Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe

Se puede usar una consulta para proporcionar datos a un formulario o informe. Se puede hacer mediante un asistente, o bien, de manera manual configurando la propiedad Origen de registros del formulario o informe. En este artículo se muestra cómo usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe.

En este artículo

Introducción

Usar una consulta como origen de registros de un formulario

Usar una consulta como origen de registros de un informe

Introducción

En muchas ocasiones, una tabla no puede proporcionar por sí misma los datos necesarios para crear un formulario o informe determinado. Puede que se desee usar datos de más de una tabla, resumir los datos de una tabla o usar los datos de una sola tabla pero al mismo tiempo usar una relación que guarde esa tabla con otra tabla para determinar los registros incluidos en el conjunto de registros.

En esos casos, se puede crear una consulta para obtener exactamente los datos con los que se desee trabajar y, a continuación, usar esa consulta como origen de registros del formulario o informe. Para ello, se pueden usar varios métodos. En este artículo se explica cómo se usa cada uno de los métodos, tanto para los formularios como para los informes.

Este artículo no aborda todos los pasos necesarios para crear un formulario o informe.

Para obtener más información sobre la creación de formularios e informes, vea los artículos Crear un formulario y Crear informes sencillos.

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Usar una consulta como origen de registros de un formulario

Hay tres formas básicas de usar una consulta como origen de registros de un formulario.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Se especifica la consulta que se desea usar en la primera página del asistente. La consulta ya debe existir.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios Imagen del botón .

    Se inicia el Asistente para formularios.

  2. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desee usar como origen de registros del formulario.

  3. En el cuadro de lista Campos disponibles, haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar.

    Al hacer doble clic en un campo, éste se agrega al cuadro de lista Campos seleccionados.

  4. Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar campos.

Establecer la propiedad Origen de registros en una consulta en la vista Diseño del formulario

Va a crear un formulario en la vista Diseño y establecer el valor de la propiedad Origen de registros del formulario en la consulta existente que desee usar.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Diseño de formulario.

    Nota: Si ve un botón Formulario sencillo en lugar de uno Diseño del formulario, haga clic en la flecha que está junto a Formulario sencillo y, a continuación, elija Diseño del formulario.

  2. Si no está abierta la hoja de propiedades del formulario, presione F4 para abrirla.

  3. En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Comience a escribir el nombre de la consulta que desee usar como origen de registros del formulario.

      Access rellena automáticamente el nombre del objeto mientras escribe.

    • Haga clic en la flecha abajo y, a continuación, seleccione la consulta que desee usar en la lista desplegable que aparece.

Crear una consulta nueva mediante el botón Generar en la vista Diseño del formulario

Va a crear un formulario en la vista Diseño y usar el botón Generar ( Botón Generador situado en el cuadro de la propiedad Origen de registros para crear una nueva consulta que va a usar como origen de registros del formulario.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Diseño de formulario.

    Nota: Si ve un botón Formulario sencillo en lugar de uno Diseño del formulario, haga clic en la flecha que está junto a Formulario sencillo y, a continuación, elija Diseño del formulario.

  2. Si no está abierta la hoja de propiedades del formulario, presione F4 para abrirla.

  3. En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.

  4. Haga clic en Botón Generador .

    Se abre una nueva consulta en la vista Diseño.

  5. Diseñe la consulta y, a continuación, guárdela y ciérrela.

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Usar una consulta como origen de registros de un informe

Hay tres formas básicas de usar una consulta como origen de registros de un informe.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

En la primera página del asistente, se especifica la consulta que se desea usar. Ya debe existir la consulta.

  1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

    Se inicia el Asistente para informes.

  2. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desee usar como origen de registros del informe.

  3. En el cuadro de lista Campos disponibles, haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar.

    Al hacer doble clic en un campo, éste se agrega al cuadro de lista Campos seleccionados.

Establecer la propiedad Origen de registros en una consulta en la vista Diseño del informe

Va a crear un informe en la vista Diseño y establecer el valor de la propiedad Origen de registros del informe en la consulta existente que desee usar.

  1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Diseño de informe.

    Nota: Si ve un botón Informe sencillo en lugar de uno Diseño de informe, haga clic en la flecha que está junto a Informe sencillo y, a continuación, elija Diseño de informe.

  2. Si no está abierta la hoja de propiedades del informe, presione F4 para abrirla.

  3. En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.

    Nota: Si no se muestra el cuadro de propiedad Origen de registro, asegúrese de que esté viendo las propiedades del propio informe, en lugar de las propiedades de un control concreto que esté abierto en el informe.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Comience a escribir el nombre de la consulta que desee usar como origen de registros del informe.

      Access rellena automáticamente el nombre del objeto mientras escribe.

    • Haga clic en la flecha abajo y, a continuación, seleccione la consulta que desee usar en la lista desplegable que aparece.

Crear una consulta nueva mediante el botón Generar en la vista Diseño del informe

Va a crear un informe en la vista Diseño y usar el botón Generar ( Botón Generador ) situado en el cuadro de la propiedad Origen de registros para crear una nueva consulta que va a usar como origen de registros del informe.

  1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Diseño de informe.

    Nota: Si ve un botón Informe sencillo en lugar de uno Diseño de informe, haga clic en la flecha que está junto a Informe sencillo y, a continuación, elija Diseño de informe.

  2. Si no está abierta la hoja de propiedades del informe, presione F4 para abrirla.

  3. En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.

  4. Haga clic en Botón Generador . Se abre una nueva consulta en la vista Diseño.

  5. Diseñe la consulta y, a continuación, guárdela y ciérrela.

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