en Propiedades. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Todas, haga clic en la propiedad Alto o Ancho y, a continuación, especifique un tamaño.

    Access mueve automáticamente los controles adyacentes hacia abajo, o bien, hacia la izquierda o derecha.

  3. Guarde los cambios y pase a la vista Formulario para comprobar los cambios. Para pasar de una vista a otra, puede usar el botón en la barra de estado de Access, o bien, haga clic con el botón secundario en la ficha de documentos del formulario y use el menú contextual.

    Cuando compruebe los cambios, hágase las siguientes preguntas:

    • ¿Con el nuevo tamaño, se muestran suficientes datos?

    • ¿Se seleccionarán suficientes elementos de la lista para rellenar el espacio adicional?

    • ¿Los cambios afectan al diseño visual, o bien, a la eficiencia y al flujo de trabajo del formulario?

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Se aplica a: Access 2007



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