Usar una lista que almacene varios valores

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Este tema explica cómo usar listas de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación: listas que permiten seleccionar y almacenar varios valores en un campo de tabla. Estas listas multivalor son una nueva característica de Microsoft Office Access 2007. Funcionan de manera muy similar a las listas normales, pero contienen casillas de verificación junto a cada elemento de lista. Puede seleccionar hasta 100 elementos activando las casillas de verificación.

Las nuevas listas ayudan a solucionar algunos problemas comunes de entrada y almacenamiento de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo. Ahora puede asignar varias personas a una sola tarea seleccionando sus nombres de una sola lista, algo que no pudo en versiones anteriores de Access sin usar algún Visual Basic para la programación de aplicaciones (VBA).

Nota: Las nuevas listas obtienen sus datos de otro componente de base de datos denominado un campo de búsqueda multivalor. Debe tener un campo de búsqueda multivalor en una de las tablas de base de datos para poder crear listas multivalor. Explica cómo crear campos de búsqueda multivalor está fuera del ámbito de este artículo.

Para obtener información sobre cómo crear un campo de búsqueda multivalor, vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores y Guía de campos multivalor.

¿Qué desea hacer?

Comprender la tecnología detrás de listas de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación

Usar una lista multivalor en un formulario

Usar una lista multivalor en una tabla

Aumentar el tamaño de una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones

Comprender la tecnología detrás de listas de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación

Listas de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación se basan en una nueva característica denominada campos multivalor. Poner brevemente, campos multivalor permite adjuntar varios elementos a un solo campo en una tabla, una acción que no puede hacer en versiones anteriores de Access.

Office Access 2007 presenta campos multivalor en forma de varias características, como listas desplegables de casilla de verificación y listas de casilla de verificación, campos de tabla multivalor y datos adjuntos. Las listas y los campos de tabla multivalor permiten elegir varios elementos en una única lista y datos adjuntos permiten adjuntar varios fragmentos de datos a un registro, muy similar a adjuntar imágenes y otros archivos a mensajes de correo electrónico.

Para obtener más información sobre el uso de datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

Para crear listas de casilla de verificación o listas desplegables, empiece con el campo de búsquedamultivalor : un campo de tabla que usa una consulta para buscar valores en otra parte de la base de datos. Explica cómo crear campos de búsqueda multivalor está fuera del ámbito de este artículo.

Para obtener información sobre cómo crearlos, vea los artículos Guía de campos multivalory Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores .

Después de crear un campo de búsqueda multivalor, puede usar el campo directamente o puede enlazar una lista desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación del campo. Lista desplegable de casillas de verificación es un control de cuadro combinado que admite varios valores.

Estas cifras Mostrar lista de lista desplegable de casillas de verificación típica en los Estados cerrados y abiertos.

Lista desplegable de casillas de verificación en estado cerrado

Lista desplegable de casillas de verificación en estado abierto.

Nota: Controles de cuadro combinado normales permiten seleccionar elementos de una lista o introducir nuevos elementos directamente en el control. Sin embargo, cuando se establece combinado de control de cuadro que admite varios valores, sólo puede seleccionar elementos de la lista. No puede especificar valores personalizados.

La lista de casillas de verificación es un control de cuadro de lista que admite varios valores.

Lista de casillas de verificación.

A diferencia de la lista desplegable de casillas de verificación, una lista de casillas de verificación no se cierra después realice las selecciones y proporciona los botones Aceptar o en Cancelar.

Puede usar uno de los controles de formularios e informes, pero cuando se utiliza en los informes, mostrar únicamente las selecciones. De forma predeterminada, no puede usar los controles de un informe para cambiar datos.

Por último, también puede usar un campo de búsqueda multivalor directamente en una tabla haciendo clic en o en caso contrario, seleccione el campo de tabla. Cuando lo haga, Access aplica sólo la lista desplegable de casilla de verificación de forma predeterminada, no puede usar otro control.

En las siguientes secciones se explica cómo seleccionar uno o varios elementos de un campo de búsqueda multivalor. Los pasos usar la plantilla de base de datos de seguimiento de problemas que viene con Office Access 2007.

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Usar una lista multivalor en un formulario

El procedimiento siguiente asume que tiene una tabla de base de datos que contiene un campo de búsqueda multivalor y un formulario que contiene una lista desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación.

Para obtener más información sobre cómo crear el campo de búsqueda, vea los artículos Guía de campos multivalory Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores .

Usar una lista multivalor

  1. Abra el formulario que contiene la lista desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación.

    En ambos tipos de lista, una casilla de verificación junto a cada elemento.

  2. Haga clic en las casillas de verificación que desee seleccionar. Si usa una lista desplegable de casillas de verificación, haga clic en Aceptar.

    Si usa una lista desplegable de casillas de verificación, el control se cierra y muestra las opciones en una lista de valores separados por comas, así:

    Lista desplegable de casillas de verificación en estado cerrado en un formulario

    Si no puede ver todas las opciones, puede abrir el formulario en la vista Diseño o y agrandar el control de lista. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección agrandar una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones, más adelante en este artículo.

Nota: 

  • Recuerde que siempre puede reconocer una lista multivalor porque casillas de verificación aparecen junto a cada elemento de lista.

  • En este ejemplo, la lista de la base de datos de ejemplo utiliza un control de lista desplegable de casilla de verificación. Las funciones de control de cuadro de lista de casilla de verificación de la misma manera, seleccionar elementos haciendo clic en las casillas de verificación, pero el control no proporciona los botones Aceptar o en Cancelar.

    Como recordatorio, puede seleccionar un máximo de 100 casillas de verificación.

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Usar una lista multivalor en una tabla

Cuando se usa una lista multivalor en una tabla, Access proporciona un solo control, una lista desplegable de casillas de verificación, y no puede cambiar dicho control.

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee usar. Se abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Coloque el foco en el campo multivalor y, a continuación, haga clic en la flecha abajo junto al campo.

    Nota: La configuración de idioma y Regional de Windows controlan la ubicación de la flecha hacia abajo.

  3. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a cada uno de los elementos que desea seleccionar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La lista se cierra y muestra las opciones seleccionadas, separadas por comas, así:

    Lista desplegable de casillas de verificación en estado cerrado en una hoja de datos

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Aumentar el tamaño de una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones

Cuando utiliza una lista desplegable de casillas de verificación para seleccionar un gran número de elementos, quizás no pueda ver todos los elementos seleccionados cuando se cierra la lista. Diseñadores de base de datos usan listas desplegables (controles de cuadro combinado) porque ocupan el espacio en la pantalla de manera eficiente: muestran las opciones que necesita un usuario y, a continuación, cierre después de que el usuario hace una selección. Si una lista desplegable de casillas de verificación no es lo suficientemente grande como para mostrar todas las selecciones, puede agrandar el control. Los siguientes pasos explican cómo agrandar el control y probar los cambios.

Nota: Normalmente no necesita cambiar el tamaño de los controles de lista de casillas de verificación, ya que proporcionan una barra de desplazamiento cuando la lista supera el tamaño de la ventana de control.

Cambiar el tamaño de un control

  1. En el panel de navegación, haga clic en el formulario que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño o Vista presentación.

    –o–

    En la ficha Inicio, en el grupo vistas, haga clic en vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o Vista presentación.

  2. Haga clic en el control de lista desplegable de la casilla de verificación, elija uno de los controladores de tamaño y arrastre el borde del control hasta que alcance el alto o ancho que desee, por ejemplo:

    Cambio de tamaño de un campo multivalor

    –o–

    Haga clic en el control y haga clic en Propiedades. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña todo, haga clic en las propiedades de alto o ancho y escriba un tamaño.

    Access mueve los controles adyacentes hacia abajo o hacia la izquierda o derecha automáticamente.

  3. Guarde su trabajo y cambie a la vista formulario para ver cómo funcionan los cambios. Para cambiar de vista, puede usar el botón en la barra de estado de Access, o puede haga clic en la ficha de documentos del formulario y usar el menú contextual.

    Como probar sus cambios, pregúntese a los siguientes tipos de preguntas:

    • ¿El nuevo tamaño muestran suficientes datos?

    • ¿Un usuario típico seleccionará suficientes elementos de la lista para rellenar el espacio adicional?

    • ¿Los cambios afectan el diseño visual o el flujo de trabajo y de facilidad de uso del formulario?

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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