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Puede usar una consulta para proporcionar datos a un formulario o informe en Access. Puede usar una consulta al crear el formulario o informe, o bien puede cambiar un formulario o informe existente estableciendo su propiedad Origen de registros. Al establecer la propiedad Origen del registro, puede especificar una consulta existente o crear una nueva consulta para usarla.

Si usa una consulta como origen de registros, es posible que no pueda editar los datos. Antes de usar una consulta como origen de registros, debe tener en cuenta si necesita modificar los datos.

En este artículo se explica cómo establecer la propiedad Origen de registros para un formulario o informe existente y se proporciona información sobre cuándo se pueden o no editar los datos de consulta.

En este artículo no se explica cómo crear un formulario o un informe. Para obtener ayuda para crear formularios e informes, vea los artículos Crear un formulario en Access y Crear un informe sencillo.

En este artículo

Usar una consulta existente como origen de registros de un formulario o informe

En la vista Diseño, establezca la propiedad Origen del registro en una consulta existente que desee usar.

  1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño.

    Si la hoja de propiedades aún no está abierta, presione F4 para abrirla.

  2. En la hoja de propiedades, en la pestaña Datos , haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro .

    La propiedad Origen de registros de la pestaña Datos.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Empiece a escribir el nombre de la consulta que desea usar.

      Access rellena automáticamente el nombre del objeto mientras escribe.

      O bien

    • Haga clic en la flecha y, a continuación, seleccione la consulta que desea usar.

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Crear una consulta como origen de registros de un formulario o informe

En la vista Diseño, use el botón Generar (Botón Generador) en el cuadro de la propiedad Origen del registro para crear una consulta para usarla como origen de registros.

  1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño.

    Si la hoja de propiedades aún no está abierta, presione F4 para abrirla.

  2. En la hoja de propiedades, en la pestaña Datos , haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro .

  3. Haga clic en Botón Generador.

    El botón Generar en la hoja de propiedades

    Se abrirá una nueva consulta en la vista Diseño.

  4. Diseñe la consulta y guárdela y ciérrela.

    Para obtener ayuda para diseñar una consulta, vea el artículo Crear una consulta de selección sencilla.

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Editar datos de una consulta

Uno de los principales motivos por los que se usan los formularios es escribir y editar datos. Algunas consultas no admiten la edición de datos. Antes de usar una consulta como origen de registros de un formulario, debe tener en cuenta si puede editar los datos de la consulta.

¿Cuándo puedo editar datos de una consulta?

Puede editar los datos de una consulta si:

  • La consulta se basa en una sola tabla.

  • La consulta se basa en dos tablas con un relación de uno a uno entre ellas.

  • La propiedad RecordsetType del formulario se establece en Dynaset (Novedades incoherente) y no se aplica ninguna de las condiciones de la sección siguiente.

Nota: Incluso cuando puede editar datos en una consulta, es posible que algunos de sus campos no estén disponibles para su edición. Estos casos se enumeran en la sección siguiente.

¿Cuándo no puedo editar datos de una consulta?

No puede editar los datos de una consulta cuando:

  • La consulta es un consulta de tabla de referencias cruzadas.

  • La consulta es un consulta específica de SQL.

  • El campo que intenta editar es un campo calculado. En este caso, es posible que pueda editar los datos de los otros campos de la consulta.

  • La consulta contiene una cláusula GROUP BY.

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